Hướng Dẫn Xử Lý Dữ Liệu Từ Máy Chấm Công Bằng Excel - Quốc Thiên

Xử lý dữ liệu từ máy chấm công là việc làm vô cùng quan trọng để tính công, tính lương cho nhân viên. Sau khi có dữ liệu truyền từ máy chấm công về máy tính, nhân sự sẽ phải trải qua bước này. Nếu bạn đang loay hoay với những con số thì hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Nguyên tắc xử lý dữ liệu từ máy chấm công

Mục đích của việc xử lý dữ liệu từ máy chấm công là dùng những dữ liệu chấm công của nhân viên đã được xuất ra file Excel để tính ra số công làm việc của nhân viên đó trong tháng. Dùng số công đó để tính chính xác lương cho nhân viên.

Các thông số cần thiết để tính công là: “Mã nhân viên”, “số ngày làm việc trong tháng”, “Giờ vào”, “Giờ về”

Mỗi thông số sẽ là một tiêu chí để đánh giá nhân viên đó, nhân sự sẽ phải gán thông tin chính xác để cho ra thông số cuối cùng.

• Mã Nhân viên: Các nhân viên được sắp xếp theo hàng dọc, mã nhân viên đánh liên tục theo dòng, không được để dòng trống
• Số ngày làm việc trong tháng: Ngày tháng phải khớp với thứ trong tuần, phân biệt ngày nghỉ lễ, nghỉ bù
• Giờ vào, giờ về: Được xác định bằng thời gian máy chấm công ghi lại hàng ngày. Mỗi ngày sẽ có một lần chấm vào và một lần chấm về được tính là hợp lệ.

Để tính toán được số công chính xác, nhân sự phải chuẩn chỉnh những tiêu chí trên. Đây chính là nguyên tắc khi xử lý dữ liệu của máy chấm công.

2. Cách dùng phần mềm excel xử lý dữ liệu từ máy chấm công

Các bước xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng excel như sau:

Bước 1: Xuất dữ liệu từ máy chấm công ra excel

Đây là bước rất quan trọng, đòi hỏi sự chính xác tối ưu. Sau khi xuất thành công, bạn cần kiểm tra lại xem đã đầy đủ thông tin và dữ liệu theo nguyên tắc xử lý dữ liệu chưa.

Nếu các hàng, cột, các thông số không khớp, các bạn tiến hành chỉnh sửa để có được bảng dữ liệu hoàn chỉnh nhất.

Bước 2: Cấu trúc lại bảng dữ liệu excel

Cấu trúc bảng dữ liệu để theo dõi các thông số được dễ dàng nhất. Cách cấu trúc như sau:

• Phần thứ, ngày tháng: Đặt ở cột ngoài để tiện việc thay đổi
• Ngày làm việc thực tế trong tháng: Đối với công ty tính lương từ ngày 25 tháng này đến 25 tháng kế tiếp, bạn dùng hàm Date. Đánh dấu ngày bắt đầu là 26 tháng trước đó. Riêng 2 ngày cuối cũng cho sang tháng tiếp theo (đối với tháng 2) nên sẽ bỏ trống những ngày tính sang tháng sau. Tức là ngày 27 tháng này trở đi là đã tính sang tháng sau của bảng tính công.
• Phần mã nhân viên: Mỗi mã là 1 dòng, lần lượt, không bỏ trống dòng nào.
• Thứ trong tuần: Dùng hàm Choose và Weekday để xác định thứ ngày. Bạn có thể.tô màu để phân biệt ngày thường và ngày nghỉ
• Giờ vào, giờ ra: Có thể quy ước cột số 1 là giờ vào, cột số 2 là giờ ra. đủ 2 cột được tính là 1 ngày

Bước 3: Lọc và lấy dữ liệu

Tại bảng Excel cuối cùng, bạn dùng chức năng Data/Filter để lọc bỏ dòng trống của mã nhân viên.Sau đó, dùng chức năng Paste Special/Value để dán dữ liệu bỏ qua dòng trống.

Bước 4: Tính giờ công trong ngày

Bạn tạo thêm 1 cột, trong đó mỗi ngày chỉ tương ứng 1 cột (đảm bảo thứ và ngày khớp nhau). Mục đích của cột này là để tính số giờ làm việc theo từng ngày.

Công thức tính giờ làm việc trong ngày = Giờ về – Giờ vào.

Giờ về tính bằng tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công về = Số giờ * 60 + Số phút)/60.

Giờ vào tính bằng tổng số phút quy ước tại thời điểm chấm công vào = Số giờ * 60 + Số phút)/60.

* Lưu ý: 

Có thể kết quả sẽ ra số âm trong trường hợp nhân viên quên chấm công vào, chỉ chấm công về.

Bước 5: Xác định kết quả chấm công

Ngày công đủ khi phép trừ cho ra kết quả >=8. 

Nếu quên chấm công thì mặc định kết quả bằng 0. 

Tổng số ngày công tính bằng số ngày chấm đủ công + ngày quên chấm công. Vì theo quy định công ty, quên chấm công có thể vẫn được tính là 1 ngày công hoặc nửa ngày công.

Số ngày nghỉ tính bằng tổng số ngày trừ ngày có công, trừ số ngày nghỉ theo quy định (thứ 7, chủ nhật).

Đi muộn: Căn cứ vào giờ chấm công vào, so sánh với quy định giờ vào của công ty. 

Sau khi có công thức tính đi muộn, bạn có thể kéo xuống áp dụng đối với các nhân viên khác.

Kết quả cuối cùng là số ngày được tính công cho nhân viên.

3. Tối ưu sau khi xử lý dữ liệu từ máy chấm công

Đối với bước tối ưu sau khi xử lý dữ liệu từ máy chấm công, bạn nên sử dụng VBA để lưu thông tin đã xử lý và kết quả tính được sang 1 Sheet copy. Bảng xử lý này sẽ dùng để áp dụng tiếp cho các tháng sau mà không ảnh hưởng tới kết quả tháng trước.

Sử dụng VBA để ẩn/hiện các vùng: Những dữ liệu cần để hiện là dữ liệu chấm công theo giờ, dữ liệu xử lý tính công làm việc. Khi cần thông tin nào thì ta hiện bảng đó ra. Bởi mục tiêu cuối cùng bạn cần chỉ là kết quả tính công.

Xử lý dữ liệu từ máy chấm công thực chất là bước cực kỳ quan trọng. Có thể bạn sẽ gặp trục trặc trong bước này. Tuy nhiên, Quốc Thiên luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn 24/7. Vui lòng liên hệ với chúng tôi khi có nhu cầu sử dụng máy chấm công hoặc cài đặt, sửa chữa máy.