Hướng Dẫn Lập Báo Cáo Tài Chính Và Kiểm Tra Sổ Sách Chuẩn 2019 ...

Nội dung chính

• Lập báo cáo tài chính và kiểm tra sổ sách (Phần 1)
  • 1/ Bước1: Kiểm tra tính hợp lý của các Tài khoản.  (Các bước kiểm tra báo cáo tài chính)
  • 2/ Bước 2: Kiểm soát chứng từ, khâu này quan trọng nhất vì các chứng từ đều phải hợp lý và hợp lệ, mình sẽ nói cụ thể việc kiểm soát chứng từ và những chứng từ cụ thể cần có cho một số Tài khoản trọng yếu. (Các bước kiểm tra báo cáo tài chính)
  • 3/ Bước 3: Lập bảng Cân đối kế toán (Các bước kiểm tra báo cáo tài chính)

Lập báo cáo tài chính và kiểm tra sổ sách (Phần 1)

1/ Bước1: Kiểm tra tính hợp lý của các Tài khoản.  (Các bước kiểm tra báo cáo tài chính)

– Kiểm tra sổ nhật ký chung: Tổng phát sinh bên nợ và bên có tại thời điểm 31/12 phải bằng nhau, nếu không bằng nhau nghĩa là có một hoặc nhiều bút toán đã nhập chỉ nhập bên nợ hoặc bên có. Bạn phải kiểm tra lại và nhập đủ số liệu vào sổ nhật ký chung. Sau khi khi đã nhập đúng, đủ dữ liệu các bạn thực hiện chuyển số liệu theo từng tài khoản sang sổ cái và bảng cân đối tài khoản.

– Kiểm tra bảng cân đối Tài khoản: Khi bạn đã lên bảng cân đối tài khoản xong thì kiểm tra tính cân đối của nó: Hai cột số dư Nợ và số dư Có đầu kỳ có tổng giá trị phải bằng nhau, tiếp đến là hai cột tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có phải bằng nhau và bằng tổng phát sinh bên nợ và bên có của sổ nhật ký chung. đồng thời đảm bảo các TK từ đầu 5-9 đã được kết chuyển hết và không có số dư. Hai cột cuối cùng cũng giống như hai cột đầu tiên, tổng giá trị dư nợ bằng dư có và từ đầu 5-9 không có số dư ở hai cột này.

– Sau khi kiểm tra các bước trên chúng ta tiếp tục kiểm tra các tài khoản có trên bảng cân đối tài khoản để đảm bảo các TK có số dư đúng tính chất của nó.

+ Ví dụ: TK 1111 ko được phép âm, chỉ có số dư bên nợ và số dương. Các TK đầu 1 và 2 đều có số dư nợ ( trừ một số TK như 214, các tài khoản dự phòng, cũng có trường hợp 131 dư có ở TK chi tiết) Các tài khoản đầu 3 và 4 đều có số dư có (cũng có một số dư nợ tùy theo từng trường hợp cụ thể)

– Tiếp theo kiểm tra tính hợp lý của TK, hầu hết các TK đều phát sinh cả hai bên Có và Nợ, khi nhìn trên bảng cân đối tài khoản nếu có tài khoản nào đó chỉ có phát sinh một bên Nợ hoặc 1 bên Có thì cần xem xét lại.

+ Ví dụ: TK 152 chỉ có phát sinh nợ mà ko có ps bên có nghĩa là xuất dùng nguyên vật liệu nhưng ko hạch toán vào chi phí.

+ hoặc TK 242 nhìn trên bảng cân đối tài khoản có PS bên nợ mà ko có phát sinh bên có nghĩa là chi phí chưa được phân bổ vào các TK liên quan.

+ hoặc TK 133 chỉ có ps bên Nợ nghĩa là chưa hạch toán bút toán khấu trừ thuế.

+ hoặc TK 331 nếu chỉ phát sinh bên Có mà ko có phát sinh bên Nợ, nghĩa là trong năm chúng ta có thanh toán cho nhà cung cấp nhưng không hạch toán.

+ hoặc TK 338, nếu chỉ có PS bên Có nghĩa là chúng ta chưa nộp bảo hiểm hoặc nộp rồi nhưng quên chưa hạch toán. Cứ như vậy kiểm tra hết các TK.

