Hướng Dẫn Cách Tách Họ Tên Trong Excel Nhanh Nhất

Trong quá trình làm việc văn phòng với bảng tính Excel, bạn thường hay gặp trường hợp đã nhập dữ liệu họ tên đầy đủ vào một cột nhưng sau đó khi làm báo cáo thống kê lại cần tách riêng họ, tên đệm và tên ra các ô khác nhau để thống kê, quản lý dễ dàng hơn. Vậy làm sao để tách cột họ tên thành 2 cột họ và cột tên riêng biệt? Việc tách họ tên, tách dũ liệu trong Excel khá đơn giản, bào viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tách họ tên trong Excel, tách dữ liệu nhanh nhất.

1. Tách cột họ và tên trong Excel nhanh nhất bằng Flash Fill
2. Tách Họ, Tên không lấy tên đệm từ cột họ và tên vào một cột trong Excel
3. Tách họ tên trong Excel bằng công cụ Text to Columns
4. Tách họ tên trong Excel nhanh nhất bằng công cụ Find and Replace
5. Tham khảo thêm các khóa học Excel, kỹ năng Excel cho công việc văn phòng

Tách cột họ và tên trong Excel nhanh nhất bằng Flash Fill

Thay vì sử dụng Các hàm lồng nhau TRIM, LEFT, LEN, … để tách được dữ liệu ở cột họ và tên thì mình sẽ hướng dẫn bạn sử dụng một công cụ mạnh mẽ trong Excel để tách họ tên đó là Flash Fill. Đây là công cụ có thể tách họ tên, gộp họ tên, tách tên, họ và tên đệm trong Excel.

Khi sử dụng công cụ tách họ tên trong Excel này bạn chỉ cần nhập họ của ô họ và tên cần tách họ tên vào ô đầu tiên của cột dữ liệu cần tách họ sau đó nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + E (Hoặc vào Thẻ Data >> Chọn công cụ Flash Fill), sau đó làm lại thao tác này đối với cột tên, tên đệm cần tách.

Với cột tên đệm và cột tên phải tách bạn cũng thực hiện thao tác tương tự, chỉ cần nhập tên, tên đệm vào ô đầu tiên của dòng dữ liệu, sau đó sử dụng công cụ Flash Fill (Ctrl + E), ngay lập tức bạn sẽ tách được họ tên trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác.

Tách Họ, Tên không lấy tên đệm từ cột họ và tên vào một cột trong Excel

Có nhiều trường hợp bạn cần lấy gộp họ, tên mà không lấy tên đệm từ cột họ và tên trong Excel, bạn có thể tách họ tên rồi sau đó sử dụng các phương pháp nối chuỗi để tách được Họ Tên mà không lấy phần tên đệm.

Bạn cũng có thể thực hiện việc gộp họ tên mà không lấy phần tên đệm trong Excel bằng công cụ Flash Fill một cách đơn giản nhé: Chỉ cần Nhập Họ + Tên mà không nhập tên đệm ở ô đầu tiên của cột cần gộp họ tên sau đó vào thẻ Data >> nhấn đúp chuột vào công cụ Flash Fill (Hoặc phím tắt Ctrl + E) để tách và gộp họ tên mà không lấy tên đệm trong Excel.

Tách họ tên trong Excel bằng công cụ Text to Columns

Một công cụ nữa có thể tách họ tên trong Excel đó là công cụ Text to Columns, đây là công cụ mạnh mẽ để tách dữ liệu trong Excel.

Đầu tiên bạn hãy sử dụng hàm TRIM cho cả cột họ tên cần tách để loại bỏ đi những dấu cách thừa ở cột họ và tên sau đó chọn thẻ Data >> chọn vào công cụ Text to Columns

Lúc này cửa sổ công cụ Text to Columns hiện liên Step 1 of 3 bạn tích chọn vào ô Delimited rồi nhấn Next

Bước tiếp theo đến Step 2 of 3 bạn chọn vào ô tích Space (phân tách họ tên bởi khoảng trắng) rồi nhấn Next

Đến bước tiếp theo bạn hãy chọn ô sẽ chứa họ, tên cần tách ra ở phần Destination rồi nhấn Finish để hoàn tất quá trình tách họ tên trong Excel.

Việc tách họ tên bằng công cụ Text to Columns cũng có một số hạn chế cho nên bạn có thể sử dụng nhiều cách để tách họ tên trong Excel ví dụ như dùng tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) ở hướng dẫn dưới đây

Tách họ tên trong Excel nhanh nhất bằng công cụ Find and Replace

Với cách làm này, đầu tiên bạn cũng dùng hàm TRIM để loại bỏ đi các khoảng trắng thừa và bôi đen toàn bộ cột họ tên vừa được loại bỏ khoảng trắng bởi hàm TRIM Coppy và Paste Value dán qua cột Họ và tên mới sau đó nhấn Ctrl + H để mở công cụ Find and Replace.

Lúc này cửa sổ Find and Replace hiện lên, tại ô Find What bạn nhập dấu sao và 1 phím cách (* ) rồi nhấn Replace All

Lúc này toàn bộ tên đã được tách ra, bạn tiếp tục sử dụng hàm LEFT kết hợp với hàm LEN để tách được họ và tên đệm như hình dưới.

Trong đó:

• LEFT là hàm cắt chuỗi từ trái qua, cú pháp =LEFT(ô chứa chuỗi cần cắt từ trái qua, số ký tự sẽ cắt).
• LEN là hàm lấy độ dài của chuỗi, cú pháp =LEN(ô chứa chuỗi cần lấy độ dài).

Sau đó bạn kéo xuống để coppy công thức xuống.

Trên đây là hướng dẫn các cách tách họ và tên trong Excel nhanh chóng và đơn giản nhất, một công vệc mà bạn thường gặp trong ngành văn phòng. Hi vọng sẽ giúp ích cho bạn, chúc bạn thành công!

Tham khảo thêm các khóa học Excel, kỹ năng Excel cho công việc văn phòng

• Khóa Học Excel Cấp Tốc Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao Thành Thạo Nghiệp Vụ Hành Chính Văn Phòng
• Khóa Học Word, Excel, Vi Tính Tin Học Văn Phòng Cho Người Đi Làm
• Khóa Học Tin Học Văn Phòng Word, Excel, PowerPoint ở Đà Nẵng.

5/5 - (2 bình chọn)