Hướng Dẫn Kê Khai Tờ Khai Thuế GTGT Bằng Excel - Dịch Vụ Kế Toán

Phạm và Cộng Sự sẽ hướng dẫn các bạn quy trình kê khai tờ khai thuế GTGT bằng excel để có thể chắc chắn hơn về các số liệu, hạn chế những sai sót trong quá trình khai thuế giá trị gia tăng. 

1. Vì sao nên sử dụng tờ khai thuế GTGT bằng excel?

– Rủi ro khi làm tờ khai thuế GTGT

Để có một bản kê khai thuế GTGT ít sai sót, khi kê khai thuế GTGT thường chúng ta nên lường trước và kiểm soát các rủi ro sau:

+ Hóa đơn hợp lệ hay không?

+ Gõ sai thông tin hóa đơn

+ Kiểm soát việc phần mềm tự tính VAT đối với những hóa đơn VAT được thay đổi để làm tròn hóa đơn

+ Kiểm soát giữa hạch toán thuế GTGT và kê khai

Trong công tác kế toán,việc nhập dữ liệu luôn là khâu rủi ro nhất về việc sai sót, vì nó là nguồn tạo dựng nên cơ sở dữ liệu để kế toán xử lý nghiệp vụ sau đó, vì vậy quản trị rủi ro ở khâu nhập dữ liệu sẽ là khâu cực kỳ quan trọng, cần tuân thủ quy trình một cách nghiêm ngặt, điều này giúp giảm thiểu rủi ro các khâu còn lại. Các bạn làm kế toán thì nên hiểu rõ và đặt tầm quan trọng của khâu này làm trọng, mặc dù nó có vẻ như là hoạt động mang tính ít cần trình độ chuyên môn nhất, nhưng nó là tiền đề để kiểm soát các rủi ro sau này.

Một số nguyên tắc khi lập tờ khai thuế

+ Không nên nhập trực tiếp dữ liệu vào phụ lục mua vào, bán ra trên HTKK

+ Nên sử dụng form excel của bảng kê mua vào, bán ra lấy từ mục “trợ giúp” trên phần mềm để nhập dữ liệu, sau đó tải vào phần mềm từ nút “ tải bảng kê” trên từng phụ lục.

+ Nên lưu lại theo từng tháng cả bảng kê mua vào, bán ra và kết xuất tờ khai từng tháng dưới dạng excel để tiện tra cứu sau này.

Vì thế, sử dụng tờ khai thuế GTGT bằng excel là một phương pháp trợ giúp kế toán có thể dễ dàng kiểm soát các con số kê khai và tiến hành kê khai một cách chính xác nhất.

Hướng dẫn kê tờ khai thuế GTGT bằng excel

1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn

+ Khâu nhận hóa đơn bạn phải soát xét từng chỉ tiêu trên hóa đơn hợp lệ hay không

+ Trước khi nhập dữ liệu bạn nên soát xét lại một lần trước khi chính thức nhập, cần tách rời khâu soát xét các chỉ tiêu hóa đơn như tên, địa chỉ, MST ra khỏi khâu nhập dữ liệu, vì khi nhập bạn dễ rơi vào trạng thái tập trung vào phần số hơn là phần chữ, vì vậy tách công đoạn giúp bạn tập trung tư duy hơn, phát hiện sai sót tốt hơn. Hóa đơn không hợp lệ cần đánh dấu hoặc tách rời ra khỏi hệ thống được kê khai, khi chắc chắn tất cả đã hợp lệ thì bắt đầu kê khai.

2. Nhập dữ liệu

+ Bạn nên lưu trữ một sheet “Danh mục các khách hàng” đã từng phát sinh bên cạnh sheet kê khai bao gồm tên theo đúng hóa đơn và MST. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian gõ đi gõ lại tên, MST của một đơn vị đã từng phát sinh, nhưng nó còn có một giá trị khác cao hơn hẳn đó là giảm rủi ro sai sót khi phải gõ một chuỗi ký tự số của MST, vì khi bạn đã đúng được một lần thì các lần sau sẽ chắc chắn đúng 100%. Đặc biệt đối với tên công ty, việc tìm kiếm từ kho dữ liệu này giúp bạn sẽ đồng hóa được tên khách hàng theo một tiêu chuẩn duy nhất, tìm kiếm sẽ đơn giản và tiết kiệm thời gian.

+ Cột thuế bạn nên đặt công thức với hàm ROUND để làm tròn số thuế được tính việc này giúp không bị nhảy số khi tải lên phần mềm kê khai thuế HTKK.

+ Bên ngoài lề của bảng kê bạn nên đặt công thức cộng doanh số với thuế để ra tổng thanh toán của hóa đơn. Khi nhập doanh số, cột thuế sẽ nhảy theo công thức, cột thanh toán sẽ nhảy tổng số tiền, bạn phải đối chiếu đúng thuế, đúng số tổng trên hóa đơn thì mới được chuyển sang nhập hóa đơn tiếp theo, điều này có một ý nghĩa khác nữa là bạn đang kiểm soát việc người viết hóa đơn tính đúng hay sai trong khâu tính tiền trên hóa đơn đó. Trường hợp nếu người viết cộng thêm vào phần thuế một vài đồng ở phần VAT để làm tròn hóa đơn, bạn có thể cộng thêm vào công thức tính VAT số tiền phù hợp để đúng VAT, kiểm tra lại số tổng nếu khơp đúng thì chuyển qua nhập hóa đơn tiếp theo.

+ Sau khi kê khai xong, bạn nên copy paste value cho cột VAT, động tác này giúp công đoạn tải dữ liệu vào phần mềm giữ nguyên được kết quả trên excel ngay cả với những hóa đơn đã có sự thêm bớt một ít tiền.

+ Tên bảng kê mua vào, bán ra phải được ghi rõ bán ra, hoặc mua vào, tháng hoặc quý kê khai.

3. Tải bảng kê vào phần mềm

+ Tải bảng kê và ấn “Ghi” để kiểm tra dữ liệu đúng sai, nếu phát hiện sai sót ở đâu phần mềm sẽ cảnh báo, bạn không nên chỉnh sửa trực tiếp vào phần mềm, mà nên chạy vào file excel sửa, sau đó thì tải lại vào phần mềm HTKK. Điều này giúp bạn đồng hóa dữ liệu lưu trữ để sau này tìm kiếm không dẫn đến sự hiểu nhầm.

+ Sau khi hoàn không sai sót, bạn nên mở lại file excel đối chiếu với phần mềm xem số tiền giữa excel và phần mềm có khớp nhau không? Nếu khớp thì hoàn tất việc kê khai.

+ Đừng bao giờ bỏ qua công đoạn mở file kê khai thuế của thang trước để đối chiếu số dư với tháng kê khai ngay cả khi phần mềm có chức năng tự chuyển số dư. Mọi sự cẩn trọng luôn không bao giờ thừa.

4. Lưu trữ dữ liệu kê khai

+ Sau khi hoàn tất, bạn nên kết xuất dưới dạng excel để lưu trữ. Việc này rất có ích cho lâu dài về việc tra cứu và bảo vệ dữ liệu. Lưu tên một cách tuần tự và khoa học ví dụ: VAT.2014.01. Ai kê khai xong mà không kết xuất để lưu trữ lại 1 bản bạn nên xem xét lại quy trình quản lý dữ liệu của bạn.

+ Bên cạnh việc lưu trữ từng file excel, bạn nên “sao lưu” toàn bộ phần mềm bằng chức năng “sao lưu” trong mục “công cụ”. Mọi hành động lưu trữ dữ liệu theo một hệ thống khoa học sẽ không bao giờ thừa, rồi một ngày bạn sẽ thấy điều đó thật là một hành động đáng làm nhất của một kế toán.

5. Kiểm tra, đối chiếu giữa kê khai và hạch toán

+ Trong file NKC excel bạn nên trang trọng giành cho VAT một cột đánh dấu tháng kê khai.

+ Sau khi hoàn tất việc kê khai thuế của từng tháng, bạn nên lọc thuế kê khai của từng tháng trên NKC đối chiếu với từng tờ khai, khớp đầu vào, đầu ra thì việc đánh dấu của bạn có tác dụng cho nhiều năm sau đó, bất kể thời điểm nào tìm kiếm hóa đơn, bạn sẽ luôn khoanh vùng được hóa đơn đó được kê khai ở tháng nào, và được lưu trữ ở tập chứng từ nào. Đặc biệt nếu có xảy ra sai lệch giữa hạch toán và kê khai, bạn dễ dàng tìm ra tháng lệch, và tìm tới hóa đơn hạch toán sai.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp các bạn sẽ có thể hình dung được những công việc trong quá trình lập tờ khai thuế GTGT bằng excel.

>>>> Quy định về kê khai thuế GTGT 

Để có mẫu kê khai thuế GTGT bằng excel cụ thể nhất bạn có thể liên hệ với Phạm Và Cộng Sự để được chia sẻ và hướng dẫn kĩ càng với số liệu cụ thể. Mọi thông tin xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ- KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN PHẠM VÀ CỘNG SỰ

Điện thoại: 0902483186

Email: taxserviceshn247@gmail.com