Kỹ Năng Giải Quyết Xung đột Pot - Tài Liệu Text - 123doc

Tải bản đầy đủ (.doc) (48 trang)

1. Trang chủ
>>
2. Kỹ Năng Mềm
>>
3. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giải quyết xung đột pot

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (302.67 KB, 48 trang )

K n ng gi i quy t xung t 21. Khỏi ni m xung t 21.1. Nh n di n cỏc bi u hi n c a xung t 21.2. Khỏi ni m xung t 31.3. Cỏc cỏch ti p c n i v i xung t 42. Nguyờn nhõn c a xung t 52.1. Nguyờn nhõn v t ch c v t ch c lao ng 62.2. Cỏc nguyờn nhõn g n v i y u t v cỏ nhõn v liờn cỏ nhõn 82.3. Cỏc nguyờn nhõn liờn quan n b n thõn cỏc nh qu n lý 93. nh h ng c a xung t 113.1. nh h ng tớch c c 113.2. nh h ng tiờu c c 114. Cỏc chi n l c v k thu t gi i quy t xung t 124.1. Cỏc chi n l c 12 124.2. Cỏc k thu t c b n trong qu n lý xung t 164.3. Vai trũ c a nhõn v t th ba tớch c c 194.4. Vai trũ c a cỏc nh qu n lý 20T i li u tham kh o 24Kỹ năng giải quyết xung đột 251. Khái niệm xung đột 251.1. Nhận diện các biểu hiện của xung đột 251.2. Khái niệm xung đột 261.3. Các cách tiếp cận đối với xung đột 272. Nguyên nhân của xung đột 282.1. Nguyên nhân về tổ chức và tổ chức lao động 292.2. Các nguyên nhân gắn với yếu tố về cá nhân và liên cá nhân 312.3. Các nguyên nhân liên quan đến bản thân các nhà quản lý 323. ảnh hởng của xung đột 343.1. ảnh hởng tích cực 343.2. ảnh hởng tiêu cực 344. Các chiến lợc và kỹ thuật giải quyết xung đột 354.1. Các chiến lợc 35 354.2. Các kĩ thuật cơ bản trong quản lý xung đột 394.3. Vai trò của nhân vật thứ ba tích cực 434.4. Vai trò của các nhà quản lý 43Tài liệu tham khảo 481Kỹ năng giải quyết xung đột1. Khái niệm xung đột1.1. Nhận diện các biểu hiện của xung đột Xung đột là một hiện tượng xã hội phổ biến trong mọi loại hình tổ chức. Tuynhiên, trong rất nhiều trường hợp, xung đột không được xử lý, không phải vì ngườita không nhận ra sự tồn tại của chúng mà do người ta không biết xử lý như thế nào.Chính vì vậy, nhận thức đúng đắn và xử lý xung đột theo hướng có lợi cho tổchức là một kỹ năng quan trọng đối với mọi nhà quản lý cũng như mỗi cá nhân cánbộ, công chức nói chung. Trong đời sống làm việc, xung đột có thể là giữa một nhân viên và trưởngphòng của anh ta về cách thức đánh giá công trạng của anh trong năm công tác, mộtnhân viên khác đột ngột bị điều chuyển sang một đơn vị mà anh ta không có chuyênmôn liên quan; hai nhân viên không chấp nhận nổi nhau vì gần đây một người tỏ rabất cần trong công việc ; hai trưởng đơn vị không thể chấp nhận được phương án kếthợp trong việc thực hiện một dự án chung, Xung đột liên quan đến sự khác biệt về quan điểm, trông đợi, giá trị hoặc cáchthức hành động. Nhưng bản thân sự khác biệt giữa các cá nhân không nhất thiết làxung đột. Có thể nhận biết xung đột thông qua quan sát, cảm nhận và phân tích.Xung đột có thể hiện diện dưới một số hình thức sau : - Ngôn từ gây hấn: ở những lời nói nặng nề, thậm chí xúc phạm giữa các bên.Tuy nhiên, đôi khi sự im lặng của một bên trong khi bên kia đang chờ đợi đượcnghe cũng có thể nói lên một điềugì đó không bình thường. - Nói xấu sau lưng.- Điệu bộ, cử chỉ tiêu cực : Các cử chỉ của tay, mắt, mặt thể hiện sự bất tôntrọng hoặc không chấp nhận phía bên kia là một ví dụ. Cười khẩy, nhếch mép kếthợp với nhếch lông mày là một ví dụ khác.2- Tránh mặt: việc tảng lờ sự có mặt của một ai đó, sự tìm cách tránh mặt nhau,tìm cách vắng mặt nơi làm việc hoặc ‘bãi công’ không chính thức- tức là đến côngsở nhưng không làm việc,… cũng có thể là biểu hiện của xung đột. Như vậy, nhìn chung xung đột hiện diện ở các hình thức khác nhau của phảnđối hoặc không chấp nhận bên kia. Điều quan trọng là, tất cả các hiện tượng trên không phải luôn là biểu hiện củaxung đột. Cần đánh giá chúng trên cơ sở sử dụng các tiêu chí về Tần suất (Cao-Thấp), mức độ cấp (nghiêm trọng) (Cao- thấp), ảnh hưởng (Rộng- Hẹp), và Thờigian diễn ra (Dài- ngắn). Chỉ khi những thay đổi về thái độ thành những biểu hiệnkiểu như trên nhưng xuất hiện ở tần suất Cao; mức độ cấp Cao như lời nói hết ứcgay gắt, điệu bộ cử chỉ xúc phạm ghê gớm,… ; diễn ra trong một thời gian Dài nhưtrong nhiều ngày, nhiều tháng ; và ảnh hưởng Rộng đến nhiều khía cạnh làm việccủa cá nhân hoặc của nhiều cá nhân, …thì những khác biệt đó mới được xem như làxung đột và nhất thiết cần đến sự can thiệp. 1.2. Khái niệm xung đột Xung đột có thể được hiểu là là tình trạng trong đó mục tiêu, cảm xúc, quanđiểm hoặc hành động của một bên (cá nhân hoặc nhóm) can thiệp hoặc cản trở bênkia (cá nhân hoặc nhóm), làm cho hoạt động của họ (một hoặc cả hai bên) trở nênkhó khăn, kém hiệu quả, thậm chí làm các bên khó có thể chung sống và làm việcvới nhau. Xung đột luôn hiện diện, ở các quy mô, phạm vi và tần suất khác nhau trongcác tổ chức, bất kể quy mô, phạm vi tác động hay mục đích hoạt động. Nó là kết qủacủa sự phụ thuộc, liên quan, trong đó các bên tham gia giao tiếp có thể bất đồng sâusắc về mục tiêu; hoặc có mục tiêu lâu dài tương thích với nhau nhưng lại bất đồngvề cách thức để đạt được mục tiêu hay cách đánh giá kết quả đạt được mục tiêu. Xung đột liên quan đến sự khác biệt và mâu thuẫn. Tuy nhiên, không phảimâu thuẫn nào cũng tạo ra xung đột, chỉ có những mâu tuẫn biểu thị sự phản kháng,chống đối, triệt tiêu đối với bên kia thì