HƯỚNG DẪN VIẾT THƯ HỎI HÀNG INQUIRY LETTER TRONG ...

Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới và hỏi hàng là chuyện bình thường và thường xuyên diễn ra. Thư hỏi hàng (Inquiry) được viết khi chúng ta muốn hỏi thêm thông tin liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ mà chúng ta quan tâm như hàng mẫu, báo giá, thời gian giao hàng, thời gian vận chuyển, đóng gói,.... Trong bài viết hôm nay, Hanexim sẽ hướng dẫn bạn làm thế nào để viết một thư hỏi hàng chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin và thể hiện được thiện chí của mình đối với hàng hóa của nhà cung cấp và nhà cung cấp sẽ rất vui vẻ trả lời những câu hỏi của bạn đối với hàng hóa của họ.

I – CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG

Yêu cầu của lá thư này là ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào các thông tin chính cần hỏi.

Bước 1: Viết phần mở đầu (Heading

- Đặt tên công ty lên trên đầu thư (hoặc dùng tiêu đề thư in sẵn - letterhead - của công ty bạn).

- Tiếp đến là địa chỉ công ty mà bạn muốn gửi thư tới.

- Sau đó, bạn để trống 2 dòng rồi ghi phần ngày tháng. Phần này cũng có thể đặt lệch về bên phải.

Bước 2: Viết lời chào (Salutation)

Thường bắt đầu bằng “Dear”. Ví dụ: Dear Mr.Smith, Dear Sir or Madam,…

Bước 3: Giới thiệu ngắn gọn về công ty mình

Khi nói chuyện với ai điều đầu tiên chúng ta nhớ đến là biết tên của người đối diện để thuận tiện cho việc xưng hô và tạo cảm giác gần gũi hơn thì khi hỏi hàng cũng vậy , trước hết bạn cần cho các nhà cung cấp biết: tên, chức vụ của bạn, công ty bạn đang hoạt động trong lĩnh vực gì, đặc biệt cần nhấn mạnh vị thế của công ty trên thị trường.

Bạn có thể sử dụng theo cấu trúc như :

• I am + tên mình + chức vụ + from+ tên công ty + nước
• We are specialized in + lĩnh vực
• We are one of the country’s leading trading company dealing with/ specializing in + tên lĩnh vực

Bước 4 : Làm sao mình biết đến họ

Hiện nay chúng ta có thể tìm được nhà cung cấp qua rất nhiều kênh thông tin khác nhau như : các trang mạng, môi giới-trung gian, hội chợ, hiệp hội hay đại sứ quán.v..v..v nên việc tìm kiếm một nhà cung cấp tiềm năng cũng không phải là quá khó.

Bạn có thể sử dụng các cấu trúc sau đây để viết cho ý này:

• We were give your name by +người/cơ quan
• You were recommended to us by..
• We were advise by…
• Tên công ty/ người told us that you are looking for..

I see your advertising/ Offering on website…

Bước 5: Đưa ra câu hỏi và yêu cầu

1. Hỏi về catalogue và báo giá

- Điều mà chúng ta quan tâm khi tìm kiếm nhà cung cấp không chỉ mà loại hàng mà còn là giá của mặt hàng đó, các model khác nhau của hàng để tìm được sản phẩm phù hợp.

- Bạn có thể hỏi họ bằng các mẫu câu đơn giản thể hiện sự thiện chí như :

• May I have your current catalogue and price list for…?
• Could you please send me an up to date price list…

2. Hỏi thông tin chi tiết khác

- Đề cập chính xác những gì bạn muốn biết như: hỏi cung cấp hàng mẫu , các điều kiện thanh toán , giao hàng, mức chiết khấu,…

- Một số nhà cung cấp sẵn sàng gửi hàng mẫu cho bạn tham khảo ngay cả khi vẫn đang trong đàm phán nếu họ nhận thấy bạn là một đối tác tiềm năng nên đừng quên đề nghị với họ nhé . Và đừng quên đưa ra các điều kiện thanh toán, mức chiết khấu với số lượng bạn cần mua.

- Một số mẫu câu đơn giản bạn có thể sử dụng:

• Before selling the goods, we prefer to test quality..
• Where could I see your sample..
• Could you please let us know If you allow cash discount?
• Will you please indicate detail of…..
• I would be grateful if there are futher details of ….
• I want to know whether I could get more info of…

Bước 6: Cảm ơn và kết thư

- Cảm ơn, nói rằng bạn mong muốn nhận phản hồi sớm của họ và hy vọng 2 bên sẽ có sự tiến triển trong giao dịch. Ví dụ:

• I am looking forward to hearing from you soon/ in the near future…
• I believe that we will have chance in…
• Finally, we would like to point out that….

Sau đó bạn ký tên và ghi rõ chức vụ của mình trong công ty.

II – MỘT SỐ MẪU THƯ HỎI HÀNG

Mẫu 1

Mẫu 2

Mẫu 3

Mẫu 4

Như vậy từ bài viết này, chỉ với những vốn từ vựng sẵn có, đơn giản, bạn cũng có thể tự viết được một thư hỏi hàng đúng, đủ, thu hút sự chú ý của các nhà cung cấp.

—————————————————————————-

CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)

Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics

Mobile: 0906246584 0986538963

Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

Website: https://hanexim.edu.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau

Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau