Hướng Dẫn Cách In Excel Vừa Trang Giấy A4 - Văn Phòng Phẩm 247

Đối với dân văn phòng, việc in ấn các file trên Excel vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách in 1 trang tính mà khi ra thành phẩm không bị mất đi một phần dữ liệu. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra hướng dẫn chi tiết về cách in Excel vừa trang giấy A4 nhanh mà hiệu quả. 

Trình xem trước Print Preview

Trước khi muốn điều chỉnh trang in, bạn cần phải vào trình xem trước Print Preview để nhìn rõ phần muốn chỉnh sửa. Điều này cũng giúp cho bạn tránh được những sai lầm khi in ấn và tiết kiệm giấy in. 

Đầu tiền, bạn chọn File sau đó ấn vào Print Preview/ File và chọn Print hoặc ngược lại. Điều này còn tuỳ vào từng phiên bản Excel mà bạn đang sử dụng. Sau đó, trên màn hình sẽ hiển thị trang cần xem trước. Nếu đã ưng ý với phần trình bày bạn hãy tiến hành các bước tiếp theo. Ngược lại, nếu không thì phải quay lại phần soạn thảo để chỉnh sửa.  

Di chuyển chế độ Normal sang Page Layout

Nếu để chế độ view Normal, bạn sẽ không thể thấy được tài liệu của mình lúc in ra trông sẽ như thế nào. Còn chế độ view Page Layout thì hoàn toàn có thể. Với chế độ này sẽ giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa độ rộng, các cột cần thiết để trang in của bạn được hoàn hảo gọn gàng nhất có thể. Để màn hình hiển thị chế độ, bạn vào phần  View sau đó chọn Page Layout.

Xem Thêm Định lượng giấy GSM là gì? Cách chọn loại giấy phù hợp

Di chuyển chế độ Normal sang Page Layout – cách in excel vừa trang giấy A4

Đổi hướng in dọc sang in ngang

Khi mở một trang tính Excel thông thường trang in của bạn sẽ được mặc định ở chế độ dọc. Trong khi đó, các bảng tính của Excel lại nằm ở chế độ ngang. Vì vậy, để cách in Excel vừa trang giấy A4 thì tốt nhất là bạn nên cài đặt sang chế in ngang. Đây là giải pháp tối ưu nhất để thuận tiện hơn trong quá trình in ấn. 

Để đổi hướng in dọc sang in ngang trên Excel, bạn chọn tab Page Layout. Sau đó, bạn tìm đến mục Orientation và chuyển từ Portrait sang Landscape. Với những thao tác vừa đã giúp bạn chuyển trang in từ chế độ hiển thị dọc sang ngang để in Excel trên 1 trang giấy A4 một cách dễ dàng. 

Đổi hướng in dọc sang in ngang – cách in excel vừa trang giấy A4

Delete hoặc Hide các cột không cần thiết 

Nếu như để quá nhiều cột hiển thị trên màn hình thì bạn không thể in tất cả trên 1 trang giấy A4. Do vậy, bạn nên ẩn hoặc xóa bớt các cột không cần thiết để những thông tin quan trọng được hiển thị rõ ràng. Chỉ nên dùng lệnh Delete khi bạn đã xác định cột đó không cần thiết để tránh làm ảnh hưởng đến các công thức khác. 

Muốn ẩn hay xóa đi một cột nào đó, bạn hãy click vào cột đó. Sau đó, chọn Delete để xóa hoặc Hide để ẩn cột đi. Lúc này bạn hãy thử nhấn in lại để xem mình đã có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 hay chưa.

Xem thêm: Danh mục văn phòng phẩm mới nhất

Tính năng ngắt trang 

Đối với những file báo cáo Excel quá dài, tính năng ngắt trang Page Break sẽ giúp bạn chia phần đó ra làm 2 hoặc nhiều hơn. Điều này giúp người xem dễ dàng quan sát bản báo cáo của bạn hơn. 

Xem Thêm Top 9 Cửa hàng văn phòng phẩm nổi tiếng, phổ biến nhất tại Thành phố Phan Rang - Tháp Chàm, Ninh Thuận

Đầu tiên để sử dụng tính năng Page Break, bạn hãy nhấp vào phần Page Layout. Trong mục Page Setup ấn chọn Breaks. Sau đó chọn tiếp Insert page Break để hệ thống tự ngắt trang giúp bạn. 

Tính năng ngắt trang – cách in excel vừa trang giấy A4

Khu vực in trên Excel 

Ngoài chế độ in thường thì bạn hoàn toàn có thể lựa chọn in theo khu vực trên Excel tùy ý. Việc in theo khu vực sẽ giúp bạn lấy được những thông tin quan trọng mà bạn đang cần. 

Để thiết lập khu vực in, đầu tiên bạn cần phải bôi đen toàn bộ vùng muốn in. Sau đó vào phần Page Layout chọn Print Area và chọn Set Print Area. Sau khi in xong, nếu muốn xóa vùng in này, bạn vào phần Page Layout chọn Print Area. Tiếp đến chọn Clear Print Area để file excel in đầy đủ lại như bình thường.

Xem thêm: Bảng giá văn phòng phẩm

Căn chỉnh khổ giấy 

Khổ giấy hiện tại mà hệ thống mặc định có thể sẽ thừa một khoảng trống nhất định. Điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình in ấn của bạn. Do vậy để căn chỉnh lại khổ giấy in trên Excel, bạn hãy nhấp vào phần Margins trong Page Setup. Nếu muốn thiết lập lại trang tính, bạn chỉ cần thông qua Right (căn lề phải) hoặc Left (căn lề trái). 

Ngoài ra, có một tính năng giúp bạn thiết lập được kích thước của bảng. Đầu tiền, hãy nhấn vào Page Setup. Trong mục Page, bạn ấn chọn Fit to và nhập số vào mục Page Wide By và Tall. Trong trường hợp, bạn muốn in bảng tính nằm vừa trong chiều rộng của trang thì tại Page Wide By nhập 1 và Tall nhập 0. Dùng cách này sẽ giúp trang in của bạn nằm vừa khít trong 1 trang giấy A4 trên Excel. 

Xem Thêm TOP 5 VĂN PHÒNG PHẨM UY TÍN CHẤT LƯỢNG TẠI KON TUM

Căn chỉnh khổ giấy – cách in excel vừa trang giấy A4

Điều chỉnh độ rộng của cột 

Với các thao tác trên thì việc chỉnh lại độ rộng trong các cột để kích thước của các bảng hạo lại là cách in Excel trên 1 trang giấy A4 khá phổ biến hiện nay. Để thực hiện thao tác này, đầu tiên bạn phải bôi đen toàn bộ bảng. 

Sau đó R-click chọn Format Cells và chọn mục Alignment. Tiếp đến, tích chọn vào Wrap Text rồi nhấn OK. Cuối cùng, bạn hãy chỉnh độ rộng của các cột bằng cách kéo lề.

Trên đây là hướng dẫn cách in Excel vừa trang giấy A4 vừa đơn giản vừa dễ nhớ. Hy vọng với những thông tin trên mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp các bạn có được những trang in đẹp mắt nhất.