mới là xung đột. 3Một tổ chức không có xung đột chỉ khi các cá nhân không quan tâm gì, khôngliên quan gì đến nhau- tức là không có giao tiếp hay tương tác. Họ chẳng trông đợigì, thậm chí chẳng thíêt gì ở tổ chức hay các bên có liên quan, họ lười nhác và thờ ơ,cảm thấy ai muốn làm gì cũng chẳng ảnh hưởng gì đến họ đến‘hòa bình thế giới’.Kết quả là, các bên tham gia giao tiếp trở nên nhạt nhẽo, rời rạc với nhau. Chính vìvậy, việc cho rằng không có xung đột ở công sở HCNN -với tất cả sự đa dạng vàphức tạp về chức năng cũng như bản chất quá trình giao tiếp (như đã trình bày ởPhần Những vấn đề cơ bản về giao tiếp công vụ)- là một điều không tưởng.Chính thức thừa nhận sự hiện diện của xung đột, do vậy, là một điều kiệnquan trọng cho phép xử lý chúng một cách thực chất, triệt để và hiệu quả. Nói cáchkhác, điều quan trọng là cần giải quyết và điều chỉnh nó, chứ không thể loại bỏ nó(1).Trong giao tiếp công vụ, theo Vũ Anh Tuấn (2008), xung đột được hiểu làdạng xung đột phát sinh từ những mâu thuẫn không thể điều hòa được về khuynhhướng, quan điểm, nhu cầu, quyền lợi và những biểu hiện có tính bất đồng thuậndẫn đến những tranh chấp nhất định diễn ra trong quá trình giao tiếp công vụ. Tác giả cũng chỉ ra sự đa dạng của các đối tượng trực tiếp tham gia vào xungđột như : giữa cá nhân và cá nhân (giữa các cấp lãnh đạo, giữa các nhân viên, giữalãnh đạo và nhân viên, giữa cán bộ công chức và công dân) ; hay giữa cá nhân vànhóm. 1.3. Các cách tiếp cận đối với xung đột Có nhiều trường phái quan niệm về xung đột. Trường phái thứ nhất cho xungđột là xấu, là tiêu cực, tạo nên stress, bất tín, nghi ngờ, giảm hiệu suất, giảm cam kếtvà gắn kết, tăng sự chống đối thay đổi, do đó cần phải tránh. Chiến lược quản lýxung đột tương ứng nhằm vào việc thiết lập và củng cố hệ thống quy tắc, quy trình,thủ tục, quy tắc hóa các tiền lệ, cải tiến cơ cấu tổ chức. Trường phái thứ hai cũng cho xung đột là tiêu cực; tuy nhiên, quan niệm rằngkhông thể tránh được xung đột thông qua hệ thống các quy tắc, luật lệ mà tính tới4việc phát triển các chiến lược, chiến thuật mang tính năng động, linh hoạt tùy thuộcvào căn nguyên nhân của cá biệt từng trường hợp. Trường phái thứ ba gắn với cách tiếp cận tương tác, cho rằng xung đột là tựnhiên, xuất phát từ sự tương tác giữa các cá nhân hoặc giữa các cá nhân với các yếutố trong tổ chức. Xung đột, do vậy, bản thân nó, không tốt mà cũng không xấu,nhưng tiểm ẩn hệ quả tích cực hoặc tiêu cực tùy thuộc vào bối cảnh mà nó nảy sinh,nhận thức. 2. Nguyên nhân của xung đột Nói chung, xung đột là kết quả của sự phụ thuộc lẫn nhau; trong đó, trongphần lớn các trường hợp, các bên có mục tiêu lâu dài thống nhất với nhau nhưng lạibất đồng về cách thức đạt được mục tiêu đó.Xung đột có thể hiện diện hoặc tiềm ẩn, ở qui mô lớn, phức tạp, mang tínhbản chất hoặc hàng ngày, vặt vãnh. Xung đột cũng có thể hiện diện dưới dạng xungđột cá nhân, với nguyên căn có thể nói ngắn gọn là hai bên không thích nhau vàxung đột vấn đề, có bản chất gắn với bất cứ một nguyên nhân nào khác liên quanđến thực thi xảy ra trong đời sống làm việc. Xung đột cá nhân liên quan đến tính cách con người, thường gắn với yếu tốcảm xúc cá nhân các bên khi bản chất xung đột là cảm xúc chứ không phải vấn đềnào đó và đối tượng của các cảm xúc cá nhân là tính cách của người khác, liên quanđến cảm giác thích hay không thích tính cách của một ai đó. Nguyên nhân và quátrình phát triển của xung đột, do vậy, mang tính cảm tính. Ví dụ như một người cótính được chăng hay chớ sẽ không ưa gì những đồng nghiệp có tính chỉn chu, có tínhtổ chức và theo họ mọi sự cẩn thận, chu đáo đó chỉ là biểu hiện của sự thiếu sángtạo; hay một người có tính xu nịnh sẽ không thích những đồng nghiệp say mêchuyên môn vì theo họ những người kia chúi mũi vào chuyên môn vì chẳng được‘sếp’ ưa, vì chẳng còn việc khác để làm Nói chung, sự yêu hay ghét, bực mình,chấp nhận hay thừa nhận người khác phụ thuộc căn bản vào cảm tính, vào tâmtrạng, nhất là tâm thế hiện thời của cá nhân. 5Nhận diện loại xung đột này không dễ dàng gì vì trong rất nhiều trường hợp,các bên liên quan thường cố gắng che dấu nguồn gốc thực sự để làm cho mọichuyện tỏ ra khách quan. Họ hay vin cớ vì công việc, vì tập thể hơn là bị mang tiếngcá nhân. Chính vì vậy, một khi đã xuất hiện, dạng xung đột này có xu huớng càngngày càng trở nên tồi tệ hơn, với mức độ và quy mô ngày càng trở nên trầm trọnghơn. Trong cơ quan hành chính nhà nước, dạng xung đột vấn đề có thể xuất phát từnhững nhóm nguyên nhân cơ bản sau: 2.1. Nguyên nhân về tổ chức và tổ chức lao động - Cơ cấu tổ chức bất hợp lý: quá nhiều tầng nấc, đầu mối trung gian.hệ lụycủa nó là chỉ thị từ trên xuống mất rất nhiều thời gian và cấp dưới thường bị chậmthời hạn; bên cạnh đó, các kiến nghị, đề xuất từ dưới lên cũng bị sàng lọc quá nhiềukhi lên được đến cấp quản lý cao nhất. - Tổ chức không có chiến lược: Một điều hết sức rõ ràng là thiếu chiến lược,thiếu định hướng, tổ chức sẽ rơi vào tình trạng hỗn lọan, không phương hướng vàtốn kém – cả về thời gian, tiền bạc, sức lực và uy tín của nhà quản lý. Sự thiếu địnhhướng này chính là nguyên nhân của sự rời rạc, thiếu tập trung, thiếu gắn kết và tìnhtrạng không thể kiểm soát nổi – một môi trường lý tưởng cho xung đột nảy sinh.