Hướng Dẫn Cách Viết Email Chuyên Nghiệp Hiệu Quả Khi Tuyển Dụng

Trong xã hội ngày nay, việc có email và giao tiếp bằng email trở nên phổ biến. Tuy nhiên các trường học lại không dạy bạn cách viết email thế nào cho hiệu quả, thể hiện tính chuyên nghiệp. Hàng ngày mình vẫn hay nhận được những email mà “nhìn đã không muốn đọc”. Vậy những email đó có vấn đề gì? Làm thế nào để viết email đúng chuẩn, chuyên nghiệp, hiệu quả? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu chủ đề này nhé!

Bố cục chính của 1 email

Email – hay thư điện tử – thì nó đều phải đảm bảo cấu trúc của 1 bức thư, đó là:

• Người gửi
• Người nhận
• Tiêu đề thư
• Nội dung thư
• Kết thư
• Các tài liệu kèm theo

Chúng ta hãy xem chi tiết những điều cần chú ý trong từng phần nào:

1. Người gửi – From

Bao gồm tên email người gửi, tên đại diện của người gửi.

Khi gửi email, đặc biệt là những email liên quan tới công việc, liên quan tới tuyển dụng, tìm việc làm thì người ta rất chú ý tới sự nghiêm túc trong việc thể hiện tên người gửi. Cụ thể:

• Không dùng tên dưới dạng nick name, ví dụ như cuncon123@gmail.com mà phải thể hiện dưới dạng tên cá nhân như anhnguyenvan@gmail.com
• Phần tên đại diện của người gửi cũng cần chú ý: Tên viết rõ ràng và Có viết hoa chữ cái đầu. Điều này thể hiện bạn biết tôn trọng chính mình.

Tên người gửi được thiết lập tại mục Edit info trong phần Settings của Gmail (với các email khác các bạn có thể tìm tương tự, thường trong phần Quản lý tài khoản cá nhân)

2. Người nhận – To, CC, BCC

Bao gồm tên email người nhận, tên riêng người nhận, những người nhận có liên quan. Người nhận có 3 cấp:

• To: Người nhận trực tiếp
• CC (carbon copy = bản sao): Người có liên quan, có tham gia tới nội dung email. Người nhận trực tiếp sẽ biết email có gửi cho người được CC
• BCC (blind carbon copy = bản sao tạm): Người theo dõi công việc mà chỉ người gửi biết, người nhận không biết (cả TO và CC đều không biết có BCC)

Tùy từng cá nhân có liên quan tới cấp độ nào mà chúng ta gửi cho đúng người ở cấp độ đó, tránh đặt sai vị trí.

3. Tiêu đề thư

Tiêu đề thư chính là phần Subject. Tiêu đề thư phản ánh nội dung tổng quát của cả email, giúp người nhận nắm bắt được email gửi đến với mục đích gì, có quan trọng hay không.

Rất nhiều người không chú ý phần này, dẫn tới việc email không được người nhận chú ý, thậm chí “không muốn mở” bởi một số nguyên nhân sau:

• Không có tiêu đề. Đây là lỗi rất nghiêm trọng. Việc không có tiêu đề khiến email của bạn giống “thư rác”, không rõ gửi đến vì việc gì, mất thời gian đọc mới hiểu. Việc này khiến người nhận không muốn mở ra đọc, vì tốn thời gian đọc email mới biết email nói tới việc gì.
• Tiêu đề không có ý nghĩa hoặc quá dài. Khi gặp những tiêu đề dạng này, phản ứng thường gặp là không muốn đọc tiếp, bởi người gửi đã không xác định rõ, không chỉ ra được trọng tâm nội dung email cần gửi thì nội dung bên trong cũng chắc chắn không rõ ràng.
• Lạm dụng các từ ngữ, cách viết gây chú ý. Việc này sẽ phản tác dụng khi trong tiêu đề có quá nhiều thứ gây chú ý, khiến người nhận không đánh giá được đâu mới thực sự là nội dung cần quan tâm, hay nội dung email có thật sự quan trọng như vậy không, khi mà nó gửi tới từ 1 người lạ. Điều này gây ra phản ứng là không muốn đọc, bởi mục đích của email đã bị làm quá lên bởi tiêu đề, gây tâm lý tiêu cực.

