HƯỚNG DẪN TẠO VÀ GỬI PHIẾU LƯƠNG QUA OUTLOOK SỬ ...

Là một nhân viên Nhân sự, một công việc vô cùng quan trọng đó là hàng tháng, sau khi tính lương, thanh toán lương… các bạn cần thực việc gửi tới cán bộ nhân viên “Phiếu chi tiết lương  tháng..”  của họ.

Sẽ  mất rất nhiều thời gian nếu chúng ta không biết vận dụng những ứng dụng có sẵn của phần mềm Office.

Hướng dẫn việc “TẠO VÀ GỬI PHIẾU LƯƠNG QUA OUTLOOK SỬ DỤNG MAIL MERGE” để chỉ việc bằng một vài động tác nhỏ các bạn có thể gửi đến hàng nghìn phiếu chi tiết lương cho từng cán bộ nhân viên.

Bước 1: Chuẩn hóa bảng lương

• Các tiêu đề cột là các dòng đơn – không được ghép/hợp dòng (merge)
• Chèn cột Email bao gồm địa chỉ email của người cần gửi

Bước 2: Tạo phiếu lương theo mẫu  phù hợp

Bước 3: Thực hiện trộn thư

• Chọn thẻ Mailing => Step by step mail merge wizard

• Chọn định dạng Letter ở Step 1 of 6 (góc trái – phía cuối màn hình)
• Next tới Step 2 of 6 : chọn Use the current document ( Nguồn tài liệu hiện tại)
• Next tới Step 3 of 6: Bấm vào Browse chọn file dữ liệu nguồn ( Bảng lương đã chuẩn hóa ở bước 1) => chọn Open để mở file nguồn

• Chọn sheet chứa dữ liệu nguồn ( ở đây là sheet 1, tuy nhiên, nên đổi tên sheet chứa dữ liệu nguồn ở dạng tiếng Việt không dấu để tránh nhầm lẫn) => OK.
• Dữ liệu sau khi chọn file nguồn sẽ hiển thị như sau:

Tiếp tục nhấn OK để chuyển qua Step 4 of 6.

• Chèn trường dữ liệu tương ứng với số lượng thông tin muốn hiển thị ở Phiếu lương mẫu đã tạo:
• Tại Step 4 of 6: chọn More items => Insert để chèn trường dữ liệu tương ứng.

Làm tương tự cho đến toàn bộ Phiếu lương.

•  Next qua Step 5 of 6 để xem trước hình ảnh hiển thị của Phiếu lương hoàn thiện:

Lưu ý: Tại bước này nếu để sót trường dữ liệu hoặc trường dữ liệu không khớp hoặc trường dữ liệu chèn không có dữ liệu gốc thì  tại các điểm chèn sẽ báo lỗi hoặc để trắng.

• Nếu phiếu lương không báo lỗi, Next qua Step 6 of 6: hoàn thiện việc trộn thư.

><Bước 4: Muốn xem phiếu lương của từng người:

• Trong thẻ Preview Results sử dụng hình mũi tên

để di chuyển tới/lùi đến số thứ tự nhân viên muốn xem phiếu lương, hoặc gõ trực tiếp số thứ tự của nhân viên trong Bảng lương ở bước 1 vào ô số.

Bước 5: Xuất phiếu lương lưu trữ ở dạng file word:

•  Vào thẻ  Finish & Merge => chọn Edit Individual Documents:

• Chọn All nếu muốn xuất toàn bộ
  • Chọn Current Record nếu muốn xuất vị trí đang xem
  • Chọn From… To nếu muốn xuất giới hạn số lượng nhân viên.

Bước 6: Gửi email Phiếu lương cho từng nhân viên:

• Vào thẻ Finish& Merge => chọn Send E-mail Massage

• Điền Subject cho email: Phiếu lương tháng X
•  Chọn định dạng HTML
• Chọn :
  •  Chọn All nếu muốn gửi cho  toàn bộ nhân viên
  • Chọn Current Record nếu muốn gửi cho nhân viên đang hiển thị phiếu lương
  • Chọn From… To nếu muốn gửi giới hạn số lượng nhân viên.

Nhấn OK để gửi.

  Chúc các bạn thành công!

Share this:

• Click to share on Twitter (Opens in new window)
• Click to share on Facebook (Opens in new window)

Like Loading...

Related