Khi Công Việc Nào Cũng Quan Trọng: Hãy Sắp Xếp Thứ Tự Như Một ...

Đâu phải lúc nào "bận rộn" cũng đồng nghĩa với "sự hiệu quả", các công việc thường được phân chia thành 4 mức độ ưu tiên từ đó người thực hiện có thể đánh giá làm gì trước làm gì sau, giải pháp hoàn hảo cho những người luôn bận rộn. Hãy cùng Swin Tower tìm hiểu để đưa phương pháp sắp xếp công việc giúp bạn tận dụng ngày làm việc hiệu quả.

Cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight Eisenhower đã thấy rõ tầm quan trọng của việc kết hợp những sự việc quan trọng với những sự việc đơn giản trong việc quản lý thời gian, từ đó "Ma trận Eisenhower" ra đời.

"Ma trận Eisenhower" là một phương pháp giúp giải mã những loại công việc nào được xếp loại khẩn cấp, được ưu tiên giải quyết hơn bất cứ công việc nào khác. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng các nguyên tắc này để tổ chức và sắp xếp công việc cho tốt hơn.

Trong một ngày làm việc, mọi người thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo "deadline", hoặc cũng có thể là hoàn toàn không có thứ tự nào. Phương pháp này đặc biệt hữu ích đối với những người luôn thấy mình bận rộn dù đã làm việc rất chăm chỉ mà kết quả đạt được vẫn không theo ý muốn. Giải pháp cho vấn đề này chính là sắp xếp công việc hiệu quả và chủ đích. Khi đó, mỗi công việc bạn thực hiện đều sẽ thúc đẩy giá trị, còn những điều ít quan trọng sẽ không thể đảo lộn danh sách việc cần làm.

"Ma trận Eisenhower" phân nhiệm vụ thành 4 mức độ ưu tiên

1. Quan trọng và Khẩn cấp

2. Quan trọng nhưng không Khẩn cấp

3. Không Quan trọng nhưng Khẩn cấp

4. Không Quan trọng và không Khẩn cấp

Hình minh họa

Những người áp dụng có thể vẽ một chiếc hộp đơn giản như trên để hiểu về nguyên tắc Eisenhower. Bốn mức độ ưu tiên này được sử dụng để phân bổ những nhiệm vụ cần phải được giải quyết đầu tiên và những nhiệm vụ nào có thể để lại để giải quyết sau cùng. Bằng cách xác định rõ tầmg quan trọng và mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ nào đó sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Hãy đi sâu vào từng mức độ ưu tiên để nắm được phương thức tiếp cận với từng nhiệm vụ: hoặc là cấp bách hoặc là quan trọng, thậm chí cả hai.

1. Khẩn cấp và Quan trọng

Nhiệm vụ Khẩn cấp/Quan trọng có thể phát sinh bất ngờ hoặc sẽ bị bỏ lại sau cùng. Thời gian dành cho những nhiệm vụ này cần phải được quản lý chặt chẽ. Hãy lên kế hoạch để giải quyết những nhiệm vụ thuộc diện ưu tên hàng đầu này để không bị áp ực quá khi gần đến hạn deadline. Hơn nữa điều này sẽ giúp lường trước và đối phó tốt nhất với những nhiệm vụ đột suất xảy ra.

Đánh giá thời hạn thực hiện nhiệm vụ. Tốc độ thực hiện nhiệm vụ có đang phù hợp với thời hạn hoàn thành hay không ?

Trong trường hợp khẩn cấp. Dù đó là cuộc họp đột xuất hoặc bệnh tật hoặc chấn thương, đều là những trường hợp không thể trì hoãn.

Với những trường hợp thế này bạn cần xem xét lại danh sách nhiệc vụ cần thực hiện của mình và việc phân bổ bao nhiêu thời gian cho những nhiệm vụ khác.

2. Quan trọng nhưng Không khẩn cấp

Nhiệm vụ Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp là những nhệm vụ thiết yếu như phát triển cá nhân, xây dựng mối quan hệ hay hoàn thành mục tiêu nghề nghiệp lâu dài. Nếu nhiệm vụ này không được phân bổ thời gian hợp ý chúng sẽ trở nên cấp bách ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Tập thể dục là một ví dụ điển hình. Luyện tập bất cứ môn thể thao nào không chỉ với ngày một ngày hai, bạn cần lập kế hoạch của mình trước hạn để tránh những sự việc cấp bách và bất ngờ.

Duy trì các mối quan hệ cũng rất quan trọng. Tuy nhiên, dành thời gian cho bạn bè và gia đình và các đối tác sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho các mối quan hệ thì bạn sẽ có ít thời gian dành cho mục tiêu quan trọng của mình. Khi đó rất dễ dẫn đến việc chúng sẽ lại biến thành nhiệm vu khẩn cấp.

3. Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng

Nhiệm vụ Khẩn cấp nhưng không quan trọng thường là những nhiệm vụ cản trở con đường đi đến mục tiêu. Trả lời điện thoại hoặc email không hề liên quan tới mục tiêu của bạn hay như việc tham dự các cuộc họp chẳng hề mang lại giá tri rõ ràng tuy nhiên bạn lại mất khá nhiều thời gian cho việc đó.

Nếu một ai đó hay việc gì đó đòi hỏi bạn dành thời gian thường xuyên, tốt hơn hết bạn hãy dành thời gian lớn cho những việc đó. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung năng lượng và thời gian tối đa.

Nhạy cảm để ứng phó với khối lượng thời gian khi cần thiết. Đừng chờ đợi cho đến khi gần sát hạn deadline mới thông báo:

Bạn: "Này, buổi học của chúng ta sẽ bắt đầu vào trưa nay nhé."

Đồng nghiệp: "Thật sao? Tưởng là 14h chứ! "

4. Không khẩn cấp và không quan trọng

Đối với những nhiệm vụ không khẩn cấp/không quan trọng cũng nên biết cách phân bổ thời gian cho hợp lý. Dành nhiều thời gian trên Facebook hay Twitter, xem truyền hình, và mua sắm có thể tiêu tốn đáng kể thời gian của bạn. Hạn chế những công việc như này càng nhiều càng tốt. Điều đó không có nghĩa chúng ta hạn chế hoàn toàn những hoạt động giải trí, tuy nhiên nên phân bổ thời gian sao cho hợp lý để không ảnh hưởng đến mục tiêu lớn của bạn.

Ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ quan trọng của bạn trước, nếu còn thời gian hãy dành cho những hoạt động giải trí khác. Nếu không, bạn đang trì hoãn, và điều đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả những ưu tiên khác.

Kết luận

Áp dụng nguyên tắc của Eisenhower trong việc phát triển các kỹ năng để đạt được hiệu quả cao. Hãy dành thời gian để xem xét danh sách các nhiệm vụ của bạn và xác định chúng thuộc những mức độ ưu tiên nào.

• Nhệm vụ có thời hạn không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng
• Thời hạn có sát không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ khẩn cấp.
• Đây có phải là nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ khác không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng.
• Nhiệm vụ này liệu tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có, thì đó không phải nhiệm vụ không quan trọng.
• Phải làm gì cho sự phát triển cá nhân của bản thân?
• Phải làm gì đối với sự phát triển sự nghiệp của bản thân?

Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi này khi bạn cần phải xác định tầm quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Liệt kê những nhiệm vụ cần thực hiện vào từng mức độ ưu tiên như bên trên. Đây là một bài tập tuyệt vời để quản lý thời gian, và cũng là phương pháp tạo dựng nền tảng những thói quen làm việc lành mạnh.