Kỹ Năng Delegation Và 4W1H | Nhangze

Ngày nảy ngày nay, tại một công ty nọ có vị trưởng phòng marketing tên là Sếp, dưới quyền của ngài là Tèo, Tý và một số nhân viên khác… Vì mới lên nắm quyền, Sếp chưa hiểu rõ lắm về một kỹ năng hết sức quan trọng của một người làm sếp, đó là kỹ năng Delegation (giao việc, phân công nhiệm vụ). Vì thế Sếp đã nhờ TYM tư vấn…

1.Why? Tại sao phải giao việc?

Woodrow Wilson đã nói về tác dụng của việc Delagate, “Tôi không chỉ sử dụng một mình cái đầu của tôi, tôi còn có thể mượn nhiều cái đầu khác nữa”. Đó chính  là tư tưởng “chúng ta cùng làm việc, cùng hợp tác để hoàn thành mục tiêu chung”. Delegation là công cụ để đạt được mục tiêu quan trọng nhất: “job done”, qua việc sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Sếp không phải là người “ba đầu sáu tay” mà có thể thực hiện hết tất cả mọi việc. Sếp cần thời gian để giải quyết những vấn đề mang tính chiến lược, dài hạn hay vấn đề về quản lý. Vì thế Sếp cần giao những công việc cụ thể cho nhân viên như Tèo và Tý, điều này có lợi cho sếp, có lợi cho nhân viên và có lợi cho cả tổ chức.

2. When? Khi nào thì giao việc?

Theo kinh nghiệm của Donald Trump thì “Tôi không làm những việc mà người khác có thể làm được”. Nghĩa là Sếp có thể Delagate bất cứ khi nào mà có người khác thực hiện được công việc. Tèo và Tý thoạt đầu có thể khó chấp nhận được điều này, tại sao việc gì Sếp cũng đẩy hết cho mình còn sếp thì ngồi chơi? Vậy thì Sếp phải khiến cho họ hiểu rằng: Tôi đang giao việc chứ không phải trốn việc. Tôi giao việc vì tôi tin tưởng ở bạn, bạn có đủ năng lực để làm việc này tốt nhất, và tôi tin bạn sẽ phát triển kỹ năng của mình qua công việc này. Thêm nữa tôi không ngồi chơi, tôi cần thời gian để làm những việc mà tôi không giao cho bạn được.

3. What? Giao việc gì?

Việc mà Sếp đã có kinh nghiệm rồi: Là trưởng phòng marketing thì Sếp phải hiểu rõ về các bước xây dựng thương hiệu, nghiên cứu thị trường…Nhưng Sếp cần vận dụng những kinh nghiệm mà mình tích lũy được ấy như thế nào? Có phải để tự mình làm những công việc đó một cách nhanh chóng và hiệu quả? Không, mà Sếp cần giao việc đó cho Tèo, dùng kinh nghiệm của mình để hướng dẫn đồng thời giám sát Tèo, đảm bảo mục tiêu “job done”.

Việc mà Sếp không biết gì nhiều: Sếp không rành về các công cụ trong mảng online marketing, còn Tý lại là chuyên gia trong lĩnh vực này. Hiển nhiên là tất cả vấn đề gì liên quan tới online marketing Sếp đều giao cho Tý, và Tý có quyền tự mình đưa ra quyết định. Tuy vậy Sếp vẫn là người ra quyết định cuối cùng, đồng thời cần yêu cầu Tý giải thích lý do vì sao lựa chọn quyết định ấy.

Vậy Sếp làm việc gì? Sau khi đã giao việc cho Tèo và Tý, Sếp vẫn có trách nhiệm giám sát và theo dõi tiến độ công việc. Bên cạnh đó, có những công việc mà Sếp không thể “delegate” được, chẳng hạn như: đào tạo về kỹ năng, truyền cảm hứng cho Tèo và Tý, xây dựng tinh thần làm việc nhóm (team-building)…

4. Who? Giao việc cho ai?

Only you: Chỉ một mình người đó mới làm được.

