Hướng Dẫn Cách Thu Hồi Email đã Gửi Trong Outlook - BKNS.VN

Trang chủ » Thu Hồi Lại Email đã Gửi Trong Outlook 2013 » Hướng Dẫn Cách Thu Hồi Email đã Gửi Trong Outlook - BKNS.VN

Có thể bạn quan tâm

Chuyển đến nội dung

Trang chủ » Email » Gửi nhầm mail? Cách thu hồi (Recall) email trong Outlook nhanh

Gửi nhầm mail? Cách thu hồi (Recall) email trong Outlook nhanh

Thịnh Văn Hạnh 27/01/2026 3440 Lượt xem Chia sẻ bài viết

Vừa nhấn nút “Gửi” và chợt nhận ra bạn quên đính kèm file, sai số liệu quan trọng, hoặc tệ hơn là gửi nhầm địa chỉ sếp? Cảm giác tim hẫng một nhịp đó là điều mà bất kỳ dân văn phòng nào cũng từng trải qua. Đừng quá hoảng loạn!

Tin vui là Microsoft Outlook cung cấp tính năng Recall (Thu hồi) mạnh mẽ, giúp bạn “quay ngược thời gian” để lấy lại email đã gửi trước khi người nhận kịp đọc. Tuy nhiên, tính năng này có những điều kiện đi kèm khắt khe. Bài viết này BKNS sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý nhanh nhất trong vòng 30 giây để cứu vãn tình hình.

Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook
Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook

Tóm Tắt Bài Viết

  • 1. Cách thu hồi email trong Outlook (Trên Desktop App)
  • 2. Khi nào tính năng Recall KHÔNG hoạt động?
  • 3. Hướng dẫn cho Outlook Web và Outlook trên Mac
    • Đối với Outlook trên Web (OWA)
    • Đối với Outlook trên Mac
  • Người nhận sẽ thấy gì khi bạn thực hiện Recall?
  • Giải pháp phòng ngừa: Thiết lập “Undo Send” (Hoãn gửi)
  • Các câu hỏi thường gặp (FAQ)
  • Kết luận

1. Cách thu hồi email trong Outlook (Trên Desktop App)

Nếu bạn đang sử dụng Outlook phiên bản máy tính (Classic hoặc New Outlook), đây là khu vực ưu tiên hàng đầu. Bạn cần thao tác càng nhanh càng tốt để tăng tỷ lệ thành công.

Bước 1: Truy cập vào thư mục Sent Items (Thư đã gửi). Tìm và nhấn đúp chuột (Double-click) để mở hẳn email bạn muốn thu hồi vào một cửa sổ riêng biệt.

Tin nhắn gửi đi được tự động lưu trong Sent Items
Tin nhắn gửi đi được tự động lưu trong Sent Items

Bước 2: Trên thanh menu phía trên, chọn tab Message. Tìm đến nhóm Move, chọn biểu tượng Actions (thường có hình bức thư và mũi tên) và nhấn vào Recall This Message…

Lựa chọn Recall This Message
Lựa chọn Recall This Message

Bước 3: Một cửa sổ hiện ra với hai lựa chọn quan trọng:

  • Delete unread copies of this message: Chỉ đơn giản là xóa bỏ email này khỏi hộp thư của người nhận (nếu họ chưa đọc).
  • Delete unread copies and replace with a new message: Xóa email cũ và tự động mở ra một bản nháp mới để bạn sửa lại nội dung trước khi gửi lại. (Khuyên dùng nếu bạn chỉ bị sai lỗi chính tả hoặc thiếu file đính kèm).
Tích vào “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” để thiết lập thông báo thư đã hoặc chưa được thu hồi
Tích vào “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” để thiết lập thông báo thư đã hoặc chưa được thu hồi

Bước 4: Đừng quên tích chọn ô “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”. Outlook sẽ gửi cho bạn một email báo cáo kết quả thu hồi thành công hay thất bại sau vài phút.

Thông báo kích hoạt chức năng thu hồi email đã gửi trong Outlook
Thông báo kích hoạt chức năng thu hồi email đã gửi trong Outlook

2. Khi nào tính năng Recall KHÔNG hoạt động?

Nhiều người lầm tưởng Recall là “liều thuốc tiên” cho mọi sai lầm. Thực tế, tính năng này hoạt động dựa trên cơ chế kết nối nội bộ của Microsoft Exchange. Dưới đây là những lý do khiến bạn không thể thu hồi thư:

  • Gửi đến địa chỉ bên ngoài tổ chức: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất (chiếm 90%). Nếu bạn gửi từ Outlook công ty sang Gmail, Yahoo, iCloud hoặc một công ty khác, tính năng Recall gần như vô dụng. Nó chỉ hoạt động tốt nhất khi cả bạn và người nhận đều dùng chung hệ thống Microsoft 365 hoặc Exchange của cùng một công ty.
  • Người nhận đã mở email: Nếu đối phương đã xem thông báo hoặc mở thư, việc thu hồi sẽ thất bại.
  • Email bị di chuyển bởi bộ lọc: Nếu người nhận có quy thiết lập (Rules) tự động chuyển thư của bạn vào một thư mục khác không phải Inbox, lệnh thu hồi sẽ không thể tìm thấy thư để xóa.
    Người nhận email sử dụng Rules khiến email gốc bị di chuyển sang thư mục khác mà không phải ở “Hộp thư đến”
    Người nhận email sử dụng Rules khiến email gốc bị di chuyển sang thư mục khác mà không phải ở “Hộp thư đến”
  • Hạn chế về nền tảng: Nếu bạn đang dùng Outlook bản Web hoặc App trên điện thoại, giao diện thu hồi sẽ khó tìm hơn hoặc bị hạn chế tính năng so với bản Desktop chuyên dụng.

3. Hướng dẫn cho Outlook Web và Outlook trên Mac

Giao diện Outlook luôn cập nhật, khiến vị trí các nút bấm đôi khi thay đổi.

Đối với Outlook trên Web (OWA)

Hiện nay, Outlook Web đã tích hợp tính năng thu hồi sâu hơn. Bạn vào Sent Items -> Chọn email -> Nhấp vào dấu 3 chấm (…) ở góc phải nội dung thư -> Chọn Recall message. Nếu bạn không thấy mục này, có thể quản trị viên hệ thống (IT) của công ty bạn đã tắt tính năng này.

Đối với Outlook trên Mac

Trên phiên bản Mac, bạn cần đảm bảo đang sử dụng bản cập nhật mới nhất. Vào Sent Items, chọn email, sau đó tìm biểu tượng Actions (hoặc dấu 3 chấm) và chọn Recall Message. Lưu ý rằng trên Mac, tính năng này chỉ hoạt động với tài khoản Microsoft 365.

Người nhận sẽ thấy gì khi bạn thực hiện Recall?

Đây là điều khiến nhiều người “thót tim” nhất vì lo ngại vấn đề uy tín cá nhân.

Kịch bản 1 (Thành công): Nếu mọi điều kiện thỏa mãn, email lỗi sẽ biến mất hoàn toàn khỏi hộp thư người nhận như chưa từng tồn tại. Họ sẽ không nhận được bất kỳ thông báo nào.

Kịch bản 2 (Thất bại): Đây là kịch bản “thảm họa”. Nếu thu hồi lỗi, người nhận sẽ nhận được một thông báo với dòng chữ: “Sender [Tên bạn] would like to recall the message: [Tiêu đề thư]”.

  • Hậu quả: Việc này vô tình gây chú ý hơn vào lỗi sai của bạn, thôi thúc sự tò mò khiến họ mở thư ra đọc ngay lập tức.

Nếu bạn nhận thấy tỷ lệ thành công thấp (như gửi cho đối tác bên ngoài), thay vì Recall, hãy nhanh chóng gửi một email xin lỗi và đính kèm bản cập nhật. Sự chân thành và chuyên nghiệp thường hiệu quả hơn nỗ lực xóa dấu vết bất thành.

Giải pháp phòng ngừa: Thiết lập “Undo Send” (Hoãn gửi)

Thay vì đi sửa lỗi, tại sao không ngăn chặn nó? Tính năng Undo Send là “tấm lưới an toàn” tuyệt vời nhất mà mọi người dùng Outlook nên cài đặt.

Cơ chế này sẽ giữ email của bạn lại trong “phòng chờ” khoảng 10-30 giây trước khi thực sự gửi đi. Trong khoảng thời gian này, bạn có thể nhấn Undo để kéo thư lại ngay lập tức mà không cần bất kỳ điều kiện Exchange nào.

Cách cài đặt (Trên Outlook Web & New Outlook):

  1. Nhấn vào biểu tượng Răng cưa (Settings) ở góc trên bên phải.
  2. Chọn Mail -> Compose and reply.
  3. Kéo xuống mục Undo send.
  4. Chỉnh thanh trượt lên mức tối đa (10 giây hoặc tùy phiên bản có thể lên tới 30 giây).
  5. Nhấn Save.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Tôi gửi từ Outlook sang Gmail thì có thu hồi được không?

  • Trả lời: Không. Giao thức của Google không cho phép Outlook can thiệp vào hộp thư của họ. Tuy nhiên, nếu bạn đã cài Undo Send và phát hiện lỗi trong vòng vài giây, bạn vẫn có thể giữ lại được.