Điều này xảy ra ngay cả trong trường hợp tổ chức có đầy đủ cả chiến lược và kếhoạch nhưng chỉ là hình thức chứ không có hiệu lực thực tiễn. - Sự không tương thích giữa trách nhiệm và thẩm quyền. Khi cá nhân đượcphân công trách nhiệm, họ cần thẩm quyền tương ứng- bao gồm điều kiện vật chấtcũng như hỗ trợ về tinh thần- như sự phối hợp của đồng nghiệp, trang thiết bị, kinhphí, Thiếu những điều kiện này, và trong trường hợp tồi tệ nhất, cá nhân sẽ bị bấtlực trước những yêu cầu của nhiệm vụ. Khi đó, xung đột sẽ xảy ra không chỉ giữacác cá nhân liên quan trong nhóm hành động mà còn xảy ra trực tiếp giữa họ và cácnhà quản lý. 6- Phân công công việc không hợp lý dẫn đến sự không tương thích về nănglực và chức trách. Nói cách khác, nhân viên thiếu các kiến thức, quan điểm, kỹ năngvà kiểu thái độ cần thiết để thực thi. Sự xáo trộn thường xuyên hoặc đột suất vềchức trách cũng có thể là một nguyên nhân nữa. Khi không có đủ năng lực, một sốcá nhân rơi vào trình trạng ‘tuyệt vọng’, thường xuyên lo ngại về sự yếu kém, bấtlực của mình; số khác ‘chuyển bại thành thắng’ bằng cách lấy ‘quan hệ’ làm trọngtâm để che dấu đi sự yếu kém chuyên môn của mình. Nếu hiện tượng này mangtính phổ biến, kéo dài, nó sẽ tạo xung đột trong bản thân cá nhân (nếu đó là ngườicó lòng tự trọng và còn có mong muốn thay đổi, phấn đấu) hoặc giữa các cá nhân,đặc biệt liên quan đến việc đánh giá kết quả thực thi. Ngoài ra, phân công và đánhgiá không hợp lý cũng có thể dẫn đến sự ‘nhàn cư vi bất thiện’, tạo điều kiện chobuon chuyện, đàm tiếu, một mảnh đất màu mỡ cho mâu thuẫn. - Thiếu tính minh bạch và sự tham gia trong tổ chức lao động. - Thiếu vắng hệ thống quy trình, thủ tục làm việc được xây dựng và tổ chứcthực hiện một cách khoa học. Điều này xảy ra khi với cùng một loại công việc màcác cá nhân tiến hành theo các cách thức, tiến trình thực thi và tạo ra các kết quảkhác hẳn nhau trong khi tổ chức chưa hình thành được một khung đánh giá gồm cáctiêu chí nhất quán để làm cơ sở cho việc đánh giá một cách khách quan và côngbằng. Quy trình, thủ tục làm việc không khoa học cũng có thể dẫn đến lối mòn và sựnhàm chán trong thực thi. Hãy hình dung cảnh 5 ngày làm việc mỗi tuần, vẫn từngấy khuôn mặt, vẫn từng ấy thao tác, chẳng mấy chốc người ta sẽ bắt đầu để ý đếnnhững thứ vặt vãnh xung quanh. - Đánh giá thực thi không thực chất, không lấy kết quả thực thi làm đốitượng chính và chế tài khen thưởng và kỷ luật không hợp lý.- Quá trình giao tiếp mang tính tiêu cực- một phần của lối sống của tổ chức-đặc biệt liên quan đến và truyền thống (hay thói quen) xử lý xung đột: Khi công sởduy trì một lối sống xa cách, nghi kỵ, tôn vinh thái quá các quan hệ không chínhthức, thiếu vắng một cơ chế giao tiếp mở và dân chủ trong ban hành quyết định, hệ7lụy đương nhiên của nó là sự ngột ngạt, căng thẳng và lệch trọng tâm trong hànhđộng. Cũng có tình trạng thông tin không đựơc cung cấp một cách đầy đủ và chínhxác hoặc theo cách phù hợp. Chính sự úp mở hay bưng bít thông tin này dẫn đếnthái độ nghi kỵ, cảm giác bị đối xử bất công bằng trong việc hưởng quyền đượcthông tin và dẫn đến các bình luận khác nhau về vấn đề- tức là sự đồn đại khôngđáng có. Nếu như các nhà quản lý và tập thể có thói quen né tránh, không có chiếnlược để đối diện và tìm cách giải quyết, thì các xung đột có xu hướng càng ngàycàng nhiều hơn, trầm trọng hơn và trong phần lớn các trường hợp như vậy, thì cácbên liên quan trực tiếp đến xung đột sẽ là nạn nhân của nhiều kiểu áp lực và hệ lụy.2.2. Các nguyên nhân gắn với yếu tố về cá nhân và liên cá nhân - Sự đối lập về tính cách cá nhân, đến sự ‘thích’ hay ‘không thích’ vốn lànguyên nhân của dạng xung đột cá nhân như đã đề cập ở phần trên- Sự khác biệt về quan điểm và kỳ vọng vào công việc, tổ chức và cộng sự.Tuy nhiên, có một xu hướng là các nhà quản lý cho xung đột dạng này là các vấn đềcá nhân. Giải pháp của họ là thuyên chuyển, điều động những người này – những‘mầm mống của mâu thuẫn’ này sang các đơn vị khác. Đây không hẳn là một giảipháp khôn ngoan vì tính thiếu triệt để hoặc sự thiếu bản lĩnh trong giải quyết xungđột nội bộ.- Sự thiếu hiểu biết hoặc không tôn trọng đúng mức về trách nhiệm và chuyênmôn của nhau.- Sự khác biệt về nguồn gốc cá nhân: Điều này là một lẽ tự nhiên. Chính vìvậy, tham vọng nhìn nhận và đối xử kiểu cào bằng đối với những khác biệt như tuổitác, điều kiện kinh tế gia đình, … là một biện pháp đối phó mang tính hình thức màcó thể đem lại kết quả tích cực về ngắn hạn nhưng tiêu cực về lâu về dài. - Sự khác biệt về năng lực công tác và cách thức hành động: Đây là một trongnhững quan tâm chủ chốt trong kỹ thuật phát triển đội nhóm. Kết hợp sự khác biệtvề của cá nhân, trong đó có năng lực, có thể là một cách để làm cho đời sống làm8việc phong phú, tạo nên áp lực cần thiết cho thay đổi, rèn luyện cá nhân hoặc đểkhắc phục những yếu kém hay phát huy điểm mạnh về năng lực. Tuy nhiêu, hiệuquả này phụ thuộc rất nhiều vào năng lực phối hợp, của nhà quản lý hoặc củanhững điều phối viên trong nhóm. Nếu không, sự khác biệt, chênh lệch sâu sắc vềnăng lực giữa các cá nhân trong phối hợp trực tiếp có thể là mầm mống của sự đốkỵ, ghen ghét và trả thù. - Nhân vật thứ ba tiêu cực: Nhóm hay tổ chức nói chung là tập hợp các cánhân với các mối quan hệ liên cá nhân đa dạng, đan xen và phức tạp. Trong rấtnhiều trường hợp khi một hoặc các nguyên nhân đề cập ở trên đã làm cho xung độtnảy sinh, thì nhân vật thứ ba tiêu cực có thể là tác nhân ‘đổ thêm dầu vào lửa’. 2.3. Các nguyên nhân liên quan đến bản thân các nhà quản lý Trong mọi trường hợp và mọi lý do của xung đột, nhà quản lý đều có tráchnhiệm của mình. Phân tích trên đây cho thấy trong phần lớn các xung đột có nguyênnhân liên quan đến nhà quản lý. Phần này đề cập các nguyên nhân liên quan trựctiếp đến cá nhân các nhà quản lý - các vấn đề liên quan đến phong cách quản lý vàtính cách cá nhân: - Phong cách quản lý tiêu cực: Hệ lụy của phong cách ra quyết định kiểu độcđoán chuyên quyền đối với việc nảy sinh và bùng phát các xung đột là đã quá rõràng. Nó phản ánh thái độ cửa quyền, coi thường nhân viên, khi nhân viên chỉ đượcbiết đến quyết định vào phút chót, dẫn đến sự ngạc nhiên và ở vào thế ‘sự đã rồi’hoặc không có quyền lựa chọn. Tuy nhiên, việc áp dụng phong cách dân chủ cũngcần đảm bảo đúng bản chất của nó. Khi phương pháp dân chủ diễn ra kiểu quá trớn,nhà quản lý sẽ không chịu trách nhiệm cuối cùng mà viện cớ ‘tập thể đã quyết định’,dẫn đến xung đột về quyền lợi và cách tiếp cận đối với công việc sẽ giữa các nhóm,các ‘phe phái’, trong đó bản thân nhà quản lý thuộc về một phe hoặc tệ hơn, khôngphe nào muốn dung nạp họ cả. Nói chung, tổ chức dễ rơi vào tình trạng ‘vô chínhphủ’. 9- Thiếu năng lực: Nếu trường hợp trên đây phản ánh sự sai trái về thái độ thìnguyên nhân này liên quan đến sự yếu kém hoặc thiếu vắng các kỹ năng cần thiếttrong điều hành. Hệ quả của nó là các vấn đề như đã được nêu trong nhóm nguyênnhân liên quan đế tổ chức và tổ chức lao động như đã trình bày ở trên. - Định kiến cá nhân, thói bè phái, cánh hẩu, dẫn đế sự thiên vị trong phâncông, đánh giá, và ghi nhận công trạng của nhân viên. - Thiếu bản lĩnh kiểu tranh công, đổ lỗi. Một trong những lý do quan trọngnằm ở điểm yếu của công sở HCNN khi sự tầng nấc, thứ bậc quá phức tạp trong cơchế ra quyết định đã cản trở quá trình dân chủ, và là cái cớ cho những biện minh chosự vô trách nhiệm của nhà quản lý.- Tính cách cá nhân: không trung thực, gian lận, lưu manh, ngạo mạn, hayđánh giá thấp, coi thường, nói xấu người khác, thích được bợ đỡ, tâng bốc.…Các phân tích trên đây dẫn tới một số nhận định quan trọng. Một là, bởi có rất nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến xung đột như vậy, việcxác định được nguyên nhân gốc của nó không phải là một điều dễ dàng. Hai là, khi xung đột xuất phát do sự kết hợp của từ hai nguyên nhân trở nên,bản chất của xung đột càng trở nên phức tạp hơn, việc truy tìm nguyên nhân càngtrở nên khó khăn hơn và do vậy, chiến lược giải quyết phải toàn diện và tích hợphơn. Ba là, cho dù biểu hiện và nguyên nhân có thể rất khác nhau, về căn bản, cáigốc của vấn đề xung đột liên quan đến việc phân công và đánh giá thực thi. Bốn là, trong phần lớn các trường hợp, nguyên nhân của xung đột liên quanđến năng lực của các nhà quản lý, và, trong mọi trường hợp, liên quan đến tráchnhiệm của họ. Năm là, cho dù đó là trực tiếp hay gián tiếp, phân lớn các nguyên nhân đềuliên quan đến người quản lý. Và đây có thể là lý do vì sao nhiều nhà quản lý khôngthích đề cập đến vấn đề xung đột. 103. ảnh hưởng của xung đột Như trên đã đề cập, nguy cơ và mức độ tiêu cực của xung đột phụ thuộc rấtnhiều vào tần suất và quy mô của chúng.3.1. ảnh hưởng tích cực Khi xung đột hiện diện với bản chất của nó liên quan đến sự khác biệt côngviệc chứ không phải sự xung khắc cá nhân, và khi tổ chức kiểm soát được quá trìnhphát triển của nó, xung đột có thể là cơ sở của những hệ quả tích cực nhất địnhnhư: - Khích lệ thay đổi, ý tưởng mới và sự sáng tạo trong thực thi.- Làm cho các công sở trở nên sống động hơn, thật hơn; các cá nhân cũng cócảm giác sống thật hơn với cảm giác ‘vào cuộc’, cảm giác cần đấu tranh cho quanđiểm của mình chứ không phải là cảm giác thấy nhạt nhẽo, buồn tẻ, một chiều.- Phản ánh các khúc mắc, bế tắc, mâu thuẫn đang tồn tại trong công sở . - Tăng cường sự gắn kết của cá nhân với tổ chức, khi họ có nhu cầu, trông đợivà có cơ hội để thỏa mãn những trông đợi đó. - Giúp cá nhân và nhóm học được cách đề cao sự khác biệt, đặc thù. - Giúp tạo nên dấu ấn cá nhân, nhóm.3.2. ảnh hưởng tiêu cực Khi xung đột phát triển nhanh, hiện diện ở mức độ không kiểm soát nổi, vớitần suất lớn, hệ lụy của nó có thể rất lớn: - Đe dọa sự bình ổn của công sở. - Dẫn đến sự xao nhãng, lệch trọng tâm: thay vì chú trọng vào các nhiệm vụtrọng tâm vào công việc, tổ chức bị phát triển thiên lệch vào các quan hệ và tổn thấtnguồn lực cho việc tìm kiếm các biện pháp giải quyết các vấn đề của quan hệ nhânsự chứ không phải là để cải thiện các vấn đề gắn với thực thi nói chung. - Làm cho không khí làm việc ngột ngạt, căng thẳng, thậm chí thù địch.- Phá vỡ sự gắn kết tổng thể, tạo thành các bè phái đối lập nhau. - Giảm năng suất lao động.11- Dẫn đến những xung đột khác. 4. Các chiến lược và kỹ thuật giải quyết xung đột 4.1. Các chiến lược Có một số chiến lược phổ biến trong giải quyết xung đột. Mỗi chiến lược cóthể có những ưu điểm hoặc hạn chế nhất định khi được được áp dụng cho các giaiđọan khác nhau của xung đột. Vấn đề là ở chỗ các cá nhân hoặc tổ chức có thể lựachọn một chiến lược này rồi lại chuyển sang một chiến lược khác. Né tránh Bản chất Bản chất của chiến lược này là một hoặc cả hai bên không muốn đối mặt với thực tế là có xung đột, không muốn thừa nhận chúng, không muốn tìm ra nguyên nhân cũng không giải quyết chúng. Sự tránh né này có thể hiện diện ở hai phạm vi nhất định. Một là, trong mỗi bên, tự họ không muốn động chạm đến vấn đề này. Họ cố gắng không nghĩ về chuyện đang xảy ra. Nguyên nhân của việc này có thể là bản lĩnh kém thậm chí là sựhèn nhát – mà thường được biện hộ là một cách để tự ‘bảo vệ’ bản thân khỏi những chuyện đau đầu, và vì chuyện này cũng không có gì ‘ghê gớm’ đến mức đang mà lưu tâm. Kiểu thứ hai, sự tránh né này được thể hiện ra bên ngoài, khi mỗi bên hoặc các bên cố tỏ ra là giữa họ không có gì. Động cơ của biểu hiện này có thể là muốn bảo vệ uy tín của mình trước đám đông, muốn thể hiện là mình có tinh thần đoàn kết, không có mâu thuẫn với đồng nghiệp. Và do vậy, nếu có ai đó đề cập đến thực tế đó, các bên có xu hướng phủ nhận. Biểu hiện hành vi Hạn chế các tiếp xúc trực tiếp với bên kia để khỏi phải thảo luận hay đối chất về xung độtảnh hưởng 12Lựa chọn chiến lược này có thể đem lại cái lợi trước mắt họăc trong ngắn hạn. Nó giúp các các nhân có thời gian suy ngẫm về những gì đã và đang diễn ra giữa họ, các nguyên nhân và các vấn đề có liên quan. Thời gian, do vậy, cho phép các bên trở nên bình tĩnh và sáng suốt hơn trong nhìn nhận vấn đề. Tuy nhiên, về lâu dài, chiến lược này không nhất thiết là một sự lựa chọn khôn ngoan, nhất là trong trường hợp mức độ trầm trọng của xung đột đã tăng lên. Nhường nhịnBản chất Nói chung, các bên có thể đối diện với thực tế xung đột, thừa nhận sự tồn tại của xung đột, biết rõ nguyên nhân dẫn đến xung đột nhưng một hoặc các bên quyết định nhừơng nhịn- chấp nhận một sự thua thiệt nào đó ‘ở mức chấp nhận được’. Động cơ của sự lựa chọn này có thể mang tính tự thân, liên quan đến niềm tinrằng ‘một sự nhịn là chín sự lành’. Bên cạnh đó, còn một động cơ khác đến từ bên ngoài dẫn đến sự nhường nhịn. Dưới áp lực mạnh mẽ của bên thứ ba nào đó, có thể là cá nhân, có thể là tập thể, có thể là tích cực, mang tính xây dựng, cũng có thể là tiêu cực như đe dọa, mặc cả, thì một hoặc các bên trực tiếp liên quan có thể tự nguyện hoặc đành chấp nhậnquan điểm hoặc người đối lập ‘vì lợi ích chung của nhóm’. Biểu hiện hành vi Nói chung, các hành vi cụ thể để thể hiện sự nhường nhịn sẽ được lựa chọn. Việc tiếp xúc trực tiếp giữa hai người cũng có thể bị tránh né hòng tìm kiếm các cảm giác dễ chịu hoặc do trong một số trường hợp, bên nhường nhịn có thể e sợ khi đối mặt họ không thể kiểm soát được cảm xúc của mình. Đơn giản là vì kể cả khi nhường nhịn, bên nhường nhịn cũng không dễ quên đi thực tế đang xảy ra giữa các bên. ảnh hưởng 13 Chỉ khi bên nhường nhịn xác định được tác dụng tích cực thực sự đối với bản thân họ thì việc rút lui mới có thể bền vững. Nếu không, chiến lược này chỉ có tác dụng mang tính ngắn hạn. Nếu sự nhường nhịn xảy ra lâu dài, và có thể dẫn đến sự thua thiệt quá nhiều về phía bản thân, kể cả bên nhường nhịn cũng có thể thay đổi chiến lược.Cạnh tranh Bản chất Điều này xảy ra khi mỗi bên hoặc một bên chỉ quan tâm đến lợi ích và quan điểm của bản thân và thậm chí quan niệm rằng trong mọi trường hợp chỉ có một quan điểm, một cá nhân duy nhất thắng cuộc hoặc thống trị. Biểu hiện hành vi Bên hiếu thắng thể hiện công khai thái độ hiếu thắng, không chấp nhận bên kia, và có những biểu hiện lấn át phía bên kia. ảnh hưởng Nói chung, chiến lược này có hại cả về trước mắt lẫn lâu dài đối với cả hai bên, nhất là bên hiếu thắng. Thông thường, khi đã rơi vào tâm trạng hiếu thắng hoặc là do tự tin rằng lý lẽ của mình rất mạnh nên cần phải đạt thế thống trị hoặc cũng có thể đơn giản là do muốn trêu tức phía kia, bên hiếu thắng rất khó dừng lại. Những vachạm trong giao tiếp, kể cả khi bên kia chấp nhận chiến lược nhường nhịn, vẫn có thể dẫn đến việc bên hiếu thắng đưa ra những lời lẽ kiểu tấn công hoặc thậm chí xúcphạm bên kia. Chính vì vậy, xung đột sẽ càng ngày càng trở nên trầm trọng hơn và các có bên không dễ kiểm soát nổi tình thế. Thỏa hiệpBản chấtKhi lựa chọn chiến lược này, về cơ bản, một hoặc các bên quan niệm rằng để đạt được một mục tiêu nhất định, hay nói đơn giản là một cái gì đó, cần chấp nhận 14mất một cái gì đó. Họ có thể thỏa thuận với nhau anh được một cái gì đó và tôi cũngđược một cái gì đó hơn là cả hai phủ nhận nhau hoàn toàn và không được một cái gì. Động lực cho lựa chọn này có thể đến từ sự tính tóan của một hoặc các bên vềsự ’bỏ con săn sắt, bắt con cá rô’ hay ‘lùi một bước, tiến ba bước’ nhưng cũng có thể do áp lực của một bên tức ba nào đó chẳng hạn như tập thể.Biểu hiện hành viCác bên chấp nhận một số quan điểm hoặc hành động của bên kia cho dù họ không tin là điều đó đúng. ảnh hưởng Sự chấp nhận thua thiệt này có thể là tích cực cũng có thể là tiêu cực cho tổ chức. Bên chấp nhận có thể được cái mà tổ chức có thể cho họ – như đánh giá họ làngười độ lượng, có chiến lược,… Hợp tác Bản chất Khi một hoặc các bên quan niệm rằng xung đột trong tổ chức là đương nhiên, là hệ quả của sự tương tác và phụ thuộc lẫn nhau, vì vậy, các bên cần cộng