Hướng Dẫn Tạo Bảng Chấm Công Theo Giờ Bằng Excel đơn Giản

Bảng chấm công theo giờ bằng excel là biểu mẫu được lập với mục đích quản lý giờ làm việc của nhân viên các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc tạo bảng chấm công vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp. Trong bài viết này, Happy Time sẽ cùng bạn tìm hiểu các tạo bảng chấm công theo giờ bằng excel cực kỳ đơn giản.

Mục lục

• 1 Tại sao phải dùng bảng chấm công theo giờ?
  • 1.1 Căn cứ tính trả lương cho người lao động
  • 1.2 Giúp thực hiện mục đích quản lý
  • 1.3 Giúp lưu trữ, truy xuất thông tin dễ dàng
  • 1.4 Minh bạch hóa thông tin
• 2 Lợi ích của việc sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel
• 3 Cách tạo bảng chấm công theo giờ bằng excel chính xác nhất
• 4 Phần mềm quản lý và tạo mẫu bảng chấm công theo giờ tự động
• 5 Kết luận

Tại sao phải dùng bảng chấm công theo giờ?

Tham khảo thêm:

>> Download mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel đầy đủ nhất

>> 3 mẫu bảng chấm công theo giờ mới nhất dành cho nhà quản lý

>> 4 mẫu chấm công nhân viên doanh nghiệp nào cũng cần phải có

>> Tài liệu mẫu bảng chấm công và cách tính lương dành cho nhà quản lý 

Có rất nhiều phương thức ghi nhận chấm công như chấm công theo giờ, chấm công theo ngày, chấm công theo ca… Tuy nhiên, việc chấm công theo giờ vẫn được sử dụng phổ biến nhất bởi nhiều lý do:

Căn cứ tính trả lương cho người lao động

Bảng chấm công theo giờ là bảng chấm công có ghi chú rõ giờ ra – vào để tính toán thời gian làm thực tế của nhân viên, cũng như việc liệu nhân viên có đi làm và về đúng giờ hay không. Biểu mẫu này thể hiện rõ ràng thực tế làm việc của nhân viên. Qua đó, làm căn cứ tính lương, đảm bảo công bằng, minh bạch và chính xác nhất. 

Giúp thực hiện mục đích quản lý

Mọi hoạt động của nhân viên như ngày làm, ngày nghỉ phép, nghỉ việc,… và các yếu tố tác động đến quyết định trả lương cho mỗi cá nhân đều có thể thể hiện trong bảng chấm công. Người quản lý doanh nghiệp, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng tính toán được các chi phí, phúc lợi của nhân sự trong toàn doanh nghiệp.

Ngoài ra, mẫu bảng chấm công theo giờ còn giúp người sử dụng lao động nắm bắt được mức độ chuyên cần của người lao động. Người sử dụng lao động có thể dựa vào đó để đưa ra những chính sách khen thưởng, nhắc nhở với nhân viên, tạo môi trường cạnh tranh trong đội ngũ nhân viên.

Điều này không chỉ đảm bảo việc thực hiện đúng quy định công ty mà còn làm tốt nhất có thể, tăng năng suất lao động và góp phần xây dựng văn hóa lao động trong công ty.

Giúp lưu trữ, truy xuất thông tin dễ dàng

Vì mẫu bảng chấm công theo giờ chứa đầy đủ các thông tin liên quan đến việc đi làm của từng nhân viên nên nó giúp việc lưu trữ thông tin được hệ thống và tập trung hơn.

Từ đó, người lao động và người sử dụng lao động hay các cơ quan nhà nước có liên quan và các đơn vị khác khi cần thiết có thể dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin liên quan từ bảng chấm công theo giờ.

Minh bạch hóa thông tin

Mẫu bảng chấm công theo giờ mang tính chất thông tin từ hai phía. Người sử dụng lao động có thể kiểm soát giờ làm của người lao động. Còn người lao động thông qua bảng chấm công được công khai sẽ đảm bảo những thông tin trong đó là chính xác.

Thông thường, sau khi thực hiện xử lý số liệu, các thông tin trong mẫu bảng chấm công sẽ được công khai cho nhân viên để cùng xử lý thắc mắc phát sinh. Thông tin được minh bạch giúp giảm các mâu thuẫn, tranh chấp có thể phát sinh giữa các bên.

Lợi ích của việc sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel

Trước đây, bộ phận nhân sự của các công ty, đơn vị muốn chấm công phải làm thủ công, mọi giấy tờ được lưu trữ bằng bản giấy. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý vì thật khó có thể tìm kiếm thông tin khi có quá nhiều tài liệu.

Với sự phát triển công nghệ hiện nay, việc ứng dụng tiến bộ khoa học vào quản lý nhân sự cụ thể là việc chấm công là xu thế tất yếu. 

Chỉ với vài thao tác không quá phức tạp, các doanh nghiệp có thể tạo ra mẫu bảng chấm công cho đơn vị mình nhanh chóng, tiện lợi khi muốn tìm kiếm thông tin.

Cách tạo bảng chấm công theo giờ bằng excel chính xác nhất

Để tạo một bảng chấm công theo giờ bằng excel, trước hết chúng ta cần biết những thông tin cần có trong bảng chấm công. Một số nội dung phải đưa vào mẫu bảng chấm công theo giờ như sau:

• Đơn vị làm việc: tên công ty, tên bộ phận;
• Thời gian: tháng, năm thực hiện bảng chấm công;
• Thông tin của nhân viên: Mã nhân viên, họ tên nhân viên, giới tính…;
• Thông tin chấm công: các ngày trong tháng và giờ vào làm, giờ ra về của nhân viên;
• Chữ ký và họ tên của người thực hiện chấm công, trưởng bộ phận/phòng ban, giám đốc công ty để xác nhận thông tin.

Dưới đây là các loại bảng chấm công phổ biến đang được áp dụng và mẫu file excel bạn có thể tham khảo:

Phần mềm quản lý và tạo mẫu bảng chấm công theo giờ tự động

Mặc dù bảng chấm công theo giờ bằng excel là một phương án thông dụng nhưng nó cũng có một số nhược điểm của mình như:

• Phải tạo thủ công do mỗi tháng có số ngày khác nhau hay thay đổi số lượng nhân sự.
• Số lượng nhân viên lớn sẽ gây rất nhiều khó khăn trong việc xử lý số liệu bảng chấm công theo giờ;
• Có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan (ví dụ người thực hiện chấm công nhìn nhầm giờ…) dẫn đến sai sót.

Bởi vậy, rất nhiều doanh nghiệp đã mạnh dạn thay đổi, đầu tư các phần mềm quản lý và tạo mẫu bảng chấm công theo giờ tự động nhằm mục đích quản lý dễ dàng hơn. Trong đó, phần mềm chấm công trực tuyến Happy Time sở hữu tính năng hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành quy trình chấm công tính lương nhanh chóng như:

• Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng
• Quản lý và xử lý đơn từ, nhân sự dễ dàng
• Cung cấp nhiều biểu mẫu đa dạng và có khả năng xuất file báo cáo, dữ liệu Excel nhanh 
• Tích hợp nhiều hình thức chấm công 
• Chế độ bảo mật cao 

Đặc biệt các mẫu bảng chấm công theo giờ mới nhất cũng được tích hợp ngay trên phần mềm giúp cho việc tổng hợp xử lý chấm công càng dễ dàng hơn.

Tìm hiểu thêm:

>> Chỉ 3 phút hiểu tất tần tật kiến thức về chấm công online

>> Đánh giá phần mềm chấm công online miễn phí tốt nhất hiện nay

>> Chấm công online – Giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Kết luận

Hy vọng với nội dung bài viết trên đây, Happy Time đã cung cấp cho các bạn thông tin về bảng chấm công theo giờ bằng excel. Việc tạo bảng chấm công theo giờ bằng excel khá dễ dàng và tiết kiệm. Tuy nhiên, để hoạt động quản lý được chuyên nghiệp, tiện lợi hơn, các công ty có thể nghiên cứu sử dụng phần mềm chấm công Happy Time.

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.