Câu hỏi 2: Tại sao nút Recall của tôi bị ẩn (màu xám)?

  • Trả lời: Có hai lý do: Một là bạn không sử dụng tài khoản Exchange (có thể là IMAP/POP3). Hai là email đó không nằm trong thư mục Sent Items của tài khoản đó.

Câu hỏi 3: Mất bao lâu để biết kết quả thu hồi?

  • Trả lời: Thông thường chỉ mất từ 30 giây đến vài phút. Outlook sẽ gửi một thông báo “Recall Succeeded” hoặc “Recall Failed” vào Inbox của bạn.

Kết luận

Thu hồi email trong Outlook là một tính năng cứu cánh tuyệt vời, nhưng nó không phải là vạn năng. Tốc độ là yếu tố tiên quyết. Ngay khi phát hiện sai sót, hãy thực hiện các bước Recall ngay lập tức. Tuy nhiên, để trở thành một người làm việc chuyên nghiệp và giảm bớt căng thẳng, tôi khuyên bạn nên thiết lập ngay chế độ Undo Send và luôn dành ra 3 giây cuối cùng để kiểm tra: Người nhận – Tiêu đề – File đính kèm trước khi nhấn nút Gửi.

Danh mục
  • Chứng chỉ SSL
  • Dịch vụ CDN
  • Direct Admin
  • Email
  • Getting Started
  • Hoạt động
  • Hosting
  • Hướng dẫn
    • Hướng dẫn đăng ký dịch vụ
    • Hướng dẫn kỹ thuật
    • Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý dịch vụ (my.bkns.net)
    • Quy Trình
  • Hướng Dẫn Chung
  • Hướng Dẫn Dịch Vụ
  • Hướng Dẫn Dịch Vụ Email
  • Hướng Dẫn Dịch Vụ Hosting
  • Hướng Dẫn Dịch Vụ Tên Miền
  • Hướng Dẫn Dịch Vụ VPS (Máy Chủ Ảo)
  • Hướng Dẫn Đăng Ký Affiliate
  • Hướng Dẫn Đăng Ký Sử Dụng Dịch Vụ
  • Hướng Dẫn Sử Dụng BKNS Builder
  • Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống my.bkns.net
  • Hướng Dẫn Sử Dụng Website Nhanh
  • Hướng Dẫn Thanh Toán
  • Kiến thức chung
    • Cloud Computing
    • DNS
    • IP
    • WordPress
  • Linux
  • Máy chủ
  • Nâng Cao
  • Phần mềm
    • cPanel
    • DirectAdmin
    • Plesk 12/Onyx
  • Quản lý Blog
  • Quản Lý Trang
  • Tên miền
  • Thông báo & Tin tức
  • VPS
  • Website
  • Windows – Windows Server
Xem tất cả bài viết
Thịnh Văn Hạnh

Chào bạn, tôi là Thịnh Văn Hạnh, CEO và là người sáng lập nên BKNS. Với nhiều năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, hosting, server, tên miền... Tôi mong muốn mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích nhất.

Chia sẻ lên Theo dõi trên Nếu được cấu hình chuẩn thì máy chủ proxy sẽ cải thiện được vấn đề bảo mật và hiệu suất cho mạng

03/03/2026

3603

Proxy Server là gì? Toàn tập về Máy chủ Proxy và VN Proxy

MMO là gì

03/03/2026

2673

MMO là gì? Top 10 cách MMO thông dụng mà ai cũng làm được

Hướng dẫn cách sửa lỗi msvcr100.dll

03/03/2026

2612

Hướng dẫn sửa lỗi thiếu tệp msvcr100.dll trên Windows

Cross Platform là gì?

03/03/2026

2807

Cross Platform là gì? Phân biệt Cross platform và Multi-platform

bkns.vn

03/03/2026

2723

Các Loại Server Phổ Biến Và Cách Chọn Phù Hợp

NameServer là gì

03/03/2026

2877

Nameserver là gì? Cẩm nang toàn tập và hướng dẫn trỏ Nameserver chi tiết

email-doanh-nghiep-la-gi

03/03/2026

3586

Email doanh nghiệp là gì? Lợi ích và cách chọn đúng

QoS là gì

03/03/2026

2130

QoS là gì? Cách điều chỉnh băng thông qua QoS đơn giản

đổi tên miền website

02/03/2026

124

Hướng dẫn đổi tên miền website không mất Traffic & Rớt hạng SEO

VỀ CHÚNG TÔI

DỊCH VỤ

THÔNG TIN

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

    WooCommerce not Found
  • Newsletter
  • Đăng nhập
    • English
Gọi điện cho tôi Tư vấn dịch vụ

Từ khóa » Thu Hồi Lại Email đã Gửi Trong Outlook 2013