KPI Là Gì? 3 Bước Để Đo Lường KPI Hiệu Quả Và Đơn Giản Nhất

KPI Là Gì? 3 Bước Để Đo Lường KPI Hiệu Quả Và Đơn Giản Nhất

KPI – một thuật ngữ rất được ưa chuộng không chỉ bởi các nhà quản lý doanh nghiệp, các chủ tập đoàn, mà còn bởi những người tham gia vào những hoạt động đòi hỏi tính chất kết quả cao. Vậy KPI là gì? Và làm thế nào để thiết lập và quản lý KPI hiệu quả?

KPI là từ viết tắt của “Key Performance Indicator” – chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Chỉ số này dường như là nỗi “ám ảnh” không chỉ của nhân viên mà còn của cả những người làm quản lý. Tuy vậy, hiểu rõ và biết cách thiết lập, đo lường, đánh giá chính xác thì KPI sẽ trở thành công cụ hữu ích giúp toàn bộ hệ thống nhân sự – quản lý hoạt động hiệu quả.

KPI là gì?

Để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, nhiều doanh nghiệp hiện nay thường dùng chỉ số KPI. Chỉ số này được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới từ năm 1800 và ngày càng được cải tiến để thiết lập và đo lường dễ dàng hơn.

Đây là chỉ số được đặt ra dựa theo nhiều biến số: khả năng làm việc, thời gian làm việc của nhân viên, mục tiêu của doanh nghiệp, khối lượng công việc cần xử lý… Hiểu một cách đơn giản, KPI là chỉ số được đặt ra để một nhân viên biết mình cần phải làm bao nhiêu việc trong khoảng thời gian bao lâu.

Tầm quan trọng của chỉ số KPI

Dựa vào chỉ số KPI, người quản lý sẽ đánh giá được hiệu quả và khả năng làm việc của nhân viên. Đồng thời, dựa vào chỉ số này, người quản lý cũng sẽ thiết lập được các mục tiêu cho nhân viên, doanh nghiệp một cách chính xác hơn.

Bài viết liên quan: Cách Xây Dựng Chính Sách Cho Thực Tập Sinh Hấp Dẫn

►►► Bộ giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp Sản Xuất: Phần Mềm Logistics, Hệ Thống MES, Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự, Phần Mềm CRM, Phần Mềm Quản Lý Tuyển Dụng, Hệ Thống Văn Phòng Điện Tử

Do vậy, đây là một chỉ số hết sức quan trọng. Dù là quản lý hay nhân viên cũng cần nắm rõ và biết cách thiết lập, điều chỉnh sao cho phù hợp với hiện trạng doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách đo lường và đặt KPI hiệu quả

Để đo lường và đặt ra chỉ số KPI hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Xác định người xây dựng và đo lường các chỉ số KPI. Đây là người sẽ trực tiếp làm việc và theo dõi quá trình làm việc của nhân viên cấp dưới. Đồng thời thực hiện báo cáo và điều chỉnh KPI cho phù hợp với từng nhân viên.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI theo tiêu chí SMART. Trong đó:

• S: Specific – chỉ số có mục tiêu cụ thể.
• M: Measurable – chỉ số đo lường được.
• A: Attainable – chỉ số này có thể đạt được.
• R: Realistic – chỉ số có tính thực tế cao.
• T: Time-Bound – chỉ số có giới hạn thời gian cụ thể để thực hiện.

Ví dụ: KPI cho một bạn nhân viên sản xuất nội dung SEO là “hoàn thành 3 bài viết đạt tiêu chuẩn SEO đủ 1000 từ/ngày” là chỉ số đã thỏa mãn tiêu chuẩn SMART. 

Bài viết liên quan: Phần Mềm Quản Lý Công Việc: Áp Dụng Sao Cho Hiệu Quả?

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo chỉ số KPI đã đặt ra. Đây là bước rất quan trọng. Vì chỉ số KPI cơ bản là sự ước lượng trước khi công việc được diễn ra. Do đó, sau khi áp dụng KPI cho nhân viên, chắc chắn sẽ có sự sai lệch xảy ra. Khi đó, người quản lý cần thực hiện đánh giá và điều chỉnh kịp thời. Ứng dụng phần mềm quản lý KPI trong quy trình quản lý hiệu suất

Tạm kết

Bài viết trên hy vọng đã đem đến một cái nhìn tổng quan về KPI là gì, và cách để quản lý KPI hiệu quả.

Hiện nay, bên cạnh sử dụng chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả công việc thì còn có nhiều phương pháp khác. Ví dụ như sử dụng thang đồ thị, sử dụng phương pháp xếp hạng hiệu suất, hoặc quản lý, đánh giá theo mục tiêu. Mỗi phương pháp đều có ưu – nhược điểm riêng, phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp khác nhau. Người quản lý vì thế phải hiểu và nắm rõ cách vận hành – thiết lập chỉ số KPI nói riêng và các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc nói chung thì mới có thể áp dụng triệt để cho doanh nghiệp mình.

Bằng cách ứng dụng những phần mềm quản trị doanh nghiệp tối ưu, việc thiết lập và quản lý KPI trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Liên hệ với SmartOSC DX – nhà cung cấp dịch vụ Zoho mang đẳng cấp thế giới – để nhận tư vấn và book bản dùng thử ngay hôm nay!

Bài viết liên quan: 6 Đặc Tả Yêu Cầu Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Hiện Nay