– Sau đó kiểm tra sự thống nhất của số liệu:

+ Ví dụ: Kiểm tra tk 133 và 3331. Cuối tháng, quý các bạn đối chiếu tổng số phát sinh TK 133 với số thuế trên bảng kê mua vào, trên tờ khai, TK 3331 với bảng kê bán ra, các số liệu trên tờ khai và trên TK bằng nhau thì khả năng bỏ quên, sót hóa đơn là thấp. Trường hợp không bằng nhau thì có thể kê sót hóa đơn, kê hai lần hoặc hạch toán hai lần trên sổ sách, hoặc ko hạch toán, hoặc hạch toán VAT vào giá trị hang hóa, dịch vu. phải kiểm tra lại. Sau khi đã khớp số liệu thì các bạn nộp tờ khai. Hạch toán bút toán khấu trừ vào cuối tháng, quý.

– Trường hợp số dư nợ TK 133> số dư có TK 3331; nghĩa là số thuế đầu vào lớn hơn đầu ra Nợ 3331/Có 133 = “số dư có tài khoản 3331”, sau khi lập bút toán khấu trừ thì số dư TK 133 phải bằng chỉ tiêu 43 trên tờ khai ( số thuế còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau).  Lưu ý: Trường hợp này ko tính đến việc công ty có số thuế đề nghị hoàn thuế.

– Trường hợp TK 133< TK3331: Số thuế đầu ra lớn hơn đầu vào— phải nộp thuế. Cũng hạch toán như trên: N3331/C133= “số dư nợ tk 133” ; sau khi lập bút toán này thì số dư bên nợ TK 133=0 và cũng bằng chỉ tiêu 43 trên tờ khai và số dư bên có của TK 3331 phải bằng chỉ tiêu 40 trên tờ khai (số thuế VAT phải nộp trong kỳ) Sau khi nộp tờ khai bạn phải đi nộp thuế, sau khi nộp thuế thì bạn căn cứ chứng từ ( giấy nộp tiền vào NSNN) ghi: N3331/C111,112. Sau khi hạch toán bút toán này thì số dư tk 3331 cũng sẽ=0.

+ Ví dụ tiếp: Tổng phát sinh bên có TK 511, 515 ( nếu có mua bán chứng khoán) và 711 ( nếu có thanh lý TS) phải bằng tổng doanh số bán ra trên các tờ khai của năm làm BCTC. Như vậy các TK có tính thống nhất với các báo cáo, thống nhất với các biểu bảng đã lập.

Xem thêm: Đọc hiểu và phân tích báo cáo tài chính để hiểu rõ hơn về BCTC

2/ Bước 2: Kiểm soát chứng từ, khâu này quan trọng nhất vì các chứng từ đều phải hợp lý và hợp lệ, mình sẽ nói cụ thể việc kiểm soát chứng từ và những chứng từ cụ thể cần có cho một số Tài khoản trọng yếu. (Các bước kiểm tra báo cáo tài chính)

• Ví dụ: Tài khoản 155 và 156:

Số lượng bán ra = số đầu kỳ + nhập trong kỳ- dư cuối kỳ. Chỉ tiêu dư cuối kỳ trên sổ sách còn nhiều nhưng thực tế không còn, hoặc còn nhưng thấp hơn nhiều so với sổ kế toán,  như vậy rõ ràng là số lượng bán ra đã ko xuất hóa đơn mặc dù số TK 511 vẫn bằng các tờ khai, nghĩa là chỉ kê khai hàng đã bán có xuất hóa đơn.

• Kiểm soát chứng từ: Khi kiểm soát chứng từ thì hãy làm lần lượt các TK cũng giống như khi kiểm tra tính chất của TK. Khi kiểm soát chứng từ cũng có nghĩa là đồng thời xem xét các chi phí hợp lý và không hợp lý theo các quy định hiện hành liên quan đến DN của các bạn. Ở cty mình thì những chi phí ko hợp lý để riêng khi  làm quyết toán Thuế  thì ko đưa các chi phí đó vào quyết toán TNDN,  trước khi xác định thời điểm chuẩn bị làm BCTC nên đọc các TT hướng dẫn lien quan đến DN của mình, đặc biệt là tìm hiểu xem có được miễn giảm thuế TNDN, TNCN  hoặc ngành nghề đặc thù được miễn giảm.

.  Mình chỉ nêu một số vc kiểm soát chứng  từ của một số TK chủ yếu để các bạn ttham khảo.

