Hướng Dẫn Cách Chèn Và Bỏ Ngắt Trang Trong Excel

Bài viết bên dưới sẽ giúp bạn hình dung dễ dàng về cách thực hiện chèn ngắt trang trong Excel một cách thủ công hay có điều kiện, nơi để tìm Page Break Preview, ẩn và hiển thị dòng đánh dấu.

Nội dung bài viết

Toggle

• CÁCH CHÈN NGẮT TRANG TRONG EXCEL BẰNG CÁCH THỦ CÔNG:
• CÁCH CHÈN NGẮT TRANG TRONG EXCEL THEO ĐIỀU KIỆN
• CÁCH LOẠI BỎ NGẮT TRANG TRONG EXCEL
• LOẠI BỎ TẤT CẢ CÁC NGẮT TRANG:
• DI CHUYỂN MỘT NGẮT TRANG TRONG EXCEL:

CÁCH CHÈN NGẮT TRANG TRONG EXCEL BẰNG CÁCH THỦ CÔNG:

Nếu bạn đang ở chế độ xem trước khi in cũng như không thích thực hiện cách ngắt dữ liệu để in, bạn có thể tự tiến hành chèn các ngắt trang vào bất cứ nơi nào mà bạn muốn. Đây là những bước hướng dẫn cách thực hiện.

Bước 1: Tiến hành chọn bảng tính Excel, nơi bạn cần chèn các ngắt trang.

Bước 2: Chuyển đến tab View, sau đó nhấp vào biểu tượng Page Break Preview nằm trong Workbook Views. Mẹo: Bạn cũng có thể xem được vị trí ngắt trang nếu như bạn nhấp vào nút xem trước ngắt trang nằm trên thanh trạng thái của Excel. Chú thích. Trong trường hợp bạn nhận được hộp thoại Welcome to Page Break Preview, hãy kích OK. Sau đó đánh dấu vào hộp Do not show this dialog again để tránh gặp lại thông báo.

Bước 3: Đến đây bạn đã có thể dễ dàng xem được vị trí của những ngắt trang trong bảng tính của bạn. Để thực hiện thêm một ngắt trang ngang, hãy chọn dòng nơi đường đánh dấu sẽ xuất hiện. Sau đó, nhấp chuột phải vào hàng này rồi chọn Insert Page Break từ danh sách trình đơn. Nếu như bạn cần chèn một ngắt trang dọc, hãy thực hiện chọn cột cần thiết nằm ở bên phải. Sau đó, nhấp chuột phải vào và chọn Insert Page Break. Mẹo. Một cách thực hiện khác có thể chèn ngắt trang đó là vào tab Page Layout, rồi nhấp vào Breaks trong nhóm Page Setup và thực hiện chọn tùy chọn tương ứng từ danh sách thả xuống. Chú ý. Nếu như những ngắt trang thủ công mà bạn thực hiện thêm không hoạt động, bạn cũng có thể chọn tùy chọn Fit To (Tab Page Layout -> Page Setup group -> chọn Dialog Box Launcher Button -> Page). Sau đó thay đổi thành Adjust. Ở hình minh họa bên dưới, bạn có thể thấy rằng 3 khoảng ngắt trang nằm ngang. Vì vậy, nếu bạn chọn Print Preview, bạn sẽ thấy ngay các phần khác nhau của dữ liệu nằm trên các trang tính riêng biệt.

CÁCH CHÈN NGẮT TRANG TRONG EXCEL THEO ĐIỀU KIỆN

Nếu như bạn thường in bảng dữ liệu và muốn tìm hiểu về cách tự động chèn các ngắt trang theo điều kiện. Giả sử như khi một giá trị trong cột nhất định thay đổi, bạn có cột tên Category và bạn đang muốn mỗi loại được in trên một trang mới. Một số macro hữu ích cùng các bước cách thêm ngắt trang bởi chức năng Subtotal dưới đây có thể giúp bạn làm điều đó

DÙNG MACRO ĐỂ NGẮT TRANG:

Macro này giúp xóa tất cả những ngắt trang mặc định có trong bảng của bạn cũng như dễ dàng thêm các đường đánh dấu mới ở các vị trí thích hợp. Bạn chỉ cần thực hiện chọn vùng mà bạn muốn dùng để tách cũng như tránh tiêu đề.

InsertPageBreaksIfValueChanged – có chức năng chèn trang ngắt nếu như giá trị trong cột thay đổi.

InsertPageBreaksByKeyphrase – giúp thêm ngắt trang mỗi khi chức năng này tìm thấy một ô có chứa “giá trị ô” (toàn bộ nội dung ô, chứ không phải là một phần nội dung).

DÙNG SUBTOTAL ĐỂ CHÈN CÁC NGẮT TRANG:

Có thể bạn không biết, Subtotal cũng là một lựa chọn để chèn ngắt trang trong Excel hiệu quả. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Hãy đảm bảo rằng bảng tính của bạn đã có tiêu đề cũng như tất cả các cột trong bảng cũng có chứa tiêu đề.