tác để tìm ra giải pháp vì lợi ích đa phương. Đồng thời, các bên cũng không xem sự cộng tác, phối hợp tìm giải pháp là biểu hiện của lòng vị tha, tốt bụng. Biểu hiện hành vi- Chấp nhận sự khác biệt, trái ngược và mâu thuẫn- Tìm hiểu mối quan tâm và thái độ của bên kia. - Cùng cởi mở bàn bạc, giải thích nguyên nhân, cảm nhận. - Lựa chọn cách giải quyết vi lợi ích của các bên. ảnh hưởng- Góp phần củng cố không khí hài hòa, đoàn kết trong nội bộ. - Mỗi bên rút được kinh nghiệm để tránh dẫn đến xung đột. 154.2. Các kĩ thuật cơ bản trong quản lý xung đột Để giải quyết xung đột theo hướng hợp tác, các bân tham gia giao tiếp có thể ứng dụng quy trình chung sau: 1- Đối diện xung đột. Các bên chấp nhận đối mặt là xung đột tồn tại và có thiện ý tìm cách giải quyết. Các bên cần nhận diện các biểu hiện, phân tích mức độ nghiêm trọng của các biểu hiện đó để xác định lại xem thực sự có là xung đột không, đó là loại xung đột gì, các hệ lụy kéo theo đối với mỗi bên và cả đôi bên khi để xung đột tiếp tục hiện diện; các biện pháp có thể ứng dụng và hiệu quả cũng như nguy cơ của chúng. Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng vì các thông tin và phân tích cho phép các bên liên quan nhận diện được xung đột. Trong không ít các trường hợp, kết quả phân tích cho thấy là thực chất những gì đang diễn ra giữa các bên không phải là xung đột, mà chỉ là những khác biệt tự nhiên, tuy nhiên, cả đôi bên đã bị một/các bên thứ ba nào đó lợi dụng để làm lớn chuyện, thậm chí vì mục đích ’đục nước, béo cò’. Điều này cung cấp thêm một lý do để nói về tính phức tạp trong giao tiếp nơi làm việc như đã trình bày ở phần đầu của cuốn sách này. Lúc này, đôi bên vẫn cần xúc tiến các bước tiếp theo, chỉ có điều, xung đột lại là đôi bên và bên thứ ba kia. Đối diện xung đột là một hành động khó khăn, thậm chí ’đau đớn’, đòi hỏi bản lĩnh của các bên liên quan bởi vì nó liên quan đến ’hội chứng mì spaghety’. Mâu thuẫn tâm lý có thể diễn ra trong mỗi cá nhân theo cách một bên mình muốn đối mặt và giải quyết để hạn chế các tác hại hiện tại và lâu dài của xung đột, mặt khác, mình lại sợ hãi phải đối diện nó: Sợ hãi rằng bên kia coi sự ra mặt của mình như là một sự thừa nhận rằng mình có lỗi; sợ hãi phải suy tính xem nên nói gì, nói như thế nào; sợ hãi phải chính thức để bên thứ ba, thậm chí là mọi người xung quanh chính thức biết là mình có xung đột với người khác. Mà, như trên đây đã nói,trong quan niệm của đa số chúng ta, người có xung đột bị quy vào dạng ’có vấn đề’, có ’tì vết’- một thứ điểm yếu ghê gớm mà thiên hạ có thể đem ra làm vũ khí tấn công để chặn mọi đường thăng tiến, phát triển cá nhân. Chính cái định kiến này là yếu ố cản trở lớn nhất đối với việc cá nhân dám đối diện với xung đột. 162- Kêu gọi bên kia đối diện xung đột và đối thoại để tìm cách gỡ rối.Trong rất nhiều trường hợp, sự đối diện của đôi bên cần đến nhân vật thứ ba thiện chí. Cuộc tiếp xúc hay nói chuyện qua điện thoại có thể, hoặc nên bắt đầu bằngnhững triển vọng cộng tác hoặc triển vọng về sự thành đạt của cá nhân phía bên kia. Đây không phải là một cái ’bánh vễ’ để ru ngủ bên cùng giao tiếp mà là một thuật thuyết phục để hướng cá nhân người đối thoại tới các triển vọng, các niềm tin và sự lạc quan. 3- Hẹn lịch đối thoại.4- Tạo dựng bối cảnh thuận lợi cho đối thoại. Các bên hoặc bên chủ động nên lựa chọn địa điểm cho phù hợp, hỗ trợ cho cuộc đối mặt. Sự hiện diện của các cá nhân không liên quan, hay có liên quan nhưng thiên vị, thậ chí sự hiện diện của các nhà quản lý trong cuộc tiếp xúc đối mặt này, trongnhiều trường hợp là không cần thiết, thậm chí gây nguy hại cho quá trình giao tiếp. Những nhân vật trên chỉ có ít tác động hoặc tác động một cách tích cực đến cuộc đối mặt khi tổ chức vốn đang duy trì một kiểu giao tiếp đối diện với xung đột, lấy thực thi làm gốc; do đó, xung đột không bị nhìn nhận như là một vấn đề cá nhân,để đánh giá cá nhân một cách cảm tính, mà như một yếu tố vật chất, cần giải quyết để học hỏi từ kinh nghiệm đó và cải thiện hiệu quả thực thi chung của nhóm. 5- Đối thoại và cùng tìm kiếm giải pháp. Quá trình đối thoại cần tính đến các khuyến nghị sau để đảm bảo hiệu quả:+ Đặt mình vào tâm thế của bên kia + Tập trung vào vấn đề chứ không tập trung vào cá nhân.+ Tìm kiếm lợi ích chung đôi bên + Giải pháp hướng tới tương lai, thay vì đay nghiến, day dứt về quá khứ,về những gì đã qua. Cam kết hiện thực hóa giải pháp.17+ Cần chỉ rõ trách nhiệm của mỗi bên: làm gì, làm thế nào thì được coi là hiệuquả, làm khi nào.+ Cần định ra một thời hạn nhất định cho cuộc tiếp xúc sau để cùng nhìn lạicác nỗ lực. Tác giả Vũ Anh Tuấn (2008) nhấn mạnh vai trò của kỹ thuật thuyết phụctrong giải quyết xung đột. Theo tác giả, có thể tiến hành thuyết phục theo trình tự vàyêu cầu sau: + ‘Ném đá thăm đường’+ ‘Tức cảnh, sinh đề’. Trong giai đoạn này, các bên hoặc bên chủ động cần‘Đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa’ và có thể Tăng cường hài hước. + Nhận biết các dấu hiệu có vẻ bị thuyết phục và dịu xuống ở đối phương thì‘chuyền bóng về đối phương’. + Sử dụng lời khuyên thay phủ định.