Hướng Dẫn Cách Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp - Aland English

Email đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay.

Đây không chỉ là phương tiện kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng.

Nhưng thực tế không phải ai cũng biết cách sử dụng email một cách chuyên nghiệp. Bởi lẽ đó, trong bài viết này, Aland xin chia sẻ cho tất cả các bạn chi tiết các bước để trở thanh cao thủ sử dụng email.

Nhưng trước khi bắt đầu vào phần chính, hãy cùng Aland tìm hiểu các phần căn bản của một email thông thường trước nha.

>> Quà tặng độc quyền bởi Ms Hoa Junior:

Tặng sách "Chiến thuật chinh phục điểm 8+ Tiếng Anh"

Lớp thuyết trình bằng tiếng Anh miễn phí cho con

Câu lạc bộ tiếng Anh hè tại cơ sở

1. Cấu trúc của một Email thông thường

Greeting (Chào hỏi) Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu) Introduction (Giới thiệu) Main point (Nội dung chính) Concluding sentence (Kết thúc email) Signing off

 

➢ Một Email thông tường sẽ bắt đầu với phần GREETING, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:

• Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ), Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận) Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận). Thank you for your email on April 1st. It was my pleasure meeting you at the conference last week.

 

Ví dụ: Dear Mrs.Price

• Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

• Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thong tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

• How are you?
• How are things?

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

• Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

• Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

• Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm thấy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

➢ Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

 

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
• I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)
• I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và  dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.                   https://mshoagiaotiep.com/

• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”

Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn

➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

•       We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
•       It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
•       After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)
•       I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

•    Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
•    As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
•    Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
•    As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
•    As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
•    As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

•    I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
•    I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
•    Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biêt về…)
•    I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
•    I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
•    Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
•    I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

➢ Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
• Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully,  (kính thư)
• Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

➢ Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng:

• Best regards,
• Warm regards,

2. Các bước để có một Email chuyên nghiệp

 

➢ Bước 1: Xác định xem bức thư có mang tính chất trang trọng hay không

Những bức thư mang tính chất trang trọng thường là nhằm mục đích tìm hiểu thông tin, xin việc, đăng kí học hay góp ý...

Thư mang tính chất cá nhân thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn ngữ nói và thoải mái, không trang trọng, thường dùng viết cho gia đình hoặc bạn bè.

➢ Bước 2: Xác định cấu trúc một bức thư

1. Chào đầu thư
2. Đoạn văn giới thiệu:  nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn
3. Nội dung: có thể là một haynhiều đoạn văn
4. Mẫu câu chuẩn bị kết thư: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, cóthể là yêu cầu phản hồi sớm hoặc đề nghị gặp mặt...
5. Chào kết thư
6. Tên/ Chữ kí

➢ Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

 

	Thư mang tính trang trọng	Thư thân mật
Chào đầu thư	Dear Mr/ Mrs + surname Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư)	Hello/ Hi + name Xin chào/ Chào + tên
	Dear Sir or Madam Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận)	Dear + name Gửi + tên
		Hi there! Chào đằng ấy!
Bắt đầu viết thư	Thank you for your letter/ email about... Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…	Thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!
	Many thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.	Thanks for writing to me. Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình
	I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologise for... Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…	I am writing to tell you about... Mình viết để kể với bạn về…
	I am writing with reference to your letter. Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.	Guess what? Bạn đoán được không?
	I would like to offer congratulations on... Let me congratulate you on... Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…	How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday? Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào?
		I’m sorry I haven’t written for a while... Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…
		It was great to hear from you again. Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn.
Chuẩn bị kết thư	I look forward to hear from you without delay. Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.	Hope to hear from you soon. Mong sớm nhận được thư của cậu.
	I look forward to meeting you. Tôi mong sớm được gặp ông/ bà	Looking forward to seeing you/ hearing from you. Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.
	I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.	I can’t wait to meet up soon. Mình không thể đợi đến khi chúng ta gặp nhau.
		Write back soon. (Nhớ viết lại sớm nhé.)
Chào kết thư	Yours faithfully Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”.	Best wishes. Dành cho bạn những lời chúc tốt đẹp nhất.
	Your sincerely Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.	Love. (Yêu bạn.)
	Regards/ Best regards/ Kind regards. Trân trọng.	All the best. (Mọi điều tốt nhất.)
		Xxx. (Hôn bạn)
		Xoxo. (Ôm và hôn bạn.)
		Keep in touch. (Giữ liên lạc nhé!)

 

Lưu ý: Nếu viết email, bạn cần phải đặt Tiêu đề (subject) cho email trước khi gửi đi. Tiêu đề email cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy email không quan trọng.

3. Những mẫu câu thông dụng trong 

➢ Trình bày lý do viết email

Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết email ở đoạn mở đầu. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:

• I am writing to you regarding…/ in connection with…

Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…

• Further to…/ With reference to…

Liên quan đến việc…

• I am writing to you on behalf of…

Tôi thay mặt…viết email này để…

• Might I take a moment of your time to…

Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác)

➢ Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

• I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

• Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…

• We are interested in…and we would like to…

Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…

• We carefully consider…and it is our intention to…

Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…

 

➢ Xin lỗi người nhận email                

Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:

• We regret / are sorry to inform you that…

Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…

• Please accept our sincere apologies for…

Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…

• We truly understand and apologize for…you are given due to…

Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…

• I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation.

Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.

➢ Đề cập đến tài liệu đính kèm

Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói:

• Please find attached…

Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.

• Attached you will find…

Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.

• I am sending you…as an attachment.

Tôi đã đính kèm…

• Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)

➢ Kết thúc email

Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

• I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

• Please reply once you have the chance to…

Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

• We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

>>> Nếu muốn mở rộng khả năng giao tiếp cũng như viết lách của mình, bạn có thể tham khảo thêm chủ đề Giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh gây ấn tượng với người đối diện nữa nhé.

Lời kết:

Hy vọng với những chia sẻ trên của Aland, sẽ giúp các bạn có một định hướng rõ ràng cho email của mình. Cùng cách viết Email tiếng anh chuyên nghiệp nhất, giúp tăng hiệu quả trong công việc của mình.

Chúc các bạn thành công!

Đừng quên xem thêm: Hướng dẫn tự giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh