Hướng Dẫn Cách Tra Cứu Thông Tin Hóa đơn Tổng Cục Thuế 2019

Dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn trên trang web tổng cục thuế. Chỉ với vài thao tác đơn gian chúng ta có thể biết được thông tin hóa đơn doanh nghiệp hoặc đối tác đang dùng là thật hay giả, có hợp lệ hay không, đã được phát hành chưa, …

Tra cứu hóa đơn nhằm tìm kiếm các thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp mình có hợp pháp không. Bạn có thể tra ra hóa đơn ở bất cứ phương tiện nào khi có kết nối Internet.  Vậy với hình thức mới này, các doanh nghiệp sẽ tra cứu thông tin về hóa đơn của mình như thế nào?

1. Cách tra cứu thông tin hóa đơn hợp lệ, hợp pháp

Để tra cứu hóa đơn và thông tin trên hóa đơn thì trên hóa đơn cầu tra cứu phải có đủ các thông tin sau đây:

• Mã số thuế người bán
• Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn

Để tra cứu thông tin hóa đơn trên tổng cục thuế, truy cập link sau: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Trên website tra cứu thông tin hóa đơn của tổng cục thuế, Trên thanh menu chọn: Thông tin hóa đơn biên lai >> Hóa Đơn

Có 2 lựa chọn:

• Tra cứu một hóa đơn
• Tra cứu nhiều hóa đơn

1.1. Cách tra cứu một hóa đơn

Điền đầy đủ và chính xác các thông tin về hóa đơn như: Mã số thuế người bán HHDV, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, ….

Nhập thông tin của hóa đơn cần tra cứu như hình trên. Nhập Mã xác thực vào ô bên dưới rồi Click nút Tìm Kiếm là ra kết quả

1.2. Cách tra cứu nhiều hóa đơn

• Tạo 1 file Excel trên máy tính với 4 cột: A, B, C, D lần lượt với các thông tin Mã số thuế, Mã số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn như hình dưới.

• Trong ví dụ ở file Excel này có 5 hóa đơn cần kiểm tra
• Tiếp theo. Click vào Menu Thông tin hóa đơn >> Tra cứu nhiều hóa đơn

• Trạng thái hóa đơn cần tìm kiếm: Chọn Có giá trị sử dụng
• Click Chọn tệp và chọn file Excel chứa 5 hóa đơn cần tra cứu vừa tạo.
• Nhập Mã xác thực rồi Click Tìm kiếm

Kết quả hiện thị ở phía dưới như hình trên là chỉ có 4 hóa đơn được tìm thấy. Để tìm tiếp 01 hóa đơn còn thiếu trong file Excel ta click chọn Không có giá trị sử dụng ở chỗ Trạng thái hóa đơn cần tìm kiếm. Sau đó click nút Tìm kiếm.

Lưu ý: Để tìm kiếm có kết quả thì các hóa đơn này phải được thông báo phát hành trên Tổng Cục Thuế theo đúng quy định.

2. Tra cứu hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) không khác gì so với hóa đơn giấy. Các thủ tục huỷ, xoá bỏ, thu hồi sẽ được thực hiện giống y như là hình thức hóa đơn đỏ bằng giấy và sẽ không có sự thay đổi gì.

Có hai loại hóa điện tử: 

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
• Và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điểm khác biệt giữa hai loại hình này đó là hóa đơn điện tử có mã xác thực là do Tổng cục Thuế cung cấp, tra cứu hay quản lý hóa đơn sẽ do phần mềm của Tổng Cục Thuế cung cấp. Với loại hình hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế  sẽ được quản lý, tra cứu bằng phần mềm của một bên thứ ba cung cấp.

1. Hoá đơn không có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập vào website của Tổng cục thuế http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/

• Ở danh mục Thông tin hóa đơn, biên lai >> Chọn Hóa đơn
• Chọn tra cứu một hóa đơn/ Tra cứu nhiều hóa đơn

Website của tổng cục thuế giúp cho doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn, biên lai. Gồm:

• Đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai
• Thời gian phát hành hóa đơn, thời gian hóa đơn, biên lai sử dụng có giá trị và thông tin hóa đơn

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin

• Lựa chọn mục đích tra cứu một hóa đơn hay nhiều hóa đơn
• Điền đầy đủ các thông tin có dấu * bắt buộc
• Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn ấn nút Tra cứu

Hướng dẫn điền thông tin tra cứu:

• Số hóa đơn cần điền là tổng hóa đơn phát hành
• Đánh dấu tích vào ô vuông ở mục Hóa đơn bưu chính viễn thông nếu bạn muốn tra cứu hóa đơn loại khác. 

Bước 3: Kiểm tra kết quả 

Kết quả tra cứu HĐĐT bao gồm:

• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ, doanh nghiệp
• Thông tin hóa đơn

Kết quả có đầy đủ 2 thông tin trên thì được coi là HĐĐT hợp pháp.

Nếu thiếu 1 trong 2 thông tin trên thì hóa đơn điện tử bạn vừa tra cứu được coi là không hợp pháp hoặc chưa hợp pháp. Vì có thể trong trường hợp này, doanh nghiệp đó chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo nhưng dữ liệu thông tin chưa có được đăng tải lên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Hoá đơn có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu thông qua Website tra cứu HĐĐT đã phát hành trên website của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Truy cập Truy cập trang web tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

• Hoặc trang tra cứu HĐĐT http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn, chọn Menu Hóa đơn có mã xác thực và chọn Xác minh hóa đơn

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn

• Số hóa đơn xác thực, 
• Mã xác thực (5 ký tự đầu) và Mã kiểm tra (hiển thị dạng Capcha), 
• Sau đó click vào mục Tra cứu

Bước 3: Kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn có giá trị pháp lý và được phép sử dụng để kê khai thuế hay không.

Hóa đơn hợp lệ thì kết quả sẽ thuộc một trong các trường hợp sau:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
• Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu bị xóa bỏ hoặc thay thế. Khi đó mục Trạng thái hóa đơn sẽ hiển thị một trong các trường hợp sau:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày….
• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx

Lưu ý: Khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.