Hướng Dẫn Công Tác đoàn Viên, đoàn Vụ

Căn cứ Điều lệ Đoàn, Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh khóa XI, nhiệm kỳ 2017 – 2022;

Căn cứ hướng dẫn Số: 36 - HD/TĐTN - TCKT, ngày 4/3/2019 của BTV Tỉnh đoàn V/v hướng dẫn Một số nội dung về nghiệp vụ công tác đoàn viên, đoàn vụ;

Nhằm đảm bảo sự thống nhất và chấn chỉnh công tác đoàn viên, đoàn vụ trên cơ sở thực tiễn công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi. Ban Thường vụ Huyện đoàn ban hành Hướng dẫn cụ thể như sau:

I. CÔNG TÁC ĐOÀN VIÊN

1. Công tác phát triển đoàn viên

1.1. Điều kiện độ tuổi, trình độ học vấn của người được kết nạp vào Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

- Tại thời điểm xét kết nạp, người được kết nạp vào Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tuổi từ 16 (từ đủ 15 tuổi + 1 ngày) và không quá 30 tuổi.

- Người được kết nạp vào Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tối thiểu có trình độ tiểu học. Đối với thanh niên đang sinh sống ở miền núi, biên giới, hải đảo, vùng đồng bào dân tộc thiểu số và vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thì vận dụng linh hoạt.[A1]

* Xét kết nạp đoàn viên trong một số trường hợp:

+ Trường hợp thanh niên có nguyện vọng vào Đoàn, hăng hái tham gia các hoạt động do Đoàn tổ chức, có tín nhiệm với thanh niên, nhưng có bố mẹ, anh, chị, em ruột đang bị giam giữ, trước khi xét kết nạp phải xin ý kiến của cấp ủy đảng cùng cấp.

+ Trường hợp thanh niên làm việc trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp chưa có tổ chức Đoàn, hăng hái tham gia các hoạt động do Đoàn tổ chức ở nơi cư trú, có tín nhiệm với thanh niên và có nguyện vọng vào Đoàn thì Chi đoàn nơi cư trú xét, đề nghị, Ban Chấp hành Đoàn xã, thị trấn ra quyết định chuẩn y kết nạp.

1.2. Quy trình công tác phát triển đoàn viên

- Bước 1: Chi đoàn, Đoàn cơ sở tổ chức tuyên truyền giới thiệu về tổ chức Đoàn cho thanh niên, thông qua các loại hình tổ chức và các phương thức hoạt động của Đoàn, Hội, Đội.

- Bước 2: Chi đoàn, Đoàn cơ sở xây dựng kế hoạch kết nạp đoàn viên.

+ Lập danh sách thanh niên tiên tiến và đội viên trưởng thành.

+ Lựa chọn đối tượng theo các tiêu chuẩn kết nạp đoàn viên.

+ Phân công đoàn viên giúp đỡ, dự kiến thời gian bồi dưỡng, thời gian tổ chức kết nạp.

- Bước 3: Chi đoàn, Đoàn cơ sở bồi dưỡng giáo dục, rèn luyện thanh, thiếu niên vào Đoàn.

+ Mở lớp bồi dưỡng tìm hiểu về Đoàn, lựa chọn những thanh niên có đủ tiêu chuẩn xét kết nạp (nơi có điều kiện có thể cấp giấy chứng nhận đã học qua lớp bồi dưỡng tìm hiểu về Đoàn cho thanh, thiếu niên).

+ Ở những nơi không có điều kiện mở lớp tập trung thì có hình thức phù hợp để thanh niên học tập, nghiên cứu sau đó kiểm tra.

- Bước 4: Tiến hành các thủ tục và tổ chức kết nạp đoàn viên mới.

+ Chi đoàn hướng dẫn thanh niên tự khai lý lịch và viết đơn.[A2]

+ Hội nghị Chi đoàn xét, báo cáo lên Ban Chấp hành đoàn cấp trên.

+ Ban Chấp hành Đoàn cấp trên ra quyết định chuẩn y kết nạp.

+ Chi đoàn tổ chức kết nạp đoàn viên mới, trao Huy hiệu Đoàn, Thẻ đoàn viên.

+ Hoàn chỉnh hồ sơ để quản lý đoàn viên, tiếp tục bồi dưỡng tạo điều kiện để đoàn viên mới rèn luyện.

Đối với những nơi không có Chi đoàn, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở hoặc Chi đoàn cơ sở thực hiện quy trình công tác phát triển đoàn viên và quyết định kết nạp đoàn viên. Nếu là Chi đoàn cơ sở thì trực tiếp thực hiện quy trình công tác phát triển đoàn viên và quyết định kết nạp đoàn viên.

1.3. Thủ tục kết nạp đoàn viên

- Thanh niên vào Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tự nguyện viết đơn, báo cáo lý lịch của mình với Chi đoàn, Chi đoàn cơ sở.

- Được học Điều lệ Đoàn và trang bị những kiến thức cơ bản về Đoàn trước khi kết nạp.

- Được một đoàn viên hoặc một đảng viên (với những nơi chưa có tổ chức Đoàn) giới thiệu. Đoàn viên hoặc đảng viên giới thiệu phải là người cùng công tác, lao động hoặc học tập với người được giới thiệu ít nhất 3 tháng liên tục.

+ Đối với đội viên Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh do tập thể Chi đội giới thiệu.

+ Đối với hội viên Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam do tập thể Chi hội giới thiệu.

