Kích Thước Chuẩn Cho Slide PowerPoint Của Bạn Là Gì? - Business

Trình diễn một bản thuyết trình PowerPoint là kết quả cuối cùng của việc chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn đã bỏ thời gian để nghiên cứu, chuẩn bị nội dung, tạo ra các tài liệu trực quan, và bây giờ thì bạn đã sẵn sàng để thuyết trình. Sử dụng slide của PowerPoint có thể giúp bạn củng cố thông điệp và cung cấp một nền tảng vững chắc cho bài thuyết trình của bạn.

Khi bạn kết nối laptop của bạn với một công cụ trình chiếu bên ngoài, bạn có thể ngạc nhiên với cách hiển thị bài thuyết trình của bạn. Bản thuyết trình này có thể xuất hiện với các cạnh biên bị mất đi hoặc bị đóng hộp trong màn hình, giống như thế này:

Trước khi bạn kết nối vào màn hình máy tính lớn để chia sẻ công việc của mình, bạn cần phải kiểm tra kích cỡ và tỷ lệ khung hình bản thuyết trình của bạn. 

Kích thước slide PowerPoint của bạn sẽ giúp bạn đảm bảo bài thuyết trình sẽ xuất hiện chính xác lên màn hình. Trong bài hướng dẫn này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chọn kích thước chuẩn cho PowerPoint.

Kích cỡ chuẩn xác cho bản PowerPoint của bạn là gì?

Sử dụng kích thước chính xác cho kích cỡ slide PowerPoint tùy thuộc vào cách thức và nơi mà bạn sẽ trình chiếu bản thuyết trình.

Bạn có thể sẽ trình chiếu bản thuyết trình trong rất nhiều loại màn hình, ví dụ như:

• Màn hình Laptop
• Máy chiếu phòng họp
• Ipad và máy tính bảng
• Bộ hiển thị màn hình rộng và định dạng lớn

Trong mỗi bộ hiển thị đều hình dạng khác nhau hoặc tỉ lệ khung hình mà nó mô tả theo chiều dài và chiều rộng của màn hình. Cùng một tập tin PowerPoint sẽ xuất hiện theo cách khác nhau cho mỗi thiết bị, vì tỉ lệ khung hình có thể khác nhau.

Bắt đầu bài hướng dẫn này bằng cách xác định bản thuyết trình của bạn sẽ xuất hiện trong thiết bị nào. Nếu bạn không chắc chắn, hãy tiếp tục đọc để biết thêm về những tùy chọn để áp dụng cho kích cỡ slide của bạn.

Những mẫu PowerPoint xuất sắc nhất (cùng với kích thước slide đã định sẵn)

Ngoài ra, hãy nhớ rằng chúng ta còn có rất nhiều mẫu thuyết trình PowerPoint tuyệt vời trên GraphicRiver.

Rất nhiều mẫu có tỉ lệ khung hình khác nhau được xây dựng sẵn, do đó, bạn có thể dùng những thiết kế slide đẹp này với những kích cỡ phổ dụng, phù hợp với kích cỡ mà bạn cần cho bản thuyết trình của mình. Mẫu PowerPoint Marketofy thông dụng (mà chúng ta sẽ dùng trong hướng dẫn này) có ba tỉ lệ khung hình hỗ trợ cho ví dụ (4:3, 16:9 và giấy in A4).

Những bản thiết kế thuyết trình khác được xây dựng với tỉ lệ khung hình Full HD (16:9), là kích cỡ hiển thị thông dụng, hoặc có thêm những kích thước hỗ trợ thêm khác. Khám phá thêm trong bộ sưu tập tuyển lựa bên dưới, và sau đó hãy tiếp tục với bài hướng dẫn này"

• Microsoft PowerPoint 17+ thiết kễ mẫu PowerPoint đẹp nhất năm 2017. Sean Hodge

Cách thay đổi kích cỡ PowerPoint của bạn (Xem và tìm hiểu)

Trong video screencast bên dưới, tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách thay đổi kích cỡ của bản thuyết trình PowerPoint của bạn. Thao tác này sẽ thay đổi toàn bộ kích cỡ của tất cả các slide PowerPoint. Tôi cũng sẽ đề cập tóm gọn những kích thước slide thông dụng nhất mà bạn có thể sử dụng cho bản thuyết trình của mình.

Tiếp tục đọc các hướng dẫn từng bước để chọn slide chính xác trong PowerPoint và điều chỉnh bản thuyết trình của bạn cho phù hợp.

1. Cách thay đổi kích cỡ slide PowerPoint

Khi bạn đã xác định được màn hình mà bạn sẽ trình diễn và chọn ra được kích cỡ đúng cho bản thuyết trình, đã đến lúc thay đổi tập tin PowerPoint của bạn cho phù hợp.

Nhấp chọn tab Design trên thanh ribbon PowerPoint. Những chọn lựa có sẵn sẽ thay đổi trên thanh ribbon đó. Tìm mục Customize trên thanh ribbon và nhấp chọn biểu tượng Slide Size.

Một menu xổ xuống sẽ mở ra một vài lựa chọn. Nhấp chọn Custom Slide Size để mở menu kích cỡ slide và thay đổi kích thước bản thuyết trình của bạn.

Menu Slide Size mở ra, và bây giờ bạn đã có thể thay đổi kích cỡ slide bằng những lựa chọn xổ xuống.

Hãy nhớ rằng: nếu bạn gửi và chia sẻ bản thuyết trình của mình, bản thuyết trình này thường không hiển thị kích cỡ hoàn hảo vì bạn không thể kiểm soát được thiết bị mà người nhận sẽ mở chúng ra xem.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa rằng chúng ta không thể tùy chỉnh bản thuyết trình cho số đông người xem. Chúng ta sẽ thảo luận về những kích cỡ phổ biến để cài đặt slide PowerPoint cho:

2. Những kích cỡ phổ biến cho bản thuyết trình PowerPoint.

Để thay đổi kích cỡ cho bản thuyết trình của bạn, nhấp chọn vào hộp thả xuống dưới chọn lựa Slide sized for. Thiết lập mà bạn chọn sẽ dựa vào màn hình mà chúng sẽ xuất hiện.

Có rất nhiều lựa chọn trong menu thả xuống này. Những lựa chọn phổ biến nhất mà tôi sử dụng là On-screen Show (4:3), On-screen Show (16:9), and On-screen Show (16:10). Tôi sử dụng những thiết lập này thường xuyên vì chúng phù hợp với hầu hết các thiết bị phổ thông trình chiếu bản thuyết trình PowerPoint.

Thiết lập riêng tùy thuộc vào thiết bị mà bạn sẽ sử dụng. Đây là một phương pháp thực nghiệm hay để chọn:

• Laptop: Hầu hết các màn hình laptop có tỉ lệ khung hình 16:9, ngoại trừ màn hình Macbook có tỉ lệ khung hình là 16:10.
• Máy chiếu: Nhiều máy chiếu có tỉ lệ khung hình là 4:3, trong khi những loại khác được thiết kế giống kiểu màn hình laptop có chế độ màn ảnh rộng (16:9)
• Bộ hiển thị màn ảnh lớn: Rất nhiều phòng họp hiện đại trang bị những màn hình LCD lớn do giá mua ti vi đã giảm đi, thế chỗ cho máy chiếu. Những chiếc máy này thường có tỉ lệ khung hình 16:9.

Dĩ nhiên, những lựa chọn này không phải là duy nhất. Bạn có thể chỉ cần dễ dàng chọn một trong những tỉ lệ khung hình phù hợp cho tài liệu in, như Letter Paper hay Ledge Paper. Điểm chính đó là chọn kích cỡ phù hợp với người xem.

Sau khi chọn một kích cỡ, chọn OK trong menu này. PowerPoint sẽ mở ra một menu mới cho bạn một chọn lựa về cách thay đổi kích cỡ slide của bạn. Hãy xem kỹ lựa chọn phù hợp cho bạn. 

Thiết lập slide PowerPoint: "Maximize" với "Ensure Fit"

Khi chúng ta thay đổi kích cỡ slide, PowerPoint trình cho chúng ta hai lựa chọn duy nhất để thay đổi kích cỡ slide. Chúng ta đã có nội dung trên slide, nên chúng ta dễ dàng biết được cách thay đổi những slide này thế nào.

Hộp menu đưa ra hai lựa chọn: Maximize và Ensure Fit. Bạn cần chọn một trong hai lựa chọn này để thay đổi kích cỡ bản thuyết trình của mình.

Chọn Maximize sẽ phóng to slide, theo đó nội dung sẽ làm đầy slide. Nhược điểm của cách áp dụng này sẽ làm cho một vài nội dung bị che đi nếu bạn có những chi tiết nằm ở cạnh bên slide.

Ensure fit sẽ đảm bảo mọi thứ nằm trong slide, nhưng nó có thể sẽ để lại thanh ngang trên và dưới nội dung.

Khi bạn thay đổi kích cỡ các slide PowerPoint của bạn, hãy chắc rằng bạn xem hết một lượt bản thuyết trình của mình để đảm bảo nội dung không bị thay đổi cả nghĩa nguyên bản. Tôi thường chọn kiểu mẫu Maximize Slide mặc dù kiểu này có thể phải chỉnh lại những slide cho phù hợp.

Khi nào thì sử dụng kích thước trong các trường hợp đặc biệt

Cửa sổ lựa chọn kích cỡ slide có khả năng thay đổi kích cỡ bản thuyết trình của bạn cho bất cứ tình huống thực tiễn nào.

Tưởng tượng một tình huống, khi bản thuyết trình của bạn được xem trên một thiết bị màn hình hướng đứng. Có nghĩa là màn hình đó có cao hơn là chiều rộng của nó. Có thể người xem đang xem bản thuyết trình trên một máy tính bảng với chế độ xem đứng, hoặc trên một màn hình máy được xoay theo chế độ xem đứng.

Để thay đổi một bản thuyết trình PowerPoint thành hướng đứng, thay đổi chọn lựa Slide thành Portrait như bên dưới.

Bạn có thể không sử dụng những chọn lựa này thường xuyên, nhưng hãy nhớ rằng chúng có tồn tại nhé. PowerPoint rất hữu ích.

3. Hãy nhớ kiểm tra

Thành công của một bài thuyết trình đến từ việc chuẩn bị đằng sau nó. Mang một bản thuyết trình tới người xem có thể khiến ta nản chí, nhưng làm theo kiểu "diễn tập" (thực hành tập dượt trước khi thuyết trình) có thể mang đến sự kinh ngạc cho sản phẩm thực sự.

Để chuẩn bị cho bản thuyết trình của mình, hãy nhớ kiểm tra tập tin của bạn trên thiết bị sẽ trình chiếu cho người xem. Nếu tất cả những điều này có thể, hãy cố gắng kiểm tra trước phòng họp hay phòng học.

Tập dượt bản thuyết trình của bạn sẽ đảm bảo được hai điều: một là bạn có tất cả các dây cáp và dây nối mà bạn cần để trình diễn bản thuyết trình. Hơn nữa, đây cũng là thời gian để đối chiếu kích thước tập tin của bạn với màn hình mà bạn sẽ sử dụng, do đó, bạn có thể chỉnh trang lại kích thước slide nếu cần.

• Microsoft PowerPoint Cách thực hiện và mang tới những bản PowerPoint tuyệt vời (với 5 bước đơn giản). Andrew Childress

Đừng quên kiểm tra tập tin PowerPoint ở thiết bị mà bạn sẽ sử dụng để trình bày bài thuyết phục khách hàng của mình. Đây là một cách khác giúp bạn có thể kiểm soát trong khi chuẩn bị, giảm thiểu được những điều không mong muốn trong bài thuyết trình của mình.

Tóm tắt và tiếp tục tìm hiểu thêm về PowerPoint

Trong hướng dẫn này, chúng ta đã học cách cài đặt kích cỡ đúng cho những tập tin PowerPoint. Cách thiết lập này tùy thuộc vào cách thức và nơi chốn khán giả sẽ xem bản thuyết trình.

Bạn không thể định dạng bản PowerPoint một cách hoàn hảo cho mọi màn hình, tuy nhiên bám sát vào những kích cỡ tiêu chuẩn sẽ phù hợp với đa số các thiết bị. Bạn cũng có thể tiết kiệm được thời gian làm việc với những mẫu PowerPoint xuất sắc đã cài sẵn với các kích thước slide mà bạn cần.

Tiếp tục tìm hiểu thêm về PowerPoint, xem phần hướng dẫn hữu dùng bên dưới:

• Microsoft PowerPoint Cách giảm dung lượng tập tin PowerPoint (PPT) Andrew Childress
• Microsoft PowerPoint Cách làm việc với các chế độ xem trong Microsoft PowerPoint. Andrew Childress
• Microsoft PowerPoint 37 mẹo hiệu quả cho bản thuyết trình trong PowerPoint. Brad Smith

Bạn có câu hỏi nào về cách thay đổi kích cỡ PowerPoint của mình không? Nếu có thì cho tôi biết trong phần bình luận bên dưới nhé.