Bước 2: Thực hiện chọn vùng dữ liệu, sau đó chuyển đến Data -> Sort -> Sort by Category, tiếp tục nhấp OK để có thể xem các bộ phận dữ liệu đã được sắp xếp.

Bước 3: Chọn bất kỳ ô nào trong bảng tính, sau đó đi tới tab Data và thực hiện nhấp vào biểu tượng Subtotal.

Bước 4: Lúc này bạn sẽ thấy hộp thoại Subtotal.

• Thực hiện chọn cột chính của bạn trong danh sách thả xuống At each change in. Ví dụ bên dưới, đó là Category.
• Chọn trong danh sách Use function. (Hàm sẽ dùng: sum, count…)
• Tiến hành đánh dấu chọn trong Add subtotal to. (Cột sẽ thực hiện subtotal)
• Bạn nhớ chọn Page break between groups
• Cuối cùng, nhấp chuột vào OK.

Bạn cũng có thể xóa các hàng và ô tính tổng nếu như bạn không cần dùng đến và bảng tính của bạn sẽ tự động chèn trang theo những cài đặt đã chọn.

CÁCH LOẠI BỎ NGẮT TRANG TRONG EXCEL

Bạn không thể xoá những ngắt trang mà Excel đã tự động thêm vào, tuy nhiên bạn lại có thể xóa bỏ được những phần bạn đã chèn bằng tay. Bạn cũng có thể chọn loại bỏ đi một số dòng đánh dấu nhất định hay loại bỏ toàn bộ các ngắt trang đã chèn thủ công. Xóa một ngắt trang Thực hiện theo các bước sau để loại bỏ một ngắt trang trong Excel.

Bước 1: Chọn bảng tính mà bạn đang muốn xóa dấu ngắt trang.

Bước 2: Thực hiện nhấp vào biểu tượng Page Break Preview nằm bên dưới tab View hay nhấp vào Page Break Preview Button nằm trên thanh trạng thái.

Bước 3: Tiếp đến hãy chọn phần ngắt trang mà bạn đang cần xóa:

• Để thực hiện xóa ngắt trang dọc, bạn hãy chọn cột bên phải của ngắt trang. Sau đó hãy kích chuột phải vào nó và tiến hành chọn Remove Page Break.
• Để tiến hành loại bỏ một ngắt trang ngang, bạn hãy chọn hàng bên dưới dòng mà bạn đang muốn xóa. Sau đó, nhấp chuột phải vào hàng này rồi chọn Remove Page Break từ danh sách.

LOẠI BỎ TẤT CẢ CÁC NGẮT TRANG:

Nếu như bạn đang cần xoá tất cả các ngắt trang, có thể dùng chức năng Reset All Page Breaks với các bước sau:

Bước 1: Mở bảng tính mà bạn muốn sửa đổi.

Bước 2: Thực hiện nhấp vào biểu tượng Page Break Preview nằm bên dưới tab View hay nhấp vào hình Page Break Preview Button ở trên thanh trạng thái.

Bước 3: Đi tới tab Page Layout trong nhóm Page Setup rồi nhấp vào Breaks. Bước 4: Tiến hành chọn tùy chọn Reset All Page Breaks. Mẹo. Lúc này, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất cứ ô nào trong worksheet rồi chọn Reset All Page Breaks từ trong danh sách.

DI CHUYỂN MỘT NGẮT TRANG TRONG EXCEL:

Dưới đây là một tùy chọn khác để kéo ngắt trang từ vị trí này sang vị trí khác trong bảng tính.

Bước 1: Bạn Nhấp vào Page Break Preview nằm bên dưới tab View hay nhấp vào hình Page Break Preview Button nằm trên thanh trạng thái.

Bước 2: Để thực hiện di chuyển một ngắt trang, bạn chỉ cần kéo một vị trí mới. Chú ý. Sau khi bạn thực hiện di chuyển một ngắt trang tự động, lúc này nó sẽ trở thành ngắt trang thủ công. Ẩn hoặc hiển thị dấu phân cách trang Để thực hiện hiển thị hay ẩn những ngắt trang ở chế độ xem bình thường, hãy thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Nhấp vào tab File.

Bước 2: Di chuyển đến Options -> Advanced.

Bước 3: Tiếp đến, bạn kéo xuống những tùy chọn Display options for this worksheet và đánh dấu hay xóa hộp kiểm Show page breaks. Đặt lại về chế độ xem Bình thường Lúc này tất cả các trang của bạn đã có thể tìm thấy vị trí chính xác, bạn cũng có thể quay lại chế độ xem bình thường. Đơn giản nhất là nhấp vào biểu tượng Normal nằm bên dưới tab View trong Excel là xong. Một cách khác là bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng Normal trên thanh trạng thái.

Đánh giá bài viết