• Ví dụ: TK 111, Tài khoản này phát sinh nhiều, đòi hỏi bạn kiểm soát thường xuyên đến khi làm BCTC sẽ đỡ phải kiểm soát lại.

+ Đối với phiếu chi. Hầu hết là chi cho hoạt động của DN nên tất cả các phiếu chi đều có chứng từ kèm theo như hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng, các chứng từ do cty lập ra như giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán tạm ứng, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền ăn ca, bảng thanh toán phụ cấp,bảng thanh toán làm thêm giờ….tất cả được kẹp sau từng phiếu chi tương ứng với từng nội dung (một số bạn thì kẹp hóa đơn sau tờ khai, mình ko làm vậy), tất cả các chứng từ tối thiểu phải có chữ ký ng lập và giám đốc, đóng dấu. Với bảng thanh toán các khoản cho người lao động thì phải có đủ chữ ký người nhận. Nếu  ko có chứng từ chứng minh khoản chi phí đó thì phiếu chi bị loại và đương nhiên là bị loại chi phí. Do vậy khi kiểm soát chứng từ chi các bạn luôn đối chiếu với các khoản được trừ tại TT 78 (áp dụng năm 2014)

+ Đối với phiếu thu: tương tự như trên, cũng cần có các chứng từ là căn cứ nộp tiền vào quỹ như giấy lĩnh mặt tại NH về nhập quỹ, biên bản góp vốn, thu hoán ứng, thu khác….

+ Cuối năm : Tại thời điểm 24h ngày 31/12 lập bảng kiểm kê quỹ  đúng theo quy định. (còn nữa) (Lập BCTC) tiếp theo: Kiểm soát chứng từ:

• Đối với TK 112: Chứng từ kẹp vào tài khoản này chủ yếu là Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên lai, hóa đơn đơn thu phí…của Ngân hàng.

+ Đối với ủy nhiệm chi thanh toán cho các hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ thông thường có ngày khác với ngày Hóa đơn, nó là chứng từ chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt nên không để mất hay thất lạc.Khi hóa đơn về chúng ta hạch toán theo hóa đơn và kẹp chứng từ hạch toán đó với hóa đơn., ngoài ra còn có biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho.  Khi có ủy nhiệm chi  và giấy bào nợ của ngân hàng đã thanh toán thì pho tô hóa đơn kẹp vào ủy nhiệm chi cùng giấy báo nợ để tránh việc phải tìm hóa đơn gốc khi ta không nhớ. Đối với các hợp đồng mà thời gian cung cấp hàng hóa dài, nhiều hóa đơn thì mỗi một lần thanh toán chúng ta cũng kẹp như trên để tránh việc lẫn giữa các lần thanh toán. Các hợp đồng và thanh lý hợp đồng mình để riêng không kẹp vào Uỷ nhiệm chi.

+ Đối với giấy báo có: Khi có giấy báo có (Phát sinh các khoản phải thu của khách hàng là chủ yếu, các khoản thu khác ít) chúng ta căn cứ nội dung để hạch toán va cũng kẹp chứng từ hạch toán với giấy báo có.

+ Đối với giấy báo nợ về thu phí của ngân hàng kẹp chung với chứng từ hạch toán và biên lai ( hóa đơn thu phí)

+ Cuối tháng, năm yêu cầu ngân hàng in sao kê và biên bản đối chiếu số dư.

• Đối với TK 131, 331 ( phải thu, phải trả khách hàng), Tài khoản này cũng lắm rắc rối nếu không có chứng từ chứng minh đã cung cấp hàng hóa dịch vụ nhưng khách hàng chưa thanh toán, hoặc chứng từ chứng minh đã mua hàng nhưng chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Do vậy ngoài hóa đơn đã giao cho khách hàng, hóa đơn đã nhận của nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ thì cần có hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho biên bản giao hàng và đặc biệt tại thời điểm cuối năm phải có biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên. Nếu thiếu nhiều chứng từ kể trên tại thời điểm 31/12 và đến thời điểm thanh tra mà chưa có thì  cơ quan thuế có thể quy vào hành vi mua, bán Hóa đơn.

TK này cũng được kẹp với bảng tổng hợp công nợ, biên bản đối chiếu công nợ của từng khách hàng, sổ chi tiết công nợ với từng khách hàng.

• Đối với TK 133 và 3331 (đã nói ở phần trước)
• TK 142,242 và 153: Tài khoản 142 và 242 liên quan đến TK 153, ngoài giá trị phân bổ hợp lý theo thời gian dựa vào quy định của Luật ( hiện nay ccdc phân bổ ko quá 3 năm theo TT 78) thì cần có chứng từ chứng minh số liệu đã phân bổ vào chi phí.

+ Bảng phân bổ công cụ dụng cụ đã đc ký và đóng dấu. Hồ sơ công cụ dụng cụ như “thẻ CCDC”, “sổ theo dõi CCDC”, hóa đơn pho to kẹp vào bảng phân bổ ( mình làm vậy để đỡ phải tìm khi thuế kiểm tra), “biên bản giao CCDC” cho người quản lý sử dụng (nếu đc giao riêng)

+ Cuối năm phải có biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ Nếu không có các chứng từ trên thì cũng dễ bị loại chi phí  và dễ bị thuế  đặt dấu hỏi và có thể yêu cầu kiểm tra thực tế công cụ dụng cụ. (rất nhiều trường hợp xin hóa đơn máy tính, bàn ghế…Bị loại chi phí và bị phạt) (Còn nữa)

• Lập BCTC (phần 5): Các bước kiểm tra báo cáo tài chính

+ Đối với các TK 152,156 cần có đủ hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất kho,  hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng,  chứng từ thanh toán qua NH, với 156 khi xuất hàng phải có hóa đơn, tồn kho thực tế luôn bằng với sổ kế toán. Một số bạn chưa rõ, khi bán hàng cho cá nhân, hoặc những đơn vị không lấy hóa đơn nên ko viết hóa đơn dẫn đến sổ kế toán tồn nhiều hàng hóa nhưng thực tế ko còn hoặc tồn thấp hơn nhiều so với sổ kế toán, khi kiểm tra cơ quan thuế sẽ khép lỗi cố tình trốn thuế VAT đầu ra và TNDN. Với TK 152: Đảm bảo mọi vật tư xuất dùng cho SX phải có phiếu xuất kho, cần có yêu cầu hoặc đề nghị cấp vật tư của bộ phận SX, một số đơn vị còn căn cứ định mức tiêu hao vật tư, căn cứ dự toán, căn cứ vào kế hoạch SX để xuất vật tư.  Khi kết chuyển TK 621 sang TK 154 phải căn cứ số lượng vật tư dùng thực tế dựa trên biên bản kiểm đếm vật tư, số không dùng hết nhập lại kho, một số bạn cứ xuất vật tư bao nhiêu là kết chuyển từ 621 sang 154 bấy nhiêu, khi cơ quan kiểm tra hỏi cơ sở kết chuyển thì ko giải trình đc. Một số Doanh nghiệp bị loại chi phí vật tư vì sử dụng vật tư quá định mức kỹ thuật, vật tư nhập kho ko có hóa đơn chứng từ, mua hàng trả chậm ko thanh toán cũng ko có hợp đồng, không có biên bản đối chiếu công nợ, thời hạn nợ kéo dài, tại thời điểm kiểm tra ko có hồ sơ chứng minh đã mua vật tư…

+ Đối với TK 154. Tài khoản này được tập hợp chi phí từ việc kết chuyển các tài khoản 621,622,623 và 627 sang. Thông thường tổng phát sinh nợ TK 154 sẽ bằng tổng phát sinh có của các TK 621,622,623 và 627. Khi kết chuyển từ 154 sang 155 hoặc 632 đều phải căn cứ vào giá trị thành phẩm nhập kho hoặc giá trị khối lượng sản phẩm hoàn thành. Đặc biệt với các DN xây dựng thì mở TK 154 chi tiết cho từng công trình. Cơ quan thuế kiểm tra TK này khá kỹ vì nó liên quan đến thành phẩm bán ra và tất nhiên là liên quan đến doanh thu và hóa đơn.

