Hướng Dẫn Viết Thư Bằng Tiếng Anh Dễ Gây ấn Tượng

Hiện nay việc trao đổi thư từ không còn quá xa lạ. Đặc biệt với những người đi làm hoặc có các mối quan hệ với người nước ngoài phải thường viết thư bằng tiếng Anh. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết chính xác. Tham khảo ngay bài viết này của 4Life English Center (e4Life.vn) để biết thêm được những cách viết.

1. Cấu trúc bạn cần nắm khi viết thư bằng tiếng Anh

• Salutation & Greeting (Chào hỏi).
• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu).
• Reasons for writing (Lý do viết thư).
• Main point (Nội dung chính).
• Concluding sentence (Kết thúc email).

1.1. Greeting – Chào hỏi

• Trong trường hợp bạn đã biết tên người nhận thư:

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Ex: Dear Mrs. Le, Dear Mr. White, Dear Ms. Ly,

• Nếu người nhận có mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

Ex: Hi Chloe, Dear Chloe….

• Nếu bức thư cần sự trang trọng hơn, hay bạn chưa biết thông tin người nhận:

“To whom it may concern” hay “Dear Sir/Madam”.

1.2. Opening comment – Hỏi thăm

1/ Hỏi thăm sức khỏe (một cách thân mật):

• How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?).

2/ Hỏi thăm sức khỏe (một cách trang trọng):

• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.).
• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe).

3/ Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”:

• Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC).
• Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp).
• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp).

1.3. Reasons for writing – Lý do viết thư

I am writing to + ….

• I am writing to ask for the information about the English courses.(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.).
• I recently read/heard about ….. and would like to know ….(Tôi gần đây được biết tin về.. và muốn biết..).
• I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…).
• I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….).
• We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.).
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.).
• I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….).
• I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau).
• Having seen your advertisement in …, I would like to … (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi muốn được biết về…).
• I would be interested in (obtaining / receiving) …(Tôi quan tâm tới việc nhận được.. về..).

1.4. Main point – Nội dung chính.

Ở phần nội dung sẽ đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, sau đó là phần lý do viết thư. Có thể chia phần nội dung chính theo một số dạng sau. Để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian thì bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết nhé. Dạng 1: Referring to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó).

• Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.).
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…).
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…).
• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…).
• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …).
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…).

Dạng 2: Making a request (Yêu cầu).

• Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?).
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…).
• Could you tell me something about …? (Bạn có thể cho tôi biêt về…).
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… ).
• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…).
• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…).
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…).

Dạng 3: Giving good news (Thông báo tin tốt).

• We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..).
• You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….).
• I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…).

Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu).

• I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà).
• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…).
• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…).
• After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…).

Dạng 5: Complaining (Phàn nàn).

• We regret to inform you that our order No. —– is now considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. thì đã quá hạn lâu).
• I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về…).
• I would like to query the transport charges which seemunusually high (Tôi muốn thắc mắc về phí vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường).
• I am writing to express my dissatisfaction with …(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…).
• Please note that the goods we ordered on ( date )have not yet arrived. (Làm ơn lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..).

Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi).

• I would like to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất tiện..).
• We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…).
• Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..).
• I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…).

Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng).

• Thank you for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..).
• It will take about (two/three) weeks to process your order. (Sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý đơn hàng của các anh).
• I am pleased to acknowledge receipt of your order n° …..(Tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của các anh số…).
• Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi).
• We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với các anh cho sản phẩm…).
• We would like to cancel our order n° ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…).
• Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm nhất có thể).
• We can guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hàng trước ngày…).
• Unfortunately these articles are no longer available /are out of stock. (Rất tiếc mặt hàng đó không còn/hết hàng).

Dạng 8: Prices (Giá cả).

• Please send us your price list. (Làm ơn gửi cho chúng tôi báo giá).
• We have pleasure in enclosing a detailed quotation. (Chúng tôi xin được đính kèm bảng báo giá chi tiết).
• Please note that our prices are subject to changewithout notice.(Làm ơn chú ý rằng giá cả của chúng tôi có thể thay đổi không báo trước).
• You will find enclosed our most recent catalogue and price list. (Anh vui lòng xem bảng báo giá và danh mục hàng hóa gần nhất đính kèm).
• We can make you a firm offer of … (Chúng tôi có thể xác nhận giá chính xác…).

1.5. Concluding Sentence – Kết thúc thư

Bức thư có thể kết thúc bằng việc sử dụng một trong các cụm từ dưới đây tùy tình huống:

• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.).
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.).
• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin).
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.).
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.).
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…).

1.6. Signning off – Ký tên

Nếu thân mật:

• Best wishes,
• Take care,
• Best,
• Bye,

Trường hợp cần sự trang trọng (như đã đề cập tên ở phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…):

• Yours sincerely,
• Best regards,
• Warm regards,

Trường hợp cần sự trang trọng (chưa đề cập tên ở phần chào hỏi – Dear Sir/Madam):

• Yours faithfully,

2. Cách viết thư bằng tiếng Anh

2.1. Mở đầu

• Trong trường hợp bạn đã biết tên người nhận thư:

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Ex: Dear Mrs. Le, Dear Mr. White, Dear Ms. Ly,

• Nếu người nhận có mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

Ex: Hi Chloe, Dear Chloe….

• Nếu bức thư cần sự trang trọng hơn, hay bạn chưa biết thông tin người nhận:

“To whom it may concern” hay “Dear Sir/Madam”.

2.2. Thân bài

• Thanks so much for…- Cảm ơn bạn rất nhiều vì….
• I was thrilled to receive your gift!…- Tôi đã rất sung sướng khi nhận được món quà của bạn.
• You have my heartfelt thanks…- Hãy nhận được lời cảm ơn sâu sắc nhất của tôi…
• It was very kind of you to…- Bạn thật tốt bụng vì …
• Thank you for treating me so kind…- Cám ơn vì anh đã đối xử quá tốt với tôi…
• I do not know how to express my thanks… – Tôi không biết phải cám ơn bạn như thế nào.
• I was especially pleased to …- Tôi đặc biệt rất hân hạnh được…
• It made me happy to…- Nó khiến tôi rất hạnh phúc…
• How gratifying it was to…- Thật là mãn nguyện biết bao…
• I really appreciate your (gift / assistance)…- Tôi thực sự cảm kích khi nhận được (món quà/sự giúp đỡ) của bạn.
• I don’t know how to requite your favour – Tôi không biết làm thế nào để báo đáp bạn.
• You did help me a lot – Bạn đã giúp tôi quá nhiều.
• I am touched by your generous gift…- Tôi đã vô cùng cảm động khi nhận được món quà rất hào phóng từ bạn.
• There are no words to show my appreciation! – Không có lời nào có thể diễn tả được sự cảm kích của tôi!
• Tùy từng đối tượng mà bạn sẽ có cách viết khác nhau.

2.3. Cuối thư

• Again, please accept my sincere thanks. – Một lần nữa, xin hãy nhận lời cảm ơn chân thành của tôi.
• Thank you from the bottom of my heart for everything – Thực lòng cám ơn bạn vì tất cả.
• I owe you a great deal – Tôi mang ơn bạn nhiều lắm.
• Thank you again. – Cảm ơn bạn một lần nữa.
• Yours truly, / Sincerely – Thân ái.

3. Một số lưu ý khi viết thư tiếng Anh

• Tránh viết tắt: Phải viết rõ ràng đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … tránh viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen.
• Không được dùng từt iếng lóng, thông tục,  từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
• Không dùng want cho ngôi thứ nhất, mà hãy dùng would like. Không dùng động từ should với ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ được phép dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Nên dùng may hoặc could thay thế cho can, would thay thế cho will, …
• Dù cho bạn đang bực tức đi chăng nữa thì hãy lễ độ bằng cách: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.
• Viết ngắn gọn, súc tích, đủ ý. Câu văn ngắn, nên dùng câu đơn có 1 mệnh đề. Câu phải có đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.
• Hãy để ý khi dùng và dùng chính xác các dấu câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính của bạn có nhiều ý phụ, thì bạn nên dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế đến mức tối thiểu đến mức tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
• Không mắc những lỗi như: lỗi chính tả, lỗi văn phạm.
• Tránh những lỗi về ambiguity: câu, từ gây hiểu lầm, nhiều nghĩa. Hãy dùng từ đơn giản, không được dùng từ bác học.
• Cuối thư:
• Sincerely Yours, Dùng trong thư khiếu nại, thư mời, thư xin việc vì mang nghĩa “chân thành”– Faithfully Yours,
• Dùng trong khi nhà cung cấp trả lời khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.
• Regards, Best Regards, Hai cách này có thể sử dụng thông dụng trong nhiều tình huống.

Trên đây là hướng dẫn viết thư bằng tiếng Anh hay và chính xác do 4Life English Center (e4Life.vn) tổng hợp nhằm giúp bạn dễ dàng hơn trong việc viết thư bằng ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ. Chúc bạn thành công!

Tham khảo thêm:

• Các từ viết tắt trong Email tiếng Anh thường gặp nhất
• Cách viết Email bằng tiếng Anh