Hướng Dẫn Quản Lý Phòng Khám Chi Tiết, Đầy Đủ Nhất

Giữa hàng loạt phòng khám trên thị trường hiện nay, có một kỹ năng quản lý đúng, hiệu quả là rất quan trọng để giúp phòng khám phát triển, gia tăng doanh thu. Vậy quản lý phòng khám có những vấn đề nào, cần lưu ý những gì. Bài viết sau đây của Weup sẽ giới thiệu đến bạn đọc những thông tin chi tiết.

Mục Lục Nội Dung

• Những khó khăn thường gặp khi quản lý phòng khám
  • – Khó khăn trong khâu tiếp đón bệnh nhân
  • – Chưa tối ưu được quy trình khám chữa bệnh
  • – Khó khăn trong khâu lên đơn, lấy thuốc
  • – Khó khăn trong quản lý nhân viên
  • – Khó khăn trong quản lý kho thuốc và vật tư y tế
  • – Khó khăn trong hoạt động quản lý lịch hẹn khách hàng
• Những yếu tố cần quan tâm khi quản lý phòng khám
  • Quản lý nhân sự
  • Đồng nhất quan điểm giữa đồng nghiệp
  • Quản lý khách hàng
  • Có người đồng hành cùng bác sĩ
  • Có kế hoạch marketing hoàn hảo
  • Sử dụng phần mềm quản lý
• WeUp ERP For Healthcare – Phần mềm quản lý phòng khám được tin dùng nhất hiện nay

Những khó khăn thường gặp khi quản lý phòng khám

Quản lý là vấn đề rất rộng, đòi hỏi người quản lý cần có nhiều kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để bao quát toàn bộ. Có một số khó khăn trong quản lý phòng khám mà ai cũng sẽ gặp phải là:

– Khó khăn trong khâu tiếp đón bệnh nhân

Hầu hết các phòng khám hiện nay đều gặp những bất cập trong khâu tiếp đón bệnh nhân, đặc biệt khi mà các phòng khám vẫn đang sử dụng việc ghi chép và nhập liệu thông tin bệnh nhân hoàn toàn bằng sổ sách thủ công hoặc file excel cơ bản. Khi số lượng bệnh nhân đông, việc ghi chép hoàn toàn bằng thủ công sẽ mất nhiều thời gian chờ đợi của bệnh nhân nhất là đối với các bệnh nhân ở xa. Đối với bệnh nhân tái khám cũng gặp nhiều bất cập. Việc tìm kiếm lại các thông tin bệnh nhân, hồ sơ bệnh án mất nhiều thời gian, nhất là khi thất lạc hồ sơ sổ sách, các file cũ tốn nhiều thời gian tìm kiếm, nhập liệu và ghi chú lại.

– Chưa tối ưu được quy trình khám chữa bệnh

Việc sử dụng phương pháp quản lý truyền thống cũng khiến đội ngũ bác sĩ mất nhiều thời gian cho việc tra cứu thông tin bệnh án, chẩn đoán, chỉ định và kê đơn cho bệnh nhân. Việc tập trung cho những thao tác thủ công nói trên khiến đội ngũ bác sĩ không thực hiện tiếp đón được nhiều bệnh nhân một ngày, không dành nhiều thời gian cho việc thăm hỏi và hỗ trợ bệnh nhân.

– Khó khăn trong khâu lên đơn, lấy thuốc

Tình trạng chung tại các phòng khám hiện nay là việc các bác sĩ vẫn chủ yếu lên đơn trên phiếu khám giấy, vừa tốn thời gian ghi chép vừa dễ xảy ra nhầm lẫn cho bệnh nhân. Việc lên đơn thuốc viết tay tốn nhiều thời gian chờ đợi kê toa cho cả bác sĩ, bệnh nhân và bộ phận kho thuốc. Tình trạng nhầm lẫn trong việc phát thuốc theo toa cũng dễ xảy ra do việc ghi chép thông tin thủ công không rõ ràng từ các bác sĩ.

– Khó khăn trong quản lý nhân viên

Mỗi nhân viên của phòng khám đều có nhiệm vụ riêng của mình nhưng không phải ai cũng tuân thủ và hoàn thành đúng trách nhiệm. Tình trạng lạm quyền, trốn tránh trách nhiệm,… thường xuyên xảy ra trong phòng khám đa khoa và nếu người quản lý không có kinh nghiệm thì sẽ khiến chất lượng công việc giảm sút, gây ra nhiều hậu quả. Chính vì vậy, việc quản lý đội ngũ nhân sự phòng khám cần được theo dõi sát sao, từ giám sát chấm công, tính lương, giám sát hiệu suất làm việc,…

– Khó khăn trong quản lý kho thuốc và vật tư y tế

Các loại thuốc, trang thiết bị và dụng cụ trong phòng khám sẽ cần được chuẩn bị sẵn để tránh quá trình điều trị bị ngắt quãng, tốn thời gian và không đảm bảo hiệu quả. Việc quản lý thủ công thường khiến các phòng khám gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát chính xác thông tin kho thuốc, từ nguồn gốc, hạn sử dụng, số lượng tồn thực tế,… Việc thiếu các công cụ quản lý thông minh khiến các phòng khám thường xuyên không kịp thời nhập đủ thuốc còn thiếu, cũng như dễ xảy ra tình trạng bỏ thuốc một cách lãng phí vì không kiểm soát thuốc cận date chính xác. 

– Khó khăn trong hoạt động quản lý lịch hẹn khách hàng

Nhu cầu khám chữa bệnh luôn tăng mỗi ngày nên việc đi khám bệnh cũng nhiều hơn và quản lý khách hàng cũng sẽ gặp nhiều khó khăn hơn, nhất là khâu quản lý lịch hẹn khám bệnh. Việc không theo dõi chính xác thông tin khách hàng như lịch hẹn, lịch tái khám khiến phòng khám dễ bỏ sót, bỏ quên khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín của phòng khám. Đồng thời, việc quản lý lịch hẹn không khoa học cũng khiến lịch trực, lịch làm việc của đội ngũ bác sĩ bị chồng chéo, trùng lặp, không đạt hiệu quả cao.  

Những yếu tố cần quan tâm khi quản lý phòng khám

Quản lý phòng khám có rất nhiều vấn đề cần quan tâm như: Nhân sự, tài chính, chất lượng, dịch vụ,…. Để quản lý tất cả và đảm bảo mọi thứ đều tốt là điều không phải dễ và đòi hỏi người quản lý phải có năng lực, kỹ năng lãnh đạo tốt. Dưới đây là một số vấn đề liên quan đến cách quản lý, kinh doanh phòng khám đa khoa mà bạn có thể tham khảo.

Quản lý nhân sự

Đặc trưng của ngành y tế, sức khỏe là rất dễ bị “chảy máu chất xám”. Các y bác sĩ, điều dưỡng thường làm một thời gian rồi sẽ bị đối thủ “cướp” mất hoặc tự mở phòng khám riêng, đây là điều hết sức bình thường. Vậy nên, thu hút và giữ chân y bác sĩ, nhân viên, sắp xếp công việc hợp lý và có chế độ đãi ngộ tốt là điều mà quản lý cần quan tâm. Khi quản lý nhân sự phòng khám đa khoa, bạn cần chú ý:

– Luôn học hỏi

Nếu người quản lý có đủ khả năng để dẫn dắt đội nhóm thì nhân sự sẽ tin tưởng và gắn bó lâu hơn. Để làm được điều này, trước hết lãnh đạo phải không ngừng học hỏi và nâng cao kỹ năng. Có như vậy thì mới có tư duy để vạch ra những định hướng phù hợp để phát triển nhân sự, phát triển phòng khám.

– Đào tạo nhân sự trẻ

Với những nhân sự trẻ và làm việc, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng thì chủ phòng khám nên chú ý đào tạo. Cần hướng dẫn nhân viên sự chuyên nghiệp, thiện chí, thân thiện và tôn trọng khách hàng để họ có những ấn tượng tốt và sẽ giới thiệu phòng khám đến bạn bè, người thân.

Nếu nhân viên thiếu chuyên nghiệp, có thái độ không tốt, trao đổi không rõ ràng, khách hàng sẽ không yên tâm, không quay lại khám bệnh, thậm chí còn đánh giá không tốt.

– Quản lý nhân sự có kinh nghiệm

Nhân sự là yếu tố quan trọng như khách hàng cũng quan trọng không kém. Để tránh bị rò rỉ thông tin và bảo mật tuyệt đối thông tin bệnh nhân, bạn nên lưu trữ hồ sơ trên phần mềm và phân quyền chặt chẽ, kể cả với nhân sự lâu năm.

Trong hoạt động thường ngày bạn cũng nên nắm rõ được năng suất làm việc của mỗi nhân sự. Ví dụ như doanh thu theo bác sĩ thực hiện, những bác sĩ nào được khám nhiều nhất, thời gian điều trị trung bình,… Sự rõ ràng và công bằng sẽ tạo văn hóa làm việc văn minh và thúc đẩy nhân sự cố gắng hơn, cống hiến nhiều hơn. Một chế độ đãi ngộ tốt, lương thưởng hợp lý sẽ giúp nhân sự gắn bó lâu hơn.

– Kiểm soát nhân sự

Nhà lãnh đạo cần giao đúng người, đúng việc và biết cách kiểm soát, kiểm tra công việc của nhân viên. Kiểm soát tốt công việc của nhân viên phòng khám sẽ giúp họ làm đúng trách nhiệm vụ, tránh vượt quyền. Bạn có thể theo dõi thông qua báo cáo, sử dụng các phần mềm quản lý.

Đồng nhất quan điểm giữa đồng nghiệp

Giữa bác sĩ, phụ tá nên có sự thống nhất trong việc lựa chọn liệu trình, phương pháp điều trị. Tất cả đều phải được đào tạo và hiểu rõ những thông tin cơ bản để cung cấp cho người bệnh. Điều này sẽ giúp chuẩn hóa trải nghiệm của bệnh nhân từ lúc họ yêu cầu điều trị đến khi khám chữa, chăm sóc,…

Để tránh tình trạng nhân viên trốn tránh trách nhiệm, vượt quyền, đùn đẩy công việc khiến chất lượng khám chữa phòng khám suy giảm, nhà quản lý nên có những kỹ năng để quản lý nhân viên phù hợp, phòng khám hoạt động tốt hơn.

Quản lý khách hàng

Để quản lý phòng khám đa khoa tốt, bạn cần quản lý tốt bệnh nhân của mình. Khách hàng luôn là yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, kể cả y tế, sức khỏe. Nếu không có hình thức quản lý bệnh nhân hiệu quả thì khả năng mất khách sẽ cao, doanh thu bị suy giảm.

Tìm hiểu thêm: Tìm Hiểu Các Phương Án Kinh Doanh Phòng Khám Đa Khoa Tốt Nhất

Bệnh nhân chính là những người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ tại phòng khám và họ sẽ có đánh giá khách quan nhất về dịch vụ. Các thành viên của phòng khám nên quan tâm, hỏi thăm bệnh nhân về độ hài lòng, chất lượng dịch vụ để có phương án cải thiện tốt hơn.

Hiện nay, các mạng xã hội phát triển rất nhanh, phòng khám của bạn cũng nên xuất hiện trên Facebook, Zalo, Instagram,… và thường xuyên tương tác với người bệnh để tăng sự gần gũi, tin tưởng.

Có người đồng hành cùng bác sĩ

Đa phần quản lý phòng khám thường là những bác sĩ giỏi, trưởng khoa, họ giỏi về chuyên môn nhưng không có kinh nghiệm kinh doanh, quản lý hay tiếp thị. Vậy nên phòng khám cần có ít nhất một người có kinh nghiệm quản trị, có kiến thức về luật liên quan đến kinh doanh để mọi hoạt động tại phòng khám diễn ra suôn sẻ hơn.

