Hướng Dẫn Các Bước để THIẾT LẬP MỤC TIÊU VÀ LẬP KẾ HOẠCH

Khi bạn đã thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch hành động cụ thể, quá trình triển khai công việc của bạn sẽ gia tăng được sự chủ động và tỷ lệ thành công. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu cách thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch qua bài viết sau.

Tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch

Thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch có tầm quan trọng với cả mỗi cá nhân lẫn trong quản trị một doanh nghiệp, tổ chức. Dù ở quy mô cá nhân hay ở quy mô một tổ chức thì việc thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch là điều không thể thiếu, lý do là vì:

• Việc thiết lập mục tiêu sẽ giúp tổ chức của bạn tập trung được tối đa nguồn lực để hoàn thành những điều quan trọng
• Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn không chệnh hướng khi hành động hướng đến mục tiêu
• Khi đã có mục tiêu rõ ràng, bạn còn có thêm căn cứ để đo lường tiến độ công việc nhân viên thực hiện
• Với một mục tiêu, kế hoạch rõ ràng, bạn còn giúp nhân viên gia tăng được sự cam kết và động lực làm việc
• Năng suất làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện khi họ có mục tiêu và kế hoạch công việc rõ ràng
• Đặc biệt, việc thiết lập mục tiêu, lập kết hoạch công việc rõ ràng còn giúp tăng sự hài lòng, gắn bó của nhân viên với công việc và công ty

Có thể ví mục tiêu như một điểm rõ ràng trên bản đồ còn việc lập kế hoạch với các kết quả then chốt cần đạt được cũng như con đường bạn hoạch định, xác định cần vượt qua để đến được mục tiêu.

Không rõ về hướng đi, cách đi thì bạn sẽ khó đến được đích như mong muốn. Tương ứng như vậy, nếu bạn không thiết lập được mục tiêu phù hợp và hoạch định được kế hoạch hành động tương ứng thì bạn sẽ khó đạt được những kết quả công việc như kỳ vọng ban đầu.

Kiểm soát và thiết lập thành công mục tiêu, kế hoạch hành động sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc.

Hướng dẫn 5 bước thiết lập mục tiêu của SMART

Trước khi thiết lập một mục tiêu cụ thể, bạn sẽ cần có những chuẩn bị cần thiết. Bạn có thể tham khảo nghiên cứu của Locke – một trong những học giả tiên phong nghiên cứu về thiết lập mục tiêu và động lực. Theo Locke, một mục tiêu rõ ràng và gắn với những phản hồi thích hợp sẽ khuyến khích động lực làm việc của nhân viên. Ông cũng khẳng định khi nhân viên hướng sự tập trung vào các mục tiêu thì đó cũng là cách để gia tăng động lực làm việc, gia tăng hiệu suất làm việc của họ.

Ví dụ:

Thay vì nói nhân viên hãy nỗ lực để đạt được kết quả tốt nhất trong khả năng của mình thì bạn có thể thiết lập mục tiêu nhân viên cần đạt được kết quả công việc tốt hơn 10% so với hiện tại.

Theo Locke, khi thiết lập mục tiêu công việc thì mục tiêu cần đảm bảo 5 yếu tố: rõ ràng, thử thách, cam kết, phản hồi, nhiệm vụ phức tạp. Lý thuyết về thiết lập mục tiêu của Locke cho đến nay đã được nghiên cứu và có những phát triển. Khi thiết lập mục tiêu cho cá nhân, cho phòng ban hay cho toàn công ty, bạn có thể tham khảo mô hình thiết lập mục tiêu SMART với 5 bước như sau:

Bước 1: Cụ thể hóa mục tiêu cần thực hiện

Để cụ thể hóa mục tiêu cần thực hiện, bạn có thể đề ra các câu hỏi và tìm các giải đáp chúng. Khi đã giải đáp được các câu hỏi này, mục tiêu của bạn cũng sẽ dần hé lộ:

• What – Bạn cần hướng đến, đạt được điều gì trong chu kỳ công việc sắp tới?
• Who – Ai là người sẽ tiến hành thực hiện và hoàn thành mục tiêu?
• When – Mốc thời gian nào cần đạt được mục tiêu?
• Where – Mục tiêu cần hoàn thành tại địa điểm, không gian hay trên nền tảng nào?
• Why – Tại sao bạn và team cần nỗ lực để hoàn thành mục tiêu này?

