Hướng Dẫn Cách Xuống Dòng Trong Excel Hiệu Quả, Nhanh Chóng Nhất

Sử dụng Excel có rất nhiều thủ thuật khác nhau mà người dùng cần phải nắm rõ. Xuống dòng trong Excel khá đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Chúng ta có nhiều cách xuống dòng khác nhau, tùy vào từng tình huống mà người dùng chọn phương pháp nhanh chóng, tiện lợi nhất. Dưới đây, HP Connect sẽ hướng dẫn người dùng 4 cách viết xuống dòng trong Excel vô cùng đơn giản.

Nội Dung Chính

• 1 Hướng dẫn cách xuống dòng với Excel
  • 1.1 Xuống dòng bằng cách sử dụng phím Alt và Enter
  • 1.2 Ngắt dòng trong Excel với Wrap Text
    • 1.2.1 1. Cách 1: Thực hiện theo phương pháp truyền thống
    • 1.2.2 2. Cách 2: Thực hiện theo phương pháp nâng cao
  • 1.3 Xuống dòng bằng Wrap Text trên Google Spreadsheets
  • 1.4 Cách xuống dòng trong Excel bằng Find & Replace
• 2 Một số lỗi khi xuống dòng trong Excel

Hướng dẫn cách xuống dòng với Excel

Khi bạn dùng Excel, bạ sẽ phải thường xuyên nhập dữ liệu, nhất là các dữ liệu quá dài nó sẽ gây tràn ô. Để giải quyết điều đó, người dùng phải biết cách xuống dòng chính xác. Để làm tốt điều đó, chúng ta có 4 cách khác nhau. Thế nhưng, mỗi người sẽ có một thói quen, một nhu cầu khác nhau. Bạn hãy tham khảo 4 phương pháp được nhắc đến dưới đây để chọn cho mình phương án tối ưu nhất.

Xuống dòng bằng cách sử dụng phím Alt và Enter

Bình thường khi sử dụng Word soạn thảo văn bản, muốn xuống dòng chúng ta chỉ cần nhấn phím Enter. Tuy nhiên, đối với việc xuống dòng trong Excel, chỉ phím Enter thôi sẽ không thể hoàn thành lệnh. Bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ tự động nhảy xuống ô dữ liệu phía dưới.

Trường hợp trong một ô dữ liệu bạn nhập thông tin dài, ô đó sẽ không hiển thị hết nếu bạn không xuống dòng. Để tránh tình trạng dữ liệu bị tràn từ ô tính này sang ô tính khác, chúng ta phải xuống dòng, ngắt dữ liệu đó thành đoạn ngắn. Điều đó đảm bảo cho trang tính của bạn có tính thẩm mỹ, chuyên nghiệp và dễ quản lý hơn.

Cách xuống dòng trong Excel đầu tiên mà HP Connect muốn hướng dẫn các bạn chính là sử dụng phím tắt Alt + Enter. Đây là thao tác đơn giản, dễ làm, được nhiều người dùng áp dụng nhất. 

Theo đó, bạn vừa soạn thảo dữ liệu, đến đoạn nào cần ngắt xuống dòng bạn nhấn tổ hợp hai phím Alt và Enter cùng một lúc. Trường hợp bạn đã viết xong các ký tự và đã bị tràn ô tính, bạn để con chuột vào vị trí cần xuống dòng rồi nhấn phím tương tự. Đối với máy tính chạy nền tảng Windows, các bạn nhấn Alt + Enter, với macOS thì nhấn Command + Enter.

Ngắt dòng trong Excel với Wrap Text

Wrap Text trong Excel là một tính năng ngắt dòng, cho phép chúng ta nhìn thấy toàn bộ nội dung trong một ô tính. Với tính năng này, dữ liệu bạn nhập sẽ không bị tràn sang ô bên cạnh (Nếu ô đó còn trống) hoặc bị ẩn bớt đi (Nếu ô bên phải đã có dữ liệu). Việc nội dung bị tràn, bị ẩn gây ra sự khó chịu cho người đọc, mất đi tính thẩm mỹ. Nó cũng thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu đầu tư của người tạo ra bảng Excel đó.

1. Cách 1: Thực hiện theo phương pháp truyền thống

Để sử dụng tính năng Wrap Text, chúng ta cần nhập đầy đủ dữ liệu vào ô tính dự định sẵn. Sau đó, bạn chọn ô mà mình vừa mới nhập dữ liệu, cần phải ngắt dòng. Tiếp đó, nhấn vào Alignment ở thanh Home để chọn Wrap Text.

Lúc đó, nội dung trong ô sẽ tự động xuống dòng sao cho vừa vặn và đẹp mắt nhất trong chính ô dữ liệu bạn đã chọn. Bạn có thể điều chỉnh kích thước của ô để nội dung hiển thị với bố cục đẹp mắt hơn. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể chọn tính năng Wrap Text này cho ô tính trước khi nhập nội dung. Cách xuống dòng trong ô Excel này thích hợp với các phiên bản Excel từ 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 đến 2020.

