Hướng Dẫn Về Thể Thức Và Kỹ Thuật Trình Bày Văn ... - Luật Dương Gia

Các văn bản của Đảng chắc hẳn đã quá quen thuộc đối với mỗi chúng ta. Các văn vản của Đảng có giá trị và những vai trò quan trọng trong thực tiễn đời sống xã hội. Chúng ta biết rằng văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết tiếng Việt và được dùng để nhằm mục đích ghi lại hoạt động của các tổ chức đảng, do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành (hoặc phối hợp ban hành) theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương. Bài viết dưới đây là hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng?

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

Căn cứ pháp lý:

– Quy định 66-QĐ/TW năm 2017 về thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và thể thức văn bản của Đảng do Ban Chấp hành Trung ương ban hành.

– Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Mục lục bài viết

• 1 1. Hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản của Đảng:
• 2 2. Kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng:
• 3 3. Một số các quy định chung về thể thức trình bày văn bản hành chính:

1. Hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản của Đảng:

Theo Khoản 1 Điều 1 Quy định số 66-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương quy định nội dung sau đây:

“Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết tiếng Việt để ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng, do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành (hoặc phối hợp ban hành) theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương”

Bên cạnh đó, theo Điều 8 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020 quy định:

“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.”

Cũng theo quy định, thể thức văn bản của Đảng ta sẽ bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản và các thành phần cũng sẽ được trình bày đúng quy định để nhằm mục đích có thể bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản.

Các thành phần đó bắt buộc gồm 09 nội dung cơ bản sau đây:

– Tiêu đề “ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM”.

– Tên cơ quan ban hành văn bản.

– Số và ký hiệu văn bản.

– Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản.

– Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

– Phần nội dung văn bản.

– Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Nơi nhận văn bản.

Ngoài 09 nội dung cơ bản này, với từng văn bản cụ thể thì cũng sẽ còn có thể bổ sung thêm các thành phần khác cụ thể như dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật); dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ)… tùy theo nội dung và tính chất của văn bản đó.

Như vậy, thông qua các phân tích được nêu trên, chúng ta có thể thấy, các văn bản của Đảng phải bao gồm các thành phần thể thức cụ thể như trên.

2. Kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng:

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:

– Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

– Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định  tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

– Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

– Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Như vậy, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thay vì được hướng dẫn tại các thông tư như trong giai đoạn trước đây.

Một số lưu ý:

Tuy nhiên, chúng ta nhận thấy rằng, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, một số cơ sở đảng giai đoạn hiện nay vẫn còn có sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Để nhằm mục đích giúp các chủ thể có thể tránh xảy ra những sai sót trên, xin chỉ ra một số lưu ý trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng cụ thể như sau:

– Tiêu đề “ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM”: Dùng cỡ chữ 15, in hoa, đứng đậm; đường kẻ thì sẽ cần có độ dài bằng độ dài tiêu đề.

– Tên cơ quan ban hành văn bản: Đối với tên cơ quan tổ chức cấp trên trực tiếp dùng cỡ chữ 14, in hoa, đứng. Đối với tên cơ quan ban hành, sao văn bản thì sẽ dùng cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm. Phía dưới thì sẽ cần có một dấu sao (*).

– Số và ký hiệu văn bản: Giữa số và ký hiệu sẽ cần phải có dấu gạch ngang (-), giữa chữ viết tắt tên loại và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành có dấu gạch chéo (/). Cỡ chữ sẽ là 14, in thường, nghiêng.

– Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: Đối với tên loại văn bản trình bày một dòng riêng và dùng cỡ chữ 15 – 16, in hoa, đứng, đậm. Đối với trích yếu nội dung văn bản dùng cỡ chữ 14 – 15, in thường, đứng, đậm. Phía dưới trích yếu nội dung văn bản có năm (5) dấu gạch nối (-) ngăn cách với nội dung của toàn văn bản.

– Căn cứ văn bản: Mỗi căn cứ văn bản sẽ phải trình bày một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,).

– Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của các chủ thể là người có thẩm quyền: Sử dụng dấu gạch chéo (/) giữa chữ viết tắt thể thức để thực hiện ký. Không ghi học hàm, học vị, danh hiệu… trước họ tên của chủ thể là người ký văn bản; không được thực hiện ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành chính thức.

– Nơi nhận văn bản Đảng: Đối với từ “Kính gửi” sẽ dùng cỡ chữ 14, in thường, nghiêng; đối với tên cơ quan, tổ chức, cá nhân sau từ “Kính gửi” dùng cỡ chữ 14, in thường, đứng. Đối với từ “Nơi nhận” thì các chủ thể sẽ dùng cỡ chữ 14, in thường, đứng, có gạch chân; nơi nhận cụ thể thì sẽ dùng cỡ chữ 12, in thường, đứng. Sau các từ “Kính gửi”, “Nơi nhận” thì cần có dấu hai chấm (:). Sau mỗi chủ thể nhận văn bản có dấu phẩy (,), kết thúc nơi nhận văn bản có dấu chấm (.).

Đây là một số lưu ý cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng, các cấp ủy cơ sở sẽ cần phải lưu ý trong quá trình xây dựng văn bản của Đảng nhằm mục đích để có tthể tránh sai xót và tránh nhầm lẫn với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Nhà nước.

3. Một số các quy định chung về thể thức trình bày văn bản hành chính:

Các văn bản hành chính sẽ nắt buộc dùng phông chữ Times New Roman:

Trước đây, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01/2011/TT-BNV).

Còn trong giai đoạn hiện nay, theo Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể phải sử dụng: “Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.”

Như vậy, ta nhận thấy, pháp luật quy định, từ ngày 05/3/2020, văn bản hành chính bắt buộc phải dùng chung phông chữ Times New Roman, màu đen.

Sẽ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản:

Thay vì trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) thì theo quy định của pháp luật giai đoạn hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

Văn bản sẽ được trình bày theo chiều dài của khổ A4, đối với trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì sẽ có thể được trình bày theo chiều rộng.

Số trang văn bản hành chính sẽ được đặt canh giữa ở đầu trang:

Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, và sẽ được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên (thay vì được đặt tại góc phải ở cuối trang giấy) của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Văn bản hành chính cần phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp:

Trước đây, thì các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội; Hội đồng dân tộc; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh… sẽ không cần phải ghi tên cơ quan chủ quản khi ban hành văn bản.

Tuy nhiên, theo quy định cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP yêu cầu ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Trong đó:

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng chính là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước của các chủ thể là người có thẩm quyền ban hành văn bản đó theo quy định.

– Nếu như các tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở thì sẽ được viết tắt bằng những cụm từ thông dụng.

Cần phải có căn cứ ban hành văn bản:

Trong giai đoạn hiện nay, văn bản được ban hành sẽ cần phải có căn cứ ban hành bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.

Căn cứ ban hành văn bản sẽ được ghi đầy đủ các thông tin về tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Pháp luật cũng quy định cụ thể căn cứ ban hành văn bản sẽ được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).