KPI Là Gì? Phân Loại Và Các Bước Xây Dựng Chỉ Số KPI Hiệu Quả

Khi bắt đầu đi làm, bạn sẽ từ từ được cấp trên giao cho các KPI công việc phải hoàn thành trong mỗi tháng. Vậy chỉ số này là gì, có ý nghĩa như thế nào cũng như làm cách nào xây dựng chỉ số KPI hiệu quả nhất? Hãy cùng mình tìm hiểu mọi thông tin xoay quanh chỉ số KPI trong bài viết dưới đây nhé!

I. KPI là gì?

Key Performance Indicator hay còn gọi tắt là KPI. Vậy KPI là gì?- là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Đây là bộ chỉ số quan trọng được đưa ra cho từng cá nhân, phòng ban và công ty để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. KPI thường ở dạng các con số cụ thể hoặc đôi khi cũng ở dạng định tính. Ví dụ như chỉ tiêu số lượng sản phẩm cần bán ra trong một tháng, chỉ tiêu lượt truy cập website mỗi ngày hay phần trăm khách hàng hài lòng với dịch vụ của công ty,…

Tất cả các KPI được cấp trên đưa ra nhằm khuyến khích mỗi cá nhân và phòng ban tích cực làm việc nhằm đạt được các mục tiêu ngắn hạn của công ty. Bên cạnh đó cũng giúp công ty tự đánh giá kết quả đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

II. Lợi ích của chỉ số KPI

Hiện nay tại các công ty, việc giao cho nhân viên KPI mỗi tháng giúp cho nhà lãnh đạo quản lý và điều hành dễ dàng hơn. Bởi vì, nó thúc đẩy tất cả mọi người làm việc một cách năng suất nhất nhằm đạt được mục tiêu chung của cả công ty. Cụ thể hơn, theo dõi các chỉ số KPI giúp ban quản lý có thể biết được kế hoạch đang được triển khai tốt hay không để có những thay đổi phù hợp. Ngoài ra, KPI còn giúp nhà quản lý đánh giá được nhân viên hay phòng ban nào làm việc hiệu quả để có những chế độ lương thưởng, chế độ đãi ngộ, tạo động lực cho họ làm tốt công việc hơn nữa.

Còn đối với nhân viên, nhờ có KPI mà họ sẽ xác định được cụ thể việc nào cần ưu tiên và nên làm trước để dồn nguồn lực vào công việc thật hiệu quả. Bên cạnh đó, nắm rõ KPI còn giúp cho họ có cái nhìn tổng thể hơn về mục tiêu chung của công ty trong hiện tại và tương lai.

Tìm việc làm, tuyển dụng Thu ngân có thể bạn quan tâm:

- Nhân viên Tư Vấn Bán Hàng Điện Máy Xanh

- Nhân viên Tư Vấn Bán Hàng Thế Giới Di Động

- Nhân viên thời vụ tại siêu thị

III. Phân loại chỉ số KPI

1. KPI kinh doanh

KPI kinh doanh bao gồm các chỉ tiêu để đo lường những mục tiêu kinh doanh ngắn hạn hoặc dài hạn. Nhờ đó, doanh nghiệp xác định được đâu là những lĩnh vực kinh doanh chưa hiệu quả để tiến hành cải tiến quy trình kinh doanh.

Một số tiêu chí đánh giá KPI kinh doanh thường gặp là: tăng trưởng bán hàng, giá trị trọn đời của khách hàng, chi phí mua lại và sử dụng lại dịch vụ của khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng,... 

2. KPI tài chính

Bộ phận tài chính kế toán là nơi sẽ tiếp nhận và quản lý tiền tệ của doanh nghiệp. Vì thế, bộ phận này luôn phải minh bạch, công tâm, phản ánh đúng thực trạng doanh nghiệp. KPI tài chính được lập ra để ban lãnh đạo đánh giá bộ phận này đã làm việc đúng mục tiêu hay chưa, tình hình tài chính công ty tốt hay xấu. 