2. Cách 2: Thực hiện theo phương pháp nâng cao

Mặc dù gọi là phương pháp nâng cao để xuống dòng Excel với tính năng Wrap Text, thế nhưng nó rất dễ thực hiện. Chúng ta sẽ chỉ mất vài giây để thực hiện tất cả các thao tác đó. Quả thực, cách làm này mang đến trải nghiệm tốt hơn cho người dùng.

Đầu tiên, chúng ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở mục Format Cells. Hoặc cũng có thể vào thanh Format rồi chọn Format Cell.

Ở đây, chúng ta sẽ thấy mục Alignment tại bảng Format Cell, người dùng nhấn vào ô lệnh Wrap Text. Để kết thúc chỉ việc nhấn OK.

Phương pháp này cho phép nội dung xuống dòng một cách tự động, đều đặn, đẹp mắt mà không cần người dùng phải chỉnh sửa thu công. Điều đó sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức.

>>> Có thể bạn quan tâm:

• Tổng hợp các hàm trong Excel cơ bản – Hàm Excel đầy đủ chi tiết
• Hàm Vlookup là gì? Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel
• Cách in 2 mặt trong Word, Excel và PDF đơn giản nhất cần biết

Xuống dòng bằng Wrap Text trên Google Spreadsheets

Ngoài việc sử dụng phần mềm Excel, chúng ta còn hay dùng Google Spreadsheets để làm bảng tính. Ưu điểm của công cụ này đó là có thể chỉnh sửa trực tuyến, lưu tự động và có thể chia sẻ với nhiều người cùng lúc. Cũng tương tự như Excel, dữ liệu trong một ô tính tại đây cũng phải ngắt dòng nếu quá dài.

Hướng dẫn cách xuống dòng trong Google Spreadsheets cũng khá giống với trên Excel. Trước hết chúng ta phải nhập nội dung vào ô tính mình muốn trình bày. Tiếp đó, bạn chọn chính ô mà mình đã nhập nội dung. Chọn trên thanh công cụ mục Định dạng, chọn tiếp Xuống dòng tự động, đến Xuống dòng.

Ngay sau đó, ô sẽ tự ngắt dòng sao cho vừa với kích thước của ô để chúng ta có thể nhìn thấy hết tất cả nội dung. Muốn bố cục đẹp hơn, chúng ta điều chỉnh bằng cách thay đổi độ rộng của ô. Chỉ với vài thao tác ngắn gọn, đơn giản chúng ta đã xuống dòng cho dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác và có tính thẩm mỹ nhất.

Cách xuống dòng trong Excel bằng Find & Replace

Ưu điểm của cách xuống dòng trong 1 ô Excel này đó là cho phép người dùng tự động xuống dòng với hàng loạt thủ tục nhanh chóng. Tuy nhiên, hạn chế của nó là chúng ta phải thiết lập ra công thức tìm kiếm và công thức thay thế. Việc làm đó khá phức tạp đối với những người chưa thực sự thành thạo về máy tính.

Trước tiên, chúng ta tiến hành nhập nội dung vào ô tính mong muốn. Bạn chọn chuột vào trong chính ô chứa nội dung cần thực hiện xuống dòng. Tiếp tục nhập biểu tượng Find & Select từ trên thanh công cụ. Ở đây, bạn chọn Replace, chọn đến Trong bảng Find and Replace. Để thực hiện tiếp, bạn gõ điều kiện xuống dòng vào Find what và tổ hợp Ctrl + J vào Replace with, cuối cùng là nhấn Replace All.

Video hướng dẫn chi tiết cách xuống dòng trong Excel – HP Connect

Một số lỗi khi xuống dòng trong Excel

Trong quá trình người dùng áp dụng thủ thuật xuống dòng cho Excel có thể sẽ gặp một số lỗi nhỏ. Các bạn đừng quá lo lắng, bởi vì chúng ta hoàn toàn có thể xử lý vô cùng đơn giản.

• Lỗi không tác được cách thành phần trong văn bản khi dùng Wrap Text: Chúng ta xử lý bằng cách dùng lại lệnh Alt + Enter.
• Lỗi không tự điều chỉnh chiều cao hàng: Đây là sự cố thường gặp, làm cho người dùng cảm thấy khó chịu vì mất đi tính thẩm mỹ. Nguyên nhân là do người dùng chưa cài đặt chế độ tự điều chỉnh độ cao hàng qua AutoFit Row Height. Người dùng tìm đến Format ở thanh công cụ, sau đó chọn AutoFit Row Height.

Trên đây, chuyên gia công nghệ HP Connect đã hướng dẫn các bạn 4 cách tự xuống dòng trong Excel cực kỳ đơn giản. Với thủ thuật này, chúng ta có thể tạo ra một bản Excel với hình thức đẹp mắt, nội dung đầy đủ, dễ quản lý và mang tính chuyên nghiệp cao. Tùy vào thói quen cũng như sự thuận tiện, bạn hãy chọn cho mình một phương pháp xử lý thích hợp nhất. Hy vọng, bài viết này mang đến thông tin giá trị, hữu ích cho người dùng.