Kinh Nghiệm Quốc Tế Về Tổ Chức Kiểm Toán Nội Bộ Trong Các Công Ty ...

Kiểm toán Nội bộ (KTNB) là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu quản trị công ty của nhiều công ty niêm yết (CTNY) trên thế giới. Bộ phận này được xem là tuyến phòng thủ cuối cùng của doanh nghiệp (DN), có vai trò hỗ trợ DN trong việc ứng phó với các rủi ro, tận dụng cơ hội để tối ưu hóa kết quả hoạt động. Tuy nhiên, tại Việt Nam hiện nay, nhiều CTNY chưa có nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của KTNB và chính điều này dẫn đến rủi ro, thua lỗ, thậm chí là phá sản.

CTNY cần được kiểm toán theo Luật định và tổ chức KTNB. Trong khi kiểm toán độc lập chỉ là tổ chức bên ngoài và chỉ dừng lại ở báo cáo tài chính thì hoạt động của KTNB không bị giới hạn ở bất cứ phạm vi nào trong CTNY. Không những thế, KTNB mang lại một cách tiếp cận có hệ thống xử lý kỷ luật để đánh giá và nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro, kiểm soát và quá trình quản lý. Thông qua hoạt động KTNB, hoạt động quản trị có thể kiểm soát tốt hơn, làm gia tăng thêm niềm tin trên thị trường chứng khoán.

Hiện tại, Bộ Tài chính đang lấy ý kiến góp ý Dự thảo Nghị định về KTNB, dự kiến ban hành vào cuối năm 2016. Theo đó, bắt buộc các CTNY phải tổ chức KTNB. Xu hướng phát triển của KTNB CTNY theo chuẩn quốc tế sẽ là tất yếu ở Việt Nam.

Nghiên cứu kinh nghiệm tổ chức KTNB ở một số nước trên thế giới sẽ là một tiền đề, để hoàn thiện và lựa chọn cách thức tổ chức tốt nhất cho KTNB của các CTNY trên TTCK Việt Nam. Đây sẽ là căn cứ để các CTNY của Việt Nam vận dụng những thành công và tránh những thất bại của các CTNY trên thế giới.

Tổ chức KTNB trong CTNY có thể phân chia thành hai nội dung cơ bản, là tổ chức bộ máy KTNB và tổ chức công tác KTNB.

Về tổ chức bộ máy KTNB

IIA (Institute of Internal Auditors) là tổ chức nghề nghiệp dành cho kiểm toán viên nội bộ, thành lập năm 1941 có trụ sở chính tại Hoa Kỳ. Sự ra đời của IIA đã chính thức đánh dấu sự hữu hiệu của hoạt động KYNB trên thế giới. IIA có sự hiện diện và được công nhận tại hơn 190 quốc gia và lãnh thổ trên thế giới và hiện đang là tổ chức thiết lập và đưa ra chuẩn mực cho công tác thực hiện và triển khai hoạt động KTNB trên thế giới. Khung thông lệ thực hành và các chuẩn mực KTNB Quốc tế (IPPF) được áp dụng rộng rãi trên thế giới, là kim chỉ nam cho hoạt động KTNB. IIA là tổ chức duy nhất cấp bằng chuyên môn KTNB quốc tế (CIA-Certified Internal Auditor).

Theo IIA, KTNB là một chức năng độc lập trong nội bộ đơn vị. KTNB có được tính độc lập cao nhất khi báo cáo hành chính cho người chịu trách nhiệm cao nhất, trong việc điều hành đơn vị (CEO) và báo cáo trách nhiệm chuyên môn cho cơ quan giám sát định hướng (HĐQT) thông qua một chức năng chuyên trách (UBKT). UBKT cần phải có các thành viên độc lập và có chuyên môn về kế toán kiểm toán. UBKT cũng chịu trách nhiệm giám sát các chức năng liên quan đến rủi ro, tuân thủ, kế toán và kiểm toán của đơn vị. Hội đồng quản trị có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và quyết định lương thưởng của vị trí Trưởng KTNB. Trưởng KTNB và các nhân sự KTNB phải có kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng chuyên môn cùng các chứng chỉ và bằng cấp cần thiết. KTNB thực hiện các nhiệm vụ kiểm toán và tư vấn liên quan đến KSNB, quản lý rủi ro và quản trị trong đơn vị. KTNB không tham gia vào các hoạt động kiểm soát hoặc trách nhiệm quản lý trong các quy trình hoạt động hàng ngày của đơn vị để đảm bảo tính độc lập khách quan.

ở Mỹ, Chính phủ không đưa ra một yêu cầu pháp lý nào đối với KTNB tại các DN mà hội đồng quản trị hoặc ban Giám đốc DN dựa vào các chuẩn mực KTNB của Viện KTNB Mỹ ban hành, để thiết lập và vận hành bộ máy KTNB của họ. Năm 2002, sau sự sụp đổ của hai CTNY Enron và Worldcom, Đạo luật Sarbanes Oxley ra đời và được chỉnh sửa năm 2004, đặt ra quy định về việc các CTNY phải lập ra Báo cáo kiểm soát nội bộ, trong đó đề cập đến các vấn đề liên quan đến các vấn đề về kiểm tra, kiểm soát. Đạo luật này cũng quy định Ban Giám đốc DN không có quyền chỉ định kiểm toán độc lập mà quyền này thuộc về ủy ban kiểm toán. Điều đó có nghĩa là, trong Luật của Mỹ chỉ quy định đến việc lập ủy ban kiểm toán trong Hội đồng quản trị chứ không bắt buộc lập bộ phận KTNB. Tuy nhiên, do vai trò quan trọng của KTNB, phần lớn các CTNY đều tổ chức KTNB. Trưởng KTNB thường do UBKT gồm các thành viên độc lập thuộc HĐQT bổ nhiệm và quản lý, giám sát về trách nhiệm chuyên môn, trong khi KTNB báo cáo quản lý hành chính cho CEO. KTNB tuân thủ khung IPPF của IIA bao gồm sứ mệnh, định nghĩa, quy tắc đạo đức, các chuẩn mực và hướng dẫn liên quan. Khu vực tư nhân áp dụng rộng rãi khung KTNB COSO, ERM và các nguyên tắc quản trị của OECD tạo nền tảng và điều kiện thuận lợi cho KTNB hoạt động hiệu quả và mang lại giá trị cao.

ở Pháp, KTNB chính thức được công nhận năm 1960. KTNB của Pháp phát triển rất nhanh ngay sau đó. Một vài hướng dẫn KTNB của một số CTNY lớn như công ty viễn thông Alcatel được coi như cẩm nang kiểm toán của rất nhiều CTNY khác hoạt động cùng ngành. Năm 1965, thành lập Viện Kiểm toán viên nội bộ của Pháp, sau trở thành Viện nghiên cứu kiểm toán viên và kiểm soát viên nội bộ vào năm 1973. Trong các quy định luật pháp của nước này, không bắt buộc thành lập KTNB mà hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu quản lý và điều hành của từng DN.

Hoạt động KTNB xuất hiện khá muộn tại Châu á nhưng không vì thế mà KTNB ở châu lục này kém phát triển. Phần lớn các nước Châu á đều tổ chức KTNB theo hướng dẫn của IIA như tại Nhật, Singapore, Malaysia. Đặc biệt, tại Singapore và Malaysia tính chuyên nghiệp trong thực hiện kiểm toán được thể hiện rất tốt. KTNB của các CTNY tại các nước này đều có Quy chế KTNB được xây dựng chi tiết. Hơn thế nữa, phần lớn các KTVNB đặc biệt là trưởng KTNB đều có chứng chỉ KTVNB do Hiệp hội KTVNB của quốc gia hoặc của IIA cấp.

ở Singapore, KTNB không mang tính bắt buộc nhưng được hầu hết các DN niêm yết và tư nhân áp dụng theo Quy chế QTDN được các cấp có thẩm quyền ban hành. Quy chế QTDN được áp dụng theo nguyên tắc “tuân thủ hoặc giải trình”, theo đó các công ty không thành lập KTNB sẽ phải giải trình trong các báo cáo thường niên. Khu vực tư nhân áp dụng rộng rãi khung KTNB COSO, ERM và các nguyên tắc quản trị của OECD tạo nền tảng và điều kiện thuận lợi cho KTNB hoạt động hiệu quả và mang lại giá trị cao. KTNB tuân thủ khung IPPF của IIA bao gồm sứ mệnh, định nghĩa, quy tắc đạo đức, các chuẩn mực và hướng dẫn liên quan thông qua một hiệp hội nghề nghiệp là phân nhánh của IIA tại Singapore. Trưởng KTNB thường do UBKT gồm các thành viên độc lập thuộc HĐQT bổ nhiệm và quản lý, giám sát về trách nhiệm chuyên môn trong khi KTNB báo cáo quản lý hành chính cho CEO.

