Hủy Hóa đơn điện Tử, Lập Lại, điều Chỉnh Hóa đơn điện Tử đã Xuất

Từ ngày 01/06/2025, theo quy định tại nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót. Đây là thay đổi quan trọng trong nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Vậy hóa đơn có sai sót sẽ xử lý như thế nào? Hãy cùng MISA meInvoice đọc bài viết dưới đây. 

Mục Lục Ẩn 1. Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử từ 01/06/2025 2. Hóa đơn sai sót không được hủy doanh nghiệp xử lý như thế nào? 2.1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn sai 2.2. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót 3. Lưu ý quan trọng khi áp dụng quy định mới

1. Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử từ 01/06/2025

Căn cứ theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã chính thức bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót từ 01/06/2025 thay bằng phương án điều chỉnh hoặc thay thế để giảm thủ tục hành chính.

Ngoài ra điều luật này cũng bổ sung 3 quy định mới khi hóa đơn có sai sót như sau:

• Phải có văn bản thỏa thuận sai sót với khách doanh nghiệp trước khi điều chỉnh/thay thế (khách cá nhân thì chỉ cần thông báo).
• Được lập 01 hóa đơn để điều chỉnh/thay thế nhiều hóa đơn sai cùng tháng, cùng khách.
• Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót sẽ chỉ thông báo, người bán tự rà soát & xử lý, bỏ quy định thuế trả lời trong 1 ngày.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice sẵn sàng đáp ứng theo quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP về việc bỏ nghiệp vụ hủy hóa đơn, cụ thể:

• Vẫn hiển thị mục “Hủy hóa đơn” trên giao diện để doanh nghiệp thuận tiện theo dõi, quản lý danh sách hóa đơn đã hủy (theo quy định cũ).
• Không còn nút “Hủy hóa đơn” trên danh sách hóa đơn, không cho phép thực hiện thao tác hủy mới.
• Cảnh báo rõ ràng: Thông báo rằng quy định về nghiệp vụ hủy hóa đơn đã bị bãi bỏ theo quy định pháp luật mới.

2. Hóa đơn sai sót không được hủy doanh nghiệp xử lý như thế nào?

2.1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn sai

➤ Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai

Đối với trường hợp này thực hiện quy trình xử lý theo các bước sau:

• Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai nhưng không phải lập lại hóa đơn.
• Bước 2: Người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Bước 3: Người bán thực hiện kê khai thuế theo quy định, các thông tin về tên, địa chỉ người mua theo đúng thông tin đã được điều chỉnh.

➤ Trường hợp hóa đơn sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa được thực hiện theo các bước sau

• Bước 1: Thông báo và thỏa thuận: Các bên liên quan (người bán và người mua) phải thông báo, thống nhất về sai sót và phương án điều chỉnh/thay thế.
• Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận gồm các nội dung sau:
  • Thông tin hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập).
  • Nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh/thay thế.
  • Lý do điều chỉnh/thay thế.
  • Chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.
• Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
  • Nếu lập hóa đơn điều chỉnh: phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Nếu lập hóa đơn thay thế: phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua (theo thỏa thuận).
• Bước 5: Kê khai thuế GTGT: Người bán kê khai thuế GTGT dựa trên hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh nếu phát sinh chênh lệch về thuế.

2.2. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót

Căn cứ khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra nội dung sai. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.”

Như vậy, với trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót sẽ thực hiện theo quy trình các bước như sau:

• Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Bước 2: Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo hướng dẫn tại mục 2.1 của bài viết.

3. Lưu ý quan trọng khi áp dụng quy định mới

Một số điểm bạn cần lưu ý:

• Lưu giữ văn bản thỏa thuận để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Doanh nghiệp cần cập nhật quy trình nội bộ để tránh rủi ro kê khai thuế.
• Quy định nhằm thống nhất xử lý, giảm gánh nặng hành chính cho người bán.

Hy vọng với những thông tin MISA meInvoice cung cấp đã giúp bạn thực hiện xử lý hóa đơn khi có sai sót đúng – chuẩn quy định hạn chế tối đa những vi phạm không đáng có. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết.