Hướng Dẫn Ký Chữ Ký Số Trên File PDF đơn Giản - Nef Digital

Ngày nay, chữ ký số đang được sử dụng một cách rộng rãi. Chữ ký số giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc quản lý chứng từ và giao dịch điện tử. Vậy chữ ký số là gì? Cách ký chữ ký số trên file PDF như nào ? Hãy cùng Nef tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

Tóm tắt nội dung

Toggle

• Các bước ký chữ ký số trên file PDF
  • Cài đặt công cụ hỗ trợ ký chữ ký số trên file PDF
  • Các thao tác cụ thể ký chữ ký số trên file PDF
• Lợi ích của việc ký chữ ký số trên file PDF
• Các lưu ý khi ký chữ ký số trên file PDF
• Cơ chế hoạt động của ký chữ ký số trên file PDF
• Chức năng của việc ký chữ ký số
• Chức năng cụ thể của việc ký chữ ký số đối với từng đối tượng
  • Ký chữ ký số dùng cho cá nhân
  • Ký chữ ký số trong doanh nghiệp/tổ chức
  • Ký chữ ký số đối với cá nhân thuộc tổ chức
• Lựa chọn nơi đăng ký sử dụng chữ ký số
• Nef Digital JSC.,

Các bước ký chữ ký số trên file PDF

Cài đặt công cụ hỗ trợ ký chữ ký số trên file PDF

Bước 1: Cài đặt USB Token, sau khi cài đặt thành công thì kích hoạt.

Bước 2: Tiếp đó cài đặt phần mềm Acrobat Reader

Các thao tác cụ thể ký chữ ký số trên file PDF

Bước 1: Chọn file cần ký

• Mở phần mềm Acrobat Reader DC, nhấn File/Open. Chọn file cần ký rồi nhấn Open.
• Nhấp vào Tool tiếp đó nhấp Open tại mục Certificates.

Bước 2: Nhấn vào Digitally Sign, nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký. Nhấn Continue để tiếp tục.

Bước 3: Ký số bằng USB token

• Khi màn hình hiển thị thông tin chữ ký số của khách hàng. Bấm Sign để thực hiện ký. Sau khi ký xong, nhấp vào Save để lưu file. 
• Nhập mã PIN của USB token, nhấp vào OK. 

Nội dung liên quan: Mua chữ ký số ở đâu?

Lợi ích của việc ký chữ ký số trên file PDF

Ký chữ ký số không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp qua các chức năng trên. Mà còn qua các lợi ích thiết thực:

• Rút ngắn thời gian giao dịch giúp tiết kiệm công sức và thời gian
• Ký chữ ký số giúp người dùng đỡ mất thời gian chờ đợi chuyển phát tài liệu, giảm bớt công sức và tiền bạc trong việc in tài liệu giấy.
• Bảo mật thông tin khi ký chữ ký số. Ký chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa công nghệ cao giúp đảm bảo không bị rò rỉ thông tin của người dùng. 
• Hạn chế việc bị giả mạo chữ ký bằng cách ký chữ ký số. Chữ ký tay có thể sẽ bị giả mạo với tỷ lệ cao khoảng từ 55-70%. Còn với chữ ký số thì việc giả mạo gần như là không thể

Các lưu ý khi ký chữ ký số trên file PDF

Lợi ích của việc ký chữ ký số rất lớn ai cũng có thể thấy. Còn các lưu ý khi dùng thì không phải ai cũng biết. Sau đây là một một vài lưu ý khi ký chữ ký số trên file PDF:

• Bảo quản cẩn thận thiết bị ký số USB Token, bảo mật các thông tin liên quan đến việc ký chữ ký số của cá nhân, doanh nghiệp
• Khi thay đổi thông tin người dùng phải thông báo với  tổng đài chữ ký số để thay đổi thông tin trên hệ thống.
• Nên cài mật khẩu dễ nhớ và lưu mật khẩu vào một file để tránh trường hợp quên mật khẩu. Vì khi sai mật khẩu quá 3 lần thiết bị số sẽ bị khóa. Nếu không không may bị khóa cần liên lạc ngay với tổng đài chữ ký số để reset lại thiết bị.

Nội dung liên quan: Chữ ký số có giá trị pháp lý không?

Cơ chế hoạt động của ký chữ ký số trên file PDF

Hoạt động của ký chữ ký số trên file PDF được dựa trên 1 cặp khóa gồm khóa công khai và khóa bí mật:

• Khóa công khai là khóa dùng mật mã không đối xứng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi một khóa bí mật tương ứng.
• Khóa bí mật được chạy bằng thuật toán mật mã không đối xứng dùng để tạo chữ ký số. Đặc biệt hơn là khóa bí mật này mỗi người sử dụng chỉ được cấp một khóa duy nhất và được giữ bí mật tuyệt đối.

Chức năng của việc ký chữ ký số

Chữ ký số là chữ ký điện tử được tạo ra  bằng công nghệ mã hóa công khai. Chúng có vai trò giống như chữ ký tay cá nhân hay con dấu của doanh nghiệp. Được chấp  nhận về mặt pháp lý khi giao dịch trên môi trường Internet như: ký kê khai Thuế, ký giao dịch tài chính, ký phát hành hóa đơn điện tử, ký hợp đồng online …

Ký chữ  ký số có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo, xác nhận về quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết các giao dịch điện tử.

Chức năng cụ thể của việc ký chữ ký số đối với từng đối tượng

Việc ký chữ ký số có chức năng cụ thể như sau:

Ký chữ ký số dùng cho cá nhân

Chữ ký số cá nhân có chức năng như:

• Chứng thư điện tử
• Mã hóa dữ liệu, bảo mật thông tin
• Kê khai thuế TNCN, quyết toán…

Nội dung liên quan: Đăng ký chữ ký số cá nhân

Ký chữ ký số trong doanh nghiệp/tổ chức

• Giao dịch ngân hàng điện tử
• Đăng ký doanh nghiệp
• Thương mại điện tử

Ký chữ ký số đối với cá nhân thuộc tổ chức

• Giao dịch nghiệp vụ trong nội bộ hoặc đại diện tổ chức để thực hiện các giao dịch với bên ngoài khi được ủy quyền: Ký xác nhận email, login hệ thống bảo mật công ty; ký chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi…
• Giao dịch được tổ chức ủy quyền: Ký kết văn bản điện tử, ngân hàng điện tử, giao dịch/ thanh toán thương mại điện tử, …

Lựa chọn nơi đăng ký sử dụng chữ ký số

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng đảm bảo tính an toàn thông tin và bảo mật cho người dùng. Vì thế, người người dùng cần cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định.

Một số loại dịch vụ chứng thực chữ ký số được cung cấp:

• Chứng thư số cho cá nhân, doanh doanh nghiệp
• Chứng thư số cho máy chủ
• Chứng thư số cho phần mềm

Thực tế, việc ký chữ ký số đóng vai trò rất quan trọng trên không gian mạng. Vì thế, yếu tố bảo mật và an toàn luôn phải chú trọng hàng đầu trong quản lý và bảo mật.

Trên đây đây là hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF và các vấn đề liên quan đến chữ ký số. Hy vọng các thông tin mà Nef Digital cung cấp sẽ có ích đối với doanh nghiệp của bạn. Mọi thắc mắc và góp ý vui lòng để lại bình luận phía dưới. 

Xin trân trọng cảm ơn!

Nef Digital JSC.,

• VPGD: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 024.6655.2266
• Email: Sales@nef.vn
• Website: https://nef.vn