KPI Phòng Nhân Sự

Đặc điểm của các chỉ số hoạt động chính của nhân sự

Bây giờ bạn đã biết sự khác biệt giữa chỉ số và KPI và bạn biết cách đưa ra các chỉ số hiệu suất chính của Nhân sự. Câu hỏi còn lại là “đặc điểm của KPI nhân sự là gì?”

Trong một bài báo năm 2009 , Eckerson đã mô tả một số đặc tính của KPI “tốt”.

• Sparse: Bạn chỉ nên tập trung vào một vài KPI nhân sự. Chúng được gọi là các chỉ số hoạt động chính vì một lý do. Tập trung vào những thứ cần thiết và để phần còn lại ra ngoài. Nguyên tắc chung vẫn là: càng ít càng tốt.
• Có thể khoan được : Bạn sẽ có thể xem chi tiết. Tại sao chúng ta không đáp ứng mục tiêu chi phí tuyển dụng của chúng ta? Nhóm nào là người tốn kém nhất để tuyển dụng? Bằng cách khoan xuống bạn có thể dễ dàng dự đoán thành công trong tương lai của bạn và xem nơi thiếu tiến bộ.
• Đơn giản: Người dùng cần hiểu KPI. Nếu nó không đơn giản, thật khó để giao tiếp và tập trung vào.
• Có thể hành động: Lý do tại sao nhân sự chỉ tập trung vào các KPI liên quan đến kết quả nhân sự là bởi vì họ có thể ảnh hưởng đến những điều này. Nhân sự không chịu trách nhiệm về doanh thu hoặc doanh thu thành công. Chỉ tập trung vào các KPI mà kết quả bạn có thể ảnh hưởng.
• Thuộc sở hữu: Phù hợp với các điểm trước đó, KPI cần phải có chủ sở hữu. Chủ sở hữu này sẽ được thưởng trong trường hợp thành công và sẽ chịu trách nhiệm nếu họ không đạt được mục tiêu.
• Tương quan: KPI phải liên quan đến kết quả mong muốn. Khi chúng ta nói về các mục tiêu kinh doanh, KPI nhân sự cần phải liên quan đến các kết quả kinh doanh này. Bạn sẽ không trực tiếp đạt được tiết kiệm chi phí bằng cách thuê người biểu diễn tốt hơn. Thuê người biểu diễn tốt là rất quan trọng, nhưng đây không phải là trọng tâm chính của bạn khi công ty cần cắt giảm chi phí để tồn tại. Có lẽ bạn có thể giảm chi phí tuyển dụng xuống 30% mà không thực sự giảm chất lượng thuê. Điều này quan trọng hơn vì nó giúp thực hiện chiến lược của công ty. Griffin (2004) nói rằng cần có một liên kết trực tiếp từ KPI đến mục tiêu, từ mục tiêu đến mục tiêu và từ mục tiêu đến chiến lược.
• Đã căn chỉnh : Căn chỉnh KPI nhân sự là thứ mà chúng tôi đã chạm vào trước đây. KPI không nên làm suy yếu lẫn nhau.

Có một khuôn khổ đơn giản hơn mà tất cả chúng ta đều quen thuộc với tóm tắt ở trên. Tôi không muốn bắt đầu với điều này bởi vì các lựa chọn thay thế đơn giản hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn.

Phương án thay thế, được định nghĩa bởi Hursman (2010) , có từ viết tắt SMART nổi tiếng. Điều này là viết tắt của

• Thông minh
• Có thể đo lường
• Có thể đạt được
• Liên quan, thích hợp
• Giới hạn thời gian

Việc biết các tiêu chí này sẽ giúp bạn trong việc tạo ra các chỉ số hiệu suất chính của Nhân sự có liên quan mà bạn cần để thành công.

Trong các nghiên cứu sau đại học của tôi, tôi đã làm một loạt phỏng vấn với các nhà quản lý nhân sự khác nhau. Một trong những câu hỏi tôi đặt ra là: hiệu suất tốt cho nhân sự là gì?

