Hướng Dẫn Thay Đổi Tên Hiển Thị, Tên Chữ Ký Trong Outlook

Đổi tên email trong Outlook

Cách thực hiện đổi tên email trong outlook phiên bản 2010 như sau.

- Bước 1: Bạn nhấn vào tab “File”.

- Bước 2: Trên tab thông tin xổ ra, bạn nhấn chọn “Thiết đặt tài khoản”.

>>Xem thêm: Dịch vụ Email cho doanh nghiệp

- Bước 3: Bạn chọn tài khoản email muốn cập nhật tên và nhấn nút “Thay đổi”.

- Bước 4: Tại hộp “Thông tin người dùng”, bạn nhập tên hiển thị của email như mong muốn vào mục “Tên bạn”. Sau đó nhấn Save để hoàn tất.

Như vậy, bạn đã thực hiện xong việc đổi tên hiển thị của email trong Outlook 2010.

**Lưu ý: Vì Outlook là email sử dụng giao dịch trong công việc nên cách đặt tên người gửi trong outlook phải thể hiện tính chuyên nghiệp. Bạn có thể đặt họ tên đầy đủ. Hoặc nếu thường xuyên giao dịch với khách nước ngoài thì đặt tên theo cách gọi của phương Tây là tên trước, họ sau.

Hiển thị tên người gửi trong Outlook 2007

Nếu dùng phiên bản Outlook cũ hơn như bản 2007 thì cách đổi tên cũng không hề phức tạp như bạn nghĩ. Để thay đổi tên hiển thị của email người gửi trong outlook 2007, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau.

- Bước 1: Trên thanh menu công cụ, chọn “Thiết đặt tài khoản”.

- Bước 2: Tại tab Email, nhấn chọn tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), rồi bấm tiếp “Thay đổi”.

- Bước 3: Trong mục “Thông tin người dùng”, tại hộp “Tên bạn”, bạn nhập tên cần hiển thị với người nhận email.

- Bước 4: Click “Tiếp tục”, sau đó nhấn tiếp “Kết thúc” để hoàn tất.

>>Tin cùng chuyên mục : Outlook là gì? Cách sử dụng phần mềm Outlook hiệu quả

Thay đổi tên người nhận trong Outlook

Outlook giống như một cuốn danh bạ mở. Bên cạnh việc đổi tên theo mục đích sử dụng, Outlook còn có chức năng lưu trữ thông tin của người nhận email theo cách riêng (như đổi tên, lưu trữ các thông tin liên quan email…) để bạn dễ dàng tra cứu khi cần.

Để lưu trữ thông tin người nhận, bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau. Tuy nhiên, lưu ý là nên có cách đặt tên theo dấu hiệu nhận dạng riêng để tránh bị nhầm lẫn. Gợi ý, bạn có thể đặt tên Công ty của người nhận trước rồi đến họ tên của họ. Ví dụ, Công ty abc – Mr. A.

Cách 1: Thêm liên hệ vào Outlook từ một địa chỉ email người nhận

Khi nhận email từ một người nào đó và bạn muốn lưu liên hệ vào Outlook. Cách thực hiện vô cùng đơn giản. Chỉ cần mở email, click chuột phải vào địa chỉ email của người gửi.

Sau đó, một menu sẽ xuất hiện, bạn chọn “Add to Outlook Contacts” rồi điền đầy đủ các thông tin trong thẻ liên hệ. Khi đã điền xong, nhấn “Save & New” để lưu và tạo tiếp liên hệ mới. Hoặc “Save & Close” để lưu và hoàn tất việc tạo liên hệ.

Cách 2: Thêm liên hệ vào MS Outlook từ cửa sổ địa chỉ

Phương pháp này đặc biệt hữu dụng khi bạn có danh thiếp của liên hệ cần thêm vào MS Outlook. Điều này giúp bạn lưu trữ thông tin trực tuyến tốt hơn so với việc giữ các danh thiếp giấy.

Để thực hiện, bạn mở phần “Liên hệ” trong Outlook, nhấp chuột phải vào sổ địa chỉ. Sau đó, menu địa chỉ sẽ hiện ra, và bạn click vào “New Entry”.

Trong hộp New Entry, click chọn “New Contact” rồi chọn OK.

Một bảng Contact Card rỗng xuất hiện, bạn chỉ việc điền đầy đủ các thông tin như trong bảng rồi nhấn “Save & New” để lưu liên hệ, sau đó tiếp tục tạo contact mới. Hoặc nhấn “Save & Close” để về lại hộp “Address book: Contacts”.

Sau khi hoàn tất việc thêm liên hệ, nếu bạn muốn thêm hình ảnh vào từng email của người nhận thì nhấp vào biểu tượng “Add Contact Picture”. Lúc này, một pop – up sẽ mở ra và điều hướng để bạn đi đến folder chứa hình ảnh.

>>Bài viết liên quan: Email Outlook là gì? Hướng dẫn sử dụng Email Outlook 2010

Bạn chọn hình ảnh xong thì nhấn OK để hoàn tất.

Để xem các liên hệ đã tạo, bạn nhấp vào biểu tượng “Address Book” ở thanh công cụ. Sổ địa chỉ sẽ hiện ra danh sách các liên hệ đã lưu. Muốn biết chi tiết từng liên hệ, bạn chỉ việc double click vào tên đó.

Thay đổi chữ ký trong Outlook 2010

Trong phiên bản outlook 2007 và 2010 thì cách tạo hoặc thay đổi chữ ký khá giống nhau. Bạn chỉ việc thực hiện các bước sau.

- Bước 1: Mở thư mới, sau đó bấm chọn “Chữ ký”.

- Bước 2: Trong tab “Chữ ký email”, click “Mới”.

- Bước 3: Nhập tên cho chữ ký, rồi bấm OK.

- Bước 4: Trong hộp “Sửa chữ ký”, bạn nhập nội dung chữ ký cần tạo.

- Bước 5: Định dạng, thiết kế nội dung chữ ký tùy ý.

- Bước 6: Nếu muốn thêm các yếu tố khác ngoài nội dung text vào chữ ký. Bạn bấm vào vị trí dự kiến để yếu tố đó xuất hiện và thực hiện một trong các thao tác sau.

• Thêm danh thiếp điện tử: Nhấp chuột vào “Danh thiếp”, bấm tiếp liên hệ đã lưu trong danh sách. Sau đó, nhấn OK.
• Thêm link liên kết: Nhấp chuột vào biểu tượng chèn link, tiếp đến nhập trình duyệt, rồi nhấn OK.
• Thêm ảnh: Nhấp chuột vào biểu tượng ảnh, sau đó chọn ảnh trong máy tính rồi nhấn OK.

- Bước 7: Nhấn OK để hoàn tất tạo chữ ký.

Để chữ ký tự động được thêm và thư, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau

- Bước 1: Chọn tab “Thư”, chọn tiếp “Chữ ký”.

- Bước 2: Dưới mục “Chọn chữ ký mặc định”, bạn chọn một tài khoản email muốn liên kết với chữ ký.

- Bước 3: Trong danh sách “Thư mới”, bạn chọn chữ ký muốn sử dụng.

- Bước 4: Nhấn chọn chữ ký trong mục “Trả lời/chuyển tiếp” nếu muốn chữ ký xuất hiện trong email gửi đi và cả email chuyển tiếp. Còn nếu không muốn thì nhấn “Không”.

Có thể thấy, thay đổi tên hiển thị trong outlook 2010 kết hợp với chèn thêm chữ ký sẽ tạo nên một email chuyên nghiệp, mang phong cách “văn phòng”. Điều này giúp người nhận có thiện cảm và sẵn sàng đọc email hơn.

Qua những thông tin trên Hosting Việt mong muốn có thể cung cấp cho các bạn cái nhìn tổng thể nhất về cách thay đổi tên hiển thị và chữ ký trong outlook. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về cách thay đổi tên hiển thị và chữ ký trong outlook hãy liên hệ ngay với HostingViet để được hỗ trợ và giải đáp nhanh chóng nhé!

Chúc các bạn thực hiện thành công!