Các chỉ tiêu để đo lường KPI tài chính thường gặp là: chỉ số thanh toán hiện hành, chỉ số thanh toán nhanh, chỉ số tiền mặt, chỉ số vòng quay các khoản thu, chỉ số vòng quay hàng tồn kho, chỉ số vòng quay các khoản phải trả.

3. KPI tiếp thị

KPI tiếp thị dành cho bộ phận tiếp thị và Marketing, bao gồm các tiêu chí đánh giá để xem các hoạt động quảng bá thương hiệu có diễn ra phù hợp và hiệu quả chưa.

KPI tiếp thị đánh giá dựa trên các số liệu cụ thể về mức độ nhận diện sản phẩm, tỷ lệ những người nhớ lại quảng cáo hoặc các chi tiết trong quảng cáo (có thể nhờ gợi ý), đánh giá của khách hàng về thông điệp quảng cáo, số lượng người hỏi mua sau tiếp thị, doanh thu từ hoạt động tiếp thị.

4. KPI bán hàng

KPI bán hàng được áp dụng cho đội ngũ bán hàng, phòng bán hàng. KPI bán hàng dùng để đo lường khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng và giúp theo dõi kết quả cũng như múc tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây là chỉ số cực kỳ quan trọng để đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, quy trình kinh doanh tổng thể.

Các tiêu chí để đo lường khi áp dụng KPI bán hàng thường bao gồm: tăng trưởng doanh số bán hàng, mục tiêu bán hàng, chi phí chuyển đổi khách hàng, doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng, chỉ số giá trị lâu dài của khách hàng, chỉ số tỷ lệ dẫn đến cơ hội, doanh thu trên mỗi nhân viên bán hàng hoặc đại diện bán hàng. 

5. KPI quản lý dự án

Thông thường, các dự án rất khó quản lý, đôi khi có thể bị chậm so với tiến độ. Vì thế, các doanh nghiệp đặt ra KPI quản lý dự án để theo dõi phần trăm đạt được, tiến độ của các mục tiêu. Nhờ số liệu này, bạn sẽ biết được khả năng dự án hoàn thành theo thời hạn là bao nhiêu, cần đẩy mạnh những gì. 

Ngoài ra chúng ta có thể phân loại thành 2 dạng KPI chính là KPI chiến lược và KPI chiến thuật. KPI chiến lược là các chỉ tiêu gắn với mục tiêu chiến lược của công ty trong ngắn hạn hoặc dài hạn, liên quan đến các vấn đề quan trọng, tác động trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty. KPI chiến thuật là KPI gắn với các nhiệm vụ cụ thể được đưa ra với mục đích là đạt được các KPI chiến lược hay mục tiêu chiến lược của công ty. Cả hai loại KPI này đều do ban lãnh đạo đưa ra và quản lý.

IV. Cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

1. Lựa chọn bộ chỉ số KPI tốt

Để xây dựng chỉ số này hiệu quả, trước nhất bạn phải có một bộ chỉ số KPI tốt. Tuy nhiên, thế nào mới được đánh giá là một bộ chỉ số KPI tốt? Tham khảo và so sánh các yếu tố dưới đây để chắc chắn hơn về lựa chọn của mình nhé!

- KPI phù hợp với mục đích, mục tiêu chiến lược của công ty. Có nghĩa là nếu các phòng ban đạt được KPI chiến thuật thì phải đảm bảo hỗ trợ hoàn thành đúng mục tiêu chiến lược mà công ty đã đề ra trước đó.

- KPI phù hợp với chức năng của từng phòng ban, ví dụ với KPI cho nhân viên bán hàng thì phải bao gồm các yếu tố cơ bản như: tăng trưởng doanh số bán hàng (Sales Growth), hiệu suất sản phẩm (Product Performance),... Khi xây dựng chỉ số KPI cho các cá nhân hay phòng ban, bạn cần cân nhắc sao cho chúng phù hợp với chuyên môn và khả năng thì mới giúp công việc được hoàn thành tốt. Chẳng hạn, nếu không thể giao KPI đạt 5000 lượt share bài đăng trên Facebook cho phòng Kinh doanh thực hiện.