Mặt khách, khi đã có người quản lý phòng khám, bác sĩ, chủ phòng khám sẽ có nhiều thời gian để tập trung làm việc đúng chuyên môn của mình.

Có kế hoạch marketing hoàn hảo

Trong cuộc sống hiện đại, việc người bệnh có lựa chọn dịch vụ tại phòng khám của bạn hay không phụ thuộc nhiều vào các chiến dịch truyền thông, tiếp thị mà bạn thực hiện. Chiến lược marketing tốt không chỉ giúp xây dựng thương hiệu mà còn thúc đẩy tăng doanh số cho phòng khám, thu hút nhiều khách hàng. Khi thực hiện tiếp thị, chủ phòng khám nên lưu ý:

• Thu hút khách hàng trên nền tảng đa kênh online như Facebook, Instagram, Youtube,… tận dụng những kênh này để tăng sự gắn bó giữa khách hàng và phòng khám.
• Tập trung vào quản lý data khách hàng, kịp thời chăm sóc và đeo bám khách hàng thường xuyên, không bỏ sót bỏ quên khách hàng.
• Có thể đầu tư vào SEO, tối ưu hóa tài khoản GG My Business cùng những đánh giá tốt của khách hàng để gia tăng độ uy tín.
• Hiện nay, Tiktok cũng là kênh khá thú vị để quảng bá dịch vụ, hãy chia sẻ những nội dung hữu ích về chăm sóc sức khỏe cùng những lời khuyên khi họ gặp vấn đề liên quan.
• Quan tâm đến hoạt động thu thập phản hồi khách hàng trên đa kênh nhằm kịp thời điều chỉnh hoạt động phục vụ khách hàng.
• Không bỏ qua khâu chăm sóc khách hàng cũ, khách hàng tái khám.

Sử dụng phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý phòng khám, quản lý bệnh viện được rất nhiều người sử dụng vì nó có thể nắm bắt, báo cáo thông tin của phòng khám nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí. Bên cạnh đó, nó cũng mang đến nhiều lợi ích khác như:

• Dễ dàng quản lý bệnh nhân: Toàn bộ thông tin về tên, tuổi, địa chỉ, tình trạng sức khỏe,… sẽ được lưu trữ trên hệ thống quản lý và bạn có thể dễ dàng theo dõi.
• Bảo mật dữ liệu: Các thông tin liên quan đến người bệnh rất nhạy cảm, phần mềm sẽ lưu trữ dữ liệu an toàn, không gây ra tình trạng bị mất, bị đánh cắp.
• Dễ dàng phối hợp các phòng khoa: Phần mềm có thể lưu trữ toàn bộ dữ liệu trong một hệ thống và cho phép các bác sĩ từ các khoa khác nhau phối hợp để có thể đánh giá tình trạng bệnh nhân.
• Quản lý tài chính: Các vấn đề như khoản nợ, khoản thu chi hoặc những vấn đề liên quan đến tài chính phát sinh sẽ được tìm thấy thông qua phần mềm.
• Lưu trữ thông tin lớn: Trước đây việc lưu trữ dữ liệu bằng giấy gây nhiều khó khăn trong việc quản lý dữ liệu và dễ bị hư hại, phá hủy. Phần mềm cho phép lưu trữ lượng thông tin lớn và bảo mật chặt chẽ, giúp dữ liệu không bị mất đi hoặc không bị đánh cắp.
• Chất lượng công việc nâng cao: Với việc cập nhật thông tin nhanh, đơn giản, nhân viên sẽ tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc cũng tăng lên và có thể tiết kiệm được chi phí dành cho nhân sự.

WeUp ERP For Healthcare – Phần mềm quản lý phòng khám được tin dùng nhất hiện nay

WeUp ERP For Healthcare  là phần mềm quản lý phòng khám được nghiên cứu và phát triển bởi WeUp Group – đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp số cho bệnh viện, phòng khám. Phần mềm được xây dựng dựa trên góc độ quản lý tổng thể, giải quyết triệt để bài toán quản lý chuyên biệt tại các phòng khám.