Tiêu đề cần được thể hiện theo nguyên tắc:

• Rõ ràng, ngắn gọn, đúng trọng tâm
• Tạo điểm nhấn vừa đủ, cụ thể: viết hoa một số từ nào đó đặc biệt quan trọng (nếu có) hoặc đặt các từ khóa đó trong dấu ngoặc vuông, nhưng lưu ý chỉ một số từ khóa chính chứ không phải toàn bộ tất cả tiêu đề.

4. Nội dung

Nội dung sẽ được quan tâm khi các tiêu chí 1-2-3 đã đảm bảo. Khi đó yêu cầu về nội dung bao gồm:

• Phản ánh đúng thông tin theo tiêu đề đã nêu, tức là nội dung phải thống nhất với tiêu đề.
• Trình bày nội dung phải rõ ràng, mạch lạc, giúp người đọc dễ theo dõi, dễ hiểu hết các ý muốn trình bày. Khi trình bày cần có thưa gửi, chào hỏi rõ ràng. Giới thiệu vắn tắt thông tin người gửi nếu lần đầu tiên gửi thư, giúp người nhận có thông tin cơ bản về người gửi email cho mình.
• Tránh các lỗi chính tả khi đánh máy.
• Nội dung càng ngắn gọn càng tốt, nhưng phải đủ ý. Không dài dòng, lan man.

Các bạn có thể đánh số thứ tự cho các ý chính để giúp người đọc dễ theo dõi thứ tự các ý. Khi nào nói hết ý, chuyển ý sẽ dễ nhận biết hơn.

5. Kết thư

Phần kết thư cũng rất quan trọng. Nội dung này bao gồm:

• Thể hiện sự tôn trọng người nhận đã đọc hết nội dung của email. Các câu kết thường dùng: kính thư, trân trọng, cảm ơn… và sử dụng tùy theo nội dung email, theo vai vế giữa người nhận- người gửi, theo mức độ thân thiết giữa 2 bên để sử dụng cho phù hợp.
• Chữ ký cá nhân. Dùng để người nhận có thêm thông tin về người gửi. Thường các thông tin này không cần trình bày quá kỹ trong nội dung, nhưng nên có ở cuối thư. Việc này giúp người nhận biết rõ hơn người gửi, có thêm các kênh liên lạc khác ngoài email như điện thoại, địa chỉ nơi làm việc, hoặc các cách xưng hô cho đúng khi trả lời thư (dựa vào giới tính, độ tuổi, vị trí công tác của người gửi).

Thường các email có chữ ký được trình bày cẩn thận và đầy đủ thông tin, có tính thẩm mỹ trong trình bày sẽ được đề cao hơn.

6. Tài liệu kèm theo

Với những email có bao gồm tài liệu đính kèm, đặc biệt với email tuyển dụng, tìm việc rất hay gặp là đính kèm CV. Khi đính kèm cần chú ý:

• Có nhắc tới việc có tài liệu đính kèm bên trong nội dung. Có mô tả rõ tài liệu gồm những file nào, nhằm mục đích gì. Cần lưu ý gì khi mở/tải các tài liệu đó.
• Kiểm tra lại chắc chắn có file đính kèm trước khi bấm nút gửi. Bởi một khi đã gửi email đi rồi thì người nhận gần như nhận được ngay lập tức. Khi đó rất khó để sửa lại lỗi thiếu file đính kèm.

Việc quên đính kèm tài liệu có thể khiến người nhận đánh giá bạn thiếu tính cẩn thận, vội vàng. Vậy nên dừng lại 1 phút để kiểm tra toàn bộ email trước khi bấm gửi cũng là một điều rất đáng làm.

Hy vọng với những thông tin trên, các bạn có thể biết cách viết email, sử dụng email đúng mục đích và tạo hiệu quả. Việc sử dụng email cũng thể hiện văn hóa của cá nhân, văn hoá của công ty nơi bạn làm việc. Hãy thể hiện nét đẹp văn hóa qua hành động nhỏ như soạn 1 email bạn nhé.

Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết liên quan tới công việc hành chính – nhân sự như:

Tìm hiểu ý nghĩa của công tác tuyển dụng với công việc hành chính nhân sự

Hướng dẫn cách lưu trữ tài liệu và tổ chức thư mục hiệu quả

Hàm, công thức excel thông dụng trong kế toán tiền lương, nhân sự: Hàm Vlookup

Kỹ năng cần thiết dành cho dân hành chính nhân sự