- Bộ chỉ số KPI tập trung đúng trọng tâm mục tiêu. Bạn có thể nghĩ ra được nhiều chỉ tiêu KPI cho một chiến dịch nhưng không thể liệt kê ra hết. Thay vào đó cần chắt lọc KPI nào quan trọng, mang tính đóng góp cao cho mục tiêu chung. Bộ KPI ít nhưng mang lại kết quả chung tốt còn hơi là quá nhiều KPI mà không mang lại giá trị gì nhiều.

- Bộ KPI cần đáp ứng đủ  tiêu chí SMART bao gồm Specific, Measurable, Achievable, Realistic/Relevant và Time-bound). Hay được dịch ra là Cụ thể - Đo lường được - Có thể đạt được - Thực tế/Phù hợp - Có mốc thời gian cụ thể.

2. Tiêu chí SMART trong KPI

- Cụ thể (Specific): KPI đưa ra thì không được chung chung mà phải xác định rõ con số chỉ tiêu cần đạt được cho từng nhiệm vụ. Nhìn vào đó, người nhận công việc mới biết rõ mình cần làm gì và cố gắng bao nhiêu để đạt được KPI.

- Đo lường được (Measurable): Không chỉ là cụ thể, chỉ số KPI cũng cần phải đo lường được nhằm giúp cấp trên thuận tiện đánh giá hiệu quả công việc. Bạn có thể sử dụng các phần mềm, ứng dụng để hỗ trợ mình trong việc đo lường các chỉ số. Hoặc có thể thuê các công ty agency bên ngoài chuyên về đo lường các chỉ số, tuy nhiên ít doanh nghiệp dùng cách này vì không muốn tiết lộ thông tin nội bộ.

- Có thể đạt được (Achievable): KPI đưa ra phải phù hợp với tình hình của công ty về nhân lực và nguồn lực. Không nên đưa ra các chỉ số KPI tuy rất hấp dẫn nhưng trong điều kiện của công ty thì lại không có đủ khả năng thực hiện được.

- Thực tế – phù hợp (Realistic – Relevant): Khi đặt ra KPI, bạn còn cần phải xem xét các tác nhân bên ngoài như tình hình thị trường, xã hội,... trong thời gian thực hiện KPI. Trường hợp bạn bỏ qua bước đánh giá tính thực tế - phù hợp thì nhiều khả năng KPI đó không sử dụng được, hoặc không thể hoàn thành và phản ánh đúng giá trị công ty.

- Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound): Đặt ra mốc thời gian cụ thể cho KPI để người nhận công việc quản lý được thời gian, biết mình phải ưu tiên việc gì trước để hoàn thành KPI đã đề ra. Điều đó sẽ giúp cho công việc chung của tất cả phòng ban được diễn ra đúng tiến độ theo kế hoạch của công ty.

3. Quy trình xây dựng chỉ số KPI

- Xác định chủ thể xây dựng KPI: Đầu tiên, bạn cần xác định được ai là người phụ trách xây dựng các bộ KPI và chịu trách nhiệm phổ biến cho các cá nhân liên quan. Chắc chắn rằng họ phải là người nắm rõ kế hoạch cũng như mục tiêu chiến lược của công ty, có khả năng quản lý và đánh giá. Thường sẽ là ban lãnh đạo như giám đốc, trưởng bộ phận, trưởng phòng sẽ xây dựng KPI.

- Xác định rõ chức năng - nhiệm vụ: Người đặt ra bộ KPI phải hiểu rõ chức năng của từng phòng ban để phân ra các bộ KPI phù hợp. Đảm bảo các bộ phận làm đúng chức năng chính, đem lại hiệu quả tốt cho công việc.

- Xác định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân: Khi đã có bộ KPI chung cho từng bộ phận, phòng ban thì tiếp theo cần lập KPI cho từng cá nhân. KPI cá nhân phải nêu rõ nhiệm vụ cụ thể, thời gian hoàn thành để thúc đẩy các nhân sự làm việc tích cực, hiệu quả.

- Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs: Sau khi đặt ra tất cả KPI cho từng bộ phận, cá nhân thì cần xác định các chỉ số hiệu suất cốt yếu và phù hợp nhất với mỗi nhiệm vụ. Nhằm giúp nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả trong quá trình thực hiện.