+ Đối với TK 211 và 214: Khi trích khấu hao cần tuân thủ theo đúng quy định ( thông tư 45), Tài sản cố định phải có hóa đơn mua vào, có sổ và thẻ theo dõi Tài sản và thực sự tham gia vào sản xuất kinh doanh và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là bắt buộc phải có bảng trích khấu hao cho từng tài sản cố định được ký và đóng dấu. Một số Công ty nhỏ kiểu gia đình khi mua đồ dùng gia đình cứ lấy hóa đơn tên Công ty để khấu trừ thuế và tăng chi phí, hầu hết bị loại, bị truy thuế và bị phạt vấn đề này. Lưu ý với các bạn mới đi làm cho các công ty nhỏ có xe ô tô 4-9 chỗ, khi kiểm tra khấu hao cho oto thường kiểm tra luôn các chi phí liên quan như xăng xe, có trường hợp định mức tiêu thụ nhiên liệu chỉ 7-8 lít/100km nhưng hóa đơn xăng dầu lên tới 20L/100km hoặc xe phải chạy 1 ngày cả 1000km quanh Hà Nội mới tiêu thụ hết nhiên liệu. Những trường hợp như vậy vừa bị loại chi phí, vừa bị truy thu thuế và bị phạt hành vi mua hóa đơn. Mình chỉ nói cách kiểm tra, kiểm soát một số TK trọng yếu để các bạn tham khảo thêm. Tiếp theo mình sẽ nói cách lập bảng CĐKT và Lưu chuyển tiền tệ (còn nữa)

• Lập Báo Cáo Tài Chính (phần 6).

3/ Bước 3: Lập bảng Cân đối kế toán (Các bước kiểm tra báo cáo tài chính)

I/ Lập BCTC ( phần 7) : Sau khi kiểm tra các bước từ phần 1 đến phần 6 mình nói ở trên thì tiến hành lập bảng CĐKT. Về kết cấu bảng CDKT mình ko nói nữa vì có mẫu chung, mình chỉ nói lấy số liệu ở sổ cái hoặc bảng CĐSPS vào bảng CĐKT. Trên bảng CĐKT các chỉ tiêu có dấu * là ghi số âm.

Cảm ơn bạn đã đọc Hướng dẫn Lập báo cáo tài chính và kiểm tra sổ sách chuẩn 2019 (Phần 1). Mời bạn đón đọc Hướng dẫn Lập báo cáo tài chính và kiểm tra sổ sách chuẩn 2019 các phần  2, 3, 4, 5 tiếp theo tại đây: 

Hướng dẫn Lập báo cáo tài chính và kiểm tra sổ sách (Phần 2)

Hướng dẫn Lập báo cáo tài chính và kiểm tra sổ sách (Phần 3)

Hướng dẫn Lập báo cáo tài chính và kiểm tra sổ sách (Phần 4)

Hướng dẫn Lập báo cáo tài chính và kiểm tra sổ sách (Phần 5)

Bạn có thể tham khảo một số bài viết liên quan tại đây:

Kỹ năng kiểm soát số liệu trên báo cáo tài chính sao cho chuẩn xác nhất

Hướng dẫn cách lập đọc và phân tích báo cáo tài chính (BCTC)

Những sai sót thường gặp trên báo cáo tài chính

Cách lập báo cáo kết quả kinh doanh theo thông tư 200 trong một nốt nhạc

Các nội dung liên quan đến phân tích báo cáo tài chính:

1. 8 nội dung hữu ích kế toán nhất định phải học về tài chính, quản trị, thuế
2. Các lỗi thường mắc khi lập báo cáo tài chính
3. Soát xét báo cáo tài chính trước khi nộp
4. Công cụ so sánh phân tích báo cáo tài chính
5. Đọc hiểu và phân tích báo cáo tài chính chuẩn xác
6. Top 20 bài viết hay về Báo cáo tài chính kế toán nên đọc

Ngoài ra bạn có thể tham khảo khóa học “Kế toán thuế chuyên sâu” hoặc cuốn sách kế toán thuế chuyên sâu của TACA Hoặc khoá học Soát xét hoàn thiện Báo cáo tài chính Online từ chuyên gia hàng đầu tại đây, toàn bộ phần hành Báo Cáo Tài Chính sẽ được đề cập qua trường hợp doanh nghiệp thực tế gặp phải trong khóa học này.

Bạn hãy đón đọc PHẦN II của “Chi tiết cách lập và kiểm tra báo cáo tài chính” trên TACA nhé!

Tại đây bạn có thể ghé thăm các fanpage của TACA: Link: Taca – training and coaching accounting

Link: Taca Academy

Tác giả: Vũ Đức Hùng