Hướng Dẫn Thủ Tục Làm Hồ Sơ Bảo Hiểm Xã Hội

Để giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà, mất thời gian đi lại, Tân Thành Thịnh là công ty chuyên cung cấp dịch vụ kế toán, tư vấn tài chính sẽ nhận ủy quyền hoàn tất thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đăng ký lao động cho các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước tại Việt Nam.

Nếu bạn có nhu cầu hỗ trợ, tư vấn về các thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội nhanh nhất, hãy liên hệ Tân Thành Thịnh để được hỗ trợ nhé.

2.1 Hồ sơ đăng ký bảo hiểm gồm

• Đăng ký tham gia BHXH
• Một bộ hồ sơ của Công ty
• Đăng ký tham gia bảo hiểm y tế.
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội
• Bộ hồ sơ của nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội

2.2 Tiếp đến là thủ tục làm sổ BHXH

• Danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH
• Đơn xin cấp phôi sổ BHXH.
• 3 Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội của từng nhân viên
• Biên bản bàn giao sổ bảo hiểm xã hội

2.3 Hồ sơ Báo tăng bhxh

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi và thêm nhân sự mới thì cần thực hiện làm hồ sơ báo tăng bhxh và chuẩn bị hồ sơ thủ tục để hoàn tất việc đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân sự mới.

Tỉ lệ đóng bảo hiểm xã hội của một nhân viên mới khi báo tăng cũng tương tự như một nhân viên đã đóng lâu năm, mức đóng bảo hiểm xã hội. 

Theo nghị định mới nhất của Chính phủ ban hành (Nghị định 58/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/7/2020) thì mức đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm y tế (BHYT) được quy định như sau:

+ Đối với người lao động tại Việt Nam

Trường hợp doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị được đóng vào quỹ TNLĐ-BNN với mức thấp hơn và có quyết định chấp thuận của Bộ LĐ-TB&XH:

+ Đối với người lao động nước ngoài

Đối với người lao động nước ngoài tại Việt Nam chia thành 2 trường hợp dưới đây:

+ Từ nay đến hết năm 2021:

Trường hợp Doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị được đóng vào quỹ TNLĐ-BNN với mức thấp hơn và có quyết định chấp thuận của Bộ LĐ-TN&XH:

+ Từ ngày 01/01/2022, đối với lao động nước ngoài, bổ sung thêm vào 02 bảng trên 2 lưu ý dưới đây:

• Người sử dụng lao động đóng 14% vào quỹ hưu trí, tử tuất.
• Người lao động đóng 8% vào quỹ hưu trí, tử tuất.

a) Hồ sơ, thủ tục bhxh khi báo tăng

Hồ sơ, thủ tục đăng ký bhxh báo tăng chia làm 2 trường hợp cụ thể như sau:

+  Đối với trường hợp công ty báo tăng mới lần đầu, chưa có mã đăng ký 

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập cần đóng BHXH, BHYT cho nhân viên thì cần thực lưu ý chuẩn bị các điều dưới đây:

+ Hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT yêu cầu:

• Phiếu đăng ký tham gia BHXH (theo mẫu 1 bản)
• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập (1 bản)
• Bảng đăng ký sử dụng lao động (đã được đăng ký với cơ quan lao động – 1 bản)
• Thang, bảng lương (đã được đăng ký với cơ quan lao động – 1 bản)
• Mẫu 1a-TBH "Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT" (3 bản)
• Mẫu 3a-TBH : "Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH-BHYT - BHTN bắt buộc" (3 bản)
• HĐLĐ hoặc quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển…(1 bản)

+ Đơn vị đăng ký trể so với giấy phép, bổ sung thêm:

• Công văn giải trình lý do chậm đăng ký BHXH cho người lao động theo quy định (1 bản)
• Bảng lương thực tế của đơn vị có ký nhận của NLĐ từ ngày thành lập (1 bản)

+ Cơ quan tiếp nhận hồ sơ:

• Đối với doanh nghiệp sử dụng trên 100 lao động, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nộp tại cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội tỉnh, thành phố.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 100 lao động nộp tại cơ quan Bảo Hiểm xã Hội quận huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. 

b)  Trường hợp công ty báo tăng, đã có mã đăng ký

Đối với trường hợp bổ sung đăng ký báo tăng bhxh cho nhân viên mới thì bạn chỉ cần chuẩn bị các biểu mẫu hồ sơ dành cho nhân sự mới và tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng bằng cách đăng ký tài khoản và nộp trực tuyến bằng chữ ký số.

2.4 Hồ sơ báo giảm bhxh

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần làm hồ sơ giảm bhxh thì sau đây là các trường hợp cụ thể cần báo giảm bhxh và các thủ tục, hồ sơ báo giảm bhxh cần lưu ý:

Trước khi tìm hiểu về các trường hợp báo giảm bhxh mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết về việc báo giảm bhxh là gì nhé?

a) Báo giảm bhxh là gì?

Báo giảm bhxh là một nhiệm vụ, nghiệp vụ kế toán của mỗi doanh nghiệp tiến hành chốt sổ và hoàn tất mọi thủ tục để trả lại sổ bảo hiểm cho người lao động nghỉ việc (có tham gia bhxh tại công ty).

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

Vậy khi có một người lao động nghỉ việc thì kế toán thường thực hiện 2 thủ tục sau:

• Báo giảm lao động: là giảm số lượng người lao động.
• Báo giảm bhxh và chốt sổ bảo hiểm để trả sổ cho người lao động.

b) Các trường hợp báo giảm bhxh

Sau đây là các trường hợp cụ thể cần thực hiện việc báo giảm bhxh 

• Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động
• Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu nhân sự, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế
• Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày
• Doanh nghiệp được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất
• Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng
• Tạm hoãn thực hiện Hợp đồng
• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp…
• Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm
• …

c)  Hồ sơ, thủ tục báo giảm bhxh 2022

Để quá trình báo giảm bhxh diễn ra thuận lợi, đúng thời gian và thủ tục thì doanh nghiệp cần nắm rõ các thông tin dưới đây và chuẩn bị một cách đầy đủ nhất.

Căn cứ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 103/…/THU quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT gồm có:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT 
• Sổ BHXH của nhân viên chấm dứt hợp đồng.
• Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng
• động, hợp đồng làm việc vừa hết hạn. Hoặc quyết định cho thôi việc nhân viên, có ký tên đóng dấu của công ty.
• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
• Giấy tờ cá nhân của nhân viên lao động như chứng minh…

d) Trình tự thủ tục báo giảm bhxh khi người lao động nghỉ việc

Có 2 hình thức báo giảm bhxh là: nộp trực tiếp tại cơ quan bhxh hoặc có thể nộp trực tuyến qua mạng.

+ Nộp trực tiếp tại cơ quan bhxh

Doanh nghiệp có thể đến trực tiếp cơ quan bhxh đang quản lý công ty để nộp hoặc gửi thông qua đường bưu điện. Hình thức này hiện không còn được áp dụng phổ biến khi công công ngày càng được chú trọng hơn.

Tùy loại bhxh của từng quận, địa phương doanh nghiệp đang hoạt động mà có hình thức đóng phù hợp, đa số hiện nay, ít cơ quan BHXH nào còn nhận báo giảm cho nhân viên bằng hồ sơ giấy trực tiếp.

+ Nộp trực tuyến qua hệ thống phần mềm của nhà nước

Công nghệ thông tin ngày một phát triển, nên các thủ tục hành chính ngày càng được tối ưu hơn khi ứng dụng các công nghệ hiện đại này để giải quyết các công việc, thủ tục báo giảm bhxh.

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện báo giảm bhxh thông qua hình thức trực tuyến qua internet để đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức, tiếp nhận và xử lý hồ sơ cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn… Vì thế hình thức nộp trực tiếp ngày càng không phổ biến.

Doanh nghiệp chỉ cần có chữ ký số và đăng ký giao dịch trực tuyến thông qua các cơ quan bhxh của nhà nước là hoàn toàn có thể thực hiện được các thủ tục báo giảm bhxh trực tuyến. Sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ, sau đó nộp hồ sơ này lên cơ quan BHXH.