Khảo Sát Sơ Bộ Và Xác Lập Dự án - .vn

Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện hành:

- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành.

- Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến.

Phương pháp khảo sát:

Khảo sát hệ thống ở cả bốn mức:

- Mức thao tác thừa hành: tiếp cận các người thừa hành trực tiếp để xem họ làm việc.

- Mức điều phối quản lý.

- Mức quyết định lãnh đạo.

- Mức chuyên gia cố vấn.

Hình thức tiến hành:

- Quan sát và theo dõi:

+ một cách chính thức: cùng làm việc với họ.

+ một cách không chính thức: tìm hiểu cách làm việc qua các hồ sơ, sổ sách, v.v...

- Cố vấn: bằng nhiều cách:

+ Đặt câu hỏi trực tiếp: Yes / No

+ Đặt câu hỏi chọn lựa: a, b, c, d …, đánh  để thống kê.

+ Đặt câu hỏi gián tiếp có tính gợi mở cho câu trả lời

+ Bảng câu hỏi, phiếu điều tra.

Thu thập và phân loại:

- Thông tin về hiện tại hay tương lai.

- Thông tin về trạng thái tĩnh, động hay biến đổi.

+ Tĩnh: thông tin về tổ chức hồ sơ và sổ sách.

+ Động: thông tin về sự tăng hay giảm lưu chuyển của các chứng từ, giấy tờ, v.v…

+ Biến đổi: thông tin được biến đổi ra sao, sử dụng những công thức tính toán nào?

Ví dụ: tuổi = ngày hiện tại - ngày sinh

Phụ cấp dựa trên những tiêu chuẩn nào, v.v…

- Thông tin thuộc nội bộ hay môi trường của hệ thống, thông thường thì người ta tổ chức sắp xếp, tổ hợp những vấn đề thông tin trên lại như sau:

Phát hiện các yếu kém của hiện trạng và yêu cầu cho tương lai:

a. Yếu kém:

- Thiếu sót:

+ Thiếu người xử lý thông tin.

+ Bỏ sót công việc xử lý thông tin.

- Kém hiệu lực, quá tải:

+ Phương pháp xử lý không chặt chẽ.

+ Cơ cấu tổ chức không hợp lý.

+ Con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý. Ví dụ: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý, v.v…

- Tổn phí cao, gây lãng phí.

b. Yêu cầu mới:

Trong tương lai:

- Thỏa đáng các thông tin chưa được đáp ứng.

- Đáp ứng các nguyện vọng của nhân viên.

- Dự kiến kế hoạch phát triển.