+ Tìm bạn đồng minh+ Đề phòng sự phản công của đối phương + ‘Đẩy thuyền xuôi dòng’. Cũng theo tác giả, vấn đề có tính nguyên tắc khi giải quyết xung độttronggiao tiếp công vu, nhất là khi tiếp dân là nếu thấy vấn đề đặt ra trong giao tiếpcủa mình là chính đáng và là lợi ích chung thì cần kiên trì, không nhượng bộ, songvẫn cần ‘dùng tình nhiều hơn lý’, ‘dùng ân nhiều hơn uy’. 7- Duy trì hiệu quả bền vững của giải pháp. - Nỗ lực duy trì các kết quả của giải quyết xung đột có thể được bắt đầu từ đây hoặc từ các giai đoạn trước. Thay vì nhìn nhận và ứng xử với nhau theo kiểu là các cá nhân ở hai chiến tuyến, ở bên kia chiến hào, đôi bên thử để xuất các công việc, dự án, (ban đầu là các dự án quy mô nhỏ), phối hợp trực tiếp. Đây là một công cụ quan trọng để vừa tiếp tục hàn gắn mối quan hệ, vừa thử nghiệm những kết quả của giải quyết xung đột. 18- Quan trọng hơn, các bên cùng rút ra bài học cho cá nhân và đôi bên về cách xử lý vấn đề và giao tiếp cá nhân với nhau và với các bên thứ ba. Tác giả Vũ Anh Tuấn (2008) chỉ ra một số quy tắc chung trong qúa trình giao tiếp công vụ nhằm duy trì sự đồng thuận, hạn chế tối đa sự bất hòa và nguy cơ tiềm ẩn của xung đột như sau: Quy tắc 1: Tự biết mình- bản chất của tự biết mình là phân tích để hiểu mình, để xác định đúng vai trò của mình trong giao tiếp với người khác. Tác giả trích dẫn lời Hồ Chủ tịch “Đã khôngtự biết mình thì khó mà biết người, vì vậy, muốn biết đúng sự phải trái của người ta, thì trươc hết phải biết đúng sự phải trái của mình. Nếu không biết sự phải trái ở mình, thì chắc không nhận rõ người cán bộ tốt hay xấu’ (Về vấn đề cán bộ, H. 1974). Quy tắc 2: Gây ấn tượng tích cực, phù hợp với đối tuợng, hoàn cảnh giao tiếp.Quy tắc 3: Sử dụng ngôn ngữ phù hợp đối tượng, hoàn cảnh giao tiếp. Quytắc 4: Biết lắng nghe, chín chắn và biết thể hiện, gợi mở một cách phù hợp với tình huống và đối tượng giao tiếp. 4.3. Vai trò của nhân vật thứ ba tích cực Trong rất nhiều các sáng kiến, các biện pháp linh hoạt để ứng phó với cácxung đột tiêu cực như: hòm thư ‘Gỡ rối’, sử dụng các nhóm ‘đặc nhiệm’ để tư vấnvề các vấn đề khẩn cấp và nghiêm trọng, việc lựa chọn nhân vật thứ ba tích cực làmtrung gian hòa giải là một trong những biện pháp phổ biến ở nhiều công sở. Nhân vật này có thể chính danh là thành viên của các tổ chức xã hội trong cơquan như công đoàn hoặc nữ công nhưng không nhất thiết. Vấn đề là nhân vật thứ ba này phải là người có uy tín, có năng lực giao tiếptốt, và điều quan trọng nhất là không có xung đột trực tiếp với đối tượng hay một aikhác trong đơn vị. Ngoài ra, nhân vật này không nên chỉ hòa giải chỉ vì họ có tráchnhiệm làm việc đó với tư cách là thành viên của các tổ chức công đoàn, nữ công haychi bộ mà cần có thành ý thực sự đối với các bên đang gặp khó khăn và ví sự tốt đẹp19chung của cả tổ chức. Bên cạnh đó, bất kể nhân vật thứ ba này có tài giỏi và đượctrông cậy nhiều đến đâu, họ cần biết tôn trọng ranh giới và phạm vi của tư vấn: Giảipháp phải là do các bên trực tiếp đưa ra. 4.4. Vai trò của các nhà quản lý Bản chất của hoạt động quản lý gắn với đến những mục tiêu đầy tính tháchthức. Quá trình quản lý hướng tới tăng năng suất lao động, sự cam kết, hứng khởitrong thực thi thông qua các kỹ thuật tổ chức lao động, khích lệ và tạo điều kiện chosáng tạo và phối hợp, kết hợp với các sáng kiến làm giảm chi phí, giảm sự mệtmỏi và rệu rã … Rõ ràng, cả mục tiêu và phương tiện quản lý, ở cả trong tổ chứccông và tổ chức tư đều liên quan đến con người, và ở một mức độ nhất định có thểnói, là chủ yếu liên quan đến con người. Chính vì vậy, quan hệ nhân sự chiếm mộtphần lớn thời gian, công sức và trí tuệ của các nhà quản lý và quản lý xung đột làmột nội dung tất yếu của quản lý. Do những thay đổi của các yếu tố trong nội bộ tổ chức cũng như môi trườngbên ngoài, trong phần lớn các trường hợp, quyền hạn và nguồn lực mà các công sởHCNN có được thường hạn hẹp hơn nhiều so với những nhiệm vụ họ phải gánh vácvà thách thức mà họ phải đối phó. Thêm vào đó là sự đa dạng và phức tạp của giaotiếp hành chính do rất nhiều lý do gắn với đặc thù của HCNN (1). Thực tiễn chỉ rarằng các nhà quản lý thành công hơn những người khác chính là những người đạtđựơc mục tiêu hành động thông qua cộng tác, phối hợp- tức là sự kết nối, gắn kết vàhỗ trợ trong tổ chức trên cơ sở cộng tác và lợi ích đa phương chứ không phải xungđột hay sự chống đối, phe cánh và tan rã. Với các nhà quản lý công sở, năng lựcnhận diện và quản lý xung đột vừa là một thách thức, một trách nhiệm không thểtránh, và cũng là cơ hội để họ thể hiện tài năng trong việc xây dựng tổ chức thànhmột khối thống nhất ý trí hướng tới mục tiêu cuối cùng là hiệu quả và sự phát triểncủa tổ chức thông qua khả năng thừa nhận và đề cao sự khác biệt, sáng tạo và dấu ấntrong khi kiểm soát tốt quá trình phát triển của xung đột, giảm thiểu những đối lậptiêu cực trong cách tiếp cận và hành vi cụ thể. 20Có thể xuất phát từ quan niệm phổ biến là xung đột là xấu, là tiêu cực và ởmức độ nào đó phản ánh sự bất lực hoặc yếu kém về năng lực, do tâm lý muốnkhẳng định ‘sự hoàn hảo’ trong điều hành của nhiều nhà quản lý, việc thừa nhậnrằng trong tổ chức mình có xung đột là một điều rất khó khăn hoặc ít xảy ra. Sốđông các nhà quản lý có xu hướng trấn an người ngoài cuộc là ‘đâu mà chẳng có’nhưng ‘chỗ chúng tôi về cơ bản là vui vẻ’ và xoa dịu người trong cuộc là ‘đấy chỉ làsự khác biệt chứ không