Hướng Dẫn Cài đặt & Sử Dụng Phần Mềm Chữ Ký Số VNPT

Giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch nhanh chóng và an toàn, chữ ký số VNPT ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng và tin dùng. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ cách cài đặt chữ ký số VNPT và cách sử dụng phần mềm chữ ký số VNPT này một cách chính xác để ký điện tử việc khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, nộp thuế điện tử… Vì thế bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn một cách chi tiết cài đặt và cách sử dụng chữ ký số VNPT. Cùng theo dõi nhé!

Hướng dẫn cài đặt phần mềm chữ ký số VNPT

Chuẩn bị trước khi cài đặt chữ ký số VNPT

Để thực hiện cài đặt phần mềm chữ ký số VNPT, doanh nghiệp phải hoàn thành các thủ tục đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số VNPT. Những loại giấy tờ mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị bao gồm:

• Giấy chứng minh nhân dân/căn cước công dân (bản sao có công chứng) của người đại diện doanh nghiệp.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao có công chứng( của doanh nghiệp
• Giấy chứng nhận mã số doanh nghiệp (bản sao có công chứng)
• Nếu người đi làm thủ tục đăng ký dịch vụ chữ ký số VNPT không phải là chủ doanh nghiệp thì phải có giấy ủy quyền. 

Các bước cài chữ ký số VNPT

Bước 1: Cài đặt thiết bị 

• Cắm VNPT – CA Token vào cổng USB của máy tính. 
• Ấn đúp vào biểu tượng VNPT – CA trên màn hình để tiến hành cài cài đặt. 
• Lựa chọn ngôn ngữ Tiếng Việt để dễ dàng thực hiện và làm theo hướng dẫn để cài đặt ứng dụng.
• Sau khi tất các theo tác cài đặt, bạn click chọn “Hoàn tất” để hoàn thành quá trình cài đặt.

Nếu chương trình cài đặt không tự động chạy bạn hãy truy cập vào ổ USB có tên “VNPT – CA Ace” để chạy tệp “setuptokenv8.exe”. Sau đó click tiếp tục và làm theo hướng dẫn để cài đặt phần mềm – Token Manager.

Lưu ý: Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được đội ngũ kỹ thuật hướng dẫn cài đặt, kích hoạt và sử dụng nhé! Liên hệ với chúng tôi qua: 0919 688 559 (Zalo) hoặc email: nguyentuan.kthn@gmail.com để được hỗ trợ ngay!

Bước 2: Tiến hành đổi mật khẩu cho lần đầu sử dụng

Sau khi cài đặt chữ ký số VNPT xong, phần mềm VNPT – CA sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu đổi mật khẩu “Mã PIN” để bảo vệ thiết bị. Mật khẩu mặc định ban đầu của thiết bị mã thông báo USB là 12345678.

Lưu ý sau khi cài đặt

Sau khi cài đặt và hoàn thiện phần mềm chữ ký số VNPT, để quá trình sử dụng thuận tiện và hiệu quả, người dùng cần lưu ý những vấn đề sau:

• Người dùng nên đổi mật khẩu mới để dễ nhớ và mức độ bảo mật cao. Mật khẩu nên dài 8 ký tự và kết hợp với các ký tự đặc biệt để tăng mức độ bảo mật.
• Nếu thiết bị có nhiều USB Token, thiết bị cần được đánh dấu bằng các ký tự riêng để dễ nhận biết và tránh nhầm lẫn USB trong quá trình sử dụng.

⏩⏩⏩Xem ngay: [Bảng giá] đăng ký chữ ký số VNPT chính hãng uy tín giá rẻ

Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số VNPT

Sử dụng đúng cách và nhận biết lỗi có thể xảy ra khi sử dụng phần mềm giúp bạn xử lý kịp thời, không làm mất thời gian hay gián đoạn công việc đang thực hiện. Những người mới sử dụng thường gặp nhiều sự cố không mong muốn khiến họ không thể giải thích được nguyên nhân. Vì vậy, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm chữ ký số VNPT một cách chi tiết ngay dưới đây. 