Tôi vẫn còn nhớ câu trả lời của người quản lý nhân sự đầu tiên tôi hỏi câu hỏi này. Cô là Giám đốc Nhân sự của một tổ chức kế toán hàng đầu ở Hà Lan và câu trả lời của cô là: “chúng tôi không có điều đó trong nhân sự” (nhớ lấy, đó là một tổ chức kế toán).

Khi tôi hỏi cô ấy ý cô ấy là gì, cô ấy giải thích rằng cô ấy đã làm công việc của mình và điều hành mọi thứ một cách hiệu quả. Khi tôi hỏi cô ấy như thế nào hiệu suất của cô như một người quản lý nhân sự đã được đo, cô ấy nói: “nó không phải”. Điều này làm tôi ngạc nhiên. Điều làm tôi ngạc nhiên hơn nữa là sự thật rằng điều này dường như không hề làm cô ấy bối rối.

Tôi nghĩ điều này minh họa trạng thái của KPI nhân sự đối với một số người, nếu không phải là hầu hết các tổ chức. Ngay cả một công ty dịch vụ chuyên nghiệp theo định hướng dữ liệu như kế toán này không có KPI và mục tiêu được xác định trước cho bộ phận nhân sự và người quản lý của họ. Vậy làm cách nào họ có thể cải thiện hiệu suất nhân sự của mình hoặc điều chỉnh nhân sự với doanh nghiệp? Để trở thành chiến lược trong nhân sự, bạn cần sự liên kết này.

Nếu bạn muốn đọc thêm về điều này, tôi sẽ chân thành giới thiệu các tác phẩm của Dave Ulrich . Ông đã cho thấy nhiều lần rằng thực hành nhân sự liên quan đến hiệu quả kinh doanh thông qua năng suất, con người và các chỉ số quá trình.

Dẫn đầu và tụt hậu so với KPI nhân sự

Một sự khác biệt quan trọng được thực hiện trong văn học, là sự khác biệt giữa KPI hàng đầu và tụt hậu. Kaplan và Norton (2007) giải thích sự khác biệt trong bài báo của họ.

Một chỉ báo hàng đầu đề cập đến sự phát triển và nguyên nhân trong tương lai. Các chỉ số này đứng trước một sự kiện. Ví dụ, năng suất là KPI hàng đầu cho chi phí lao động.

Một chỉ báo tụt hậu đề cập đến những phát triển và hiệu ứng trong quá khứ. Điều này phản ánh kết quả quá khứ của KPI. Nếu năng suất là một KPI nhân sự hàng đầu cho chi phí lao động, tỷ lệ ốm sẽ là một KPI tụt hậu. KPI tụt hậu thay thế sẽ là chi phí lao động cho mỗi nhân viên.

Điều gì sẽ là chỉ số hàng đầu và tụt hậu có liên quan khi mục tiêu kinh doanh là sự hỗ trợ của trình độ nhân viên? Đây là, ví dụ, có liên quan khi liên tục (tái) trình độ là phải để cung cấp dịch vụ đủ điều kiện.

Trong trường hợp này, chỉ số hàng đầu có thể là số giờ đào tạo trung bình cho mỗi nhân viên. Chỉ số trễ có thể là% các khóa đào tạo phù hợp với yêu cầu của công ty.

Như bạn có thể thấy trong các ví dụ này, các chỉ báo hàng đầu thường ít chính xác hơn nhưng cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất liên tục của KPI. Chỉ số tụt hậu chính xác hơn nhưng chỉ sau thực tế.

Ví dụ về KPI nhân sự

Chúng tôi đã cung cấp một vài ví dụ về KPI nhân sự ở trên. Tình huống sau đây phù hợp với mẫu HR KPI được cung cấp bên dưới.

Một tổ chức có bốn mục tiêu chiến lược quan trọng. Các mục tiêu này có liên quan đến các lĩnh vực sau:

• Tài chính: tổ chức nhằm mục đích giảm chi phí tuyển dụng.
• Khách hàng: tổ chức nhằm tăng sự hài lòng của khách hàng nội bộ.
• Quy trình: tổ chức nhằm tăng hiệu quả tuyển dụng. Ngày đầu này, tổ chức nhằm giảm số lỗi quản trị.
• Khả năng tổ chức: tổ chức nhằm nâng cao năng lực phân tích. Nội bộ, nó nhằm mục đích thực hiện phân tích nhân sự trong tổ chức.

Như bạn có thể đã nhận thấy, một số mục tiêu được định hướng nội bộ hơn, trong khi những mục tiêu khác được định hướng bên ngoài. Điều này được thể hiện bằng cách tách chúng thành hai cột trong mẫu KPI nguồn nhân lực được bao gồm dưới đây. Hơn nữa, các mục tiêu cũng liên quan đến nhau. Điều này được thể hiện trong hình dưới đây.

Lưu ý:  Ví dụ tuyệt vời về các KPI nhân sự được kết nối này được dịch từ cuốn sách tuyệt vời ‘HR-Analytics’ của Toine Al & Irma Doze (2015, tiếng Hà Lan).

Mũi tên màu xanh trong mẫu hiển thị mối quan hệ nội bộ giữa các KPI. Đây là quyết định của ban điều hành.

Bước này là tạo một bộ giới hạn KPI nhân sự có giới hạn sẽ giúp đạt được các mục tiêu này. Nhiều KPI có thể được xác định để đạt được một mục tiêu – nhưng hãy nhớ tiêu chí KPI: ít hơn là tốt hơn. Trong ví dụ về HRI này, chúng tôi có thể xác định các KPI nhân sự sau đây.

• Tài chính: Chi phí tuyển dụng bằng euro. Chúng sẽ được hạ xuống.
• Khách hàng: Sự hài lòng của khách hàng nội bộ. Điều này cần phải được tăng lên.
• Khách hàng: Thời gian thuê. Điều này cần phải được hạ xuống. Lưu ý: KPI này phù hợp với KPI đầu tiên.
• Quy trình: Số lỗi quản trị trung bình mỗi tuần. Điều này cần phải được hạ xuống.
• Quy trình: % nhân viên đáp ứng ‘nhu cầu công việc phân tích’. Điều này cần phải được tăng lên.
• Khả năng tổ chức: % nhân viên nhân sự áp dụng phương pháp phân tích nhân sự. Điều này cần phải được tăng lên.

Bước tiếp theo là phân tích điểm số hiện tại trên các KPI này và đặt mục tiêu cho năm tiếp theo. Điểm số và mục tiêu được mô tả trong mẫu KPI nguồn nhân lực bên dưới

 Mẫu KPI nguồn nhân lực

Toine Al & Irma Doze, 2015

Và đó là, mẫu KPI nguồn nhân lực hoàn chỉnh của chúng tôi. Dựa trên chiến lược của tổ chức, chúng tôi đã xác định một số KPI sẽ giúp chúng tôi đạt được các mục tiêu chiến lược của mình. Chúng tôi đã làm cho họ cụ thể bằng cách đo điểm số hiện tại của chúng tôi và bằng cách đặt mục tiêu. Với mục tiêu này, KPI của chúng tôi là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được và có giới hạn thời gian.

Tạo KPI nhân sự phù hợp và tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp là một thách thức. Tuy nhiên, khi thực hiện đúng, họ có thể cho phép nhân sự bổ sung giá trị to lớn cho doanh nghiệp theo cách rất dữ liệu. Đặt mục tiêu bằng cách sử dụng KPI nhân sự cung cấp cho chúng tôi một khung giúp đưa ra quyết định tốt hơn và, có mục đích hơn, thúc đẩy kết quả kinh doanh chiến lược.

(Nguồn: https://www.analyticsinhr.com/blog/human-resources-key-performance-indicators-hr-kpis/)