Hướng Dẫn Sử Dụng Google Slides (Hướng Dẫn Nhanh) - Business

Khi nhắc đến bản trình diễn, thì PowerPoint và Keynote được nhắc đến nhiều nhất. Google Docs thường được đề cập đến như là một sự thay thế cho Word, và có rất nhiều hướng dẫn ở bên ngoài về các cách độc đáo để sử dụng Google Sheets, nhưng Google Slides gần như không ai đề cập đến. Đó là một sự thiếu sót vì nó là thực sự là một công cụ thuyết trình rất tốt và nó lại còn miễn phí.

Bạn có thể tự hỏi, "Google Slides là gì?" Trong bài hướng dẫn về Google Slides chúng tôi sẽ giải đáp câu hỏi đó, và tôi sẽ dạy bạn cách tạo một trình diễn trong Google Slides,

Nếu bạn muốn thấy một sự so sánh rõ hơn giữa PowerPoint, Keynote và Google Slides thì nên đọc bài viết này:

• Thuyết trình  PowerPoint, Keynote hay Google Slides: Phần mềm trình diễn nào tốt nhất? Laura Spencer

Bây giờ hãy tìm hiểu thông qua bài hướng dẫn này để biết thêm về Google slides và làm thế nào để sử dụng nó.

Bước 1. Làm quen

Google Slides là một ứng dụng thuyết trình cao cấp của Google hoạt động trong trình duyệt như là một phần của Google Docs. Nó hoàn toàn miễn phí - yêu cầu duy nhất để sử dụng là phải có một tài khoản Google.

Do là một ứng dụng web miễn phí, Google Slides không có đầy đủ tính năng như những ứng dụng desktop như Microsoft PowerPoint và Keynote. Tuy nhiên, nó khắc phục việc thiếu các tính năng đẹp đẽ bằng cách đưa ra các tính năng cộng tác cực kỳ mạnh mẽ - nếu không muốn nói là tốt nhất.

Quá trình học Google Slides cũng nhanh hơn so với một ứng dụng desktop đầy đủ chức năng do thực tế rằng nó chứa các chức năng cơ bản nhất và loại bỏ các chức năng phụ.

Hãy xem cách sử dụng Google Slides để tạo bản thuyết trình của bạn, khi làm việc với một phần mềm trình diễn online tuyệt vời.

Bước 2: Tạo một trình diễn mới 

Ngay khi bạn đăng nhập tài khoản Google, tìm đến Google Drive. Tạo một thuyết trình mới bằng cách nhấp chọn New > Google Slides. Bạn sẽ được chuyển đến một trang trình diễn chưa có nội dung.

1. Định dạng một bài thuyết trình 

Bước đầu tiên trong việc tạo một trình diễn mới là định dạng nó trông như thế nào, vì vậy hãy nhìn vào thanh sidebar Themes xuất hiện ở trên cùng với tạo trên một trình diễn.

Google Slides cài đặt sẵn với các chủ đề khác nhau cho mỗi slide. Hầu hết chúng không được đẹp như các ứng dụng trên ứng dụng desktop - đặc biệt ở phiên bản mới nhất của Keynote - Nó có nhiều chức năng và mẫu trình chiếu được trang bị sẵn.

Thanh sidebar Themes xuất hiện ở bên phải của trang trình bày. Sử dụng thanh cuộn để di chuyển qua các chủ đề sẵn có khác nhau.

Nếu trong số các chủ đề cơ bản trong Google Slides không phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có rất nhiều tùy chọn bổ sung.

Bạn có thể tìm thấy hàng tá chủ đề Google Slides mới tại GraphicRiver, được thiết kế bởi nhiều nhà thiết kế chuyên nghiệp. Hoặc thông qua bộ sưu tập của chúng tôi những chủ đề thuyết trình mới bán chạy nhất để tìm theo xu hướng, ví dụ như những người bán tốt nhất:

Thêm vào đó,  bạn có thể tải một chủ đề gốc vào Google Slides bằng cách ấn nút Import theme. Cửa sổ Import theme sẽ xuất hiện. Bạn có thể sử dụng một chủ đề trước đó, rê chuột vào một chủ đề trên cửa sổ  Import theme, hoặc nhấp chọn Select a file from your computer.

Google hỗ trợ tải lên dung lượng tối đa 50MB với các định dạng .ppt, .pptx, .pptm, .ppsx, .pot, .potx, .odp và các định dạng Google Slides.

