Hướng Dẫn 7 Cách Ghi Chép Sổ Tay Hiệu Quả Nhanh Nhất

Bạn là sinh viên năm cuối với những kì thi và bài vở chồng chất hay một nhân viên văn phòng lúc nào cũng “ngập” trong deadline?

Hãy bỏ túi ngay những cách ghi chép hiệu quả giúp bạn quản lý thời gian, công việc mà Navee Store giới thiệu tới bạn trong bài viết ngày hôm nay nhé!

Dù thế giới sở hữu những công nghệ vượt bậc cùng chiếc smartphone hay máy tính bảng nhỏ gọn, giúp bạn lưu giữ hàng triệu byte thông tin bên mình mọi lúc, mọi nơi.

Nhưng chắc chắn không ai trong chúng ta có thể thể phủ nhận sự kỳ diệu của những cuốn sổ tay ghi chép tuy “nhỏ mà có võ”; giúp bạn quản lý thời gian, công việc một cách vô cùng hiệu quả.

1. Cách ghi chép thông minh mang lại những lợi ích gì?

Sổ tay được xem là vật bất ly thân với rất nhiều người, bởi đây là vật dụng giúp bạn ghi chú lại các công việc thường ngày, những thông tin quan trọng hay những kiến thức hay ho mà mình vô tình lượm lặt được trên Internet.

Vậy cách ghi chép thông minh giúp mang lại lại ích như thế nào?

• Giúp bạn không bỏ lỡ các thông tin, sự kiện
• Dễ dàng ghi nhớ, ưu tiên xử lý các công việc quan trọng
• Nhanh chóng lưu lại được các kiến thức vô tình thu lượm được
• Tạo thói quen ghi nhớ cho não bộ, giúp cải thiện trí nhớ
• Giải phóng thông tin cho não bộ, tập trung sự chú ý
• Cải thiện khả năng lắng nghe và phân tích thông tin

Mời các bạn tham khảo một số mẫu sổ tay thiết kế riêng cho các Chủ doanh nghiệp, nhà Quản lý cũng như đồng nghiệp công tác trong lĩnh vực Marketing, Kinh doanh.

• Sổ tay ghi chép Digital Marketing
• Sổ tay ghi chép Sales
• Sổ tay ghi chép Content Marketing

2. 7 Cách ghi chép sổ tay hiệu quả

2.1. Sử dụng Bullet Journal

Cách ghi chép hiệu quả đầu tiên chắc chắn phải kể đến là Bullet Journal. Đây là cách ghi chép sử dụng các ký hiệu hoặc biểu tượng khác nhau để ghi chép. Cách ghi chép này phù hợp với các loại hình tốc ký, giúp bạn dễ dàng ghi nhớ và phân loại công việc với một số đầu mục như:

• Trang Mục lục: nơi bạn có thể nhanh chóng tìm ra các mục cần thiết như bảng ký hiệu, kế hoạch của ngày/tuần/tháng, các mục tiêu cần hoàn thành, … Việc còn lại là đánh số trang cẩn thận vào từng mục mà bạn có trong cuốn sổ tay của mình
• Trang Bullet Key: nơi bạn phân loại các mục tiêu bằng cách biểu tượng khác nhau. Bạn cần ghi nhớ chúng để thuận tiện cho việc ghi chép tốc ký và chính xác thông tin
• Trang Future Log: nơi bạn đặt các mục tiêu/công việc cần hoàn thành trong tương lai
• Trang Monthly/Weekly/Daily Planning: nơi bạn lên danh sách các kế hoạch công việc theo ngày/tuần hoặc tháng
• Trang Notes: nơi bạn ghi chú các ghi chép hoặc công việc phát sinh đột xuất hàng ngày

2.2. Chuẩn bị nội dung cuộc họp trước khi bắt đầu

Một trong những mục đích chính của cuốn sổ tay đối với nhiều người là để ghi chép nội dung thông tin khi tham gia các cuộc họp. Cách ghi chép hiệu quả nhất trong các cuộc họp mà bạn nên lưu ý đó chính là chuẩn bị nội dung trước khi cuộc họp diễn ra.

Hãy chú ý tập trung vào các mục chính như:

• Thời gian, địa điểm của cuộc họp
• Vấn đề chính được thảo luận trong cuộc họp
• Thành phần tham dự
• Mục tiêu cuộc họp
• Những vấn đề, thắc mắc mà bạn cần giải quyết/hỗ trợ trong cuộc họp

Bằng việc liệt kê chi tiết những thông tin trên, bạn sẽ tập trung được 100% vào cuộc họp diễn ra và không bỏ sót bất cứ thông tin hay hạng mục quan trọng nào trong cuộc họp.

