Kanban Là Gì? Hệ Thống Bảng Kanban Hiệu Quả Nhất - Sen Tây Hồ

Trong mỗi doanh nghiệp để có thể vận hành và phát triển tốt đều cần có một hệ thống hay quy trình quản lý công việc khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Hiện nay có một mô hình quản trị hay một phương pháp khá nổi tiếng và thành công được nhiều công ty áp dụng, đó chính là Kanban.

>> Tham gia khóa học Quản lý dự án Agile để tăng khả năng thành công dự án gấp 3 lần với chi phí ít hơn.

Mục lục

• 1 Hệ thống Kanban (Kanban System)
  • 1.1 Khái niệm:
  • 1.2 4 nguyên lý của Kanban
• 2 Bảng Kanban
• 3 Thẻ Kanban
• 4 Lợi ích của Kanban
  • 4.1 Lập kế hoạch linh hoạt
  • 4.2 Chu kì thời gian làm việc được rút ngắn lại
  • 4.3 Ít tắc nghẽn hơn
  • 4.4 Số liệu trực quan
  • 4.5 Chuyển giao liên tục
• 5 Kanban trong IT & Software
• 6 Kanban trong quản trị dự án
• 7 Kanban vượt ra khỏi ngành công nghệ
• 8 Ví dụ áp dụng Kanban tại Học viện Agile

Hệ thống Kanban (Kanban System)

Khái niệm:

Kanban là phương pháp Agile và nguồn gốc Kanban được phát triển vào cuối những năm 1940 bởi một kỹ sư người Nhật tên là Taiichi Ohno. Agile Kanban Framework tập trung vào việc trực quan hóa toàn bộ dự án trên các bảng nhằm tăng tính minh bạch của dự án và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Kanban là một phương pháp Agile nhưng không nhất thiết cần có tính lặp. Các quy trình như Scrum có các lần lặp ngắn (Sprint) là vòng đời của dự án trên quy mô nhỏ, có điểm bắt đầu và kết thúc riêng biệt cho mỗi lần lặp. Kanban cho phép phần mềm được phát triển trong một chu kỳ phát triển lớn. Mặc dù vậy, Kanban là một ví dụ về một phương pháp Agile vì nó đáp ứng tất cả mười hai nguyên tắc đằng sau tuyên ngôn Agile, bởi vì mặc dù nó không có tính lặp, nhưng vẫn có tính tăng trưởng.

4 nguyên lý của Kanban

• Trực quan hóa công việc

Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.

• Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP – Limit Work In Progress)

Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

• Tập trung vào luồng làm việc

Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn chu.

• Cải tiến liên tục

Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm, v.v. để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm

Bảng Kanban

Bảng Kanban – Kanban board là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc và các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.

Hình 1. Minh họa một bảng Kanban đơn giản

Thẻ Kanban

Thẻ Kanban là một hình ảnh đại diện cho một hạng mục công việc. Được dịch từ tiếng Nhật, nó có nghĩa đen là thẻ (ban) trực quan (kan). Nó là yếu tố cốt lõi của hệ thống Kanban vì nó đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang trong quá trình thực hiện. Thẻ Kanban chứa thông tin có giá trị về nhiệm vụ và trạng thái của nó, chẳng hạn như tóm tắt về nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn, v.v.

Lợi ích của Kanban

Lập kế hoạch linh hoạt

Một nhóm Kanban sẽ chỉ tập trung vào công việc đang được tiến hành. Sau khi nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, họ sẽ loại bỏ hạng mục công việc tiếp theo vào phần công việc đang làm. Chủ sở hữu sản phẩm có thể tự do sắp xếp lại công việc đang tồn đọng mà không làm gián đoạn nhóm vì bất kỳ thay đổi nào bên ngoài các hạng mục công việc hiện tại đều không ảnh hưởng đến nhóm. Miễn là chủ sở hữu sản phẩm giữ nguyên các hạng mục công việc quan trọng nhất trong số các công việc tồn đọng, nhóm phát triển được đảm bảo rằng họ đang mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp. Vì vậy, không cần lặp lại độ dài như Sprint cố định mà bạn thường thấy trong Scrum.