Khi đã giải đáp được bộ câu hỏi 5W trên, bạn sẽ cụ thể hóa và hình dung khá rõ về những điều, mục tiêu mình cần hướng tới.

Bước 2: Gắn yếu tố đo lường cho mục tiêu

Mọi mục tiêu bạn đề ra đều nên gắn với ít nhất một yếu tố đo lường, định lượng được. Yếu tố đo lường có tác dụng giúp bạn biết quá trình thực hiện mục tiêu của mình đang tiến đến bước nào, bạn còn bao nhiêu % hay bao nhiêu thời gian nữa để hoàn thành mục tiêu đề ra.

Bạn hãy đảm bảo các yếu tố đo lường gắn với mục tiêu có tính định lượng, khách quan. Bạn không nên gắn việc thực hiện mục tiêu với các yếu tố có tính ước lượng, cảm tính, cảm giác… Điều đó có thể sẽ khiến bạn đánh giá, nhận định sai lầm khi hành động hướng đến mục tiêu.

Ví dụ:

Mục tiêu bạn đề ra là tập luyện thể thao chăm chỉ để trông thon gọn hơn sẽ không cụ thể bằng việc gắn với yếu tố đo lường như: tập luyện thể thao ít nhất 5 tiếng mỗi tuần để giảm được tối thiểu 1kg mỗi tháng.

Bước 3: Xác định tính khả thi của mục tiêu

Một mục tiêu được đề ra cần có tính thử thách nhưng không có nghĩa là biến mục tiêu trở một nhiệm vụ bất khả thi. Do đó, bạn hãy xem xét các nguồn lực, khả năng hiện tại của bản thân, của team để thiết lập các mục tiêu vừa có tính thử thách nhưng vẫn trong khả năng thực hiện được.

Để xác định được tính khả thi của mục tiêu, bạn hãy tìm cách trả lời câu hỏi: đâu là điểm giới hạn cho mục tiêu này. Ví dụ như bạn là một người mới tập luyện thể thao thì giới hạn thời gian 5 tiếng tập luyện cho 1 tuần là điểm giới hạn bạn có thể duy trì được. Nếu vượt qua điểm giới hạn đó, bạn có thể sẽ phải chịu nguy cơ chấn thương, cơ thể khó hồi phục kịp…

Bước 4: Xác định tính liên quan của mục tiêu

Mọi mục tiêu được thiết lập đều cần có tính liên quan đến một mục tiêu lớn hơn, góp phần tạo nên một bức tranh chung toàn diện hơn. Cũng như trong quản trị doanh nghiệp, mục tiêu của cá nhân nhân viên sẽ cần có tính liên kết, liên quan với mục tiêu của phòng ban. Và, mục tiêu của phòng ban cũng cần liên quan và góp phần cộng hưởng để giúp toàn công ty hoàn thành được mục tiêu chung.

Bạn có thể hình dung tính liên quan trong thiết lập mục tiêu cũng giống như những bậc thang nối tiếp nhau. Khi hoàn thành được mục tiêu trong chu kỳ công việc này sẽ là tiền đề để bạn bắt đầu và đạt được mục tiêu cao hơn trong giai đoạn tiếp theo. Vì vậy, khi các mục tiêu được thiết lập có tính liên kết với nhau có thể giúp bạn đạt được những bước tiến mạnh mẽ, phát triển ổn định trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Bước 5: Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu

Khi bạn đã xác định được mục tiêu mình cần thực hiện, bạn còn cần gắn việc thực hiện mục tiêu đó với giới hạn thời gian hoàn thành cụ thể. Giới hạn thời gian không nên quá dài, dư thừa không cần thiết sẽ khiến bạn lãng phí thời gian, nguồn lực không cần thiết. Ngược lại, giới hạn thời gian cũng không nên quá gấp gáp sẽ khiến tạo áp lực không cần thiết lên bạn, lên nhân viên hay cho toàn team.