Chuẩn bị tài liệu chữ ký số 

Để sử dụng chữ ký số VNPT gửi các văn bản, tờ khai bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ cho chữ ký số. Với các nghiệp vụ thuế, hải quan, bảo hiểm hóa đơn điện tử,… bạn vào phần mềm hỗ trợ để kê khai, lập hóa đơn,… Sau đó ghi và lưu hồ sơ để chuẩn bị thực hiện sử dụng chữ ký điện tử.

Ký số và gửi tài liệu 

Hiện nay có rất nhiều cách ký số, bạn nên lựa chọn cách ký điện tử phù hợp để gửi văn bản đến cơ quan tiếp nhận. Cụ thể như sau: 

• Sử dụng CKS để ký ngoại tuyến: Hiện nay, nhiều cổng thông tin và doanh nghiệp chấp nhận sử dụng văn bản điện tử ký ngoại tuyến. Để thực hiện, bạn cần tải phần mềm ký số ngoại tuyến để sử dụng.
• Sử dụng CKS để ký trực tuyến trên Internet: Đây là hình thức ký số được sử dụng phổ biến và gửi văn bản nhanh chóng.
• Sử dụng CKS cho trình duyệt Chrome: Khi ký điện tử qua trình duyệt Chrome, bạn cần chọn phiên bản phù hợp có hỗ trợ Plugin.
• Sử dụng CKS cho trình duyệt Firefox: Nếu máy tính của bạn có cài đặt trình duyệt Firefox, bạn có thể sử dụng chữ ký số VNPT-CA để ký điện tử và gửi văn bản đến cơ quan tiếp nhận.

Nhận kết quả nộp hồ sơ giao dịch điện tử 

Sau khi hồ sơ được gửi đi và phần mềm thông báo hồ sơ đã được gửi thành công đến cơ quan tiếp nhận thì việc nộp hồ sơ đã hoàn tất. Tiếp đó, bạn sẽ nhanh chóng nhận được phản hồi từ cơ quan về tính hợp lệ của hồ sơ và được cơ quan này chấp nhận hồ sơ giao dịch điện tử. Nếu hồ sơ có sai sót, cơ quan sẽ thông báo để doanh nghiệp kịp thời chỉnh sửa và gửi lại.

Cách xem thông tin chứng thư số 

Để hiểu rõ cách sử dụng chữ ký số VNPT thì việc xem thông tin chứng thư số rất quan trọng. Nó giúp bạn kiểm tra thông tin liên quan đến doanh nghiệp và thời hạn của chữ ký số VNPT. Cách xem thông tin chứng thư số của phần mềm chữ ký số VNPT như sau: 

• Sau khi đã cài đặt chữ ký số VNPT vào máy tính
• Click vào biểu tượng VNPT-CA Token trên màn hình máy tính.
• Chọn “Chứng thư số” và nhập mã pin của USB Token để xem thông tin chứng thư số VNPT-CA của doanh nghiệp, đơn vị. 
• Khi bạn nhập đúng mã pin và chọn “Chấp nhận”, thông tin về tên Token và nhà cung cấp sẽ xuất hiện trên màn hình.

Cách kiểm tra thời hạn của chữ ký số VNPT 

Để đảm bảo phần mềm chữ ký số VNPT được đổi mới kịp thời mà không làm chậm trễ công việc, bạn nên tự mình kiểm tra ngày hết hạn của chữ ký số. Nếu bạn không biết cách kiểm tra thời hạn của chữ ký số VNPT thì có thể tham khảo các bước sau: 

• Bước 1: Cắm USB Token VNPT vào máy tính;
• Bước 2: Khởi động phần mềm VNPT – CA đã cài đặt trên máy tính;
• Bước 3: Khi cửa sổ hiện ra, bạn bấm vào mục chữ ký số VNPT;
• Bước 4: Nhập mã pin và chờ xuất hiện tên công ty, doanh nghiệp, tổ chức của bạn;
• Bước 5: Bấm vào tên công ty, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức của bạn và tiếp tục bấm vào chữ “xem”. Chờ cửa sổ mới hiện ra, bạn sẽ thấy thời hạn sử dụng Token VNPT của đơn vị, doanh nghiệp mình.

