Kế Toán Các Khoản Thu Hộ - Chi Hộ Và Hoa Hồng đại Lý Trong Dịch Vụ ...

Bài báo trình bày sơ lược về dịch vụ đại lý vận tải biển (VTB) và sự cần thiết phải xây dựng nội dung kế toán các khoản thu hộ - chi hộ và hoa hồng đại lý, trong dịch vụ đại lý VTB. Đồng thời, bài báo cũng trình bày các nguyên tắc và phương pháp kế toán về khoản thu hộ - chi hộ và hoa hồng đại lý, trong dịch vụ đại lý VTB. Đây là những nội dung kế toán mà chưa có văn bản hướng dẫn thực hiện một cách cụ thể.

Mở đầu

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới thì ngành VTB hiện nay cũng đang phát triển rất mạnh. Đội thương thuyền thế giới tăng nhanh về số lượng, đa dạng về chủng loại, kích cỡ. Các chủ tàu phải tốn rất nhiều công sức, thời gian, vật chất để quản lý kỹ thuật con tàu, thuyền viên,… Do đó, nếu các chủ tàu tự mình đi tìm kiếm hàng để chuyên chở và tự mình tiến hành làm mọi công việc, thủ tục liên quan đến tàu và hàng khi ra – vào thương cảng thì công việc sẽ rất nhiều và phức tạp, dễ dẫn đến chậm trễ, ách tắc hàng hóa, tàu thuyền tại cảng, … Bên cạnh đó, Luật Hàng hải các nước đều quy định các chủ tàu khi có tàu vào cảng của nước đó thì phải có đại lý của chủ tàu thay mặt giải quyết các vấn đề, thủ tục liên quan đến tàu, hàng hóa, … Xuất phát từ yêu cầu chuyên môn hóa và phân công lao động đó, đã dẫn đến sự ra đời của người đại lý tàu biển là một tất yếu trong ngành kinh tế VTB.

1. Dịch vụ đại lý VTB

Tại Điều 158, Bộ Luật Hàng hải quy định: “Đại lý tàu biển là dịch vụ mà người đại lý tàu biển nhân danh chủ tàu hoặc người khai thác tàu tiến hành các dịch vụ liên quan đến tàu biển hoạt động tại cảng, bao gồm việc thực hiện các thủ tục tàu biển vào, rời cảng; Ký kết hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm hàng hải, hợp đồng bốc dỡ hàng hoá, hợp đồng thuê tàu, hợp đồng thuê thuyền viên; Ký phát vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển tương đương; Cung ứng vật tư, nhiên liệu, thực phẩm cho tàu biển; Trình kháng nghị hàng hải; Thông tin liên lạc với chủ tàu hoặc người khai thác tàu; Dịch vụ liên quan đến thuyền viên; Thu, chi các khoản tiền liên quan đến hoạt động khai thác tàu; Giải quyết tranh chấp về hợp đồng vận chuyển hoặc về tai nạn hàng hải và dịch vụ khác liên quan đến tàu biển”.

2. Sự cần thiết phải xây dựng nội dung kế toán các khoản thu hộ - chi hộ và hoa hồng đại lý trong dịch vụ đại lý VTB

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp (DN) thực hiện dịch vụ đại lý VTB cho hãng tàu thì thường xuyên phát sinh các khoản thu hộ - chi hộ thay cho hãng tàu (chủ tàu). Do đó, kế toán cũng thường xuyên gặp, xử lý và thực hiện hạch toán các nghiệp vụ thu hộ - chi hộ cũng như hoa hồng đại lý được hưởng từ chủ tàu. Các DN đã sử dụng nội dung Thông tư 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014 để hạch toán. Tuy nhiên, do đặc thù hoạt động đa dạng và phức tạp của ngành VTB thì việc vận dụng này có nhiều khó khăn. Chính vì vậy, tất yếu phải xây dựng nội dung kế toán các khoản thu hộ - chi hộ và hoa hồng đại lý trong dịch vụ đại lý VTB.

3. Nguyên tắc kế toán các khoản thu hộ - chi hộ và hoa hồng đại lý trong dịch vụ đại lý VTB

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, quy định đối với các khoản thu hộ - chi hộ:

- Khi DN thu hộ khách hàng:

+ Phải lập hoá đơn GTGT, chứng từ thu tiền theo quy định và không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT, do các khoản thu hộ này không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của công ty.

+ Công ty tiến hành lập biên bản bàn giao các khoản đã thu hộ doanh thu này kèm theo bảng kê các hoá đơn GTGT, chứng từ thu tiền bản gốc cho bên nhờ thu hộ theo hợp đồng.

- Khi DN chi hộ khách hàng:

+ Công ty nhận hóa đơn của người bán và xuất hóa đơn cho DN nhờ chi hộ kèm theo chứng từ thu tiền. DN không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT, do các khoản thu hộ này không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của công ty.

+ Các khoản chi hộ nêu trên không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty nên công ty không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào; không được tính vào chi phí được trừ, không tính vào doanh thu khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Theo Thông tư 28/2011/TT-BTC, quy định đối với các khoản hoa hồng đại lý được hưởng: Khoản hoa hồng đại lý được hưởng do đã cung cấp dịch vụ đại lý bán gói cước cho hàng tàu / hoặc chủ hàng, thì cần phải xuất hóa đơn cho đối tác trả hoa hồng cho DN mình. Trên hóa đơn đó, nếu thuộc diện không chịu thuế GTGT thì dòng thuế GTGT sẽ được gạch chéo và ghi dòng giá trị tiền hàng đúng bằng tổng giá thanh toán.

4. Phương pháp kế toán các khoản thu hộ - chi hộ và hoa hồng đại lý trong dịch vụ VTB

Đối với các khoản DN đại lý VTB chi hộ cho chủ tàu:

Khi làm đại lý tàu biển cho chủ tàu nước ngoài thì DN đại lý có các khoản chi hộ cho chủ tàu như phí cảng vụ, phí hoa tiêu, hải quan, kiểm dịch, … Đối với các khoản chi hộ này, DN không đưa vào chi phí của mình. Chứng từ nhận được là bên đơn vị thu phí sẽ phát hành cho chủ tàu, DN đại lý sẽ sao chụp chứng từ và ghi nhận nghiệp vụ chi hộ như sau:

- Nếu đã chi hộ: Ghi rõ nội dung chi hộ và đính kèm chứng từ đã sao chụp

Nợ TK 1388 – chi tiết chủ tàu /Có TK 111, 112: số tiền chi hộ

- Nếu đã nhận chứng từ nhưng chưa chi hộ: Ghi rõ nội dung chi hộ và đính kèm chứng từ đã sao chụp

Nợ TK 1388 – chi tiết chủ tàu /Có TK 331 – chi tiết đơn vị phải trả

Sau khi thực hiện việc chi hộ hãng tàu, DN đại lý VTB tiến hành lập hóa đơn để thu lại tiền đã chi hộ từ chủ tàu. Hóa đơn này sẽ không phải kê khai và không tính nộp thuế GTGT (Theo Điều 5, Thông tư 219/2013/TT-BTC).

Khi chủ tàu thanh toán khoản tiền DN đại lý đã chi hộ này thì DN đại lý sẽ ghi nhận nghiệp vụ này như sau:

Nợ TK 112: số tiền chi hộ /Có TK 1388 – chi tiết chủ tàu

Đối với các khoản DN đại lý VTB thu hộ chủ tàu:

Trong quá trình thực hiện dịch vụ đại lý cho chủ tàu thì sẽ xuất hiện các khoản thu như cước vận tải quốc tế, phí THC (phụ phí xếp dỡ hàng hóa), phí lưu kho, lưu bãi hoặc các loại phí khác mà DN đại lý sẽ thay mặt chủ tàu thu hộ theo hợp đồng đại lý đã ký. DN đại lý khi thu các khoản cước, phí này sẽ phải phát hành hóa đơn cho các khách hàng của chủ tàu. Tuy nhiên, đối với các khoản thu hộ này, DN đại lý sẽ không được đưa vào doanh thu của mình. DN đại lý sẽ ghi nhận nghiệp vụ này như sau:

- Nếu đã thu hộ: ghi rõ nội dung thu hộ và đính kèm chứng từ

Nợ TK 111, 112: số tiền thu hộ /Có TK 3388 – chi tiết chủ tàu

- Nếu đã xác nhận khoản thu hộ nhưng chưa được thanh toán: ghi rõ nội dung thu hộ và đính kèm chứng từ

Nợ TK 131 – chi tiết đơn vị phải thu /Có TK 3388 – chi tiết chủ tàu

Đối với các khoản thu hộ chủ tàu, các DN đại lý phải phát hành hóa đơn cho khách hàng của chủ tàu nên cần lưu ý:

- Nội dung trên hóa đơn phải ghi rõ là thu hộ hãng tàu nước ngoài, dòng tiền hàng sẽ ghi giá trị của dịch vụ (không bao gồm thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT gạch chéo, không ghi; Dòng tiền thuế GTGT sẽ ghi đúng số thuế GTGT đại lý khấu trừ nộp thay hãng tàu nước ngoài, theo hướng dẫn tại Thông tư số 134/2008/TT-BTC, ngày 31/12/2008.

- Trường hợp thu hộ cho chủ tàu cước vận tải quốc tế thì khi phát hành hóa đơn, DN đại lý sẽ ghi thuế suất thuế GTGT là 0% (Điều 9, Thông tư 219/2013/TT-BTC, quy định thuế suất thuế GTGT 0% đối với cước vận tải quốc tế).

Sau khi thu hộ, DN đại lý VTB sẽ chuyển khoản tiền thu hộ này về hãng tàu. Hãng tàu sẽ phát hành Debit Note hoặc Invoice, để thực hiện việc thu lại khoản tiền mà đại lý đã thu hộ. Kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ này như sau:

Nợ TK 3388 – chi tiết chủ tàu /Có TK 112: số tiền thu hộ

Đối với khoản hoa hồng (phí đại lý) DN đại lý được hưởng từ chủ tàu:

Theo hợp đồng đại lý đã ký kết, đại lý VTB sẽ nhận được phí đại lý sau mỗi chuyến tàu hay sau một khoản thời gian ghi trong hợp đồng. Khi xác định phí đại lý được hưởng, DN đại lý tiến hành lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu như sau:

Nợ TK 131 – chi tiết hãng tàu /Có TK 511 – phí đại lý được hưởng

Khi chủ tàu chuyển tiền hoa hồng đại lý cho DN thì DN sẽ ghi nhận:

Nợ TK 112: số tiền hoa hồng đại lý được hưởng /Có TK 131 – chi tiết hãng tàu

Có những trường hợp, hãng tàu sẽ chuyển trả tiền một lần bao gồm số tiền DN đại lý chi hộ và phí đại lý. Lúc này, DN đại lý sẽ phát hành hóa đơn đối với khoản phí đại lý được hưởng và ghi nhận như sau:

Nợ TK 112: số tiền chi hộ và hoa hồng đại lý được hưởng

Có TK 1388 – chi tiết hãng tàu: khoản chi hộ

Có TK 511 – phí đại lý được hưởng

Kết luận:

Xây dựng và hoàn thiện nội dung kế toán là một trong những vấn đề giúp các DN dễ dàng hơn trong quá trình công khai và minh bạch thông tin tài chính, nhất là những nội dung kế toán bám sát đặc thù hoạt động thực tế đa dạng và phức tạp của DN. Nội dung trọng tâm của bài viết đã xây dựng phương pháp kế toán các khoản thu hộ, chi hộ và hoa hồng đại lý trong dịch vụ VTB. Với nội dung này, hy vọng kế toán tại các DN dịch vụ VTB có thể thực hiện dễ dàng hơn công việc hạch toán của mình./.

Tài liệu tham khảo

- Thông tư 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014;

- Thông tư 219/2013/TT-BTC, ngày 31/12/2013;

- Thông tư 28/2011/TT-BTC, ngµy 28/2/2011.

Theo Tạp chí Kế toán và Kiểm toán của Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (VAA)

TS. Nguyễn Phi Sơn * Ths. Nguyễn Thu Phương * Đại học Kinh tế Đà Nẵng