Hướng Dẫn Tạo Pivot Table Từ Nhiều Sheet Trong Excel

Ở một vài trường hợp, bạn hoàn toàn có thể lưu dữ liệu trong cùng 1 file Excel nhưng lại ở nhiều bảng tính khác nhau. Tức là, bạn có thể lưu dữ liệu mỗi tháng ở 1 sheet, dữ liệu kết quả làm việc của cá nhân, chi nhánh công ty ở một bảng tính khác. Đặc trưng của dạng lưu trữ dữ liệu này đó chính là cấu trúc tại các bảng dữ liệu là giống nhau, chỉ khác nhau ở độ dài bảng dữ liệu.

Vậy cách tạo pivot table từ nhiều sheet là làm như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết bên dưới nhé!

SỬA TÊN SHEET

Trước tiên,bạn phải đi sửa lại tên bảng tính để giúp thuận tiện cho các bước phía sau. Tại phần này, bạn có thể thực hiện đặt tên sheet ngắn gọn, không cần có dấu cách hay các kí tự đặc biệt. Bởi vì các dữ liệu mẫu trong bài này đang được lưu trữ theo năm, nên sẽ được đặt tên các sheet lần lượt là Y2017, Y2018, Y2019, Y2020. Để thực hiện đổi tên sheet, bạn chỉ cần click đúp chuột trái vào tên sheet rồi gõ tên mới là xong.

DÙNG MICROSOFT QUERY ĐỂ TẠO VÙNG DỮ LIỆU CHO BẢNG PIVOT

Trước khi dùng tính năng Microsoft Query, bạn phải đảm bảo rằng các vùng dữ liệu trên các sheets cần phải được định dạng ở dạng bảng. Tiếp đó, tuỳ thuộc vào phiên bản Excel mà cách truy cập tính năng Microsoft Query sẽ có phần hơi khác nhau 1 chút. Đối với Excel 2010, bạn tiền hành chọn thẻ Data > From Other Sources > From Microsoft Query

Còn đối với những phiên bản Excel mới hơn, bạn thao tác vào thẻ Data > Get Data > From Other Sources > From Microsoft Query

Tại cửa sổ chọn nguồn dữ liệu, thực hiện chọn dữ liệu từ file excel như trong hình rồi bấm OK

Tại cửa sổ tiếp theo, bạn cần phải chọn đúng đường dẫn tới file Excel hiện tại

Tiếp đến, chọn đường dẫn tới file Excel để dùng Power Query

Sau khi đã chọn đường dẫn và nhấn OK, lúc này bạn có thể nhìn thấy màn hình như bên dưới:

Nếu khi đã làm tới bước này nhưng bạn lại không nhìn thấy dữ liệu trong phần “Available tables and columns”, thì bạn hãy bấm vào nút Options… lúc này ở cửa sổ Table Options, hãy chọn tick vào System Tables như hình rồi nhấn OK

Sau đó, bạn hãy chọn bảng đầu tiên và thực hiện bấm nút mũi tên sang phải để thao tác thêm các cột vào trong Query

Sau đó, bạn hãy bấm Next cho tới khi xuất hiện màn hình sau thì dừng lại và nhấn chọn mục View data or edit query in Microsoft Query

Sau đó bạn cần bấm nút SQL

Thao tác nhấn nút SQL

Tại hộp thoại SQL Statement, thực hiện dán đoạn SQL sau đây vào: SELECT * FROM `Y2017$` UNION ALL SELECT * FROM `Y2018$` UNION ALL SELECT * FROM `Y2019$` UNION ALL SELECT * FROM `Y2020$` Sau đó bấm OK là xong

Tiếp đó, tại cửa sổ Microsoft Query, bạn thao tác chọn File > Return Data to Excel

Thực hiện đổ dữ liệu từ Microsoft Query về Excel. Sau đó, bạn sẽ lựa chọn nơi sẽ lưu dữ liệu ở file Excel là 1 worksheet mới

Thực hiện lưu lại dữ liệu vào bảng trên Excel

Như vậy từ bảng dữ liệu này, bạn đã có thể tạo ra Pivot Table cùng các báo cáo cần thiết. Khi dữ liệu ở các bảng dữ liệu ban đầu được thay đổi, lúc này bạn chỉ cần bấm Refresh dữ liệu tại thẻ Table Design là dữ liệu này sẽ được cập nhật

 

5/5 - (1 bình chọn)