Hướng Dẫn Sử Dụng ô (cell) Trong Excel 2016

Bất cứ khi nào bạn làm việc với Excel, bạn sẽ nhập thông tin hoặc nội dung vào các ô hay còn gọi là Cell. Bài viết hướng dẫn sử dụng ô (cell) trong Excel 2016 sẽ giúp bạn có khái niệm cơ bản về ô cũng như cách sử dụng chúng sao cho hiệu quả nhất.

Các ô là các khối xây dựng cơ bản của một bảng tính. Rõ ràng bạn sẽ cần phải tìm hiểu những điều cơ bản nhất về ô. Cách để nhập nội dung vào ô để tính toán, phân tích và sắp xếp dữ liệu trong Microsoft Excel 2016.

Vũ i tờ’s Blog

Tuy nhiên, trước khi bắt đầu bài viết nếu bạn chưa biết gì về phần mềm Microsoft Excel 2016 bạn có thể tham khảo lại bài viết Tự học tin học văn phòng online với Excel 2016 để biết nó là gì.

Tiếp theo là cách tạo bảng tính đầu tiên trong excel như thế nào qua bài viết Tin học văn phòng với Excel 2016 – Cách mở và tạo Workbooks mới

Và cuối cùng là Công cụ sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016 để biết cách lưu bảng tính Excel để sử dụng cho lần sau.

Ok. Giờ thì bạn đã sẵn sàng để bắt đầu bài học sử dụng ô (cell) trong Excel 2016 rồi nhé.

Các khái niệm cơ bản về ô (cell)

Mỗi bảng tính được tạo thành từ hàng ngàn hình chữ nhật, được gọi là các cells. Một ô là giao của một hàng (row) và một cột (column), nói cách khác, nơi một hàng và cột gặp nhau chính là một ô.

Các cột được xác định bằng chữ cái (A, B, C), trong khi các hàng được xác định bằng chữ số (1, 2, 3). Mỗi ô sẽ có tên riêng của mình hay địa chỉ ô của mình dựa trên cột và hàng của nó.

Trong ví dụ dưới đây, ô được chọn giao với cột C và hàng 5, vì vậy địa chỉ ô sẽ là C5.

Lưu ý rằng địa chỉ ô cũng xuất hiện trong Name box ở góc trên cùng bên trái và ô sẽ được đóng khung làm sáng lên khi ô được chọn.

Bạn cũng có thể chọn nhiều ô cùng một lúc. Một nhóm các ô được gọi là một vùng ô. Thay vì một địa chỉ ô duy nhất, bạn sẽ tham chiếu đến một phạm vi ô bằng cách sử dụng địa chỉ của ô đầu tiên và cuối cùng.

Và chúng được phân tách bằng dấu “:” – Ví dụ: một phạm vi ô bao gồm các ô A1, A2, A3, A4 và A5 sẽ được viết là A1:A5. Hãy xem các phạm vi ô khác nhau dưới đây:

Phạm vi ô A1: A8

Phạm vi ô A1:F1

Phạm vi ô A1:F8

Nếu các cột trong bảng tính của bạn được gắn nhãn bằng số thay vì chữ cái, bạn sẽ cần thay đổi lại định dạng tham chiếu trong Excel. Xem thêm trong bài viết về “Định dạng tham chiếu là gì ?”

Vũ i Tờ’s Blog

Để chọn một ô

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung ô, trước tiên bạn sẽ cần chọn ô đó.

Nhấp vào một ô để chọn nó. Trong ví dụ của Vũ i Tờ’s Blog, mình sẽ chọn ô D9.

Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh ô đã chọn. Tiêu đề dòng và cột cũng sẽ được tô sáng. Ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác trong bảng tính.

Bạn cũng có thể chọn các ô bằng các phím mũi tên trên bàn phím.

Để chọn một nhóm ô

Đôi khi bạn có thể muốn chọn một nhóm ô còn gọi là vùng ô

Nhấp và kéo chuột cho đến khi tất cả các ô bạn muốn được tô sáng. Trong ví dụ, mình sẽ chọn vùng ô B5:C18

Thả chuột để chọn nhóm ô mong muốn. Các ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác trong bảng tính.

Nội dung ô

Mọi thông tin bạn nhập vào bảng tính sẽ được lưu trữ trong một ô. Mỗi ô có thể chứa các loại nội dung khác nhau, bao gồm văn bản, định dạng, công thức và hàm tính toán

Text: Các ô có thể chứa text, chẳng hạn như chữ cái, số và ngày.

Formatting attributes: Các ô có thể chứa các thuộc tính định dạng. Ví dụ khi bạn thay đổi cách hiển thị các chữ cái, số và ngày. Hoặc tỷ lệ phần trăm có thể xuất hiện là 0,15 hoặc 15%. Bạn cũng có thể thay đổi định dạng chữ và màu nền.

Formulas and functions: Các ô có thể chứa các hàm và công thức. Trong ví dụ của Vũ i Tờ’s Blog, mình tính tổng từ ô B2 đến ô B8 bằng hàm SUM(B2: B8) và kết quả hiển thị tổng số trong ô B9.

Cách chèn nội dung vào ô

Nhấp vào một ô để chọn nó. Trong ví dụ mình sẽ chọn ô F9.

Nhập một cái gì đó vào ô đã chọn, sau đó nhấn Enter trên bàn phím của bạn. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô và thanh công thức (formula bar). Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung trực tiếp ở thanh công thức.

Cách thay đổi và xóa nội dung ô

Chọn ô có nội dung bạn muốn xóa. Trong ví dụ mình sẽ chọn vùng ô A10: H10

Chọn lệnh Clear trên tab Home , sau đó bấm Clear Contents.

Nội dung ô sẽ bị xóa.

Bạn cũng có thể sử dụng phím Delete trên bàn phím để xóa nội dung khỏi nhiều ô cùng một lúc. Phím Backspace sẽ chỉ xóa nội dung từ một ô tại một thời điểm.

Cách xóa ô

Có một sự khác biệt quan trọng giữa việc xóa nội dung của một ô hoặc là xóa ô. Nếu bạn xóa toàn bộ ô, các ô bên dưới nó sẽ lắp đầy và đẩy nội dung ở bên dưới lên.

Chọn ô bạn muốn xóa. Trong ví dụ mình sẽ chọn vùng ô A10: H10

Chọn lệnh Delete từ tab Home trên thanh Ribbon.

Các ô bên dưới sẽ đẩy lên và lấp vào vùng trống

Cách sao chép và dán nội dung ô

Excel cho phép bạn copy nội dung đã được nhập vào bảng tính của bạn và paste nội dung đó vào các ô khác, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Chọn vùng ô bạn muốn copy. Trong ví dụ mình sẽ chọn ô F9

Nhấp vào lệnh Copy trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + C trên bàn phím của bạn.

Chọn vùng ô mà bạn muốn dán (paste) nội dung. Trong ví dụ mình sẽ chọn vùng ô F12: F17. (Các) ô được sao chép sẽ có một khung nét đứt xung quanh chúng cho biết là bạn đang copy vùng ô đó.

Nhấp vào lệnh Paste trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím của bạn.

Nội dung sẽ được pasted vào các ô đã chọn.

Cách truy cập thêm nhiều tùy chọn dán (paste)

Bạn cũng có thể truy cập thêm nhiều tùy chọn dán. Điều này rất thuận tiện khi làm việc với các ô có chứa formulas hoặc formatting. Chỉ cần nhấp vào mũi tên sổ xuốn trên lệnh Paste để xem các tùy chọn này.

Thay vì chọn các lệnh từ thanh Ribbon, bạn có thể truy cập các lệnh nhanh chóng bằng cách phải chuột. Chỉ cần chọn ô bạn muốn format, sau đó nhấp chuột phải. Một menu sổ xuống sẽ xuất hiện, bạn sẽ tìm thấy một số commands cũng nằm trên Ribbon ở đây nhé.

Hướng dẫn cắt và dán nội dung vào ô

Không giống như sao chép và dán. Cắt nội dung ô cho phép bạn di chuyểnnội dung giữa các ô.

Chọn cell(s) bạn muốn cut. Trong ví dụ mình sẽ chọn G5:G6

Nhấp chuột phải và chọn lệnh Cut. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím.

Chọn các ô mà bạn muốn dán (paste) nội dung. Trong ví dụ mình sẽ chọn F10:F11. Các ô bị cắt bây giờ sẽ có một nét viền bao xung quanh chúng.

Nhấp chuột phải và chọn lệnh dán (Paste). Ngoài ra, bạn có thể sử dụng lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

Nội dung cắt sẽ được xóa khỏi các ô ban đầu và dán vào các ô đã chọn.

Cách kéo và thả các ô

Thay vì cắt, sao chép và dán, bạn có thể kéo và thả (drag and drop) các ô để di chuyển nội dung của chúng.

Chọn cell(s) bạn muốn di chuyển nội dung. Trong ví dụ mình sẽ chọn H4: H12.

Di chuột qua đường viền của (các) ô đã chọn cho đến khi chuột thay đổi thành một mũi tên bốn cạnh.

Nhấp và kéo các ô đến ô mong muốn. Trong ví dụ mình sẽ chuyển chúng sang G4: G12.

Thả chuột ra. Các ô sẽ được chuyển sang ở vị trí đã chọn.

Cách điền nội dung tự động

Nếu bạn đang sao chép nội dung ô vào các ô liền kề trong cùng một hàng hoặc cột, thì chức năng tự động điền nội dung (fill handle) là một lựa chọn tốt cho các lệnh sao chép và dán.

Chọn cell(s) chứa nội dung bạn muốn sử dụng, sau đó di chuột qua góc dưới bên phải của ô để fill handle xuất hiện. (biểu tượng dấu +)

Nhấp và kéo fill handle cho đến khi tất cả các ô bạn muốn điền được chọn. Trong ví dụ mình sẽ chọn G13: G17.

Nhả chuột để lấp đầy nội dung vào các ô đã chọn.

Các ứng dụng khác của Fill Handle

Fill handle cũng có thể được sử dụng để tăng số thứ tự một cách tự động. Bất cứ khi nào nội dung của một hàng hoặc cột tuân theo thứ tự tuần tự, như  số (1, 2, 3) hoặc ngày (Monday, Tuesday, Wednesday). Fill Handle có thể dự đoán những gì sẽ xảy ra tiếp theo trong chuỗi.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần chọn nhiều hơn 1 ô trước khi sử dụng Fill Handle để giúp Excel xác định chuỗi tăng tự động. Hãy xem một ví dụ:

Chọn phạm vi ô có chứa chuỗi bạn muốn tiếp tục. Trong ví dụ mình sẽ chọn E4: G4.

Nhấp và kéo Fill Handle để tiếp tục chuỗi.

Thả chuột ra. Nếu Excel hiểu chuỗi, nó sẽ được tiếp tục trong các ô đã chọn. Trong ví dụ, Excel đã thêm  Part 4, Part 5, và Part 6 vào H4: J4.

Bạn cũng có thể nhấp chuột trái 2 lần vào Fill handle thay vì giữ và kéo. Điều này có thể hữu ích với các bảng tính lớn, trong đó việc giữ và kéo có thể khiến bạn khó thao tác.

Vũ i Tờ’s Blog

Luyện tập sử dụng ô (cell) trong Excel 2016

Mở một file bảng tính mới có nội dung cho sẵn

1. Chọn ô D6 và nhập hlee.
2. Xóa nội dung trong hàng 14.
3. Xóa cột G.
4. Sử dụng cut and paste hoặc drag and drop, di chuyển nội dung của hàng 18 sang hàng 14.
5. Sử dụng fill handle để đặt X vào các ô F9: F17.

Khi bạn hoàn thành, sổ làm việc của bạn sẽ trông như thế này:

Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bài học Hướng dẫn sử dụng ô (cell) trong Excel 2016. Các thao này trông có vẻ đơn giản nhưng kỳ thực nó rất quan trọng cho những người mới bắt đầu nhé. Bạn cứ kiên nhẫn luyện tập thành thạo nó sẽ rất hữu ích sau này.

LỜI KẾT

[Học vui mỗi ngày – học tin học văn phòng online] chuyên mục tổng hợp các bài viết hướng dẫn về bộ công cụ Microsoft Office sẽ giúp các bạn bổ sung kỹ năng vi tính và đủ tự tin làm việc mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Nếu bạn có thắc mắc hoặc ý kiến đóng ghóp cho bài viết đừng ngại đặt câu hỏi cho Vũ i Tờ ‘s Blog bằng cách để lại comment bên dưới nha. Cám ơn các bạn rất nhiều !!!

Bài cùng chuyên mục:

• Công thức tính số giờ làm việc dựa trên Giờ vào, Giờ ra năm 2024
• Hướng dẫn các thao tác với hàng và cột trong Excel 2016
• Công cụ sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016
• Tin học văn phòng với Excel 2016 – Cách mở và tạo Workbooks mới
• Tự học tin học văn phòng online với Excel 2016