Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Tên Theo ABC Trong Excel Chỉ Trong Phút Mốt

Nếu thường xuyên sử dụng Microsoft Excel trong công việc và học tập, có lẽ bạn sẽ không thể phủ nhận được các tính năng đa dạng của nó mang lại. Trong trường hợp nếu người dùng muốn sắp xếp tên theo thứ tự nhưng vẫn đang loay hoay tìm cách thì bài viết hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp tên theo abc trong excel dưới đây là dành cho bạn. Cùng bắt tay vào tìm hiểu nhé!

1. Lý do nên sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái là gì?
2. Phương thức sắp xếp tên theo thứ tự ABC
3. Sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel
   1. Sắp xếp khi chia Họ, Tên thành hai cột riêng
   2. Sắp xếp khi Họ và Tên chung một cột

Lý do nên sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái là gì?

Việc sắp xếp tên theo thứ tự sẽ mang lại những lợi ích sau:

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie

• Thao tác xếp tên theo thứ tự khá đơn giản và dễ thực hiện
• Dễ theo dõi, quản lý và tìm kiếm tên khi cần
• Thực hiện sắp xếp tên sẽ chuyên nghiệp hơn khi làm việc với Excel
• Người xem bảng dữ liệu tại Excel sẽ dễ dàng theo dõi dữ liệu
• Giúp bảng dữ liệu được sắp xếp đẹp mắt, khoa học hơn.
• Quy trình khi làm việc sẽ trở chuyên nghiệp hơn.

Phương thức sắp xếp tên theo thứ tự ABC

Hiện nay, về cơ bản không có chức năng có thể hỗ trợ việc bấm vào thì có thể sắp xếp được tên theo danh sách thứ tự ABC. Và Excel có chức năng Sort A to Z và Sort Z to A, tuy nhiên nó chỉ sắp xếp thứ tự ABC dựa vào chữ cái đầu dòng. Mà trên thực tế, tên ở Việt Nam khác với phương tây, nên nếu sử dụng chức năng trên thì việc sắp xếp chỉ dựa theo họ chứ không dựa theo tên.

Để giải quyết được vấn đề này phương thức sắp xếp là: tách họ và tên thành 2 cột. Tại cột tên sẽ sắp xếp theo thứ tự ABC cho danh sách

Sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

Sắp xếp khi chia Họ, Tên thành hai cột riêng

• Bước 1: Truy cập vào bảng dữ liệu trong Excel cần sắp xếp lại tên, thực hiện tô cột Tên + chọn thẻ “Data” + chọn “Sort”

• Bước 2: Ở mục “ Sort by” lựa chọn “Tên”, ở mục “Order” lựa chọn “A to Z” + ấn “OK” là hoàn tất

Sắp xếp khi Họ và Tên chung một cột

Để thực hiện sắp xếp khi Họ và Tên chung một cột cần thực hiện các bước sau:

Tách tên ra khỏi Họ và Tên

• Bước 1: Truy cập vào bảng dữ liệu trong Excel cần sắp xếp lại tên, tại cột kế bên cột “Họ và tên” click chuột phải + chọn mục “Insert” sẽ xuất hiện một cột trống được chèn thêm vào

• Bước 2: Thực hiện đặt tên cho cột mới là “Tên” + thực hiện sao chép toàn bộ nội dung ở cột “họ và tên” sang cột mới

Xem thêm: Cách hiện thanh công cụ (Ribbon Bar) trong Excel đơn giản nhất

• Bước 3: Thực hiện bôi đen cột tên và nhấn tổ hợp phím “Ctrl + H”. Khi giao diện “Find and Replace” được mở ra, ở ô “Find what” nhập “ * dấu cách” và chọn “Replace All”

• Bước 4: Ấn “Ok” để xác nhận + chọn “Close” để thực hiện đóng cửa sổ “Find and Replace”. Khi đó cột “tên” sẽ được tách riêng biệt
• Tách họ và tên lót
• Bước 5: Thực hiện bôi đen ở cột “Họ và tên” và click vào chuột phải chọn “Insert” sẽ xuất hiện cột trống.

• Bước 6: Ở ô họ và tên lót nhập công thức:

= LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2))

Trong đó:

LEFT: là hàm cắt chuỗi từ trái qua phải

LEN: hàm lấy độ dài của chuỗi

B2: ô đầu tiên chứa họ và tên

D2: ô đầu tiên chứa tên vừa được tách

và ấn “Enter” thì phần họ và tên đệm sẽ được tách riêng biệt.

• Bước 7: Tại ô vừa tách, đưa con trỏ chuột vào góc phải của ô “tên đệm” đến khi chuyển thành dấu “+” thì nhấn giữ và kéo chuột xuống các ô còn lại để hoàn thành kết quả

• Bước 9: Tại cột “Họ và tên” + chọn “Hide” để ẩn cột

Tới đây, để cho đẹp và thuận lợi cho việc trình bày thì bạn hãy bôi đen và nhấn chuột phải vào cột Họ và tên > Chọn Hide để ẩn cột này đi.

Lưu ý: Chỉ nên ẩn tránh xóa cột vì sẽ làm ảnh hưởng đến công thức tách tên đã thực hiện phía trên.

Sắp xếp tên theo thứ tự ABC

• Bước 10: Thực hiện bôi đen cột “tên” + chọn thẻ “Data” và chọn “Sort A to Z”

Xem thêm: [HƯỚNG DẪN] Cách đánh số thứ tự trong excel nhanh – gọn

• Bước 11: Cột tên thay đổi nên số thứ tự cũng thay đổi theo, cần thực hiện sắp xếp lại cột số thứ tự bằng cách điền ở ô đầu tiên là “1” và đưa trỏ chuột tại góc phải và ấn giữ vào dấu “+” và kéo thả chuột xuống những ô còn lại để đều chuyển thành 1.
• Bước 12: Sau đó click vào biểu tượng tùy chọn + chọn “Fill Series” để sắp xếp cột thứ tự theo đúng trật tự là hoàn tất.

Trên đây là các hướng dẫn chi tiết về cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel, mong rằng với những chia sẻ của News.timviec, bạn sẽ có thêm các kiến thức bổ ích về Excel và ứng dụng thành công trong công việc và học tập. Nếu bạn thấy hữu ích hãy lưu lại bài viết này và sử dụng khi cần đến nhé. Chúc bạn thành công!