Chu kì thời gian làm việc được rút ngắn lại

Thời gian chu kỳ là lượng thời gian cần để một đơn vị công việc đi qua quy trình làm việc của nhóm – từ thời điểm công việc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Bằng cách tối ưu hóa thời gian chu kỳ, nhóm có thể tự tin dự báo việc phân phối công việc trong tương lai. Trong Kanban, không phải mỗi người nắm giữ một kỹ năng, vì như vậy nếu người đó không hoàn thành tốt công việc thì sẽ sở thành điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Vì vậy, nhóm Kanban luôn hỗ trợ và bổ sung kỹ năng cho nhau, đảm bảo các thành viên luôn được học hỏi và không chỉ tập trung vào kỹ năng nào. Các kỹ năng được chia sẻ có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể đảm nhận công việc không đồng nhất, giúp tối ưu hóa hơn nữa thời gian chu kỳ. Điều đó cũng có nghĩa là nếu có bản sao lưu công việc, toàn bộ nhóm có thể tập trung vào đó để quy trình diễn ra suôn sẻ trở lại. Ví dụ: thử nghiệm không chỉ được thực hiện bởi các kỹ sư QA. Các nhà phát triển cũng tham gia. Trong khuôn khổ Kanban, toàn bộ nhóm đều trách nhiệm đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ trong suốt quá trình.

Ít tắc nghẽn hơn

Việc đa nhiệm đôi lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc do có quá nhiều đầu việc khác nhau trong nhóm. Đó là lý do tại sao một nguyên lý chính của Kanban là giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP). Giới hạn công việc đang tiến hành giúp tắc nghẽn và tăng dự phòng trong quy trình của nhóm do thiếu tập trung, con người hoặc kỹ năng. Ví dụ: một nhóm phần mềm điển hình có thể có bốn trạng thái quy trình công việc: Việc cần làm, Đang tiến hành, Đánh giá và Hoàn thành. Họ có thể chọn đặt giới hạn WIP là 2 cho trạng thái xem xét mã. Đó có vẻ là một giới hạn thấp, nhưng có lý do bởi các nhà phát triển thường thích viết mã mới hơn là dành thời gian xem xét công việc của người khác. Giới hạn thấp khuyến khích nhóm đặc biệt chú ý đến các vấn đề ở trạng thái xem xét và xem xét hoạt động của những người khác trước khi nâng cao đánh giá mã của riêng họ. Điều này sẽ làm giảm thời gian chu kỳ tổng thể.

Số liệu trực quan

Một trong những giá trị cốt lõi là tập trung vào việc liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm với mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ, biểu đồ này cung cấp một cơ chế trực quan cho các nhóm để đảm bảo rằng họ đang liên tục cải thiện. Khi nhóm có thể xem dữ liệu, sẽ dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quy trình (và loại bỏ chúng). Hai báo cáo phổ biến mà đội Kanban sử dụng là biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy.

Chuyển giao liên tục

Chuyển giao liên tục (CD) là việc thường xuyên làm việc với khách hàng về tiến trình phát hành sản phẩm (đây là một đặc điểm nổi bật của Agile). Tích hợp liên tục (CI) là thực hành tự động xây dựng và kiểm tra mã tăng dần trong ngày. Họ cùng nhau tạo thành một đường ống CI / CD cần thiết cho các nhóm phát triển (đặc biệt là cho các nhóm DevOps) để vận chuyển phần mềm nhanh hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng cao. Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách tuyệt vời vì cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc (và một lần). Ngày nay, một sự thật là nhóm càng cung cấp sự đổi mới cho thị trường nhanh thì sản phẩm của họ sẽ càng có tính cạnh tranh trên thị trường. Và nhóm Kanban tập trung chính xác vào điều đó: tối ưu hóa luồng công việc cho khách hàng (công tác với khách hàng).

Kanban trong IT & Software

Vào năm 2004, Kanban đã được sử dụng trong các hoạt động phát triển phần mềm của Microsoft. Kể từ đó, Kanban đã được nhiệt tình áp dụng trong các nhóm CNTT, Ops, DevOps và ứng dụng / phần mềm. Kaban không phải là một phương pháp phát triển phần mềm, Kanban là phương pháp Agile mà khi nó áp dụng trong ngành IT&Software sẽ đem đến những cải tiến về quy trình, giảm thời gian. Do đặc thù ngành công nghệ, khi áp dụng Kanban, nhóm có thể liên tục đem đến những sản phẩm cải tiến đáp ứng được những yêu cầu từ phía khách hàng.

Kanban trong quản trị dự án

Agile hiện đang trở thành xu hướng nổi bật trong quản trị doanh nghiệp, trong đó Kanban và Scrum là hai phương pháp Agile được áp dụng rộng rãi nhất.

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của phương pháp Kanban là quản trị dự án nhờ khả năng giảm thiểu rủi ro và tăng tỉ lệ thành công cho dự án.

Một lưu ý khi áp dụng Kanban trong quản trị dự án là tuân thủ các triết lý và nguyên tắc Agile, tránh tình trạng “Agile nửa vời”, không đạt được hiệu quả như kỳ vọng.

Ngoài ra, nhà quản lý có thể kết hợp với các phương pháp Agile khác như Scrum để tăng tính linh hoạt và khả năng thành công của dự án.

Kanban vượt ra khỏi ngành công nghệ

Kanban có nguồn gốc từ ngành sản xuất, sau đó được ứng dụng thành công trong ngành công nghệ. Hiện nay, Kanban đã được áp dụng rộng rãi trong rất nhiều ngành nghề và mô hình kinh doanh như: HR, Marketing, Sales…

Không chỉ ứng dụng trong làm việc nhóm, Kanban còn phù hợp với quản lý công việc cá nhân gọi là Kanban cá nhân.

Ví dụ áp dụng Kanban tại Học viện Agile

Do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, nhu cầu học online, đào tạo trực tuyến ngày càng gia tăng và trở thành xu hướng mới trong ngành giáo dục. Tuy nhiên, đa số mọi người thường có tâm lý e ngại, không tin tưởng vì cho rằng học online không thể đạt hiệu quả tốt như học trực tiếp.

Đây là thách thức nhưng cũng là cơ hội để phương pháp Kanban thể hiện những ưu thế nổi bật. Một minh chứng cụ thể là Kanban đã được áp dụng trong các chương trình đào tạo trực tuyến do Học viện Agile tổ chức như: Pragmatic Scrum, Certified ScrumMaster, Certified Scrum Product Owner, Certified Professional Agile Coaching.

Để tổ chức bảng Kanban cho một lớp học, bạn có thể chia thành 3 cột: Backlog, In Progress và Done.

Cột backlog: chứa các nội dung quan trọng của chương trình học hay các mục tiêu học tập, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới.

Khi bắt đầu một đầu mục, giảng viên sẽ di chuyển đầu mục sang cột In Progress. Tại một thời điểm, chỉ nên có một đầu mục được kéo sang cột này. Việc này giúp cho học viên nắm được là họ đang đến phần nào của chương trình, và giảng viên tập trung vào chuyển giao kiến thức đúng theo mục tiêu học tập đó. Phần này có thể bao gồm các hoạt động nhóm, hỏi đáp,…

Giảng viên sau khi hoàn thành tất cả các hoạt động học tập cho mục tiêu học tập thì sẽ chuyển đầu mục sang cột Done. Và cứ tiếp tục cho đến khi hết các mục tiêu học tập.

Khi thực hiện kéo các đầu mục từ Backlog sang In Progress sang Done, giảng viên nên làm với sự chú ý của học viên để giúp mình bạch tiến trình học tập và tăng sự chú ý của học viên.

Ngoài ra, giảng viên có thể thêm một cột nữa để chứa các thông tin thảm khảo cho học viên, như cột External Video, Links & Related Stuff’s trong hình dưới.

Việc tổ chức các mục tiêu học tập theo bảng Kanban giúp học viên nắm được tiến trình học tập cụ thể, cũng như giúp giảng viên sắp xếp thứ tự ưu tiên giảng dạy và phân bổ thời gian hợp lý. Kết quả là học viên đều phản hồi rất tích cực về phương pháp này và đạt được hiệu quả tương tự như khi học trực tiếp.

Qua bài viết trên đây chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm Kanban là gì cũng như cách thiết lập và sử dụng Kanban hiệu quả.

Với mục tiêu giúp các cá nhân, tổ chức mới triển khai Agile hoặc triển khai chưa hiệu quả xây dựng kiến thức cơ bản và các kỹ thuật, công cụ thực hành Agile, không chỉ riêng về Kanban, Học viện Agile đã thiết kế riêng một khóa học nền tảng mang tên Scrum Hành dụng.

>> Tìm hiểu thêm thông tin về khóa học Scrum Hành dụng TẠI ĐÂY!