Sếp cần người đi tiếp cận một khách hàng nữ đầy tiềm năng. Cả phòng chỉ có mỗi mình Tèo là “phái mạnh” lại sở hữu một “vẻ đẹp tiềm ẩn” nên việc này chỉ có thể giao cho Tèo được mà thôi. Tèo mà không làm được thì chẳng ai khác làm được. Vì vậy Sếp chẳng cần phải đắn đo gì nhiều, cứ thế mà giao cho Tèo thôi.

Better you: người đó làm tốt hơn người khác.

Vẫn là trường hợp Sếp cần người đi tiếp cận một khách hàng nữ đầy tiềm năng. Nhưng nếu trong phòng có tới 3 anh chàng Tèo, Téo, Tẹo ngoại hình ngang nhau, tài ăn nói ngang nhau, vậy thì Sếp phải tìm ra được điểm nào đó mà 1 người  có lợi thế hơn 2 người còn lại. Sau một hồi tìm hiểu thông tin Sếp phát hiện ra cô nàng kia là hàng xóm với Tèo, vậy là với lợi thế “cự ly” này, Tèo sẽ làm tốt nhiệm vụ hơn 2 người kia. Một người sếp giỏi là người sếp hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để chọn ra người thích hợp nhất cho 1 công việc cụ thể.

Maybe you: người đó làm cũng được mà ai khác làm cũng được.

Chẳng hạn công việc tìm kiếm thông tin trên mạng về khách hàng nữ kia và công ty của cô ấy không có gì phức tạp và bất cứ ai cũng có thể làm được. Lúc này Sếp sẽ phải cân nhắc đến các yếu tố khác như nguồn lực (hiện tại có ai đang rảnh rỗi không làm gì thì giao cho người đó), sự thích thú (hỏi xem có ai hứng thú với công việc này không)…

5. How? Giao việc như thế nào?

Giao việc đồng nghĩa với giao quyền

Chẳng hạn, Sếp giao cho Tèo đổ sọt rác. Sếp quy định cứ đến thứ hai và thứ sáu là Tèo phải đi đổ. Vậy cho dù thứ 4 sọt rác đã đầy nhưng theo lời Sếp, Tèo vẫn đợi thứ 6 mới đổ. Thay vào đó, nếu Sếp bảo Tèo khi nào thấy sọt rác đầy thì đem đổ, Tèo sẽ tự quyết định bao lâu đổ một lần và lúc nào rác nhiều đột xuất thì cũng đi đổ luôn. Hãy để cho Tèo tự xử lý tình huống bằng kiến thức của mình, có quyền đưa ra quyết định một cách linh hoạt, chứ đừng bắt Tèo thực hiện như một cái máy.

Giao việc và các phương án dự phòng

Khi Sếp giao việc cho Tèo, không phải lúc nào Tèo cũng hoàn thành tốt. Vì thế Sếp cần chuẩn bị sẵn một vài phương án dự phòng để kịp thời ứng phó với những tình huống xấu. Chẳng hạn như yêu cầu Tý hỗ trợ Tèo nếu trong quá trình thực hiện gặp phải vướng mắc; thuê chuyên gia bên ngoài nếu công việc quá phức tạp mà Tèo và mọi người không thể hoàn thành được…

Bạn đừng nghĩ rằng kỹ năng Delegation thì chỉ có những người lãnh đạo, làm sếp mới cần. Nếu bạn làm “trùm sò” và chủ trì một buổi picnic thì phải biết cách phân công từng người xem ai đi thuê xe, ai chuẩn bị đồ ăn, ai lên kịch bản ăn chơi…Cuộc vui có trọn vẹn hay không phụ thuộc rất nhiều vào tài nghệ tổ chức, delegation của bạn đấy.

Share this:

• Facebook
• X

Like Loading...

Related