2.3 Cách ghi chép sổ tay theo mục đích

Ghi chép theo mục đích sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành mục tiêu của mình theo đúng deadline cũng như đạt được kết quả cao hơn với mục tiêu mình đề ra.

Chẳng hạn nếu bạn muốn chuẩn bị cho bài thi sắp tới, thay vì học ôm đồm mọi thứ như trước đây; hãy thử list những đầu mục bài học quan trọng ra sổ tay, tập trung vào các nội dung này và chi tiết nội dung kiến thức của từng mục. Việc này sẽ giúp bạn tăng khả năng tập trung và ghi nhớ, từ đó giúp bạn làm tốt bài thi của mình.

2.4. Sử dụng ký hiệu và chữ viết tắt

Hãy thử hình dung bạn đang trong một cuộc họp quan trọng với những thông tin quan trọng lướt qua với tốc độ chóng mặt, bạn sẽ không thể bắt kịp nếu vẫn giữ cách ghi chép thông thường. Lúc này, việc sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc chữ viết tắt sẽ là cách ghi chép hiệu quả giúp bạn lưu lại được những thông tin quan trọng trong thời gian ngắn.

2.5 Trang trí sổ tay đẹp mắt

Trang trí sổ tay đẹp mắt là tips được rất nhiều bạn sử dụng như một cách ghi chép hiệu quả để dễ dàng ghi nhớ các công việc cần hoàn thành. Bạn có thể dùng các màu sắc nổi bật hoặc các họa tiết bắt mắt để đánh dấu những việc cần ưu tiên.

2.6 Dùng highlight cho sổ tay ghi chú công việc

Nếu bạn sử dụng cuốn sổ tay cho mục đích ghi chú công việc thì đừng quên sắm thêm một chiếc bút highlight nhé! Bạn có thể highlight để xếp hạng mức độ quan trọng của công việc hoặc phân loại các mục công việc khác nhau. Với cách ghi chép này, bạn sẽ không còn phải bù đầu hoa mắt cho dù có nhiều việc đến đâu đi chăng nữa.

2.7. Chú trọng tiêu đề khi viết sổ tay

Nếu bạn là một người yêu thích phong cách đơn giản, thay vì trang trí, bạn cũng có thể chọn cách chú trọng tiêu đề như một cách ghi chép hiệu quả trong cuốn sổ tay của mình. Tiêu đề rõ ràng và cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại công việc theo mức độ ưu tiên và đảm bảo không bỏ lỡ bất cứ mục thông tin nào trong cuốn sổ tay của mình.

3. Phương pháp ghi chép khoa học

3.1. Phương pháp ghi chép Cornell

Đối với phương pháp ghi chép Cornell, bạn chỉ cần chia trang giấy trong sổ ra làm 3 phần:

• Góc trang bên trái: Hãy ghi những tiêu đề chính, bao quát hoặc các đầu mục công việc lớn
• Góc trang bên phải: Diễn giải nội dung chi tiết công việc
• Góc dưới cùng trang: Hãy ghi lại những phần lưu ý hoặc ghi chú cần thiết

3.2. Phương pháp bản đồ tư duy Mind Map

Mind Map là một trong những cách ghi chép hiệu quả dành cho bạn nếu không muốn bỏ qua bất cứ nội dung nhỏ nào. Ở phần chính giữa trang giấy, hãy ghi đầu mục công việc bao quát hoặc nội dung quan trọng nhất; sau đó phát triển dần các nội dung chi tiết và cụ thể hơn theo nhánh.

3.3. Phương pháp ghi chép Quadrants

Đây là cách ghi chép đơn giản nhưng rất hiệu quả được nhiều tỷ phú yêu thích. Bạn hãy chia nhỏ trang giấy thành 4 phần bằng nhau, với các mục:

• Notes: Phần nội dung ghi chú quan trọng
• Questions: Những thắc mắc, câu hỏi của bạn và câu trả lời cho chúng
• Personal to-do: Những phần việc bạn cần làm với deadline rõ ràng, cụ thể
• Assign: Người sẽ thực hiện những công việc được ghi chú

Với những cách ghi chép hiệu quả này, bạn chắc chắn sẽ không bỏ lỡ bất cứ đầu mục công việc nào. Hãy sở hữu cho mình một cuốn sổ tay ngay hôm nay và áp dụng những cách ghi chép thông minh trên nhé!