Với khả năng quản lý linh hoạt và tích hợp nhiều tính năng ưu việt, phần mềm WeUp ERP For Healthcare có thể đáp ứng với nhiều loại hình phòng khám từ đa khoa đến chuyên khoa như: 

• Phòng khám đa khoa
• Phòng khám nha khoa
• Phòng khám nội tổng hợp
• Phòng khám chuyên khoa ngoại
• Phòng khám da liễu
• Phòng khám sản phụ khoa
• Phòng khám Nhi
• Phòng khám tai – mũi – họng
• Phòng khám chuyên khoa mắt
• Phòng khám đông y – y học cổ truyền

Bằng việc sử dụng nền tảng công nghệ thông minh, phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare giúp loại bỏ quy trình làm việc rườm rà, các thủ tục hành chính tốn nhiều thời gian; biến quy trình làm việc cồng kềnh thành một quy trình chuẩn hóa theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, nhanh gọn và hiệu quả. Qua đó, phần mềm là giải pháp lý tưởng giúp các phòng khám nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, đồng thời nâng cao chất lượng hài lòng của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ phòng khám.

Phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare được chuẩn hóa nhiều module tính năng ưu việt đáp ứng nghiệp vụ quản lý chuyên sâu như:

– Quản lý thông tin khách hàng

WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân, lịch sử khám và điều trị, lịch hẹn tái khám, lịch sử thanht oán của bệnh nhân. Nhờ đó phần mềm cho phép bộ phận Lễ Tân nhanh chóng thực hiện các thủ tục đăng ký khám cho bệnh nhân dễ dàng. Chỉ bằng một vài thao tác tra cứu trên phần mềm, bệnh nhân đã có thể cập nhật thông tin trên hệ thống và hoàn tất thủ tục đăng ký. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian chờ đợi của bệnh nhân, đồng thời loại bỏ nhiều thủ tục, giấy tờ rườm rà cho bệnh nhân mỗi khi thăm khám.

– Quản lý lịch hẹn

Tính năng này cho phép các phòng khám quản lý đồng bộ, tập trung và khoa học lịch hẹn khám, lịch tái khám của bệnh nhân từ: ngày khám, giờ khám, bác sĩ chỉ định,… Qua đó, các phòng khám có thể chủ động trong việc sắp xếp lịch khám phù hợp cho từng bệnh nhân, rút ngắn thời gian chờ đợi cho bệnh nhân mỗi khi thăm khám, đồng thời hạn chế tình trạng chen lấn, quá tải tại các phòng khám. Giờ đây chỉ cần đọc số điện thoại đặt lịch trước đó, bệnh nhân đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký và nhanh chóng được thực hiện khám bệnh với bác sĩ chỉ định.

Tham khảo video: Giới thiệu phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare

– Quản lý cận lâm sàng

Phần mềm hỗ trợ kết nối trực tiếp với các máy xét nghiệm, nội soi, siêu âm, giúp trả các kết quả nhanh chóng cho đội ngũ bác sĩ ngay trên màn hình phần mềm. Đồng thời phần mềm cũng cho phép luân chuyển nhanh chóng và đồng bộ các kết quả cận lâm sàng giữa từng phòng ban, giúp thuận tiện cho quá trình khám chữa bệnh của đội ngũ bác sĩ.

– Quản lý bệnh án điện tử

Việc lưu trữ thông tin khám chữa bệnh của bệnh nhân trên Hồ sơ bệnh án điện tử cho phép đội ngũ bác sĩ tra cứu nhanh chóng lịch sử khám bệnh, đơn thuốc, tình trạng bệnh của những lần khám trước. Nhờ đó các bác sĩ có thể đưa ra chỉ định cận lâm sàng, thực hiện tư vấn và hỗ trợ chính xác cho bệnh nhân. Phần mềm cũng giúp rút ngắn quá trình lên đơn của bệnh nhân nhờ việc tích chọn nhanh chóng các đơn thuốc mẫu, từ đầu bệnh, thông tin bệnh nhân, loại thuốc, liều lượng, tiên lượng, chú ý,…

Tham khảo: Báo chí nói gì về phần mềm quản lý WeUp ERP For Healthcare?

