Khám Phá 7 Tính Năng Tuyệt Vời Của Excel

Khám phá 7 tính năng tuyệt vời của Excel

11/11/2021

Giới thiệu

Nếu bạn là thành viên của một trong các chương trình đào tạo của Excel, bạn có thể đã được nghe rằng “Excel là một công cụ có nhiều cơ hội và khả năng”. Nó bao gồm các tính năng cho phép bạn làm mọi thứ từ phân tích dữ liệu đến tạo các ứng dụng tương tác.

Bài đăng này chia sẻ bảy tính năng quan trọng nhất của Excel sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và gây ấn tượng với mọi người.

“Excel is a tool with infinite possibilities and opportunities”

Tất nhiên, đây là một danh sách mang tính chủ quan. Thật khó để chọn ra chỉ bảy tính năng. Nhưng có thể những tính năng này sẽ ít nhiều giúp bạn với các công việc trên Excel.

#1 Công thức

Công thức và hàm rất quan trọng trong hầu hết mọi file Excel và mô hình tài chính. Công cụ tính toán của Excel làm việc cực kỳ hiệu quả, cho phép bạn thực hiện các phép tính phức tạp trên hàng nghìn điểm dữ liệu chưa đến một giây.

Nếu bạn sao chép một công thức VLOOKUP xuống hàng nghìn ô thì sẽ thấy tất cả các kết quả xuất hiện ngay lập tức. Có thể bạn sẽ kinh ngạc về việc nhiệm vụ được hoàn thành nhanh chóng như thế nào. Điều này sẽ mất hàng giờ để tìm kết quả phù hợp bằng cách quét trang tính theo cách thủ công hoặc sử dụng cửa sổ Find.

Microsoft đã thực hiện một số cải tiến đối với công thức trong những năm gần đây với các tính năng như Dynamic Array Formula (spill range) và Rich Data Type cho phép bạn lưu trữ nhiều điểm dữ liệu trong một ô.

Chắc chắn rằng các công thức Excel rất quan trọng với người dùng Excel. Với tất cả các tính năng mới này, bạn sẽ không bao giờ hết thứ để học với các công thức. Đó là một kỹ năng mà bạn phải liên tục thực hành, học hỏi và cải thiện suốt đời.

#2 Table và Filter

Table trong Excel ngày càng trở thành một phần quan trọng của hầu hết các mô hình tài chính hoặc file báo cáo. Table có thể được gọi là “một trang tính trong một trang tính” vì nó giúp chứa dữ liệu của bạn một cách có tổ chức. Điều này cho phép bạn tạo công thức, pivot table và bản báo cáo, tự động bao gồm dữ liệu mới, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế lỗi.

Nếu bạn quên thay đổi phạm vi nguồn của pivot table để chứa các hàng mới thì khi gửi, bản báo cáo sẽ không được cập nhật. Nhưng thật tốt vì Table trong Excel đã loại bỏ vấn đề này vì dữ liệu mới được tự động đưa vào.

Table có rất nhiều tính năng và ưu điểm.

Một số tính năng như:

• Filter được kích hoạt tự động cho Table.
• Một số tùy chọn thiết kế để tô bóng các hàng thay thế, thay đổi màu sắc, v.v.
• Hàng Total sẽ viết các công thức SUBTOTAL cho bạn khi bạn chọn một kiểu tính toán (sum, average, count, v.v.) từ menu drop-down.
• Công thức tham chiếu có cấu trúc cho phép bạn tham chiếu toàn bộ (các) cột trong Table của bạn và tự động bao gồm dữ liệu mới.

Tất cả các tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc với dữ liệu và đưa ra các con số trong các báo cáo và bài phân tích của bạn.

#3 Pivot Table

Pivot Table là một tính năng vừa đơn giản vừa phức tạp nhất của Excel.

Cái tên “Pivot Table” có vẻ khiến nhiều người cảm thấy phức tạp và nâng cao. Có rất nhiều lý do tại sao thuật ngữ đó khiến nhiều người dùng Excel cảm thấy e ngại. Nhưng bạn không nên ngại sử dụng “Pivot Table”.

Khi bạn đã hiểu Pivot Table là gì và nó dễ sử dụng thế nào, bạn sẽ biết thêm một cách làm việc hoàn toàn mới trong Excel và cách phân tích dữ liệu.

Pivot tables are summary reports.

Tuy nhiên, Pivot Table còn có nhiều ưu điểm nữa vì pivot table cho phép bạn tạo bản báo cáo tóm tắt mà KHÔNG cần viết bất kỳ công thức nào. Chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản và một vài lần click vào nút, bạn có thể biến một đống dữ liệu thành một báo cáo tóm tắt và một dashboard tương tác với chart và slicer (filter).

Pivot Table cũng là nơi của các công cụ thông minh dành cho doanh nghiệp như Power Pivot, Power BI, Tableau, v.v. Hiểu cách Pivot Table được tạo ra thế nào là kiến ​​thức quan trọng dành cho các công cụ phân tích dữ liệu nâng cao đó.

#4 Power Query

Power Query là tính năng đáng chú ý nhất của Excel trong những năm 2010. Và rất nhiều cũng đồng tình với ý kiến này khi sử dụng Power Query.

Nhưng đây cũng là tính năng hơi phức tạp có thể khiến mọi người ngại dùng. Cái tên “Power Query” có thể hơi phức tạp và Microsoft đã thực hiện một vài lần thay đổi tên để cố gắng làm cho nó dễ tiếp cận hơn.

Giao diện người dùng thậm chí còn khó xài hơn và khá khó để bạn tự tìm hiểu. Có thể khi sử dụng, bạn sẽ khó để hiểu cách xài Power Query.

Vậy Power Query là gì?

Power Query is a data automation tool for preparing and importing data into Excel or Power BI.

Có thể hiểu nôm na “Power Query” là “tự động hóa”.

Một nghiên cứu của Forbes chỉ ra rằng 80% thời gian của một nhà phân tích dữ liệu được dành cho việc dọn dẹp và soạn dữ liệu. Đây là công việc khó khăn khi phải loại bỏ các hàng/cột trống, chuyển đổi văn bản thành kiểu ngày tháng, tách/gộp các cột, stack hoặc nối thêm các tập dữ liệu, v.v.

Đó có thể xem là công việc nhàm chán và tẻ nhạt nhất, và là nơi có xu hướng làm bạn mắc nhiều lỗi nhất khi bạn cảm thấy chán nản với việc copy/ paste và định dạng lặp đi lặp lại.

Power Query giúp bạn tự động hóa hoàn toàn công việc dọn dẹp dữ liệu. Và cũng giống như pivot table, bạn có thể thực hiện tất cả chỉ với những lần click vào nút đơn giản trong Power Query Editor. Và bạn KHÔNG cần phải viết code.

Về cơ bản, nó cho phép bạn tạo tự động hóa cho việc nhập và làm sạch dữ liệu rất cụ thể. Sau khi tạo query, bạn có thể làm mới khi nhận được dữ liệu mới.

Dữ liệu có thể nằm trong file Excel, CSV, database, website và nhiều nguồn khác.

Điều này không chỉ giúp bạn giảm thời gian tạo chart và dashboard mà còn hạn chế sai sót, làm việc căng thẳng và làm quá sức.

#5 Conditional Formatting

Đây có lẽ là mục bài khó hiểu nhất trong danh sách đối với vài bạn. Bạn có thể có một tính năng Excel yêu thích khác mà bạn sẽ thay thế cho Conditional formatting.

Nhưng nó được đề cập đến trong bài này là có lý do:

Yếu tố Wow

Conditional Formatting cho phép bạn thay đổi định dạng ô một cách tự động dựa trênđiều kiện. Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó cho mục tiêu và tự động tô màu xanh lá cây cho hàng khi đạt được chỉ tiêu và tô màu đỏ cho hàng nếu chưa đạt đủ chỉ tiêu.

Phần tuyệt vời là định dạng sẽ tự động thay đổi khi các giá trị trong ô thay đổi.

Khả năng là vô tận và nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi chuẩn bị một bài báo cáo. Nó cũng sẽ khiến mọi người ngạc nhiên.

Dễ sử dụng

Lý do thứ hai là Dễ sử dụng.

Conditional Formatting có thể giúp sếp hoặc đồng nghiệp của bạn sử dụng và xem các file Excel của bạn dễ dàng hơn.

Tùy theo cảm nhận của bạn nhưng không phải ai cũng thích nhìn vào một file gồm nhiều văn bản và con số lằng nhằng. Các file Excel sẽ trở nên quá tải với bạn, khiến bạn bối rối không biết phải nên xem cái gì.

Conditional formatting có thể giúp giải quyết vấn đề này bằng cách thu hút sự chú ý đến các kết quả quan trọng trên trang tính. Điều này sẽ giúp bạn và người dùng của bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự choáng ngợp.

#6 Power Pivot

Power Pivot là một trong những công cụ “hữu ích” nhưng cũng có thể hơi đáng sợ. Nhưng dù sao đó cũng là một công cụ nâng cao mà bạn nên học.

Nó vô cùng giúp ích vì có thể loại bỏ nhu cầu sử dụng các công thức VLOOKUP phức tạp .

Power Pivot về cơ bản mang chức năng của relational database vào Excel. Bạn cũng sẽ nghe được rằng nó là Mô hình Dữ liệu.

Tính năng này cho phép bạn tạo mối liên hệ giữa nhiều bảng dữ liệu để báo cáo nâng cao tốt hơn. Một ví dụ điển hình là Báo cáo thực tế so với Báo cáo ngân sách.

Nếu bạn có hai hoặc nhiều table để lưu trữ dữ liệu doanh thu và dữ liệu ngân sách/dự báo, bạn có thể tạo báo cáo pivot table so sánh dữ liệu này dựa trên khoảng thời gian, bộ phận hoặc bất kỳ yếu tố chung nào khác.

Power Pivot cũng có ngôn ngữ công thức được gọi là DAX cho phép bạn viết các phép tính phức tạp trên các bảng trong mô hình dữ liệu.

Nó giống như là Pivot Table trên steroid.

Khả năng là hoàn toàn vô tận khi bạn xem xét tập hợp các hàm CUBE mà bạn có thể sử dụng trong Excel để tạo báo cáo tùy chỉnh.

Bạn không cần phải là một nhà khoa học uyên bác để sử dụng Power Pivot, nhưng nếu bạn muốn giỏi sử dụng Excel thì đây là thứ bạn cần.

#7 Khả năng mở rộng

Có lẽ sẽ là một thiếu sót lớn nếu không nhắc đến khả năng mở rộng của Excel. Cụ thể là macro và VBA.

Khả năng mở rộng chỉ là một từ để chỉ khả năng lập trình và mở rộng chức năng của Excel.

Bạn có một số tùy chọn cho cái này bao gồm VBA (macro), JavaScript API, OfficeScript, v.v. Một số thậm chí có thể đưa chức năng LAMBDA mới vào danh sách liệt kê này.

Khả năng lập trình này của Excel là điều thực sự khiến nó không có giới hạn.

Tạo Thư viện Mục lục này trong vài giây bằng macro hoặc Hero Tools Add-in.

Hiện nay đã có hàng nghìn macro và hàng trăm tính năng trong Add-in để tự động hóa các quy trình trong Excel. Khả năng mở rộng cho phép bạn tạo các tính năng trong Excel chưa có.

Ví dụ: bạn có thể tạo PivotPal add-in để có hộp tìm kiếm cho danh sách trường. Một cái gì đó chưa có trong Excel.

Chức năng chính của Tab Hound add-in là khả năng tìm kiếm các tab trang tính trong sổ làm việc và nhanh chóng dẫn đến trang tính đó. Cũng có một số add-in cho phép bạn tạo các phím tắt tùy chỉnh để định dạng và dán các thao tác đặc biệt.

Mấu chốt là nếu bạn có ý tưởng cải thiện Excel dựa trên một vấn đề cụ thể mà bạn thường xuyên gặp phải, bạn có thể tạo giải pháp cho nó mà KHÔNG cần đợi Microsoft phát triển tính năng này.

Charts

Đây là một tính năng khác giúp Charts dễ đọc / sử dụng hơn nhiều .

Chart cung cấp cho thấy khả năng vô tận. Có rất nhiều kỹ thuật mà có thể sử dụng để tùy chỉnh charts nhằm tạo ra bất kỳ hình ảnh trực quan nào.

Microsoft cũng đã cho thấy cách bổ sung để hiển thị dữ liệu trong những năm gần đây với các loại charts mới như Waterfall, Map, Funnel, Histogram, và nhiều hơn nữa . Power BI, mặc dù không phải là một tính năng trực tiếp của Excel, nhưng có rất nhiều loại charts và thậm chí cả các cách để phát triển charts của riêng bạn.

Không cần phải nói, trực quan hóa dữ liệu là một phần rất quan trọng của Excel .

Khám phá 7 tính năng tuyệt vời

“Excel is a platform for building applications”

Có lẽ đến đây nhiều bạn sẽ muốn Microsoft tiếp tục phát triển Excel theo cách này. Các tính năng mới mà Microsoft tiếp tục phát hành hàng tháng cho thấy sự cống hiện của Microsoft với lý tưởng này.

Những tính năng này cho phép bạn tự do sáng tạo hơn trong việc phát triển các ứng dụng (bảng tính) giúp bạn tiết kiệm thời gian, tự động hóa các quy trình, loại bỏ công việc nhàm chán và mang lại cơ hội phát triển .

Vì vậy, bạn nên đầu tư thời gian khám phá và học hỏi những tính năng tuyệt vời này của Excel.

Kết luận

Một số trong số 7 tính năng này có thể sẽ thay đổi theo thời gian và danh sách này sẽ được cập nhật. Và hy vọng bạn thấy một số khả năng tuyệt vời với Excel, ứng dụng mà ai cũng thích.

Nguồn: www.excelcampus.com