Hướng Dẫn Cách Viết đơn Xin Nghỉ Việc Bằng Tiếng Nhật - Tokyodayroi

Hướng dẫn cách tạo CV tiếng Nhật online xem tại đây.

Nhật Bản nổi tiếng là một đất nước coi trọng lễ nghĩa. Vì vậy, khi đi làm tại Nhật, kể cả khi thôi việc, bạn vẫn cần phải biết cách viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Nhật đúng cách. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để nắm bắt quy trình thôi việc và cách thức viết đơn xin thôi việc nhé!

1. 3 Loại đơn xin thôi việc phổ biến tại Nhật

Đơn xin thôi việc tại Nhật gồm có 3 loại chính là 退職届(たいしょくとどけ)・退職願(たいしょくねがい) và 辞表(じひょう) :

- 退職願 ( Taishoku-negai): Là đơn để trình bày nguyện vọng muốn thôi việc . Đơn này không bắt buộc và tùy thuộc quy định của từng công ty. Vì vậy nếu bạn muốn biết công ty mình có phải viết Taishoku-negai hay không thì hãy hỏi đồng nghiệp hoặc cấp trên nhé!

- 退職届 (Taishoku-todoke): Chính là đơn xin nghỉ việc chính thức khi bạn đã quyết định thôi việc. Đây cũng là giấy tờ xác nhận bạn chấm dứt hợp đồng lao động với công ty.

- 辞表 (Ji-hyou): Là đơn xin từ chức tại Nhật dành cho quản lý, cán bộ cấp cao hoặc nhân viên nhà nước. Khi thôi việc, bạn sẽ phải nộp Ji-hyou cho nhân sự của công ty.

2. Một số lưu ý trước khi viết đơn xin nghỉ việc

❖ Chú ý nội quy công ty

Nhiều công ty đưa ra quy định cần nộp yêu cầu nghỉ việc cho người giám sát trực tiếp ít nhất một đến hai tháng trước ngày nghỉ hưu mong muốn, nhưng đây chỉ là quy định chung chung. Mỗi công ty có những quy tắc riêng. Để không gây rắc rối do hiểu lầm với công ty, bạn đừng dựa vào thông tin bên ngoài khi gửi yêu cầu, hãy nhớ kiểm tra "nội quy làm việc của công ty bạn" và tuân thủ.

❖ Thời điểm nào nên viết đơn xin nghỉ việc

Sau khi kiểm tra các quy định nơi công làm việc, hãy xem xét thời điểm nghỉ hưu theo tình trạng hoạt động thay đổi công việc của chính bạn và thời gian mong muốn để thay đổi công việc:

- Bạn đã xin được công việc mới hay chưa?

- Bạn còn ngày nghỉ phép không và có muốn được nghỉ phép có lương trước khi thôi việc?

- Danh sách các việc cần chuẩn bị trước khi nghỉ hưu.

❖ Cần chuẩn bị những gì khi viết đơn xin nghỉ việc?

- Văn phòng phẩm, giấy: Khổ giấy là B5 hoặc A4. Đối với chữ viết tay, hãy chọn giấy màu trắng, và để sử dụng lót, hãy chọn giấy kinh doanh đơn giản.

- Phong bì: trắng trơn (không có khung). Kích thước khổ giấy A4 hoặc B5.

- Bút: Bút bi hoặc bút máy màu đen.

3. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật

Đối với đơn xin nghỉ việc dạng dọc

❖ Tiêu đề (冒頭行)

Viết "thư thôi việc " hoặc "thông báo nghỉ việc"

❖ Mở đoạn (文の導入)

Ghi "Việc cá nhân" hoặc "Việc riêng" ở cuối dòng đầu văn bản.

❖ Lý do nghỉ việc (退職理由)

Trường hợp tự nghỉ việc thì ghi "lý do cá nhân".

Lưu ý: Ngay cả khi bạn từ chức vì lý do của công ty, bạn có thể được công ty yêu cầu gửi thông báo nghỉ việc. Trong trường hợp đó, không nên nói "vì lý do cá nhân", mà hãy ghi lý do nghỉ việc, chẳng hạn như "để giảm cấp bộ phận" hoặc "với đề nghị nghỉ việc".

❖ Ngày nghỉ việc (退職日付)

Đối với yêu cầu nghỉ việc, ghi ngày bạn muốn nghỉ việc, và đối với thông báo nghỉ việc, ghi ngày đã thống nhất với sếp của bạn.

❖ Phần kết luận (文末の表現)

Bạn có thể thông báo "Tôi sẽ nghỉ việc" vì thông báo nghỉ hưu là một báo cáo sau khi việc nghỉ hưu được chấp thuận.

❖ Ngày thông báo (届出年月日)

Ghi ngày bạn thực sự nộp đơn

❖ Cơ quan và họ tên

Viết bên dưới dòng. Đơn vị trực thuộc là tên bộ phận chính thức, tên ghi rõ họ tên, đóng dấu giáp lai.

❖ Địa chỉ

Địa chỉ với giám đốc điều hành của tổ chức. Viết tên vai trò và họ tên phía trên tên của bạn.

Đối với văn bản ngang

Phần mô tả cũng giống như cách viết dọc. Tuy nhiên, hãy viết "ngày thông báo", "địa chỉ", và "chi nhánh và tên" trước văn bản và kết thúc câu bằng "hoặc nhiều hơn".

4. Cách gấp đơn xin thôi việc và cho vào bì thư

Khác hoàn toàn với Việt Nam, thủ tục thôi việc và trình bày thư, gấp thư thôi việc cũng cần đảm bảo các quy chuẩn, lễ nghĩa.

Cách gấp đơn: Chia tờ đơn thành 3 phần đều nhau sao cho tiêu đề nằm phía bên tay phải. Bạn gấp 1 phần 3 từ dưới lên, gấp phần còn lại từ trên xuống.

Cách bỏ thư vào phong bì: Bỏ thư vào phong bì sao cho hướng phần đầu của lá đơn xin nghỉ việc sát gần phía mặt sau phong bì. Điều này giúp cho người mở thư xin nghỉ việc của bạn không cầm ngược bức thư.

Lưu ý:

- Phía bên ngoài phong bì chỉ viết tên thư xin thôi việc ở mặt chính.

- Mặt sau của phong bì, bạn viết phòng ban, bộ phận và tên đầy đủ ở phía dưới, góc bên phải.

- Bạn có thể dấu niêm phong ở chính giữa vị trí "〆" nắp gấp phong bì.

Trên đây là hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Nhật. Mong rằng qua bài viết này, bạn sẽ nắm được quy trình và cách viết đơn xin thôi việc bằng tiếng Nhật dễ dàng nhất!