Hướng Dẫn Cách Ký Chữ Ký Số Trên File Word, Excel

Thông thường mọi người quen với việc ký số trên file PDF thông qua phần mềm Foxit Reader, tuy nhiên ít ai biết trên file word, excel cũng có thể thực hiện ký số.

Dưới đấy là những hướng dẫn cụ thể cách ký chữ ký số trên file word.

Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file word/ excel

1. Chữ ký số là gì? Chữ ký số dùng để làm gì?

Chữ ký số được coi là dạng chữ ký điện tử, chữ ký này được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp và dùng mật mã không đối xứng, lúc này người có thông điệp theo dữ liệu sẽ khóa công khai chữ ký của người ký được xác định chính xác.

Chữ ký số Efy-CA

Chữ kí số hay còn được gọi là Chứng thư số, token điện tử…, là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng ĐỂ KÝ THAY cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Thiết bị thể hiện Chữ ký số chính là USB Token – là thiết bị phần cứng (USB) dùng để tạo ra cặp khóa bí mật và khóa công khai đã được mã hóa dữ liệu gồm thông tin doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp, dùng để ký thay cho chữ ký thông thường. Trong đó:

– “Khóa bí mật” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.

– “Khóa công khai” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

– “Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

– “Người ký” là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.

– “Người nhận” là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.

* Chữ ký số dùng để làm gì:

+ Chữ ký số sử dụng để kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán, kho bạc nhà nước…

+ Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như thay đổi đăng ký kinh doanh, thông báo thay đổi, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh,…

+ Chữ ký số còn được sử dụng khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng với khách hàng, đối tác bằng hình thức trực tuyến mà không cần mất thời gian đi lại, gặp mặt

Ngoài ra, chữ ký số được dùng để ký thay cho chữ ký thông thường; được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như: word, excel, pdf… giúp cũng xác minh các tài liệu quan trọng bằng điện tử, đảm bảo tính nguyên vẹn, chống chối bỏ phục vụ cho các nghiệp vụ giao dịch trên môi trường điện tử.

Dưới đây là các bước hướng dẫn ký Files Office bằng chữ ký số EFY-CA:

2. Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file Word/ Excel

Trước khi thực hiện các thao tác ký chữ ký số trên file word, người dùng cần lưu ý cần cài đặt và kết nối thiết bị USB Token với máy tính, để chương trình có thể nhận được chữ ký để thực hiện các thao tác ký số.

Bước 1: Đầu tiên bạn mở Microsoft Office Word 2013, trên thanh công cụ chọn nút File (nằm phía góc trái trên cùng)

Bước 2: Ở cửa sổ File: Ấn chọn Protect Document.

Bước 3: Khi hộp thoại Protect Document xuất hiện. Click vào Add a Digital Signature.

Bước 4: Khi xuất hiện thông báo cửa sổ nhỏ Microsoft Word hiện lên. Ấn OK để tiếp tục.

Bước 5:  Lúc này sẽ hiện lên cửa sổ Sign xuất hiện cho phép bạn chọn chứng thư để ký. Ấn vào nút (Change… ) để thay đổi chứng thư khác để ký

Bước 6: Khi Cửa sổ (Select Certificate). Xuất hiện, chọn vào tên người cần ký rồi ấn OK để hoàn tất.

Bước 7: Thông tin chữ ký số được lựa chọn để ký văn bản sẽ hiện ra, ghi tên người ký vào hộp thoại và ấn Sign để thực hiện ký

Bước 8: Chương trình xuất hiện cửa sổ để nhập vào Mã PIN, yêu cần nhập đúng Mã PIN rồi ấn đăng nhập để tiếp tục.

Bước 9: Cửa sổ “Signature Confirmation” hiện lên xác nhận bạn đã ký thành công. Nhấn OK để kết thúc quá trình ký số.

Bước 10: Kiểm tra chữ ký số: Khi đã ký thành công, bên phải màn hình soạn thảo xuất hiện cửa sổ thông báo văn bản đã được ký số.

Đối với việc ký chữ ký số trên Excel hay các phiên bản word thấp hơn như word 2007, 2010, 2013..cũng thực hiện các bước tương tự như trên.

Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết các bạn cách ký chữ ký số trên file word, excel 2016. Các kế toán, doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện nhanh chóng thuận tiện trên file word, Excel.