- Hội nghị Chi đoàn, Chi đoàn cơ sở tiến hành xét kết nạp từng người một với sự biểu quyết tán thành của trên một phần hai số đoàn viên có mặt tại hội nghị và được đoàn cấp trên trực tiếp ra quyết định chuẩn y (đối với Chi đoàn); đối với Chi đoàn cơ sở thì ra nghị quyết kết nạp. Trường hợp đặc biệt ở miền núi, biên giới, hải đảo, vùng đồng bào dân tộc thiểu số và vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, các đơn vị công tác phân tán không có điều kiện họp được toàn thể Chi đoàn, nếu được đoàn cấp trên đồng ý thì việc xét kết nạp đoàn viên có thể do Ban Chấp hành Chi đoàn xét và Đoàn cấp trên trực tiếp chuẩn y.

- Trường hợp thanh niên đang học bậc trung học phổ thông nơi chưa có tổ chức Chi đoàn thì việc kết nạp đoàn viên do Ban Chấp hành Đoàn trường thực hiện.

1.4. Lễ kết nạp đoàn viên[A3]

Sau khi đoàn cấp trên có quyết định chuẩn y kết nạp đoàn viên mới, trong vòng một tháng kể từ ngày ký quyết định, Chi đoàn có trách nhiệm tổ chức lễ kết nạp cho đoàn viên. Để tiến hành buổi lễ kết nạp đoàn viên, Ban Chấp hành Chi đoàn cần thực hiện các thủ tục:

- Thông báo đến đoàn viên Chi đoàn và phân công chuẩn bị lễ kết nạp.

- Mời dự lễ kết nạp: đoàn viên, thanh niên được kết nạp (có thể mời thêm gia đình, bạn thân của người được kết nạp cùng dự), cấp ủy chi bộ, lãnh đạo khu phố, tổ dân phố, đoàn cấp trên.

* Chương trình lễ kết nạp đoàn viên mới:

- Văn nghệ. (nếu có)

- Chào cờ, hát Quốc ca, Đoàn ca.

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

- Bí thư (Phó Bí thư) Chi đoàn báo cáo việc xét kết nạp đoàn viên mới. Nêu ngắn gọn về quá trình rèn luyện phấn đấu, những ưu điểm và hạn chế cơ bản của người được kết nạp. Đọc nghị quyết chuẩn y kết nạp, quyết định trao Thẻ đoàn viên của Đoàn cấp trên (người được kết nạp đứng lên).

- Đại diện Đoàn cấp trên hoặc cấp ủy Đảng trao quyết định, Thẻ đoàn viên và HHHHHuy hiệu cho đoàn viên mới (trường hợp không có cấp ủy đảng và đoàn cấp trên cùng dự thì Bí thư hoặc Phó Bí thư Chi đoàn thực hiện).

- Đoàn viên mới đọc lời hứa: Được vinh dự trở thành đoàn viên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, trước cờ Tổ quốc, cờ Đoàn, trước chân dung Chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại, trước toàn thể các đồng chí, tôi xin hứa:

+ Luôn phấn đấu vì lý tưởng của Đảng và Bác Hồ. Tích cực học tập, lao động rèn luyện, tham gia các hoạt động xã hội, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

+ Gương mẫu chấp hành và vận động thanh thiếu nhi thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước. Tham gia xây dựng, bảo vệ Đảng, chính quyền và các đoàn thể nhân dân.

+ Chấp hành Điều lệ Đoàn và các nghị quyết của Đoàn;tích cực tuyên truyền về tổ chức Đoàn trong thanh niên, sinh hoạt Đoàn và đóng đoàn phí đúng quy định.

+ Liên hệ mật thiết với thanh niên, tích cực xây dựng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Hội Sinh viên Việt Nam và các thành viên khác của Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh; giúp đỡ thanh niên và đội viên trở thành đoàn viên. Xin hứa!

- Người giới thiệu thanh niên vào Đoàn phát biểu hứa tiếp tục giúp đỡ đoàn viên mới.

- Đại diện đoàn cấp trên hoặc cấp ủy phát biểu.

- Chào cờ bế mạc.

Lưu ý: Lễ kết nạp đoàn viên phải được tổ chức một cách có ý nghĩa, tạo được dấu ấn tình cảm tốt trong đoàn viên; khuyến khích tổ chức lễ kết nạp đoàn viên tập thể. Khi tổ chức kết nạp nhiều người thì Bí thư Chi đoàn đọc nhận xét từng người và giới thiệu những thanh niên đó rồi đọc nghị quyết kết nạp. Sau đó các đoàn viên đứng lên, đồng chí Bí thư (Phó Bí thư) trao quyết định, Thẻ đoàn viên và gắn huy hiệu cho từng người. Một người thay mặt đọc lời hứa, sau khi đọc xong, tất cả những người được kết nạp cùng hô: Xin hứa!

2. Công tác quản lý đoàn viên

2.1. Hồ sơ và quản lý đoàn viên

- Mỗi đoàn viên TNCS Hồ Chí Minh đều có Sổ đoàn viên, Huy hiệu Đoàn và Thẻ đoàn viên.

- Hồ sơ đoàn viên: Hồ sơ đoàn viên là Sổ đoàn viên theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành. Sổ đoàn viên do Đoàn cơ sở, Chi đoàn cơ sở quản lý. Đối với các trường tương đương cấp huyện trong khối trường học, hồ sơ đoàn viên do Đoàn trường quản lý.[A4]

- Quản lý đoàn viên:

+ Ban Chấp hành Chi đoàn phải có Sổ Chi đoàn theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành.