ở Indonesia, KTNB mang tính bắt buộc cho những CTNY, công ty đại chúng và các ngân hàng, các DNNN các cấp, các đơn vị có vốn hoặc chủ yếu hoạt động công ích và các công ty có ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường. KTNB được thiết lập và vận hành phù hợp với Quy chế QTDN Chuẩn được ban hành cho các DN và cho ngân hàng. Năm 2015, Indonesia ban hành một quy chế QTDN Chuẩn cho các DNNN tạo điều kiện thuận lợi cho KTNB khu vực Công. KTNB tuân thủ khung IPPF của IIA và có điều kiện tiếp cận chứng chỉ CIA của IIA thông qua một Hiệp hội nghề nghiệp là phân nhánh của IIA được thiết lập tại Indonesia. Trưởng KTNB thường do UBKT gồm các thành viên độc lập thuộc HĐGS bổ nhiệm và quản lý, giám sát về trách nhiệm chuyên môn trongkhi KTNB báo cáo quản lý hành chính cho Hội đồng điều hành (Board of Directors).

Về quy trình tổ chức công tác KTNB

Quy trình KTNB theo chuẩn mực quốc tế. Quy trình này được IIA thông qua và ban hành tháng 12/2001. Quy trình này cũng bao gồm 4 giai đoạn: Lập kế hoạch, thực hiện công việc kiểm toán, thông báo kết quả kiểm toán và giám sát.

Lập kế hoạch kiểm toán: Kế hoạch kiểm toán được xây dựng bao gồm kế hoạch kiểm toán năm và kế hoạch kiểm toán chi tiết cho từng cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán năm được xây dựng dựa trên mức độ đánh giá rủi ro của các bộ phận và hoạt động trong bộ phận. Các bộ phận hay hoạt động nào có mức độ rủi ro cao hơn sẽ được ưu tiên đưa vào kế hoạch kiểm toán năm. Các bộ phận được kiểm toán có thể do chính người quản lý bộ phận đưa ra đề xuất. Quá trình lập kế hoạch được thực hiện, dựa trên thảo luận với người quản lý đối tượng kiểm toán.

Thực hiện kiểm toán: Quá trình thu thập, phân tích, lý giải và ghi chép thông tin phải được đảm bảo hợp lý rằng, đã duy trì được sự khách quan và đạt được mục tiêu của công việc.

Giám sát kết quả: Kiểm toán viên phải đảm bảo bộ phận được kiểm toán đã có những biện pháp hữu hiệu và thích hợp nhất, để thực hiện kiến nghị đã được đề ra trong báo cáo.

Quy trình KTNB của các CTNY ở Mỹ: Qua việc nghiên cứu hệ thống chuẩn mực KTNB cũng như quy trình KTNB trong điều lệ hoạt động hay quy chế kiểm toán (Internal audit charter) của các CTNY tại Mỹ, có những điểm khác biệt trong quy trình thực hiện đáng lưu ý sau:

Lập kế hoạch KTNB: Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTNB thực hiện điều tra khảo sát thực tế để làm quen với các hoạt động kiểm soát cần thiết, để nhận định lĩnh vực trọng tâm cần kiểm toán có được các nhận xét và đề xuất của bộ phận được kiểm toán. Lãnh đạo bộ phận KTNB phải lập báo cáo hoạt động của KTNB với ủy ban kiểm toán của công ty và ban giám đốc DN thành viên được kiểm toán. Báo cáo này phải nêu được tiến trình thực hiện kiểm toán so với kế hoạch, đối chiếu các khoản chi phí so với ngân sách thực hiện kiểm toán, mức độ đạt được mục tiêu. Báo cáo phải chỉ rõ nguyên nhân của những thay đổi quan trọng và chỉ ra các hoạt động đã hoặc cần thực hiện. Quy trình này thường được thực hiện theo hướng dẫn kiểm toán được đề cập trong các quy chế KTNB của công ty. Quy chế KTNB của các CTNY đều được xây dựng dựa trên Chuẩn mực KTNB của IIA và các quy định trong Đạo Luật Sarbanes Oxley.

Thực hiện kế hoạch KTNB: Lãnh đạo bộ phận phải thường xuyên xem xét, giám sát quá trình thu thập thông tin, xác nhận chất lượng thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo KTNB. Trong quá trình thực hiện, ngoài các kỹ thuật chọn mẫu kiểm toán thông thường như chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn mẫu phi xác suất, KTVNB trong các CTNY ở Mỹ còn sử dụng thêm một số kỹ thuật chọn mẫu nữa như kỹ thuật chọn mẫu phân tầng (chia tổng thể thành nhiều nhóm nhỏ hơn rồi lựa chọn) và kỹ thuật chọn mẫu Bayesian. Kỹ thuật chọn mẫu Bayesian dựa trên được thực hiện tương tự như chọn mẫu ngẫu nhiên như có sự điều chỉnh căn cứ vào kết quả kiểm toán của kỳ trước.

