Hướng Dẫn Lập Biên Bản Họp Hội đồng Quản Trị - AZLAW

Khi hội đồng quản trị họp, thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp. AZLAW xin hướng dẫn lập biên bản họp hội đồng quản trị như sau:

Những nội dung cần có trong biên bản họp hội đồng quản trị

Theo quy định tại điều 158 luật doanh nghiệp 2020 quy định về nội dung biên bản họp hội đồng quản trị như sau:

Điều 158. Biên bản họp Hội đồng quản trị1. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;b) Thời gian, địa điểm họp;c) Mục đích, chương trình và nội dung họp;d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;đ) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;h) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.2. Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự và đồng ý thông qua biên bản họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g và h khoản 1 Điều này thì biên bản này có hiệu lực. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp. Người ký biên bản họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị. Chủ tọa, người ghi biên bản chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với doanh nghiệp do từ chối ký biên bản họp theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và pháp luật có liên quan.3. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.4. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.5. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

Lưu ý: Biên bản họp hội đồng quản trị phải được lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm một bản tương tự bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

Từ những hướng dẫn soạn thảo biên bản họp hội đồng quản trị như trên, AZLAW xin đưa ra gợi ý về hình thức của biên bản họp hội đồng quản trị như sau:

CÔNG TY CỔ PHẦN	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 01/2021/BBH-HĐQT	Hà Nội, ngày …..tháng….năm 2022

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN…………………………

I. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM HỌPVào hồi 10h ngày … tháng … năm 20…, tại trụ sở Mã số doanh nghiệp: …Địa chỉ trụ sở chính: …

II. MỤC ĐÍCH, CHƯƠNG TRÌNH VÀ NỘI DUNG HỌPHội đồng quản trị họp để biểu quyết về vấn đề …

III. THÀNH PHẦN THAM DỰ1. Chủ toạ cuộc họp: Bà … – Chủ tịch hội đồng quản trị2. Thư ký cuộc họp: Bà …3. Tất cả các thành viên của Hội Đồng Quản Trị gồm:Bà … – Chủ tịch hội đồng quản trịBà … – Thành viên hội đồng quản trịBà …– Thành viên hội đồng quản trịTổng số thành viên dự họp: 3 thành viên.Tổng số phiếu biểu quyết: 3 phiếu biểu quyết.Cách thức dự họp: Tất cả các thành viên hội đồng quản trị tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp.

IV. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT TẠI CUỘC HỌP1. Tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệpĐăng ký tạm ngừng kinh doanh từ ngày … tháng … năm 2021 cho đến ngày … tháng … năm 2021Lý do tạm ngừng: do tình hình hoạt động khó khăn

V. Ý KIẾN CỦA CÁC THÀNH VIÊN DỰ HỌPCác thành viên hội đồng quản trị thống nhất nội dung nêu trên và không có ý kiến gì khác.

VI. KẾT QUẢ BIỂU QUYẾTSố thành viên tán thành: 03 ngườiSố thành viên không tán thành: 03 ngườiSố thành viên không có ý kiến: 03 người

VII. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THÔNG QUA TẠI CUỘC HỌP1. Tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp – Tỷ lệ biểu quyết thông qua 100% số phiếu có quyền biểu quyếtCuộc họp kết thúc vào lúc 11 giờ 00 phút cùng ngày. Biên bản này được lập thành 2 (hai) bản gốc bằng tiếng Việt có giá trị ngang. Thư ký cuộc họp đã đọc cho tất cả các thành viên dự họp nghe đầy đủ nội dung của biên bản này.

CHỦ TOẠ(Ký)

THƯ KÝ(Ký)