+ Ban Chấp hành Đoàn cơ sở có sổ danh sách đoàn viên, theo dõi kết nạp đoàn viên và trao Thẻ đoàn viên; sổ giới thiệu và tiếp nhận sinh hoạt đoàn.

+ Hằng năm, Ban Chấp hành Chi đoàn có trách nhiệm ghi nhận xét ưu, khuyết điểm, khen thưởng, kỷ luật và kết quả phân loại đoàn viên vào sổ của từng đoàn viên.

+ Chi đoàn, Đoàn cơ sở hằng quý; Đoàn cấp huyện và tương đương 06 tháng, 01 năm có trách nhiệm báo cáo đầy đủ tình hình công tác đoàn viên của đơn vị mình đối với Đoàn cấp trên trực tiếp.

+ Đoàn viên phải có Sổ đoàn viên để lưu kết quả đánh giá, nhận xét, phân loại đoàn viên hằng năm. Khuyến khích các cơ sở Đoàn ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý đoàn viên.[A5]

2.2. Thẻ đoàn viên[A6]

+ Thẻ đoàn viên: Thẻ đoàn viên có giá trị chứng nhận tư cách đoàn viên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh do Ban Chấp hành Trung ương Đoàn thống nhất phát hành.

+ Đoàn viên được cấp Thẻ đoàn viên trong lễ kết nạp hoặc chậm nhất không quá 01 tháng kể từ ngày được kết nạp vào Đoàn. Việc cấp Thẻ đoàn viên đoàn viên do Ban Thường vụ đoàn cấp huyện quyết định.

+ Thẻ đoàn viên được dùng để đăng ký tham gia sinh hoạt đoàn tạm thời và xuất trình khi cần.

+ Đoàn viên không được cho người khác mượn Thẻ đoàn viên; khi trưởng thành đoàn, đoàn viên được giữ lại Thẻ đoàn viên.

+ Đoàn viên bị kỷ luật khai trừ thì bị thu hồi Thẻ đoàn viên; đoàn viên sử dụng Thẻ đoàn viên sai mục đích thì tùy vào mức độ bị xem xét xử lý kỷ luật. Ban Chấp hành Chi đoàn, Ban thường vụ Đoàn cơ sở có trách nhiệm thu hồi Thẻ đoàn viên và nộp cho Đoàn cấp huyện quản lý.

+ Trung ương Đoàn quản lý số lượng và số hiệu Thẻ đoàn viên trên toàn quốc. Các cấp bộ Đoàn quản lý số lượng và số hiệu Thẻ đoàn viên của địa phương, đơn vị.

2.3 Việc khôi phục Hồ sơ đoàn viên khi thất lạc

* Trường hợp thất lạc Thẻ đoàn viên nhưng còn Sổ đoàn viên

Trường hợp thất lạc Thẻ đoàn viên nhưng còn Sổ đoàn viên thì đoàn viên làm đơn gửi Ban Chấp hành Chi đoàn để đề nghị Đoàn cơ sở tiến hành thủ tục cấp lại Thẻ đoàn viên. Trên cơ sở đề nghị của Chi đoàn, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở xem xét đề nghị Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện cấp lại Thẻ cho đoàn viên.

* Trường hợp thất lạc Sổ đoàn viên nhưng còn Thẻ đoàn viên

- Trong trường hợp này, đoàn viên chỉ được cấp lại Sổ đoàn viên mới khi vẫn tham gia sinh hoạt liên tục trong quá trình thất lạc Sổ đoàn viên và được Ban Chấp hành Chi đoàn chứng nhận đến thời điểm đề nghị được cấp lại Sổ.

- Quy trình, thủ tục đề nghị cấp lại Sổ đoàn viên: Đoàn viên làm đơn đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên gửi Ban Chấp hành Chi đoàn để đề nghị Ban Chấp hành đoàn cơ sở xem xét cấp lại Sổ đoàn viên. Trong trường hợp đoàn viên chuyển đến đơn vị lao động, học tập, công tác nhưng bị thất lạc Sổ đoàn viên mà hiện tại vẫn đang sinh hoạt đoàn đầy đủ thì khi đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên mới phải có xác nhận tư cách đoàn viên của Đoàn cơ sở nơi sinh hoạt trước khi mất Sổ đoàn viên (trong thời gian không quá 03 tháng tính đến ngày đề nghị được cấp lại Sổ đoàn viên). Sổ đoàn viên cấp lại được Đoàn cơ sở đóng dấu xác nhận “Sổ cấp lại”[A7] vào thời điểm cấp lại sổ. Nếu là Chi đoàn cơ sở thì trực tiếp thực hiện quy trình, thủ tục đối với đoàn viên bị thất lạc Sổ đoàn viên.

* Trường hợp thất lạc cả Sổ đoàn viên và Thẻ đoàn viên (gọi chung là hồ sơ đoàn viên) nhưng còn quyết định (nghị quyết) chuẩn y kết nạp đoàn viên thì đoàn viên làm đơn gửi Ban Chấp hành Chi đoàn để đề nghị cấp lại Sổ đoàn viên và để Đoàn cơ sở tổng hợp, trình ban thường vụ Đoàn cấp huyện cấp lại Thẻ đoàn viên theo quy định.