Giới hạn thời gian thực hiện mục tiêu nên ở ngưỡng vừa đủ khiến bạn phải tập trung mới hoàn thành được. Để xác định ngưỡng thời gian nào là vừa đủ, bạn có thể xem xét, căn cứ theo các kết quả đã đạt được trong quá khứ.

Ví dụ:

Bạn cần mất 4 tiếng mới viết được một bài viết chuẩn SEO khoảng 4000 chữ thì trong mục tiêu mới, bạn có thể đề ra mục tiêu hoàn thành một bài viết chuẩn SEO 4000 chữ trong khoảng 3,5 tiếng chẳng hạn.

Nguyên tắc SMART với 5 yếu tố có thể giúp bạn cân chỉnh, thiết lập mục tiêu phù hợp.

Để thiết lập và quản trị mục tiêu hiệu quả, bạn có thể tham khảo khóa học về OKRs của VNOKRs. OKRs là phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều tập đoàn, công ty hàng đầu trên thế giới như: Intel, Google, Amazon… Xem thêm: Học đúng – hiểu đúng – làm đúng cùng VNOKRs

Quy trình 5 bước lập kế hoạch tối ưu công việc

Tối ưu công việc là mục tiêu cốt lõi khi bạn thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch. Để tối ưu công việc, bạn có thể thực hiện 5 bước sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu SMART

Để tối ưu công việc, trước hết bạn cần thiết lập được mục tiêu SMART. Khi đã có mục tiêu chuẩn xác, phù hợp, bạn mới có thể tập trung được tối đa nỗ lực, nguồn lực để hoàn thành mục tiêu.

Một mục tiêu SMART sẽ cần đảm bảo 5 yếu tố:

• S – Specific (Tính cụ thể)
• M – Measurable (Tính đo lường)
• A – Achievable (Tính khả thi)
• R – Relevant (Tính liên quan)
• T – Time-Bound (Giới hạn thời hạn)

ĐĂNG KÝ DEMO GOALF

Bước 2: Liệt kê công việc cần làm

Vào cuối ngày làm việc hôm trước, bạn có thể lên danh sách công việc cần làm trong ngày làm việc hôm sau. Bạn nên lưu ý những việc quan trọng, gấp cần xử lý ngay bạn nên ưu tiên để ở thứ tự đầu tiên của danh sách.

Với cách liệt kê công việc cần làm như vậy, vào sáng hôm sau khi bắt đầu ngày làm việc, bạn có thể bắt tay ngay vào công việc. Đơn giản hóa, nhanh chóng bắt tay vào công việc và bạn sẽ thấy công việc mình được tối ưu đáng kể.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên với Eisenhower

Sẽ có những thời điểm bạn sẽ bị bối rối bởi rất nhiều công việc khác nhau. Việc nào trông cũng có vẻ khẩn cấp, quan trọng và cần xử lý ngay. Để tránh được cảm giác bối rối đó, bạn có sắp xếp công việc thành 4 nhóm với thứ tự ưu tiên xử lý khác nhau theo sơ đồ Eisenhower. Theo đó:

Nhóm công việc cần ưu tiên xử lý đầu tiên là những việc quan trọng, khẩn cấp.

Ví dụ:

17:00 chiều nay đơn vị ra đề bài thầu sẽ đóng thầu. Vậy công việc quan trọng và khẩn cấp nhất trong ngày của bạn là rà soát lại hồ sơ thầu trước thời điểm đóng thầu để kịp nộp thầu.

Nhóm công việc ưu tiên thứ 2 là các công việc ít khẩn cấp hơn nhưng quan trọng. Với những công việc này, bạn cần sắp xếp thời gian để xử lý.

Ví dụ:

Nhóm công việc này như việc tuyển dụng nhân sự. Trước ngày 30/9/2011, bạn sẽ cần tuyển dụng được tối thiểu 3 lập trình viên .NET mới cho công ty. Đây là một công việc không quá khẩn cấp, có thời gian thực hiện nhưng quan trọng để đảm bảo đủ nguồn lực cho các bộ phận triển khai dự án. Do đó, bạn cần sắp xếp thời gian hợp lý để giải quyết công việc phù hợp.

