Hướng Dẫn định Dạng Trang In Và Canh Lề Văn Bản Hành Chính

HƯỚNG DẪN ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ CANH LỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TRONG PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN MS WORD 2003 VÀ 2010

Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thì font chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản được quy định như sau:

- Font chữ: Là Font tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, đó là font Times New Roman.

- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (21cm x 29,7cm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (14,8cm x 21cm).

- Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể trình bày theo chiều rộng của trang giấy.

- Định lề văn bản:

+ Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5 cm;

+ Lề dưới: cách mép dưới từ 2 - 2,5 cm;

+ Lề trái: cách mép trái từ 3 - 3,5 cm;

+ Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2 cm.

Để thực hiện việc soạn thảo văn bản hành chính thống nhất theo Thông tư của Bộ Nội vụ, phòng TKTP & CNTT hướng dẫn các đơn vị thực hiện trên phần mềm soạn thảo văn bản MS Word như sau:

1. Chọn font chữ Times New Roman

1.1. Đối với MS Word 2003

Để mở phần tùy chọn font chữ, các đ/c vào thẻ Format/Font để vào bảng chọn Font như hình sau:

Bảng Font sẽ hiện ra:

Như ta thấy hiện giờ tùy chọn mặc định đang là font Times New Roman nên không cần chỉnh lại, tuy nhiên nếu như mặc định là font khác thì các đ/c click vào ô bên dưới dòng Latin text font để chọn lại font Times New Roman. Sau đó bấm vào nút Default ở góc dưới của bảng chọn để lưu lại, cuối cùng bấm OK.

Hoặc nếu như trên màn hình làm việc của phần mềm World đã hiện sẵn thanh Formating để chọn font thì các đ/c click chọn trực tiếp vào để chọn lại font Times New Roman như hình sau:

Click vào mũi tên chỉ xuống và tìm font Timas New Roman:

Nếu như không có thanh Formating sẵn thì các đ/c vào phần View/Toolbar và click chọn Formating để hiển thị thanh công cụ Formating trên giao diện làm việc của World:

1.2. Đối với MS Word 2007, 2010

Đối với MS Word phiên bản 2007 và 2010 thì để tùy chọn font chữ, các đ/c chọn thẻ Home trên thanh công cụ và bấm vào nút mũi tên tam giác chỉ xuống để lựa chọn font Times New Roman như hình sau:

2. Định dạng trang in A4

2.1. Đối với MS Word 2003

Các đ/c mở thẻ File trên thanh công cụ phía trên cùng góc trái của phần mềm và chọn Page Setup để mở bảng tùy chọn định dạng trang in như sau:

Giao diện bảng Page Setup:

Sau khi bảng Page Setup hiện ra, các đ/c chọn tiếp thẻ Paper, lúc này mặc định khổ giấy đang dùng là khổ giấy Letter (21,5 x 27,9 cm):

Để chuyển về khổ giấy A4, ta click mũi tên chỉ xuống bên cạnh Letter để chọn lại A4:

Sau khi chọn A4 xong, click vào Default >> Yes để lưu lại và bấm OK

2.2. Đối với MS Word 2007, 2010

Đối với MS Word phiên bản 2007 và 2010 thì để chọn khổ giấy, chúng ta bấm vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ phía trên cùng và click vào mũi tên nhỏ phía dưới góc phải của thẻ Page layout như hình sau:

Sau khi bảng tùy chọn Page Setup hiện ra, các đ/c vào thẻ Paper để thực hiện việc chọn khổ giấy sang A4 tương tự như thực hiện ở MS Word 2003:

3. Canh lề cho văn bản hành chính

3.1. Đối với MS Word 2003

Để canh lề cho văn bản, các đ/c thực hiện mở bảng Page Setup lên tương tự như cách thực hiện việc định dạng trang in: chọn File/Page Setup hiện ra bảng sau:

Trong thẻ Margins, chúng ta sẽ nhìn thấy các tùy chọn canh chỉnh lần lượt cho Lề trên (Top) là: 2,54 cm, Lề dưới (Bottom) là: 2,54 cm, Lề trái (Left) là: 3,17 cm, Lề phải (Right) là 3,17 cm. Để tùy chọn lại các thông số này, chúng ta bấm trực tiếp vào từng ô để sửa cho phù hợp. Ví dụ nếu ta muốn Lề trên là 2,5 cm, Lề dưới là 2 cm, Lề trái là 3 cm, Lề phải là 2 cm thì bấm vào từng ô và sửa lại như sau:

Sau khi đã chỉnh xong các lề cần sửa thì chúng ta bấm vào Default >> Yes để lưu lại và cuối cùng bấm OK

3.2. Đối với MS Word 2007, 2010

Đối với MS Word phiên bản 2007 và 2010 thì để mở bảng Page Setup lên cũng thực hiện tương tự như cách mở ở phần định dạng trang in ở trên. Là vào thẻ page Layout, sau đó click vào mũi tên bên cạnh chữ Page Setup:

Sau khi bảng Page Setup hiện ra thì việc tùy chọn các thông số canh lề được thực hiện tương tự như với MS Word 2003: các đ/c chọn thẻ Margins và sửa lại khoảng cách canh lề theo ý muốn, bấm Default/OK để hoàn tất.

Chúc các đ/c thành công!!

Trầm Minh Khang - Phòng TKTP&CNTT