* Trường hợp khác

Đối với các trường hợp bị thất lạc hồ sơ đoàn viên nếu không đảm bảo điều kiện để khôi phục lại thì bồi dưỡng, xét kết nạp đoàn viên như điều 1, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh[A8]

2.4 Chuyển sinh hoạt Đoàn[A9]

* Nguyên tắc:

- Đoàn viên khi thay đổi nơi cư trú, đơn vị công tác, học tập phải chuyển sinh hoạt đoàn.

- Chi đoàn, Đoàn cơ sở, Chi đoàn cơ sở có trách nhiệm chuyển sinh hoạt Đoàn cho đoàn viên.

* Quy trình chuyển sinh hoạt đoàn:

- Đoàn viên khi chuyển sinh hoạt đoàn thì đề nghị Ban Chấp hành Chi đoàn (hoặc Chi đoàn cơ sở) nơi đang sinh hoạt để được chuyển sinh hoạt.

- Trách nhiệm của Ban Chấp hành Chi đoàn:

+ Nhận xét đoàn viên vào Sổ đoàn viên và thu đoàn phí đến thời điểm chuyển sinh hoạt đoàn (trường hợp đoàn viên sinh hoạt tại Chi đoàn cơ sở thì Ban Chấp hành Chi đoàn cơ sở nhận xét, thu đoàn phí và trực tiếp tiến hành thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn cho đoàn viên).

+ Giới thiệu đoàn viên đến Đoàn cơ sở để làm tiếp thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn.

+ Tiếp nhận đoàn viên do Đoàn cơ sở hoặc Chi đoàn cơ sở giới thiệu đến sinh hoạt.

- Trách nhiệm của Đoàn cơ sở, Chi đoàn cơ sở:

+ Trường hợp đoàn viên chuyển sinh hoạt trong cùng một Đoàn cơ sở thì Ban Chấp hành Đoàn cơ sở giới thiệu đoàn viên về sinh hoạt tại Chi đoàn mới.

+ Trường hợp đoàn viên chuyển sinh hoạt sang Đoàn cơ sở khác thì Ban Chấp hành Đoàn cơ sở, Chi đoàn cơ sở giới thiệu đến Ban Chấp hành Đoàn cơ sở mới.

+ Khi tiếp nhận đoàn viên từ nơi khác giới thiệu đến, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở giới thiệu đoàn viên về sinh hoạt tại Chi đoàn trực thuộc.

* Một số trường hợp khác:

- Đoàn viên là bộ đội xuất ngũ, chuyển ngành, là học sinh, sinh viên đã tốt nghiệp các trường đang trong thời gian chờ để chuyển lĩnh vực công tác, học tập, lao động mới nếu thời gian chờ từ 03 tháng trở lên thì phải chuyển sinh hoạt về cơ sở đoàn nơi đoàn viên cư trú.

- Chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời:

+ Đoàn viên đi học tập, lao động, công tác, đoàn viên là học sinh, sinh viên trong thời gian nghỉ hè, đi thực tập, thực tế với thời gian không quá 03 tháng thì chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời đến cơ sở đoàn nơi học tập, lao động, công tác hoặc nơi cư trú mới. Đoàn cơ sở (Chi đoàn cơ sở) có trách nhiệm làm thủ tục giới thiệu và tiếp nhận đoàn viên chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời.

+ Việc chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời có thể thực hiện bằng thẻ đoàn viên hoặc giấy chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn quy định.

+ Trong thời gian sinh hoạt tạm thời, đoàn viên thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại điều 2, điều 3 của Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trừ quyền ứng cử, đề cử và bầu cử cơ quan lãnh đạo của Đoàn nơi đang sinh hoạt tạm thời.

- Đoàn viên chuyển đến những nơi chưa có tổ chức Đoàn vẫn phải làm thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn như đã quy định. Khi đến nơi mới, xuất trình hồ sơ và báo cáo với tổ chức Đảng, khi chuyển công tác đi nơi khác đề nghị tổ chức Đảng nhận xét ưu, khuyết điểm và giới thiệu về Ban Chấp hành đoàn cơ sở nơi tiếp nhận đoàn viên. Trường hợp nơi đoàn viên lao động, học tập, công tác không có tổ chức Đảng, Đoàn thì đoàn viên đó phải sinh hoạt ở nơi cư trú.

- Trường hợp do thất lạc hồ sơ đoàn viên thì thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn phải có bản tường trình và xác nhận của cơ sở đoàn nơi chuyển đi, được làm lại hồ sơ tại nơi chuyển đến. Trường hợp còn Thẻ đoàn viên hoặc những văn bản xác nhận là đoàn viên, đảm bảo các quy định của Điều lệ Đoàn thì làm lại sổ đoàn viên tại nơi chuyển đến (theo mục 2.3 của hướng dẫn này). Các trường hợp khác thì bồi dưỡng, xét kết nạp đoàn viên như Điều 1, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

- Chuyển sinh hoạt đoàn ra nước ngoài, từ nước ngoài về nước:

+ Chuyển sinh hoạt Đoàn ra nước ngoài: Đoàn viên ra nước ngoài công tác, lao động, học tập thời gian từ trên 3 tháng đến 12 tháng thì chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời. Trước khi ra nước ngoài, đoàn viên báo cáo Chi đoàn, Đoàn cơ sở nơi đang sinh hoạt. Sau khi kiểm tra quyết định của cấp có thẩm quyền cho đoàn viên ra nước ngoài công tác, lao động, học tập, Đoàn cơ sở nơi trực tiếp quản lý đoàn viên cấp “Giấy giới thiệu chuyển sinh hoạt Đoàn ra ngoài nước” cho đoàn viên. Khi ra nước ngoài, đoàn viên mang theo giấy chuyển sinh hoạt đoàn để đăng ký tham gia sinh hoạt với tổ chức Đoàn nơi đến. Nếu nơi đến chưa có tổ chức Đoàn thì đăng ký danh sách với tổ chức Đảng để được theo dõi, giúp đỡ và xác nhận thời gian tham gia hoạt động tại nước ngoài (hồ sơ đoàn viên lưu tại Đoàn cơ sở trong nước).

Đoàn viên ra nước ngoài từ 1 năm trở lên thì làm thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn. Ban Chấp hành Chi đoàn nơi đoàn viên đang sinh hoạt ghi nhận xét vào sổ đoàn viên, thu đoàn phí đến thời điểm chuyển sinh hoạt đoàn và giới thiệu lên Đoàn cơ sở (trường hợp đoàn viên sinh hoạt tại Chi đoàn cơ sở thì Ban Chấp hành Chi đoàn cơ sở nhận xét, thu đoàn phí và trực tiếp tiến hành thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn cho đoàn viên). Trên cơ sở đó, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở (Chi đoàn cơ sở) viết “giấy giới thiệu chuyển sinh hoạt Đoàn ra ngoài nước” và giới thiệu đoàn viên đến Đoàn cấp cơ sở nơi đoàn viên đến lao động, học tập, công tác (hồ sơ đoàn viên lưu tại Đoàn cơ sở trong nước).Đoàn cơ sở tiếp nhận và giới thiệu đoàn viên về tham gia sinh hoạt tại một Chi đoàn phù hợp. Trường hợp cấp ủy tiếp nhận đoàn viênthì phân công đảng viên trong chi bộ tại cơ sở phụ trách, quản lý đoàn viên trong thời gian ở nước ngoài, đồng thời báo cáo cấp ủy Đảng cấp trên về việc tiếp nhận đoàn viên.

Trường hợp nơi đoàn viên lao động, học tập, công tác chưa có tổ chức Đoàn và chưa có tổ chức Đảng thì đoàn viên được miễn chuyển sinh hoạt Đoàn. Đoàn viên phải đảm bảo có sự liên hệ với tổ chức đoàn nơi sinh hoạt ở Việt Nam.

+ Chuyển sinh hoạt Đoàn từ nước ngoài về Việt Nam: Trước khi đoàn viên trở về Việt Nam, tổ chức Đoàn hoặc cấp ủy (lãnh đạo đơn vị) xác nhận thời gian sinh hoạt tạm thời hoặc thời gian tham gia hoạt động Đoàn tại nước ngoài. Khi đoàn viên về Việt Nam, báo cáo Chi đoàn (gửi kèm theo bản nhận xét về quá trình tham gia sinh hoạt đoàn ở nước ngoài cho Chi đoàn). Ban Chấp hành Chi đoàn tiếp nhận bản nhận xét và báo cáo Đoàn cấp trên trực tiếp về việc tiếp nhận đoàn viên.

Đối với những nơi chưa có tổ chức Đoàn nhưng có tổ chức Đảng ở ngoài nước thì trước khi về nước đoàn viên đề nghị tổ chức Đảng xác nhận thời gian sinh hoạt hoặc tham gia hoạt động tại nước ngoài, khi về Việt Nam báo cáo đoàn cơ sở và gửi kèm theo bản nhận xét về quá trình tham gia sinh hoạt, hoạt động ở nước ngoài (nếu có) và đề nghị đoàn cơ sở chuyển sinh hoạt đoàn về Chi đoàn, nộp đoàn phí theo quy định trong thời gian hoạt động, công tác ở nước ngoài. Ban Chấp hành Đoàn cơ sở tổ chức tiếp nhận và chuyển đoàn viên về Chi đoàn phù hợp.

Trường hợp đoàn viên được miễn chuyển sinh hoạt đoàn: khi về nước có báo cáo quá trình hoạt động ở nước ngoài, nếu đảm bảo điều kiện theo quy định thì tổ chức cơ sở Đoàn thực hiện việc tiếp nhận sinh hoạt đoàn cho đoàn viên theo quy định.

2.5. Đối với đoàn viên tham gia sinh hoạt Đoàn tại nơi cư trú

- Đoàn viên có quyền tham gia hoạt động Đoàn tại nơi cư trú và báo cáo kết quả với Chi đoàn nơi đang học tập, lao động, công tác.

- Chi đoàn, đoàn cơ sở xã, thị trấn tổ chức các hoạt động để đoàn viên tham gia hoạt động đoàn tại nơi cư trú: hoạt động tình nguyện, an sinh xã hội; chăm sóc giáo dục thiếu niên, nhi đồng; … Ngoài ra, đoàn viên có thể tham gia các hoạt động khác tại nơi cư trú.

- Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức hoạt động cho đoàn viên tham gia tại nơi cư trú.

- Khi tham gia hoạt động đoàn tại nơi cư trú, đoàn viên được tham dự và đóng góp ý kiến tại đại hội, hội nghị của Chi đoàn. Trường hợp cần thiết về công tác cán bộ, nếu có tín nhiệm để bầu vào cơ quan lãnh đạo thì phải chuyển hồ sơ đoàn viên về nơi cư trú trước khi được bầu.Đoàn viên hoạt động đoàn tại nơi cư trú ứng cử (hoặc được giới thiệu ứng cử) vào chức danh Bí thư, Phó Bí thư đoàn xã, phường, thị trấn phải được sự đồng ý của cấp ủy đảng xã, phường, thị trấn, đoàn cấp trên trực tiếp. Trường hợp đoàn viên là đảng viên phải được sự đồng ý của chi bộ nơi học tập, lao động, công tác.

2.6. Về quản lý đoàn viên đi lao động ở xa, thời gian không ổn định

- Đoàn viên lao động ở xa, thời gian không ổn định là những đoàn viên rời khỏi địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đến địa phương khác để lao động với việc làm và thời gian không ổn định, không có điều kiện sinh hoạt Đoàn thường xuyên nơi cư trú.

- Trách nhiệm của đoàn viên:

+ Trước mỗi đợt đi lao động ở xa phải báo cáo với Ban Chấp hành Chi đoàn về địa chỉ nơi đến để Chi đoàn, đoàn cơ sở hướng dẫn thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời và giúp đỡ.

+ Khi đến nơi lao động, đoàn viên liên hệ với Chi đoàn, đoàn cơ sở nơi đến để đăng ký tham gia sinh hoạt đoàn; được dùng Thẻ đoàn viên hoặc giấy chuyển sinh hoạt đoàn để sinh hoạt tạm thời.

- Trách nhiệm của cơ sở đoàn nơi đoàn viên đi: Chi đoàn lập sổ theo dõi danh sách đoàn viên kèm theo địa chỉ nơi đến của số đoàn viên đi lao động ở xa, thời gian không ổn định và báo cáo cho Đoàn cơ sở để theo dõi. Đoàn cơ sở chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời cho đoàn viên bằng giấy chuyển sinh hoạt hoặc hướng dẫn đoàn viên dùng Thẻ đoàn viên để đăng ký sinh hoạt tạm thời.

- Trách nhiệm của cơ sở đoàn nơi đoàn viên đến:

+ Đoàn cơ sở tiếp nhận thủ tục sinh hoạt tạm thời và giới thiệu đoàn viên về các Chi đoàn.

+ Những địa bàn tập trung đông đoàn viên là lao động tự do và đã có đăng ký tạm trú thì đoàn cơ sở ở nơi đó có thể thành lập các Chi đoàn trực thuộc để tổ chức các hoạt động.

2.7. Trưởng thành đoàn

2.7.1. Mục đích

Công nhận trưởng thành đoàn là việc tổ chức Đoàn trân trọng ghi nhận những đóng góp của đoàn viên cho Đoàn, công nhận quá trình rèn luyện và trưởng thành của đoàn viên.

2.7.2. Yêu cầu

- Đoàn viên quá 30 tuổi, Chi đoàn làm lễ trưởng thành đoàn; nếu có nguyện vọng tiếp tục sinh hoạt đoàn, Chi đoàn xem xét, quyết định, nhưng không quá 35 tuổi. Lễ trưởng thành cho đoàn viên nên được tiến hành vào các dịp kỷ niệm ngày: 26/3, 19/5, 2/9, và ngày 22/12... hàng năm. Hoặc trong những hoạt động, sinh hoạt truyền thống của Đoàn, của đơn vị.

- Lễ trưởng thành đoàn có thể được tổ chức ở đoàn cơ sở, Chi đoàn cơ sở hoặc Chi đoàn.

2.7.3. Quy trình, thủ tục tiến hành trưởng thành đoàn cho đoàn viên

- Hàng năm, Ban Chấp hành Chi đoàn lập danh sách những đoàn viên quá 30 tuổi (đối với những đoàn viên không giữ nhiệm vụ trong cơ quan lãnh đạo hoặc không công tác trong cơ quan chuyên trách của Đoàn) và thông báo cho đoàn viên đó biết.

- Khi có đoàn viên quá 30 tuổi, Ban Chấp hành Chi đoàn tổ chức gặp mặt để biết nguyện vọng của đoàn viên. Nếu đoàn viên có nguyện vọng tiếp tục được tham gia sinh hoạt đoàn thì xem xét để đoàn viên tiếp tục được tham gia sinh hoạt đoàn nhưng không quá 35 tuổi. Nếu đoàn viên có nguyện vọng được trưởng thành đoàn thì Chi đoàn lập danh sách báo cáo với Ban Chấp hành đoàn cơ sở đề nghị xét và ra quyết định trưởng thành đoàn cho đoàn viên.

- Lễ trưởng thành phải được chuẩn bị thật chu đáo, trang trọng và tạo được không khí thân mật. Nếu đoàn viên trưởng thành là đoàn viên ưu tú trong buổi lễ trưởng thành đoàn cần tiến hành luôn việc giới thiệu đoàn viên ưu tú đó cho Đảng xem xét bồi dưỡng kết nạp.

2.7.4. Chương trình lễ trưởng thành đoàn

- Văn nghệ.

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

- Giới thiệu tóm tắt quá trình sinh hoạt đoàn và những thành tích đóng góp của đoàn viên trưởng thành.

- Trao "Giấy chứng nhận trưởng thành đoàn" và tặng phẩm kỷ niệm (nếu có) cho đoàn viên trưởng thành (mẫu Giấy chứng nhận trưởng thành đoàn do cấp bộ đoàn quyết định trưởng thành đoàn cho đoàn viên ban hành).

- Đoàn viên (hoặc đại diện đoàn viên) trưởng thành phát biểu cảm tưởng.

- Đại diện đoàn viên đang sinh hoạt đoàn phát biểu.

- Đại diện cấp ủy và các đại biểu khác phát biểu.

- Kết thúc.

2.8. Đoàn viên danh dự

- Đối tượng: Đoàn viên danh dự là những người thực sự tiêu biểu, là tấm gương sáng cho đoàn viên, thanh thiếu nhi noi theo, có tâm huyết và có nhiều đóng góp với Đoàn, có uy tín trong thanh thiếu nhi và xã hội. Đoàn viên danh dự là những người đã trưởng thành đoàn và đồng ý làm đoàn viên danh dự.

- Quy trình, thủ tục và thẩm quyền xét kết nạp

+ Trong quá trình công tác, hoạt động, tổ chức cơ sở đoàn nhận thấy có những người đủ tiêu chuẩn và sẵn sàng làm đoàn viên danh dự thì báo cáo Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện và tương đương xem xét quyết định.

+ Đoàn cơ sở tổ chức lễ kết nạp đoàn viên danh dự trang trọng, có tính tôn vinh người được kết nạp và giáo dục đối với đoàn viên, thanh thiếu nhi.

- Quyền và nghĩa vụ của đoàn viên danh dự

+ Được cấp Thẻ đoàn viên danh dự, được tham dự một số sinh hoạt và hoạt động của Đoàn.

+ Được tham gia thảo luận, hoạt động và đề xuất ý kiến về các công việc của Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi.

+ Tích cực tham gia vào công tác giáo dục đoàn viên, thanh thiếu nhi, tuyên truyền, mở rộng ảnh hưởng của Đoàn trong thanh thiếu nhi và xã hội.

- Các trường hợp thôi là đoàn viên danh dự

+ Đoàn viên danh dự có đề nghị xin thôi là đoàn viên danh dự thì Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện nơi kết nạp hoặc nơi đoàn viên danh dự sinh sống, học tập, công tác ra thông báo cho thôi là đoàn viên danh dự.

+ Đoàn viên danh dự vi phạm pháp luật, kỷ luật, đạo đức có ảnh hưởng đến uy tín của Đoàn thì Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện nơi kết nạp hoặc nơi người đó sinh sống, học tập, công tác quyết định xóa tên đoàn viên danh dự.

2.9. Xóa tên trong danh sách đoàn viên

- Trường hợp đoàn viên không tham gia sinh hoạt đoàn hoặc không đóng đoàn phí ba tháng trong một năm mà không có lý do chính đáng thì Chi đoàn xem xét quyết định xóa tên đoàn viên và báo cáo lên Đoàn cấp trên trực tiếp (việc xóa tên đoàn viên không được coi là hình thức kỷ luật của Đoàn).

- Trường hợp đoàn viên thường xuyên đi học tập, lao động, công tác ở xa không quá 1 năm, trong thời gian đó đoàn viên có báo cáo với Ban Chấp hành Chi đoàn và sau mỗi đợt đi về vẫn tham gia sinh hoạt, đóng đoàn phí đầy đủ và có những đóng góp cho hoạt động của Chi đoàn thì không coi là bỏ sinh hoạt và không xóa tên trong danh sách đoàn viên.

II. CÔNG TÁC ĐOÀN VỤ

1. Công tác quản lý hồ sơ, sổ sách

1.1. Về hồ sơ, sổ sách của Chi đoàn[A10]

- Sổ Chi đoàn: Yêu cầu 100% Chi đoàn phải có “Sổ Chi đoàn” theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành. Sổ Chi đoàn dùng cho Ban Chấp hành Chi đoàn theo dõi, quản lý các hoạt động của Chi đoàn, đoàn viên do Bí thư Chi đoàn quản lý. Trường hợp đi công tác xa, ủy nhiệm cho Phó Bí thư hoặc đồng chí Ủy viên Ban Chấp hành.

Sổ Chi đoàn có 13 bảng dùng để theo dõi: Danh sách đoàn viên; danh sách giới thiệu đoàn viên sinh hoạt tại nơi cư trú; danh sách tiếp nhận đoàn viên đến sinh hoạt tại nơi cư trú; theo dõi thu đoàn phí; theo dõi thu, chi; theo dõi đoàn viên chuyển đi; theo dõi đoàn viên mới kết nạp và chuyển sinh hoạt đến; theo dõi trưởng thành đoàn; theo dõi đoàn viên xóa tên; theo dõi trao thẻ đoàn viên; theo dõi kết quả thực hiện chương trình rèn luyện đoàn viên; theo dõi sinh hoạt Chi đoàn. Ngoài ra sổ Chi đoàn dùng để nghi chép các cuộc họp của Ban Chấp hành và sinh hoạt Chi đoàn.

- Sổ Đoàn viên: Yêu cầu 100% Đoàn viên phải có Sổ Đoàn viên do Ban Bí thư Trung ương Đoàn phát hành. Sổ đoàn viên do Đoàn cơ sở và Chi đoàn cơ sở quản lý.[A11]

Trong sổ đoàn viên có đầy đủ các nội dung, có cập nhật, bổ sung lý lịch đoàn viên và nhận xét, đánh giá, phân loại đoàn viên hàng năm của Chi đoàn, tình hình sinh hoạt tại nơi cư trú...có xác nhận của Đoàn cơ sở.

