Hướng Dẫn Thực Hiện Giao, Nhận Hồ Sơ, Tài Liệu Vào Lưu Trữ Lịch Sử

Hướng dẫn thực hiện giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Ngày 08/6/2015, Sở Nội vụ   Hà Nội ban hành văn bản số 1133/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn thực hiện giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Sở Nội vụ hướng dẫn giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) như sau:

1.Đối tượng thực hiện

Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội (Chi cục Văn thư - Lưu trữ).

2. Nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ

a) Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định;

b) Chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu;

c) Giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước;

d) Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.

3. Thành phần tài liệu nộp lưu

a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản;

b) Tài liệu điện tử;

c) Tài liệu phim, ảnh; phim điện ảnh; microfim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.

4. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố (Chi cục Văn thư - Lưu trữ)

a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu của các ngành Công an, Quốc phòng: 30 năm kể từ năm công việc kết thúc; trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày;

c) Các hướng dẫn tại văn bản này vận dụng khi tổ chức thực hiện việc giao nộp tài liệu điện tử, tài liệu phim, ảnh; phim điện ảnh; microfim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác;

d) Trường hợp cơ quan, tổ chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp để sử dụng cho công việc phải được sự đồng ý bằng văn bản của UBND thành phố Hà Nội.

5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố (Chi cục Văn thư - Lưu trữ)

a) Phân loại, lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (theo mẫu đính kèm - Phụ lục 1);

b) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ ;

c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định;

d) Gửi hồ sơ đề nghị Sở Nội vụ thẩm định (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ), hồ sơ gồm:

- Tờ trình (hoặc Công văn đề nghị nộp lưu);

- Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;

- Biên bản họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (kèm theo bản mềm file Excel, Phông chữ Unicode - Times New Roman)

đ) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản; Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

e) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có) mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (theo mẫu đính kèm - Phụ lục II);

g) Vận chuyển tài liệu đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ để giao nộp;

h) Giao nộp tài liệu:

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội;

- Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành Phông và Lịch sử Phông; hướng dẫn phân loại lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu khác kèm theo khối tài liệu nộp lưu như: Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có); cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ (file Excel, phông chữ Unicode - Times New Roman).

6. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ

a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu, thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu;

b) Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu để giao nộp;

c) Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu;

d) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu kiểm tra để xác định giá trị tài liệu theo quy định;

đ) Hoàn chỉnh hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu và trình Sở Nội vụ phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

Hồ sơ trình gồm:

- Văn bản đề nghị phê duyệt của Chi cục Văn thư - Lưu trữ kèm theo:

+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc kiểm tra Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

+ Văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theoMục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được thẩm định.

e) Chi cục Văn thư - Lưu trữ thông báo cho cơ quan, tổ chức có tài liệu nộp lưu về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được Sở Nội vụ thành phố Hà Nội phêduyệt;

g) Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu;

h) Tổ chức tiếp nhận tài liệu:

- Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp;

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

- Lập Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu:

Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản; Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ 02 bản (theo mẫu đính kèm - Phụ lục III).

i) Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.

7. Tổ chức thực hiện

Công văn này thay thế Công văn số 449/SNV-CCVTLT ngày 11 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong việc lựa chọn, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Riêng đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã, phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp UBND quận, huyện, thị xã chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố và quản lý tài liệu theo quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số nhà 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội) để tổng hợp báo cáo Sở Nội vụ xem xét, quyết định theo thẩm quyền./.

Nội dung chi tiết hướng dẫn và biểu mẫu xem tại văn bản đính kèm

Các tin khác

• Kế hoạch tổ chức thực hiện đợt thi đua cao điểm lập thành tích chào mừng Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIV của Đảng, bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XVI và đại biểu HĐND các cấp nhiệm kỳ 2026-2031
• ĐẠI HỘI THI ĐUA YÊU NƯỚC THÀNH PHỐ HÀ NỘI (2025 - 2030) - DIỄN ĐÀN TÔN VINH TINH THẦN YÊU NƯỚC, KHÁT VỌNG VƯƠN LÊN VÀ SỨC MẠNH ĐẠI ĐOÀN KẾT CỦA ĐẢNG BỘ, CHÍNH QUYỀN, QUÂN VÀ DÂN THỦ ĐÔ ANH HÙNG
• Ban Thi đua - Khen thưởng

• Ban Thi đua - Khen thưởng Thành phố
• Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
• Trung tâm điều dưỡng Người có công Hà Nội
• Trung tâm Nuôi dưỡng và Điều dưỡng Người có công số 1 Hà Nội
• Trung tâm Nuôi dưỡng và Điều dưỡng Người có công số 2 Hà Nội
• Trung tâm Nuôi dưỡng và Điều dưỡng Người có công số 3 Hà Nội
• Trung tâm Nuôi dưỡng và Điều dưỡng Người có công số 4 Hà Nội
• Trung tâm Chăm sóc, Nuôi dưỡng và điều trị nạn nhân bị nhiễm chất độc màu da cam/dioxin Hà Nội
• Ban phục vụ lễ tang Hà Nội
• Trung tâm dịch vụ Việc làm Hà Nội
• Trung tâm kiểm định Kỹ thuật an toàn Hà Nội