Nhóm công việc thứ 3 là những công việc khẩn cấp nhưng không quá quan trọng. Với nhóm công việc này, bạn có thể ủy quyền cho nhân viên cấp dưới hoặc những người phù hợp thực hiện hộ.

Ví dụ:

Khóa học online sẽ hết hạn khuyến mãi trong 2 tiếng nữa. Bạn muốn mua một số khóa học phù hợp cho công ty. Lúc này, bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình rà soát nhu cầu các khóa đào tạo của các bộ phận, phòng ban và tiến hành đặt mua khóa học online, trước khi khuyến mãi hết hạn.

Nhóm công việc cuối cùng là những việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng. Với những việc như vậy, bạn có thể bỏ qua.

Ví dụ:

Việc theo dõi các tranh luận không cần thiết trên mạng xã hội sẽ ngốn của bạn rất nhiều thời gian trong ngày. Đó là việc không quan trọng, không khẩn cấp và bạn có thể dần bỏ qua việc này để dành thời gian, sức lực, sự tập trung cho các công việc quan trọng khác.

Sắp xếp công việc thành 4 nhóm với thứ tự ưu tiên xử lý khác nhau theo sơ đồ Eisenhower.

Bước 4: Phân bổ nguồn lực thực hiện

Nguồn lực để bạn thực hiện một công việc, mục tiêu nào đó là hữu hạn. Do đó, bạn cần phân bổ nguồn lực thực hiện phù hợp theo từng giai đoạn, thời điểm của công việc để đạt được kết quả tốt nhất.

Việc phân bổ nguồn lực cũng quan trọng như nỗ lực thực hiện nhiệm vụ vậy. Nếu bạn phân bổ nguồn lực không tốt sẽ dễ dẫn đến tình trạng, chỗ cần thì thiếu nguồn lực mà chỗ chưa cần lại dư thừa nguồn lực.

Ví dụ:

Việc tiêm chủng vacxin phòng dịch bệnh cần thực hiện theo nguyên tắc phân bổ nguồn lực tiêm chủng cho những điểm nóng, tỉnh thành đang có số ca F0 cao. Những tỉnh thành đang kiểm soát dịch bệnh tốt có thể dành nguồn lực, nguồn vacxin vào thời gian tiếp theo.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh

Khi thực hiện một nhiệm vụ, công việc nào đó, nhất là những mục tiêu, công việc có tính lặp lại, bạn sẽ có xu hướng làm theo lối mòn, theo các cách làm cũ, thậm chí trong nhiều năm. Để tối ưu công việc, bạn cần thực hiện đánh giá lại công việc đang thực hiện và tìm cách điều chỉnh thích hợp.

Tùy vào tính chất, yêu cầu công việc mà có thể tiến hành đánh giá công việc theo tuần, theo tháng hay theo quý để điều chỉnh, cải tiến công việc. Luôn có những cách giúp bạn thực hiện công việc tốt hơn. Điều quan trọng là bạn cần có ý thức đánh giá khách quan những gì mình đang làm để điều chỉnh công việc tốt hơn.

Ví dụ chi tiết về cách thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch trong công việc

Để hiểu rõ hơn về 5 bước lập kế hoạch tối ưu công việc, bạn hãy xem xét ví dụ chi tiết dưới đây:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu SMART

S – Cụ thể: Tôi muốn cải thiện hiệu suất công việc

M – Đo lường: Hiệu suất công việc gia tăng ít nhất 5% so với năm 2020

A – Tính khả thi: Với điều kiện thực tế và quyết tâm hiện nay, tôi muốn gia tăng ít nhất 5% hiệu suất công việc so với năm 2020

R – Tính liên quan: Mục tiêu này nhằm giúp tôi tối ưu hóa các kết quả công việc đạt được và tiết kiệm các nguồn lực cần bỏ ra

T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần được thực hiện xong trước ngày 31/12/2021

Bước 2: Liệt kê công việc cần làm

Để đạt được mục tiêu gia tăng ít nhất 5% hiệu suất công việc so với năm 2020, bạn có thể lên danh sách các công việc cần làm như:

• Luôn ưu tiên xử lý các công việc khẩn cấp và quan trọng vào ngay đầu ngày làm việc
• Ủy quyền hợp lý cho nhân viên cấp dưới
• Xác định các kết quả công việc trong năm 2020 và nỗ lực đạt kết quả vượt trội hơn ít nhất 5% ở mọi mặt
• Xác định các nguồn lực (thời gian, chi phí…) đã cần bỏ ra trong năm 2020 và nỗ lực tối ưu hóa các nguồn lực cần sử dụng
• Dành ít nhất 2 giờ mỗi tuần để đào tạo nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn
• Cải thiện không gian, điều kiện cơ sở vật chất văn phòng làm việc
• Tổ chức các hoạt động teambuilding để gắn kết các thành viên trong team, giúp họ hiểu nhau và làm việc tốt hơn
• Mua ngay các khóa đào tạo online phù hợp nhu cầu đào tạo của team và bản thân đang trong ngày khuyến mãi

Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên với Eisenhower

Khẩn cấp	Không khẩn cấp
Quan trọng	Luôn ưu tiên xử lý các công việc khẩn cấp và quan trọng vào ngay đầu ngày làm việc Ủy quyền hợp lý cho nhân viên cấp dưới	Xác định các kết quả công việc trong năm 2020 và nỗ lực đạt kết quả vượt trội hơn ít nhất 5% ở mọi mặt Xác định các nguồn lực (thời gian, chi phí…) đã cần bỏ ra trong năm 2020 và nỗ lực tối ưu hóa các nguồn lực cần sử dụng Dành ít nhất 2 giờ mỗi tuần để đào tạo nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn
Không quan trọng	Mua ngay các khóa đào tạo online phù hợp nhu cầu đào tạo của team và bản thân đang trong ngày khuyến mãi Cải thiện không gian, điều kiện cơ sở vật chất văn phòng làm việc Tổ chức các hoạt động teambuilding để gắn kết các thành viên trong team, giúp họ hiểu nhau và làm việc tốt hơn

Bước 4: Phân bổ nguồn lực thực hiện

Thời gian, sức lực, sự tập trung của bạn là có giới hạn. Bạn có thể phân bổ nguồn lực để thực hiện mục tiêu gia tăng ít nhất 5% hiệu suất công việc như sau:

• Quý I – 2021: Tập trung thiết lập, xây dựng team để hoạt động, xử lý công việc hiệu quả hơn
• Quý II – 2021: Tập trung vào các công việc chính, quan trọng bạn cần xử lý
• Quý III – 2021: Tập trung vào các hoạt động cải thiện động lực làm việc, gia tăng hiệu suất của toàn team (cải thiện điều kiện làm việc, teambuilding…)
• Quý IV – 2021: Tập trung vào các hoạt động đào tạo, cải thiện kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn để team sẵn sàng cho chu kỳ làm việc tiếp theo

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh

Sau 3 tháng áp dụng việc thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch, bạn nhận thấy kế hoạch có nguy cơ bị gián đoạn do dịch bệnh bùng phát. Lúc này, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch bằng cách tập trung cải thiện khả năng làm việc online hiệu quả của bản thân và team.

Tối ưu hóa công việc với việc thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn gia tăng được hiệu suất công việc.

*

Trên đây, bạn đã cùng GoalF tìm hiểu về thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch. Nhìn chung, bạn nên xác định rõ mục tiêu và lên cụ thể kế hoạch rồi mới hành động. Ngược lại, bạn cũng chỉ nên hành động khi đã rõ mục tiêu, đã có kế hoạch hành động cụ thể.

Không có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng, phù hợp thì những nỗ lực trong công việc của bạn có thể thất bại hoặc không đi đến được kết quả như kỳ vọng. Để quản lý mục tiêu, thiết lập mục tiêu cho cá nhân, cho một team hay một công ty là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm GoalF để hỗ trợ quản lý mục tiêu, kế hoạch cho doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn cần thêm thông tin về thiết lập mục tiêu, về lập kế hoạch hay cần tư vấn về phần mềm GoalF, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: support@okrs.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn