Hướng Dẫn Xoá Tất Cả Các Dòng Trống Trong File Excel Có Nhiều Dòng

Trong bài biết này, Học Excel Online sẽ giải thích tại sao cần xóa những hàng trống trong bảng tính, đồng thời hướng dẫn bạn những cách nhanh và chính xác nhất để loại bỏ hàng trống mà không làm hỏng dữ liệu của bạn.

Đừng bao giờ xóa hàng trống bằng cách chọn những ô trống:

Bạn có thể dễ dàng tìm được những phương pháp xóa hàng trống sau đây:

Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn

Bước 2: Nhấn F5, hộp thoại Go To xuất hiện.

Bước 3: Nhấn nút Special… trong hộp thoại.

Bước 4: Trong hộp thoại Go to special, chọn nút Blanks và nhấn OK.

Bước 5: Nhấp phải vào bất kỳ ô được chọn vào và chọn Delete….

Bước 6: Trong hộp thoại Delete, chọn Entire row và nhấp vào Entire row.

Đây là một cách rất dở, chỉ sử dụng cho bảng biểu đơn giản gồm vài hàng và thậm chí, đừng bao giờ sử dụng cách này.

Nguyên nhân giải thích cho việc này là nếu hàng chứa dữ liệu quan trọng nhưng có một ô trống, toàn bộ hàng vẫn bị xóa bỏ.

Ví dụ, tôi có bảng danh sách khách hàng sau, gồm 6 hàng. Tôi muốn xóa hàng 3 và 5 vì chúng rỗng.

Thực hiện theo các thao tác trên và kết quả hiển thị như thế này:

Hàng 4 (Roger) đã bị xóa vì ô D4 trong cột ‘Traffic source’ bị rỗng

Xóa hàng trống thông qua cột chính:

Phương pháp này có hiệu quả nếu có một cột trong bảng của bạn giúp quyết định rằng hàng đó có trống hay không (cột chính). Ví dụ, đó có thể là cột ‘customer ID’ hoặc ‘order number’…

Việc giữ thứ tự cho các hàng rất quan trọng, vậy chúng ta không nên sắp xếp các hàng trống xuống dưới cùng bảng dữ liệu thông qua cột đó.

1. Chọn toàn bộ bảng dữ liệu (nhấn Ctrl + Home, hoặc Ctrl + Shift +End)

2. Thêm AutoFilter vào bảng, di chuyển đến thẻ Data và nhấp nút Filter. 

3. Áp dụng nút lọc vào cột ‘Cust#’: nhấp vào mũi tên trong tiêu đề cột, bỏ chọn Select All, lăn thanh cuốn xuống cuối danh sách và đánh dấu chọn Blanks. Nhấn OK.

4. Chọn tất cả các hàng được lọc: nhấn Ctrl + Home, nhấn phím mũi tên â để di chuyển đến hàng đầu tiên, sau đó nhấn Ctrl + Shift + End.

5. Nhấp phải vào bất kỳ ô được chọn nào và chọn Delete row từ danh sách tùy chọn, hoặc chỉ nhấn Ctrl + –

 

6. Nhấn vào nút OK trong hộp thoại “Delete entire sheet row?”.

7. Bỏ nút lọc: di chuyển đến thẻ Data và nhấn nút Clear.

8. Tất cả các hàng trống đều được loại bỏ nhưng dòng 3 (Roger) vẫn được giữ nguyên.

Xem thêm: Khóa học lập trình VBA trong excel

Xóa hàng trống khi bảng dữ liệu không có cột chính:

Phương pháp này được sử dụng khi bảng dữ liệu có nhiều ô trống rải rác ở nhiều cột khác nhau, nhưng bạn chỉ muốn xóa những hàng không có ô chứa dữ liệu.

Trong trường hợp này, bạn không có cột chính để cân nhắc xem hàng đó có trống hay không, vậy nên chúng ta chèn thêm cột phụ:

1. Thêm cột ‘Blanks’ vào cuối bảng dữ liệu. Nhập công thức vào ô đầu tiên của cột: =COUNTBLANK(A2:C2).

Công thức này sẽ đếm số ô trống trong vùng dữ liệu cụ thể, A2 và C2 lần lượt là ô đầu và ô cuối của hàng hiện tại.

2. Sao chép công thức sang toàn bộ cột. Mời các bạn xem thêm bài viết Cách nhập cùng một công thức vào tất cả các ô được chọn cùng lúc. 

3. Bây giờ chúng ta đã có cột chính. Tương tự như phần hướng dẫn trước, gắn nút lọc vào cột ‘Blanks’ để chỉ hiển thị những hàng chứa giá trị lớn nhấn (3). Số 3 nghĩa là tất cả ô tính trong cột hiện tại đã được xóa.

4. Chọn tất cả các hàng đã lọc và xóa toàn bộ các hàng còn lại như đã hướng dẫn ở trên. Như vậy, hàng 5 bị xóa còn tất cả những hàng còn lại (chứa và không chứa ô trống) đều được giữ nguyên.

5. Xóa cột phụ. Hoặc bạn có thể gắn nút lọc mới vào cột này để hiển thị những hàng chứa một hoặc nhiều hơn một ô trống.

Để thực hiện điều này, bỏ chọn “0” và nhấn OK.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi blog.hocexcel.online

Xóa Dòng Trống trong Excel sử dụng hàm Filter

Trong ví dụ trên, chúng ta cần phải loại bỏ những dòng dữ liệu có ít nhất 1 ô trống hoặc chúng ta chỉ giữ lại những dòng dữ liệu mà cả 3 cột B, C, D được điền đầy đủ thông tin. Việc này có thể được thực hiện rất nhanh chóng và tiện lợi bằng cách sử dụng hàm FILTER. Công thức tương ứng với trường hợp trên là:

=FILTER(B5:D13,(B5:B13<>"")*(C5:C13<>"")*(D5:D13<>""),"Không tìm thấy")

Như vậy, để hiểu công thức trên, bạn cần hiểu hàm FILTER hoạt động như thế nào, và cụ thể là phần vùng điều kiện (B5:B13<>"")*(C5:C13<>"")*(D5:D13<>"") nghĩa là gì. Mỗi cụm (B5:B13<>"") sẽ so sánh lần lượt các ô trong vùng B5:B13 với “”, việc so sánh này sẽ trả về 1 mảng các giá trị TRUE / FALSE. Khi nhân 3 mảng giá trị TRUE / FALSE này với nhau thì Excel sẽ hiểu điều kiện là chọn ra những dòng mà cột B không rỗng VÀ cột C không rỗng VÀ cột D không rỗng.

Bạn có gặp khó khăn trong việc sử dụng các hàm của Excel không? Muốn hiểu rõ về các hàm trong Excel, sử dụng tốt các công cụ của Excel, bạn có thể tham gia khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia dành cho người đi làm của hệ thống Học Excel Online. Trong khóa học này bạn sẽ được học các kiến thức về cách viết các hàm từ cơ bản tới nâng cao, cách sử dụng các công cụ trong Excel, sử dụng PivotTable, vẽ biểu đồ… rất nhiều kiến thức hữu ích và cần thiết trong công việc hàng này.

Một điều hấp dẫn nữa là hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi cho bạn khi đăng ký khóa học này.