Hướng Dẫn Cài đặt Mail Công Ty Trên IPhone, IPad IOS 9.x - BKNS.VN

Trong kỷ nguyên công việc linh hoạt hiện nay, việc phải “kè kè” bên chiếc máy tính xách tay chỉ để chờ một email quan trọng là điều vô cùng bất tiện. Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống bỏ lỡ yêu cầu gấp từ sếp hay hợp đồng từ khách hàng chỉ vì đang di chuyển bên ngoài và không thể check mail công ty?

Nếu câu trả lời là “Có”, thì chiếc iPhone hay iPad trên tay bạn chính là giải pháp hoàn hảo nhất.

Tuy nhiên, khác với Gmail hay Yahoo cá nhân, cài đặt mail công ty (email tên miền riêng) lên điện thoại thường phức tạp hơn vì liên quan đến các thông số máy chủ (server) và bảo mật. Nhiều người dùng thường bỏ cuộc giữa chừng vì gặp các thông báo lỗi khó hiểu như “Không thể xác minh danh tính máy chủ” hay sai cổng kết nối.

Tóm Tắt Bài Viết

• Hướng dẫn cài đặt mail công ty trên Iphone/Ipad
• Chuẩn bị trước khi cài đặt Mail
• Nên chọn giao thức IMAP hay POP3?
• POP3 (Post Office Protocol version 3)
• IMAP (Internet Message Access Protocol)

Hướng dẫn cài đặt mail công ty trên Iphone/Ipad

Bước 1: Mở phần Settings tại giao diện chính

Bước 2: Truy cập vào mục Mail, Danh bạ, Lịch trong Settings

Bước 3: Trong mục Mail, Danh bạ, Lịch bấm vào mục Thêm Tài Khoản

Bước 4: Tại mục Thêm tài khoản bấm chọn Khác

Bước 5: Bấm chọn Thêm Tài khoản Mail để bắt đầu khai báo thông tin thiết lập tài khoản mail.

Hình 5.

Bước 6: Nhập thông tin cần thiết.

• Nhập tên (tùy ý)
• Nhập địa chỉ mail.
• Nhập password của mail
• Phần mô tả cũng là tên hộp mail trong trình quản lý mail của iOS.
• Nhập hoàn tất thông tin, bấm Tiếp theo

Bước 7. Khai báo thông tin thiết lập.

1. Chọn giao thức mail IMAP hoặc POP (bài hướng dẫn chọn giao thức IMAP). Tìm hiển thêm về giao thức mail ở cuối bài.
2. Khai báo đầy đủ thông tin. (Tên máy chủ hộp thư đến và Tên máy chủ hộp thư đi: tùy theo mỗi server mail mà thiết lập này khác nhau)
3. Bấm Tiếp theo.

Bước 8. Thiết lập xác minh

Bây giờ bạn có thể dùng phần mềm Mail có sẵn trên iOS để xử lý mail.

Chuẩn bị trước khi cài đặt Mail

Khoan hãy mở điện thoại lên vội! Phần lớn các trường hợp cài đặt thất bại là do người dùng nhập sai thông số máy chủ hoặc chọn sai giao thức ngay từ đầu.

Để quá trình cài đặt diễn ra “một phát ăn ngay” chỉ trong 5 phút, bạn hãy dành một chút thời gian chuẩn bị sẵn các thông tin sau. Nếu chưa có, hãy liên hệ ngay với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting của công ty bạn để xin lại.

Danh sách thông tin bắt buộc:

• Địa chỉ Email đầy đủ: (Ví dụ: [email protected]).
• Mật khẩu (Password): Lưu ý phân biệt chữ hoa, chữ thường và ký tự đặc biệt.
• Thông tin Máy chủ (Server): Đây là phần quan trọng nhất.
  • Máy chủ thư đến (Incoming Mail Server): Thường có dạng mail.tencongty.com hoặc imap.tencongty.com.
  • Máy chủ thư đi (Outgoing Mail Server – SMTP): Thường giống với máy chủ thư đến (ví dụ: mail.tencongty.com).
• Cổng (Port) và loại mã hóa (SSL/TLS): (Ví dụ: Port 993 cho IMAP SSL, Port 465 cho SMTP SSL).

Mẹo nhỏ: Nếu bạn không thể liên hệ IT ngay lúc này, hãy thử công thức chung là mail.tenmiencongty.com. Khoảng 80% các hệ thống email doanh nghiệp tại Việt Nam đều sử dụng cấu trúc mặc định này.

Nên chọn giao thức IMAP hay POP3?

Khi bắt đầu cài đặt, iPhone sẽ hỏi bạn muốn chọn lại tài khoản là IMAP hay POP. Đây là câu hỏi khiến nhiều người “đứng hình”. Dưới đây là cách hiểu đơn giản nhất để bạn chọn đúng:

POP3 (Post Office Protocol version 3)

• Kết nối đến server.
• Nhận toàn bộ mail.
• Lưu cục bộ như mail mới.
• Xóa mail trong server.
• Ngắt kết nối.
• Bạn muốn truy cập mail chỉ từ một thiết bị.
• Bạn cần truy cập email thường xuyên dù có kết nối Internet hay không.
• Không gian lưu trữ trên server hạn chế.

Hành vi mặc định của POP3 là xóa mail khỏi server. Tuy nhiên, hầu hết chương trình khách chạy POP3 cũng cung cấp một tùy chọn cho phép để lại một bản sao mail tải về trên server.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

• Kết nối đến server.
• Lấy nội dung được yêu cầu từ người dùng và lưu đệm cục bộ, chẳng hạn như danh sách mail mới, tổng kết tin nhắn hay nội dung của những email được chọn lựa kỹ càng.
• Xử lý các biên tập từ người dùng, ví dụ như đánh dấu email là mail để đọc hay xóa…
• Ngắt kết nối.
• Bạn muốn truy cập email từ nhiều thiết bị khác nhau.
• Bạn có một kết nối Internet thường xuyên và tin cậy.
• Bạn muốn xem nhanh các email mới hoặc những email trên server.
• Không gian lưu trữ cục bộ hạn chế.
• Bạn lo lắng về vấn đề dự phòng dữ liệu.

Như ta thấy, thủ tục làm việc của IMAP phức tạp hơn một chút so với POP. Về cơ bản, cấu trúc thư mục và email được lưu trên server và chỉ có bản sao được lưu cục bộ, tức chúng được lưu tạm. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể lưu lại cố định mail.

IMAP là giao thức hiện đại hơn, mang lại tính linh hoạt. Và email người dùng cũng tự động được lưu dự phòng trên server trong khi không gian lưu trữ khả dụng của server thường không còn là vấn đề hiện nay và bạn vẫn có thể lưu cục bộ những email quan trọng.

Chúc bạn thành công.

>> Tìm hiểu thêm:

• [Hướng dẫn] Trỏ DNS cho gói CloudEmail tại BKNS