1.2. Về hồ sơ, sổ sách Đoàn cơ sở

Đoàn cơ sở phải có đầy đủ và sử dụng có hiệu quả các loại hồ sơ, sổ sách sau đây:

- Sổ biên bản họp ban thường vụ, Ban Chấp hành và các cuộc làm việc của ban thường vụ, Ban Chấp hành và đoàn cấp trên.

- Sổ theo dõi đoàn viên: Ghi đầy đủ và thường xuyên cập nhật danh sách đoàn viên của các Chi đoàn thuộc đoàn cơ sở; theo dõi kết nạp đoàn viên mới, trao thẻ đoàn viên, trưởng thành đoàn; triển khai thực hiện chương trình rèn luyện đoàn viên.

- Sổ quản lý cán bộ Đoàn: danh sách trích ngang các ủy viên Ban Chấp hành Đoàn cơ sở và các ủy viên Ban Chấp hành các Chi đoàn; danh sách kiện toàn, bổ sung Ban Chấp hành Đoàn cơ sở và Ban Chấp hành các Chi đoàn.[A12]

- Sổ quản lý văn bản và theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.

1.3. Các loại tài liệu cần có

Từ Chi đoàn đến đoàn cấp huyện thường xuyên bổ sung và quản lý tốt các loại tài liệu nghiệp vụ của Đoàn; cần thiết phải có các loại tài liệu sau:

- Điều lệ Đoàn, Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

- Điều lệ Hội và Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Hội LHTN Việt Nam.

- Điều lệ Đội, Hướng dẫn thực hiện nghi thức Đội.

- Sổ tay Bí thư Chi đoàn.

- Hướng dẫn kỹ năng nghiệp vụ công tác tổ chức Đoàn.

- Đoàn viên cần biết.

- Hướng dẫn Đại hội Đoàn các cấp.

- Công tác phát triển đoàn viên mới.

- Tài liệu tham khảo, báo, tạp chí, và những ấn phẩm khác (do Đoàn cấp trên cung cấp và tự trang bị).

2. Tài chính của Chi đoàn và đoàn cơ sở

2.1. Thu đoàn phí

Theo Nghị quyết số 07 ngày 25/11/2010 [A13] của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn, mức đóng đoàn phí đối với đoàn viên có lương là 5.000 đồng (năm nghìn đồng), đoàn viên không có lương là 2.000 đồng (hai nghìn đồng) một đoàn viên một tháng. Đoàn viên đang học tập, công tác, lao động ở nước ngoài: Mức đóng đoàn phí tối thiểu là 5.000 đồng (năm nghìn đồng) một đoàn viên một tháng.

Chi đoàn thu đoàn phí phải có sổ ghi chép và đoàn viên nộp đoàn phí phải ký tên trong sổ để tiện cho việc theo dõi, quản lý đoàn phí. Trường hợp đoàn viên có hoàn cảnh khó khăn thì được Ban Chấp hành đoàn cơ sở xét miễn đóng đoàn phí trong một thời gian nhất định nhưng không quá 6 tháng.

2.2. Mức trích nộp đoàn phí[A14]

Chi đoàn có trách nhiệm thu đoàn phí của đoàn viên và trích nộp đoàn phí lên cấp trên. Việc trích nộp đoàn phí được quy định như sau:

- Từ Chi đoàn trở lên, mỗi cấp được giữ lại 2/3 (hai phần ba) và nộp lên đoàn cấp trên trực tiếp là 1/3 (một phần ba) tổng số tiền đoàn phí do đoàn viên đóng hoặc trích nộp của tổ chức đoàn cấp dưới. Đoàn bộ phận, Đoàn cơ sở được giao quyền cấp trên cơ sở được giữ lại hai phần ba (2/3) đoàn phí trong số đoàn phí của cấp mình.

- Thời gian trích nộp đoàn phí của các cấp bộ đoàn được quy định:

+ Chi đoàn có trách nhiệm thu đoàn phí của đoàn viên 1 tháng 1 lần và trích nộp lên đoàn cơ sở mỗi tháng 1 lần.

+ Đoàn cơ sở, Đoàn cấp huyện và tương đương 3 tháng 1 lần.

+ Tỉnh, thành đoàn và cấp tương đương trích nộp đoàn phí lên Trung ương Đoàn 1 năm từ 1 đến 2 lần, thời hạn nộp cuối cùng là ngày 30 tháng 12 hàng năm.

2.3. Quản lý, sử dụng đoàn phí[A15]

Phần Đoàn phí được giữ lại ở Chi đoàn, đoàn cơ sở, đoàn cấp huyện là khoản tiền dùng để chi phí sinh hoạt và các hoạt động tập thể của Chi đoàn, đoàn cơ sở trong đó ưu tiên cho công tác thi đua khen thưởng. Chi đoàn, đoàn cơ sở, đoàn cấp huyện phân công cán bộ quản lý quỹ đoàn, định kỳ (6 tháng hoặc 1 năm) tại các buổi sinh hoạt Chi đoàn, cuộc họp đoàn cơ sở, đoàn cấp huyện cần thông báo tình hình thu, chi, trích nộp đoàn phí.

Văn phòng huyện đoàn./.