– Quản lý chăm sóc khách hàng CRM

Phần mềm giúp quản lý data khách hàng đổ về từ đa kênh, hỗ trợ tự động phân loại theo mức độ tiềm năng, nhờ vậy đội ngũ Sales có thể dễ dàng triển khai các hoạt động tư vấn, hỗ trợ và đeo bám khách hàng, góp phần gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. Đối với các bệnh nhân cũ, ứng với mỗi hồ sơ của bệnh nhân phần mềm cho phép kết nối trực tiếp với các công cụ Marketing như: SMS, Email, giúp đội ngũ bác sĩ có thể dễ dàng hỗ trợ và chăm sóc bệnh nhân sau thăm khám và điều trị. Nhờ đó, các phòng khám có thể nâng cao hiệu quả điều trị, đồng thời giúp bệnh nhân yên tâm tin tưởng theo đuổi liệu trình tại phòng khám.

– Quản lý kho dược và vật tư y tế

WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ các phòng khám quản lý kho vận chính xác và hiệu quả từ quản lý nhập xuất, quản lý hàng tồn, quản lý điều chuyển nội bộ, quản lý kiểm kê. Đồng thời, với hệ thống cảnh báo kho tự động, phòng khám có thể nắm bắt các loại thuốc cận date để có phương án xử lý, cũng như chủ động trong việc nhập hàng hóa phục vụ cho nhu cầu khám chữa bệnh.

– Quản lý nhân sự phòng khám

WeUp ERP For Healthcare là công cụ hoàn hảo giúp hỗ trợ quản lý nhân sự phòng khám chuyên nghiệp, dễ dàng phân công lịch làm việc của đội ngũ bác sĩ, điều dưỡng, sắp xếp lịch chăm sóc, theo dõi và giám sát hiệu suất làm việc. Đồng thời phần mềm cũng hỗ trợ quản lý chấm công tính lương, tính hoa hồng một cách chính xác và mình bạch.

– Quản lý kế toán thu chi

WeUp ERP For Healthcare giúp quản lý và thống kê minh bạch các khoản thu chi, chi phí, doanh thu theo đầu bệnh, doanh thu theo bác sĩ khám,.., Nhờ đó, các phòng khám có thể theo dõi và đưa ra kế hoạch sử dụng dòng tiền thông minh, hạn chế những sai sót và thất thoát trong kiểm kê thu chi.

– Quản lý báo cáo

Phần mềm cung cấp đầy đủ hơn 50+ báo cáo trực quan về mọi hoạt động tại phòng khám như: báo cáo doanh thu, báo cáo số lượng bệnh nhân, báo cáo kho vận, báo cáo nhân sự,…. Qua đó giúp các nhà quản lý có thể theo dõi báo cáo ở bất kỳ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng đưa ra các quyết định kịp thời chính xác.

Đặc biệt, trong tháng này WeUp Group đang triển khai chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tất cả các khách hàng khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare đều có cơ hội nhận ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng. Phần quà bao gồm:

• Tặng gói tư vấn Chuyển đổi số Doanh nghiệp trị giá 10.000.000 đồng
• Tặng gói thiết kế Chuẩn hóa Quy trình Doanh nghiệp trị giá 20.000.000 đồng

Liên hệ ngay theo hotline 0822458899 để được tư vấn và nhận demo sử dụng miễn phí phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare!

Quản lý phòng khám là vấn đề quan trọng để phòng khám có thể vận hành trơn tru và nhanh chóng tạo ra doanh thu. Nhà lãnh đạo cần có tầm nhìn rộng và có cách quản lý đúng đắn để giúp phòng khám cũng như nhân sự phát triển bền vững. 

Sở Y tế Thái Nguyên - Top 9 phần mềm quản lý phòng khám được tin dùng nhấtWeUp ERP For Healthcare giúp các phòng khám gia tăng 30% doanh thu bằng cách nào?