Một khi bạn đã chọn chủ đề, xác định tỷ lệ khung hình các slide của bạn. Từ File > Page setup, có các tùy chọn Standard 4:3, Widescreen 16:9, Widescreen 16:10 và Custom.

Chọn tỷ lệ phù hợp nhất với màn hình mà bạn thực hiện trình chiếu. Cụ thể, tỷ lệ chuẩn Google Slides là tốt nhất nếu đang được trình chiếu và tỷ lệ màn hình rộng là phù hợp tốt nhất nếu bạn trình chiếu bằng máy tính hoặc tivi màn ảnh rộng.

Nhấp OK một khi bạn đã chọn chủ đề và tỷ lệ trang trình chiếu. Trong bài hướng dẫn về Google Slides, tôi sẽ sử dụng chủ đề Paperback và tỷ lệ 16:9.

Lưu ý: Chủ đề và tỷ lệ có thể được thay đổi sau đó bằng cách chọn Slide > Change theme.

Tôi đề nghị bạn nên đổi tên trình chiếu ngay khi bạn đã quyết định chọn chủ đề lúc đầu. Để thực hiện, nhấp chọn Untitled presentation góc phía trên bên trái màn hình và gõ tên mới.

Bước 3. Duyệt Google Slides

Nào cùng xem làm cách nào để sử dụng các công cụ Google Slides. Google Slides làm việc tương tự như những ứng dụng trình chiếu khác. Thanh sidebar của Google Slides hiển thị các slide mà bạn đã thực hiện, và phần slide mà bạn đang thực hiện.

Với mục đích của chúng ta, slide đầu tiên sẽ sẽ là slide tiêu đề. Để thêm một tiêu đề, nhấp vào nó và gõ tiêu đề. Bạn cũng có thể thêm tiêu đề phụ hoặc để trống. Những trường để trống sẽ không hiển thị vào cuối bài thuyết trình, do đó bạn không cần phải xóa các thành phần phụ.

Khi bạn chọn văn bản, tùy chọn mới xuất hiện ở thanh công cụ phía trên. Biểu tượng ở giữa thanh công cụ cho phép chỉnh sửa hình dạng của hộp văn bản, như màu nền và đường viền. Biểu tượng bên phải cho phép chỉnh sửa hình dạng của văn bản như kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc và các kiểu đậm, gạch dưới, và nghiêng.

1. Thêm và xóa các Slides

Ngay khi bạn hài lòng với sự xuất hiện của slide tiêu đề, bạn có thể thêm nhiều hơn vào trang trình chiếu của bạn. Thêm slide mới, bấm vào dấu + trên bên trái của màn hình. Đây là một slide mới được tạo với bố cục Title and Body.

Ngược lại, slide có thể bị xóa bằng cách chọn slide và nhấp vào Edit > Delete, hoặc bằng cách nhấp chuột phải vào sile nhỏ trong sidebar và nhấp vào Delete slide, hoặc chỉ đơn giản bằng cách nhấn Delete trong khi các slide đã được chọn.

2. Thêm văn bản

Slide mới sẽ có một slide thông tin. Thêm một tiêu đề có liên quan đến những thông tin mà bạn sẽ cho vào slide.

Trong phần nội dung văn bản, bạn muốn thêm một vài định dạng. Nó là một trang trình chiếu, sau tất cả, những đoạn văn bản dài làm giảm hiệu quả trong phần nội dung của slide. Nhấp vào nội dung hộp văn bản để xem các tùy chọn văn bản, sau đó nhấp vào More để bổ sung các tùy chọn văn bản. Điều này cho phép bạn tạo một danh sách.

Bây giờ nội dung đã được định dạng chính xác, thêm thông tin vào các slide. Cứ cho là bạn chưa tìm kiếm về chủ đề bản trình bày là gì, thì Google Slides có một công cụ nghiên cứu tích hợp sẵn có thể truy xuất thông qua Tools > Explore.

Thanh thanh sidebar Explore cho phép bạn tìm kiếm Google ngay trong ứng dụng. Bạn cũng có thể lọc kết quả tìm kiếm chỉ bao gồm kết quả từ web, hình ảnh, hay Google Drive. Sử dụng liên kết See all results on Google ở phía dưới cùng của thanh sidebar chuyển bạn đến cửa sổ tìm kiếm Google đầy đủ. Bạn có thể xem lại các liên kết ngay từ thanh sidebar và chèn các liên kết trực tiếp vào trong bản trình bày ngay từ chính thanh sidebar.