- Xác định rõ khung điểm cho kết quả: Tùy từng doanh nghiệp sẽ đưa ra các mức điểm đánh giá KPI khác nhau, tuy nhiên bạn cần phải đảm bảo xác định rõ khung điểm. Việc này sẽ giúp người quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu quả hoàn thành công việc, cũng như khả năng của công ty.

- Đo lường, tổng kết và điều chỉnh hợp lý: Sau một thời gian thực hiện KPI, nhà quản lý sẽ nhận được bảng tổng hợp kết quả mức độ hoàn thành của từng cá nhân, phòng ban và tiến hành so sánh, đánh giá toàn diện. Nếu cảm thấy KPI không hợp lý hoặc quá cao so với khả năng thực hiện thì phải điều chỉnh lại sao cho hợp lý vào tháng, hay kỳ chạy KPI tiếp theo.

V. Lưu ý khi làm việc với chỉ số KPI

1. Cách tính lương KPI

Có hai cách trả lương theo KPI là 2P và 3P. Cả hai cách đều tính mức lương cơ bản (lương cố định) đi kèm với kết quả công việc. Tuy nhiên, ở phương pháp 3P còn có thêm yếu tố năng lực cá nhân. Hai phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng và đa số nhân viên đồng tính. Nhưng so với 2P thì phương pháp 3P mang tính công bằng hơn, vừa tính lương theo năng lực cá nhân, vừa tính theo năng lực của cả đội nhóm khi đạt được kết quả cuối cùng.

Nếu doanh nghiệp không muốn thay đổi quy chế lương nhưng vẫn muốn áp dụng KPI thì có thể áp dụng nó nhưng một hình thức thưởng. Có thể chia giai đoạn để thương KPI như theo tháng, theo quý, theo năm. Nhân viên hay phòng ban đạt KPI sẽ được trích phần trăm từ dự án nhằm khuyến khích người lao động và công nhận kết quả họ mang lại. 

2. Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến lương KPI

- Không đạt KPI, doanh nghiệp có được trừ lương người lao động?

Luật lao động năm 2019 có quy định trường hợp khấu trừ tiền lương theo Điều 102 như sau: “1. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này”.

Như vậy, doanh nghiệp không được tự ý trừ lương khi nhân viên không đạt KPI. Thay vào đó, các công ty hiện nay đang áp dụng mức lương cố định, thêm vào đó là mức thưởng khi đạt KPI. Và nhân viên nào không đạt chỉ tiêu sẽ không được nhận khoản tiền này. 

- Lương KPI có phải đóng bảo hiểm xã hội không?

Khoản 26 Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương. 

Tuy nhiên, KPI không phải khoản chi trả cố định, nó phụ thuộc vào năng suất làm việc từng giai đoạn. Vì thế, khi đóng BHXH sẽ không tính tiền lương, thưởng liên quan đến KPI. 

- Lương KPI có phải nộp thuế thu nhập cá nhân không?

Theo điểm b khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi năm 2012), những khoản phụ cấp, trợ cấp được loại trừ khỏi danh sách nộp thuế thu nhập cá nhân gồm: phụ cấp, trợ cấp cho người có công; phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi,… theo pháp luật về BHXH; trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm; trợ cấp bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp khác không mang tính chất tiền lương, tiền công.

Như vậy, lương KPI không nằm trong danh sách miễn thuế thu nhập cá nhân, vì vậy người lao động vẫn phải nộp thuế đúng quy định.

Xem thêm:

- Sự khác biệt giữa phương pháp OKR và KPI nhà quản lý nên biết

- Mẫu KPI cho nhân viên chăm sóc khách hàng chính xác, hiệu quả

Mình hy vọng thông qua bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chỉ số KPI, cũng như nắm được các bước xây dựng KPI hiệu quả cho công việc. Đừng quên để chia sẻ bài viết với mọi người nếu bạn thấy hay và hữu ích nhé!

Nguồn tham khảo: https://vi.wikipedia.org/wiki/Key_Performance_Indicator