Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Quản Lý Kho Bằng Excel

• Giới thiệu
• Sản phẩm Nhanh.POS Phần mềm quản lý bán hàng tối ưu cho từng ngành hàng Nhanh.Ship Cổng vận chuyển, thu hộ COD toàn quốc: GHN, Viettel Post, EMS, VietNam Post, J&T, Best, GHTK Dịch vụ Marketing Chăm sóc fanpage, gian hàng TMĐT, chạy quảng cáo, SEO, Backlink Nhanh.Web Tạo website bán hàng chuẩn SEO, responsive, tăng tốc bán hàng Nhanh.Ecom Bán hàng trên các sàn TMĐT: Lazada, Shopee, Tiki, Sendo Tin nhắn Zalo ZNS Dịch vụ nhắn tin chăm sóc khách hàng và marketing tự động qua Zalo Nhanh.Omnichannel Tổng hợp tất cả các dịch vụ: POS, Website, Vpage, Ecom và cổng vận chuyển Vpage.nhanh.vn Quản lý chat đa kênh: Facebook, Zalo OA, Instagram, Shopee, Lazada Ecomtax Dịch vụ kế toán, thuế chuyên biệt cho thương mại điện tử
• Khách hàng
• Bảng giá
  • Bảng giá phần mềm
  • Bảng giá website
  • Bảng giá vận chuyển
  • Bảng giá thiết bị
• Tin tức
• Thêm Hướng dẫn sử dụng phần mềm Thông báo từ ban quản trị Giới thiệu khách hàng Tuyển dụng
• Đăng nhập

Đăng nhập Dùng thử Sản phẩm

• Nhanh.POS Phần mềm quản lý bán hàng
• Nhanh.Web Giải pháp thiết kế website bán hàng
• Omnichannel Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh
• Nhanh.Ship Cổng vận chuyển, thu hộ COD toàn quốc
• Nhanh.Ecom Giải pháp bán hàng trên các sàn TMĐT
• Vpage.nhanh.vn Phần mềm quản lý bán hàng trên Facebook
• Dịch vụ Marketing Chăm sóc fanpage, gian hàng TMĐT, chạy quảng cáo, SEO, Backlink
• Tin nhắn Zalo ZNS Dịch vụ nhắn tin chăm sóc khách hàng và Marketing tự động Zalo
• Ecomtax Dịch vụ kế toán, thuế chuyên biệt cho thương mại điện tử

Khách hàng Bảng giá

• - Bảng giá phần mềm
• - Bảng giá website
• - Bảng giá vận chuyển
• - Bảng giá phần cứng

Tin tức Hướng dẫn sử dụng Thêm

• Thông báo từ ban quản trị
• Giới thiệu khách hàng
• Tuyển dụng

TIN TỨC Danh mục Bài viết mới nhất

1. Trang chủ
2. Kinh nghiệm quản lý kho hàng

Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel by Dinh Manh -07/08/2024

Việc quản lý kho hàng không hề đơn giản đối với các chủ cửa hàng bởi số lượng hàng nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như ngày, hạn sử dụng,… Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ thì công việc quản lý kho của bạn sẽ đơn giản hơn nhiều đấy.

Excel là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý kho hàng mà cửa hàng nào cũng nên biết. Không chỉ đơn giản, tiện lợi, phần mềm ứng dụng này còn không đòi hỏi bạn phải trả bất kì khoản chi phí nào. Cùng tham khảo cách quản lý kho bằng Excel với Phần mềm bán hàng đa kênh Nhanh.vnqua bài viết dưới đây nhé.

Nội dung chính [hide]

1. Tại sao cần phải quản lý kho hàng bằng Excel

2. Quản lý kho bằng Excel

2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel

2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel

3. Các bước quản lý kho bằng Excel

3.1 Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu

3.2 Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho

4. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

4.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

4.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

5. Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn

1. Tại sao cần phải quản lý kho hàng bằng Excel

Kho hàng là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh nào. 

Quản lý kho bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, báo cáo,... mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.

Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng.

2. Quản lý kho bằng Excel

2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel

Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel.

Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho luôn rồi.

Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.

Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này.

2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel

Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.

Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.

Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.

Xem thêm: Quản lý khách hàng bằng Excel - Mẫu Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Bằng Excel

3. Các bước quản lý kho bằng Excel

Hướng dẫn tạo file quản lý kho xuất nhập trên excel chi tiết hiệu quả

3.1.Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu

Bước 1: Mở một file mới

Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet

Với sheet NHAP

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp

Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.

Nhập tên hàng hóa và dữ liệu

Với sheet XUAT

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng.

Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.

Nhập dữ liệu xuất hàng

Quản lý chặt chẽ tồn kho, tính năng vượt trội

hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa

 

Với sheet DANH MUC

Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.

Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây.

Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ.

Danh mục hàng hóa được lưu trữ

Với sheet BAO CAO

Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.

Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu

Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối

Báo cáo nhập xuất kho

Ở trong các Phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ:

• Xem được báo cáo bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)
• Lãi lỗ từng mặt hàng
• Tồn kho tới hiện tại
• Tồn kho tối thiểu
• Cảnh báo hết hàng khi xuất kho

3.2 Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho

Nhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được phần quản lý kho hàng. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó….

Tuy nhiên lại không phải thế.

Trên thực tế với các hàm excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc.

Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:

• Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.

Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ.

Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang.

Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.

• Sumif(s): Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.

Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng

Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.

• Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng. Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.

Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A

Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để làm cho file excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Đối với các mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản mà thôi.

VD: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

       Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán

Trên đây, là một vài bước cơ bản khi tiến hành sử dụng Excel để quản lý kho. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ với số lượng hang ít. Nếu cửa hàng của bạn có quy mô lớn hơn thì tốt nhất là bạn nên dùng một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp tích hợp cả nghiệp vụ quản lý bán hàng và quản lý kho hàng để đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Đọc thêm: TOP 9 hàm Excell trong kế toán bán hàng hay dùng và ví dụ

4. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

4.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

• Dễ cài đặt, dễ sử dụng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Báo cáo số lượng hàng hóa trong kho chính xác theo số lượng, size, màu sắc.
• Tra cứu thông tin hàng hóa dễ dàng.
• Sử dụng tốt với cả cửa hàng đơn lẻ và chuỗi cửa hàng với số lượng mặt hàng lớn.
• Tự động tính toán chính xác số lượng sản phẩm tồn tương ứng khi bán hàng cho khách. Không mất thời gian tính toán thủ công.
• Báo cáo về các mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn tồn nhiều một cách chính xác giúp chủ cửa hàng có kế hoạch nhập hàng, xả hàng tồn một cách hiệu quả.
• Phân quyền cho nhân viên thực hiện các thao tác về nhập kho, xuất kho, điều chuyển kho.
• Thống kê được lượng tiền tương ứng với từng loại mặt hàng còn tồn, giúp chủ shop luôn nắm được giá trị vốn đọng thực tế của cửa hàng là bao nhiêu.
• Bảo mật thông tin, tự động lưu lại mọi thông tin ngay cả khi xảy ra lỗi trên máy tính, không lo mất dữ liệu.
• Kết nối tương thích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, máy đọc mã vạch….
• Có thể xem lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử điều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên.
• Dễ sử dụng, nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tiếp và qua ultraview nếu chưa rõ về các thao tác trên phần mềm.

4.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

Nhược điểm duy nhất của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng là sẽ mất phí.

Xem thêm: 

Tổng hợp 7 mẫu file quản lý doanh thu bằng Excel chuẩn, trực quan

TOP 7 mẫu file Excel xuất nhập tồn kho hiệu quả, miễn phí

5. Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn

Phần mềm quản lý kho hàng, bán hàng Nhanh.vn đang được hơn 80.000 doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho hàng của Nhanh.vn ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là cực kỳ khó khăn , nhưng đến với Nhanh.vn mọi việc trở nên dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

Tính năng của phần mềm quản lý kho hàng :

• Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp
• Điều chuyển hàng giữa các kho hàng / cửa hàng
• Đính kèm ảnh chứng từ lên các phiếu xuất nhập kho
• Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch
• Kiểm kho theo sản phẩm / danh mục / toàn bộ, tự động bù trừ cân bằng sau khi kiểm kho
• Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng
• Kiểm soát hàng lỗi, hỏng, mất mát
• Theo dõi hạn sử dụng sản phẩm
• Theo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập kho
• Phiếu yêu cầu xuất nhập kho
• Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa
• Dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế và tốc độ bán hàng
• Sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho
• Báo cáo diện tích lưu kho còn trống

Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Xem ngay: Top 5 chức năng của phần mềm quản lý kho hàng bạn không nên bỏ lỡ

QUẢN LÝ TỒN KHO HIỆU QUẢ - GIA TĂNG DOANH SỐ ĐÁNG KỂ

5/5 (1 vote) Tags:

Nhanh.vn - Phần mềm bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất

Hơn 100.000 cửa hàng đã tin dùng

Dùng thử miễn phí Bài viết liên quan

• Top 5 phần mềm quản lý kho và bán hàng miễn phí, tốt nhất hiện nay
• Quy trình quản lý kho hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ
• 10 nguyên tắc quản lý hàng tồn kho dân kinh doanh giấu kín

Dùng thử miễn phí Nhanh.vn Phần mềm quản lý bán hàng

• Cửa hàng thời trang
• Cửa hàng tạp hóa
• Cửa hàng mẹ và bé
• Cửa hàng điện thoại, điện máy
• Cửa hàng vật liệu xây dựng
• Cửa hàng mỹ phẩm
• Cửa hàng nội thất
• Quản lý siêu thị mini
• Cửa hàng nhà sách
• Cửa hàng hoa và quà

Bài viết mới nhất

55+ STT bán hàng Độc Lạ, Hài Hước, Tương Tác Cao cho ngày mới

TOP 15 công ty thiết kế website tại Huế | UY TÍN | CHUẨN SEO

TOP 12 công ty thiết kế website tại Đà Nẵng đẹp, chuẩn SEO

TOP 10 công ty thiết kế website tại TP.HCM uy tín, tốt nhất

Bài viết xem nhiều

Tổng hợp các công thức tính phần trăm (%) tăng giảm giá sản phẩm

Kho BN A/B Mega SOC ở đâu? Hàng đến kho khi nào nhận được?

[MỚI NHẤT] Gửi hàng qua Bưu Điện 1kg mất bao nhiêu tiền?

Kho BW SOC ở đâu? Đơn hàng đã đến kho BW SOC sau bao lâu nhận hàng?

Phần mềm quản lý bán hàng

• Cửa hàng thời trang
• Cửa hàng tạp hóa
• Cửa hàng mẹ và bé
• Cửa hàng điện thoại, điện máy
• Cửa hàng vật liệu xây dựng

• Cửa hàng mỹ phẩm
• Cửa hàng nội thất, gia dụng
• Quản lý siêu thị mini
• Cửa hàng nhà sách
• Cửa hàng hoa và quà

Tin tức mới

• 55+ STT bán hàng Độc Lạ, Hài Hước, Tương Tác Cao cho ngày mới
• Bán hàng đa kênh thì chỉ nên dùng 1 trong 10 phần mềm này để quản lý, đừng dùng các phần mềm khác
• Top 10 phần mềm bán hàng trên máy tính tốt nhất

Tổng đài hỗ trợ

1900.2812

Email: contact@nhanh.vn

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17/07/2019. Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Toà nhà GP Invest, 170 La Thành, Đống Đa, Hà Nội

Tầng 3, Số 70 Lữ Gia, Phường 15, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

Tài khoản ngân hàng:

Ngân hàng thương mại cổ phần Tiên Phong (TPBank)

Số tài khoản: 22823456666

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Chính sách và điều khoản sử dụng

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Điều khoản và chính sách và chính sách sử dụng các dịch vụ phần mềm

• Quy định sử dụng dịch vụ
• Chính sách quyền riêng tư

Quy định dành cho Sàn GDTMĐT – Dịch vụ vận chuyển

• Quy chế hoạt động
• Chính sách bảo mật dịch vụ
• Quy trình giải quyết, tranh chấp khiếu nại