Thêm thông tin mà bạn muốn hiển thị trên các slide của bạn. Ghi chú trình chiếu có thể được thêm ở trường phía dưới cùng để dễ dàng truy cập thông tin bổ sung mà không làm rối các slide của bạn.

3. Thêm tập tin đa phương tiện

Slide tiếp theo sẽ là một slide với các phần tử đa phương tiện. Bởi vì tập tin đa phương tiện sẽ đươc thêm vào slide này, nên bố cục mặc định sẽ không vừa vặn. Đối với slide này, nhấp vào nút mũi tên bên cạnh nút + và chọn một bố cục khác cho slide, một cái mà tôi thích nhất là từ dòng dưới cùng. Tôi sẽ sử dụng Caption.

Chọn nút mũi tên kế bên nút dấu "+" để hiển thị thêm các bố cục.

Mẹo: Các bố cục có thể được thay đổi sau này bằng cách sử dụng nút Layouts trên thanh công cụ.

Hãy xem cách sử dụng Google Slides để thêm ảnh vào bài thuyết trình của bạn. Để thêm một ảnh, chọn nút Image trên thanh công cụ hoặc chọn Insert > Image.

Có vài cách để thêm hình ảnh vào trang trình chiếu của bạn. Bạn có thể tải lên hình ảnh của riêng bạn từ ổ cứng, tài khoản Google +, hoặc Google Drive; bạn có thể chụp ảnh bằng cách sử dụng một webcam; hoặc bạn có thể tìm kiếm trên Google, ảnh lưu trữ trên tạp chí LIFE, hoặckho ảnh trong bảng điều khiển  Insert image.

Ghi chú: Khi bạn tải ảnh, lưu ý vấn đề về sở hữu trí tuệ. Ví dụ, bên dưới Stock images các từ tìm kiếm "Results shown are available for personal or commercial use only in Google Drive, and may not be independently redistributed or sold" hiển thị.

Một khi bạn tìm thấy những hình ảnh mà bạn thích, click vào nó và nhấn Select (từ lưu trữ hoặc kho ảnh) hoặc Open (từ tùy chọn Upload) để đưa nó vào trang trình chiếu. Hình ảnh có thể thay đổi kích cỡ và xoay theo ý thích của bạn.

4. Thêm ảnh động

Nếu bạn muốn thêm một ít gia vị vào trong bài thuyết trình của bạn, thì Google Slides trang bị một vài ảnh động khác nhau, bạn có thể sử dụng cho cả các thành phần trong slide và sự dịch chuyển giữa các slide.

Dưới đây là cách sử dụng Google Slides để thêm ảnh động để trình chiếu. Thêm hiệu ứng chuyển tiếp bằng cách nhấp vào nút Transition  trên thanh công cụ. Một sidebar Animations sẽ xuất hiện, và có thể tùy hiệu ứng động trong trang trình chiếu .

Trình đơn Slide điều khiển hiệu ứng động giữa các slide. Có sẵn sáu tùy chọn hiệu ứng chuyển tiếp; chọn một cái từ trình đơn thả xuống. Bạn có thể chọn tốc độ chuyển động bằng cách sử dụng thanh trượt Slow-Fast dưới trình đơn thả xuống. Thanh trượt hiển thị chiều dài quá trình chuyển tiếp khi bạn điều chỉnh nó theo ý thích của bạn; quá trình chuyển tiếp có thể kéo dài từ khoảng 0 đến 5 phút.

Mẹo: Dễ dàng áp dụng quá trình chuyển tiếp giữa tất cả các slide bằng cách bấm vào nút Apply to all slides slide trong thanh Animations.

Từng đối tượng riêng lể trên slide cũng có thể được áp dụng hiệu ứng động. Chọn một đối tượng trên các slide bằng cách nhấp vào đối tượng, sau đó bấm chọn Select an object to animate trong thanh Animations.

Hãy chọn một kiểu ảnh động từ trình đơn thả xuống đầu tiên. Trình đơn thả xuống thứ hai điều khiển từng hiệu ứng động. Các hiệu ứng động có thể được tắt mở bằng tay bằng cách chọn tuỳ chọn On click, hoặc tự động bằng cách chọn các tuỳ chọn After previous hoặc With previous. Tốc độ hiệu ứng được kiểm soát bởi thanh trượt Slow-Fast.

Để xem trước các hiệu ứng động, bấm Play.

Bước 4. Cộng tác

Bây giờ chúng tôi hướng dẫn cách sử dụng tính năng cộng tác trong Google Slides, đó là tính năng cao cấp để làm việc cùng nhau. Vì Google Slides là một ứng dụng trên nền web nên nó dễ dàng mời một ai đó tham gia làm việc cùng nhau theo thời gian thực, không bị ảnh hưởng bởi dù bạn đang ở đâu.

Để thực hiện chức năng này, nhấp chọn nút Share màu xanh ở góc bên phải màn hình. Màn hình Share with others (tức là chia sẻ với một ai đó) sẽ hiện được bật lên và mời để chia sẻ trang trình chiếu. Nếu bạn nhấp chọn biểu tượng Get shareable link (nó trông giống như một chuỗi), Google tạo ra một liên kết mà bạn có thể chia sẻ với mọi người qua Mail, Google +, Facebook hoặc Twitter.

Bạn cũng có thể mời mọi người tham gia trang trình chiếu của bạn bằng cách nhập địa chỉ email của họ (hoặc, nếu họ có trong danh bạ của bạn, tên của họ) trong trường People. Nhấp chọn liên kết Advanced phía dưới bên phải màn hình để hiển thị tất cả các tùy chọn chia sẻ.

Trang trình chiếu có thể được mở công khai bằng cách nhấp vào liên kết Change dưới trường Who has access. Hiển thị cửa sổ  Link sharing. Trang trình chiếu có thể hiển thị với ai nhận được liên kết Anyone with the link hoặc thực hiện công khai hoàn toàn bằng cách nhấp Public on the web. Đối với tùy chọn Specific people không đòi hỏi có tài khoản Google vẫn có thể xem được trang trình chiếu.

Bạn có thể hạn chế các quyền hạn của cộng tác viên bằng cách lựa chọn Can view, Can comment, or Can edit từ trình đơn Can view thả xuống.

Ngay khi bạn hài lòng với các cài đặt, nhấp vào nút Save phía trên cửa sổ Link sharing. Tiếp theo, nhấp vào nút  Done button trên cửa sổ Sharing settings. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu làm việc chung trong thời gian thực.

Bước 5. Trình chiếu Google Slides của bạn

Bây giờ thì bạn đã hoàn tất, nhấp vào nút Present để trình chiếu thành quả mà bạn đã làm.

Nếu bạn đang thiết kế một bài thuyết trình mà không có internet, bạn có thể xuất trang trình chiếu thành tập tin dưới dạng .pptx bằng cách nhấp vào File > Download As > Microsoft PowerPoint.

Bây giờ chúng ta đã có một cái nhìn bao quát về Google Slides là gì, cũng như cách sử dụng Google Slides, bạn có thể thấy rằng, nó dễ dàng để tạo trang trình chiếu trên nền web. Mặc dù việc sử dụng Google Slides có thể mất một số tính năng từ ứng dụng trên desktop, nhưng bộ máy tìm kiếm hình ảnh và thông tin được tích hợp, công cụ cộng tác mạnh mẽ và tính phổ biến của ứng dụng làm cho nó trở thành một đối thủ cạnh tranh đáng gờm đối với các ứng dụng trình chiếu truyền thống.

Để tìm hiểu nhiều hơn về Google Slides, hãy tham khảo thêm các bài hướng dẫn:

• Presentations 15 chủ đề tốt nhất cho bản trình diễn Google Slides (Template có tính phí) Sean Hodge
• Google Slides Cách tạo một thuyết trình từ một chủ đề có sẵn trên Google Slides Sven Lenaerts

Nếu bạn cần một chủ đề thuyết trình chuyên nghiệp để bắt đầu, hãy xem qua những chủ đề Google Slides tốt nhất trên GraphicRiver để tìm một thiết kế tuyệt vời. Chúng thật tuyệt vời, được đóng gói với rất nhiều các tính năng thiết kế, đồ hoạ đẹp, và làm cho công việc trở nên dễ dàng.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay đề nghị gì về Google Slides, đừng ngần ngại để lại bình luận.

Lưu ý của tác giả: Bài này được xuất bản vào năm 2014. Nó đã được chỉnh sửa, hoàn chỉnh và được cập nhập bởi nhân viên của chúng tôi - với sự trợ giúp đặc biệt từ Laura Spencer.