Kết thúc kiểm toán: Bộ phận KTNB phải thực hiện công bố kết quả KTNB. Kiểm toán viên có thể lập báo cáo giữa kỳ bằng văn bản hoặc bằng miệng gửi cho lãnh đạo bộ phận được kiểm toán. Kiểm toán viên nội bộ thảo luận với ban quản lý các cấp thích hợp về các kiến nghị trước khi đưa ra báo cáo chính thức cuối cùng. Báo cáo KTNB cần đưa ra những kiến nghị để cải tiến khắc phục tồn tại của bộ phận một cách rõ ràng. Báo cáo KTNB trong các CTNY của Mỹ thường được gửi trực tiếp cho người có trách nhiệm như chủ tịch hội đồng quản trị, trưởng ủy ban KTNB chứ không gửi cho bộ phận hay một nhóm. Trong báo cáo của KTNB, KTVNB sẽ trình bày cả những ưu điểm và hạn chế của kiểm soát nội bộ và của quá trình vận hành, tác nghiệp trong công ty, đồng thời cũng đưa ra kiến nghị của KTNB.

Theo dõi sau thực hiện: KTNB cần kiểm tra thực hiện kiến nghị của KTNB và của cả kiểm toán viên bên ngoài. Ngoài ra, kiểm toán viên nội bộ cần hỗ trợ việc thực hiện kiến nghị một cách thiết thực. Kiểm tra việc thực hiện kiến nghị được coi như một phần việc của kỳ kiểm toán sau.

Tại các CTNY của Nhật, quy trình thực hiện kiểm toán được thực hiện theo đúng các hướng dẫn về quy trình do IIA ban hành. Tuy nhiên, điểm khác biệt cơ bản của quy trình này là: KTNB được xem như một công cụ tiến hành song song với các kỹ thuật quản lý như kỹ thuật quản lý chất lượng toàn diện (TQM), kỹ thuật cải tiến liên tục (Kaizen). Do đó, quy trình KTNB của các DN ở Nhật mặc dù vẫn theo quy trình chung được đề cập ở trên nhưng trình tự tiến hành kiểm toán cụ thể với từng loại hoạt động kiểm toán có những điểm khác biệt nhất định. Trong thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, KTNB hướng đến đánh giá thông tin và quy trình thực hiện. Trong kiểm toán báo cáo kế toán quản trị, kiểm toán hướng đến đánh giá tính kịp thời của thông tin và đánh giá mức độ tin cậy và hữu dụng của các dự báo. Trong kiểm toán hoạt động, KTNB hướng đến đánh giá hoạt động điều hành của cac giám đốc bộ phận, lấy quy chế làm việc của DN làm nền tảng để điều tiết.

Kết luận

Từ phân tích kinh nghiệm tổ chức KTNB ở một số nước trên thế giới, có thể thấy được đặc trưng chung trong tổ chức KTNB như sau:

Một là, KTNB hình thành và phát triển từ yêu cầu quản lý và phục vụ cho yêu cầu này. Công ty có mô hình hoạt động càng phức tạp thì đòi hỏi tổ chức KTNB càng cấp thiết.

Hai là, Cách thức tổ chức và nội dung thực hiện của KTNB tùy thuộc vào quy mô của mỗi CTNY và mỗi bộ phận trong công ty, yêu cầu quản lý của mỗi thời kỳ. Phần lớn các quốc gia trên thế giới, đều không có quy định bắt buộc tổ chức KTNB trong DN nói chung và trong các CTNY nói riêng nhưng đều có các quy định mang tính khuyến khích.

Ba là, KTNB thường trực thuộc cấp lãnh đạo cao nhất và độc lập với các bộ phận được kiểm tra trong công ty. KTNB độc lập với các bộ phận khác và với hoạt động được kiểm toán.

Bốn là, KTNB thực hiện kiểm toán đều dựa trên các chuẩn mực thực hành nghề nghiệp./.

Tài liệu tham khảo

1. IIA research: “Internal audit capabitity model (IA-CM)”, 2009
2. TS Lê Thu Hằng, Xu hướng phát triển của KTNB qua các định nghĩa của Viện KTNB quốc tế, Kiểm toán Nhà nước
3. Nguyễn Thị Hồng Thúy (2010), Hoàn thiện tổ chức KTNB trong các tập đoàn kinh tế Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
4. Victor Z. Brink và Herbert Witt (2000), KTNB hiện đại: Đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát (bản dịch), NXB Tài chính, Hà Nội.
5. www.iia.org.

Ths. Nguyễn Thị Thu Thủy ** Viện Đại học Mở Hà Nội