Hướng Dẫn Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

Bố cục khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Greeting (Chào hỏi)

Bắt đầu với phần “mở màn” chào hỏi, ta có thể sử dụng mẫu câu trang trọng và lịch sự sau đây:

Dear + title (danh xưng) + surname (họ)

Ví dụ: Dear Mr| Ms| Mrs Parker.

Bạn có bao giờ thắc mắc liệu nên dùng Ms hay Mrs không? Ta thường dùng Ms đối với phụ nữ độc thân, và Mrs đối với phụ nữ đã có gia đình nhé

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam.

2. Opening comment (Lời mở đầu)

Phần Opening comment thường là những câu hỏi thăm về tình hình sức khoẻ hoặc tình hình hiện tại của người nhận. Trong trường hợp người nhận là người bạn ít hoặc không quen biết nhiều, bạn có thể sử dụng những mẫu câu đơn giản để hỏi thăm nhưng không có mục đích hồi đáp như:

• How are you?
• How are things?

Hoặc là những câu chúc đơn giản và thịnh hành với cấu trúc ‘I hope’:

• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe);
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ).
• I hope this email finds you well (Hy vọng email này đến tay bạn lúc bạn đang vui vẻ, mạnh khỏe)

Nếu người nhận email là người quen hoặc bạn và người đó đã có liên lạc với nhau trước đó, bạn có thể bắt đầu bằng những lời hỏi thăm về những công việc mà người đó đã làm trong thời gian vừa qua, hoặc những lời chúc cho những dự án sắp tới của họ. Hoặc đơn giản là trả lời cho câu hỏi mà người đó đã hỏi bạn trong email lần trước.

3. Introduction (Giới thiệu)

Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email này, do đó tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu email theo nhiều cách khác nhau. Để vào thẳng mục đích của email, các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ đơn giản sau đây:

• I am writing to + verb… (tôi viết email này để …)

Chúng ta không nên sử dụng từ viết tắt như I’m trong một văn phong trang trọng và lịch sự, thay vì đó ta nên ghi rõ:

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh);
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng cho việc tung ra sản phẩm mới chưa).

Đối với các mối quan hệ xã giao, ta nên dùng câu hỏi/câu nói gián tiếp và dùng câu hỏi/câu nói trực tiếp cho các mối quan hệ thân mật hơn. Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như

• I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize.

Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong tình huống không cần quá trang trọng, các bạn có thể dùng đơn giản như “I just want to…”

4. Mainpoint (Nội dung chính)

Đến đây, bạn đã có thể trình bày rõ ràng hơn, nội dung chi tiết để giải bày cho lí do viết email phía trên. Bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề càng ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Nếu nội dung quá lan man, bạn sẽ khiến người đọc bối rối khi không thể nắm được ý chính bạn muốn nói đến là gì.

Ví dụ như bạn đang viết một bức email gửi cho thầy cô ở trường để xin vắng học trong hôm đó, sau khi trình bày lí do viết email, hãy nói rõ bạn xin nghỉ phép vào ngày nào, buổi học nào và lí do tại sao bạn vắng học vào ngày hôm đó. Nếu có thêm thông tin, bạn cũng chỉ cần đưa ra một lời cam kết ngắn gọn bạn sẽ hỏi lại bài đầy đủ trước khi đến lớp vào hôm sau.

Tất nhiên, một bức email cũng giống như một câu chuyện bạn kể nhằm thuyết phục người nhận tiếp nhận được thông tin, vấn đề và hồi đáp trao đổi nếu cần. Khác biệt một chỗ là câu chuyện trong email chỉ yêu cầu những thông tin chính, đầu mục chính để người nhận dễ dàng theo dõi. Hãy vận dụng vốn câu từ tiếng Anh của chính bạn để sáng tạo theo văn phong riêng của mình nhé.

Lưu ý nếu như bạn có sử dụng lại những cụm từ dùng trong văn phong trang trọng như DOL đã gợi ý bên trên, bạn cũng nên hạn chế và đọc lại một lần nữa trước khi gửi để đảm bảo câu từ mượt mà và tự nhiên nhất có thể nhé.

5. Concluding sentence (Lời kết)

Đừng quên chào lại một lần nữa ở cuối thư. Tất nhiên, cách chào lúc này sẽ khác với phần mở đầu thư vì bạn cần kết lại nội dung của cả thư hoặc “nhắc nhở” người nhận phản hồi lại thư của mình. Bạn có thể chọn một số cách sau đây để kết thúc 1 email bằng tiếng Anh:

• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin);
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé);
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn);
• Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).

Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…” Trong trường hợp văn phong thư cần trang trọng hơn nữa, bạn còn có thêm những lựa chọn sau đây:

• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi);
• I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. (Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ);
• Please reply once you have the chance to… (Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…);
• We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon. (Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm).

6. Sign off (Ký tên)

Để kết thúc email, ta sẽ cần chú ý tới 2 phần nhỏ, đó là những dòng chữ đi kèm và phần họ tên (chữ kí) của người gửi thư như sau:

Trường hợp không cần quá trang trọng

• All the best;
• Best wishes;
• Regards;
• Take care;
• Bye.

Trường hợp trang trọng

• Best regards;
• Warm regards;
• Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng => Yours sincerely;
• Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully.

Ví dụ:

Yours sincerely;

Nguyen Van An.