Cách xử lý khi phần mềm chữ ký số VNPT bị khóa 

Nếu trong quá trình sử dụng phần mềm chữ ký số đột nhiên bị khóa thì hãy bình tĩnh tìm ra nguyên nhân bằng cách liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp cấp dịch vụ chữ ký số VNPT để nhận được sự hỗ trợ. Các nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng phần mềm chữ ký số có thể kể đến như: 

• Quên mã pin
• Chữ ký không chính xác
• Không thể đọc tờ khai
• ….

Tùy theo từng nguyên nhân mà sẽ có những cách giải quyết riêng. Nếu gặp một trong các vấn đề trên thì hãy tham khảo các cách sau nhé!

Quên mã pin 

Sau khi nhận được USB VNPT chúng tôi khuyên bạn nên đổi mã pin để đảm bảo an toàn. Nếu bạn thường xuyên quên, hãy ghi lại mã pin của mình vào một cuốn sổ và giữ chúng an toàn. Tuy nhiên, nếu quên mã pin thì hãy liên hệ ngay đến đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số để được chăm sóc và hướng dẫn lấy mã pin mới. Các bước thực hiện lấy lại mã pin như sau:

• Bước 1: Cắm lại USB VNPT và đợi máy tính xác nhận.
• Bước 2: Mở ứng dụng VNPT.
• Bước 3: Chọn “Quên mã PIN”.
• Bước 4: Ở bước này xảy ra 2 trường hợp: Thông tin chưa được cập nhật và thông tin đã được cập nhật. Đối với mỗi trường hợp, các bước thực hiện sẽ khác nhau. Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn của bộ phận chăm sóc khách hàng. Bộ phận hỗ trợ phần mềm chữ ký số VNPT sẽ ghi lại thông tin và xác nhận chủ sở hữu của VNPT . Sau khi hoàn thành các bước, tổng đài sẽ gửi mã xác nhận về điện thoại của bạn.
• Bước 5: Khi nhận được mã xác nhận, bạn điền vào hộp thoại hiển thị trên màn hình theo yêu cầu. Vì thời gian xác nhận mã cực kỳ ngắn nên bạn cần thao tác nhanh chóng và chính xác.

Không tìm thấy chữ ký / chữ ký không chính xác 

Trong trường hợp này bạn nên kiểm tra lại kết nối của USB VNPT xem có bị lỏng hay không và điều chỉnh kịp thời. Nếu không phải lỗi từ USB, bạn kiểm tra xem phần mềm quản lý VNPT đã được tải và cài đặt chưa? Hay phần mềm VNPT Token đã mở chưa? Nếu bạn chưa tải xuống, bạn có thể tải phần mềm. Nếu bạn chưa mở phần mềm, bạn chỉ cần mở nó.

Không thể đọc tờ khai

Nếu trong quá trình giao dịch xảy ra lỗi không đọc được tờ khai nghĩa là bạn chưa cài đặt phần mềm để đọc file XML. Bạn nên tìm và tải xuống phần mềm này và cài đặt nó trên máy tính của bạn.

Như vậy, vnpt-chukyso.com vừa hướng dẫn bạn cách cài đặt chữ ký số VNPT và sử dụng phần mềm chữ ký số VNPT nhanh, an toàn. Để tìm hiểu thêm về dịch vụ chữ ký số VNPT và cần giải đáp thắc mắc trong quá trình sử dụng thì hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số điện thoại 0919 688 559 (Zalo) hoặc thông tin liên hệ dưới đây để được tư vấn miễn phí nhé!

• Email: nguyentuan.kthn@gmail.com
• Trung tâm kinh doanh VNPT khu vực I: Tòa nhà CT4A1 Tây nam Linh Đàm, Hoàng Mai, Hà Nội
• Chi nhánh Bắc Ninh: 31 Lê Văn Thịnh, P Suối Hoa, TP Bắc Ninh
• Chi Nhánh Hải Phòng: 102 Quán Nam, TP Hải Phòng
• Chi nhánh Thanh Hóa: Tòa Nhà Chung Cư Phú Sơn, P Phú Sơn, TP Thanh Hóa
• Trung tâm kinh doanh VNPT khu vực I – VNPT HCM: Tòa nhà Phúc Lộc Thọ, 35 Lê Văn Chí, Thủ Đức, Tp HCM