phải xung đột’ hoặc ‘có đấy nhưng không mang tính bảnchất nên không đáng lo ngại’. Trên thực tế, không có xung đột trong tổ chức, nhấtlà tổ chức công, nhất là kiểu công sở HCNN là một điều không tưởng. Vì vậy, mốiquan tâm không phải là có hay không mà ở chỗ xung đột do dâu, thuộc kiểu nào, ởmức độ, quy mô và tần suất nào để làm cơ sở cho các chiến lược và chiến thuật canthiệp tương ứng. Nhận diện xung đột, các nguyên nhân của chúng, và do đó, quản lý đượcxung đột, một cách hiệu quả đòi hỏi nhiều kiến thức, kỹ năng, và đặc biệt là thànhý. Có thể nói nhà quản lý nào thì kiểu quản lý xung đột đấy: - Kiểu độc đoán: không tôn trọng, không đề cao người khác, xem xung độtnhư một hình thức bất tuân sẽ áp đặt quan điểm của mình để nhằm ‘triệt tiêu’ mâuthuẫn, thậm chí cả sự khác biệt. - Kiểu cơ hội: thường tránh né, xử lý một cách hình thức, lấy lòng các bên –về lâu dài, cách thức này dễ tạo ra sự nghi ngờ từ các bên, đồng thời, nhân viên sẽphát hiện ra bản chất của nhà quản lý và có thể coi thường họ. - Kiểu tôn trọng con người đồng thời đề cao công việc: chú trọng phòng ngừacác xung đột thông qua việc tạo điều kiện cho tranh luận, đối thoại, đối chứng, làmgương, công bằng Các nhà quản lý cần có ý thức và kỹ năng cụ thể trong quản lý xung đột, và cụthể hơn là giải quyết các xung đột hiện hữu. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào bềdày trải nghiệm và khả năng học hỏi, rút kinh nghiệm, thương thuyết, và kinh21nghiệm trong quản lý xung đột, đặc biệt kinh nghiệm trong việc gỡ rối cho bảnthân.Một nội dung quan trọng của quản lý xung đột là phòng tránh từ xa các xungđột tiêu cực. Để làm được điều này, các nhà quản lý có thể bắt đầu bằng việc nhậndiện, hoặc phân tích các nguyên nhân có thể của xung đột (như trên đã trình bày).Chính vì vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý không chỉ là xử lý xung đột mà quản lýchúng- từ khi chúng chưa xuất hiện cho đến khi chúng đã được xử lý một cách triệtđể. Để phòng ngừa xung đột, một vài khía cạnh quan trọng cần được ưu tiên là: - Xây dựng quan hệ nhân sự tích cực: Các hoạt động tập thể nhằm phát triểnquá trình giao tiếp như picnic, giao lưu, tọa đàm, thăm viếng cá nhân, cần đượcthiết kế để hỗ trợ sự thông hiểu, chia sẻ, đồng ý chí, tăng sự phong phú và hấp dẫncủa môi trường làm việc, Ngoài ra, nhà quản lý cũng nên lập lịch gặp nhân viêntrao đổi riêng để nghe và nắm bắt tình hình. Những cuộc viếng thăm nhanh chóngvà bất thường của nhà quản lý đến chỗ làm việc của nhân viên cũng cho họ một cơhội rất tốt để cải thiện quan hệ và thu thập thông tin về thực thi. Do vậy, một trong những nội dung, công cụ, hay điều kiện căn bản cho việctạo dựng và duy trì các quan hệ nhân sự tích cực chính là việc xây dựng được BộQuy tắc ứng xử (hay xử sự) (Code of Conduct). Chính phủ đã ban hành Quy chế Văn hóa Công sở, tuy nhiên, để điều hànhcông sở một cách hiệu quả và để hình thành được ‘văn minh hành chính’ thì bộ Quytắc xử sự phù hợp với đặc thù chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan cầnđược xây dựng. Bộ Quy tắc xử sự này cần quy định một cách cụ thể hơn về thái độ trong thựcthi công vụ. Lấy ví dụ, khi quy định về giao tiếp trong công vụ, cần qui định rõ cácchuẩn mực lời nói và hành vi giao tiếp mà cán bộ công chức cần tuân thủ khi giaotiếp với các đối tượng khác nhau, như đồng nghiệp, cấp trên, công dân hay người từbên ngoài đến liên hệ công việc. 22 - Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, nghiêm túc- Thường xuyên rà soát, điều chỉnh các quy trình, thủ tục làm việc- Thường xuyên phân tích, rà soát và điều chỉnh khi cần thiết Bản mô tảcông việc.- Họp quản lý thường xuyên và thực chất. - Đầu tư về thời gian và vật chất. Bản thân xung đột không nảy sinh tức thìmà thường là một qúa trình, cho nên giải quyết chúng cũng cần thời gian. Bên cạnhđó, phòng trừ và giải quyết xung đột cần đến những đầu tư về tài chính và sức lực. - Bồi dưỡng, kèm cặp về các kĩ năng giao tiếp, đặc biệt là quản lý xung đột.Nhà quản lý có thể thuê các tổ chức bên ngoài vào thiết kế và thực hiện các khóa bồidưỡng về giao tiếp, thương thuyết, đàm phán đựơc thực hiện tại chỗ trong công sởcho các thành viên tham gia. Tuy nhiên, cũng như rất nhiều khóa học cho nội bộkhác, để việc tập huấn, bồi dưỡng thực sự thiết thực nhà quản lý cần đặt hàng nộidung thật cẩn thận. Bởi vì, nếu không lấy tình huống thực tế của đơn vị ra làm đốitượng nghiên cứu thì các kiến thức, kỹ năng được trình bày có thể chung chung, xaxôi, nhưng nếu lấy trực tiếp các ví dụ đó thì có thể động chạm đến các vấn đề tế nhịcủa các bên liên quan, và do đó, làm mất hứng thú tham gia một cách khách quancủa các thành viên.Tuy nhiên, cần phải nói rằng cái gốc để giao tiếp và thương thuyết nhằm giảiquyết xung đột thành công là bản lĩnh của mỗi cá nhân. Khi nhân viên có bản lĩnh,họ dám đối mặt và dám tính đến các phương án xử lý xung đột và dám chịu đối phóvới các vấn đề nảy sinh. Bởi vì, đối mặt với xung đột là chấp nhận ’hội chứng mìspaghety’ hay ’rứt dây động rừng’- động đến một sợi là kéo theo nhiều sợi khác,động chạm đến một khía cạnh của xung đột là bắt đầu đào bới các vấn đề khác cóliên quan. Phẩm chất này liên quan đến một quá trình lâu dài chứ không hình thànhtức thì. 23Ti liu tham kho(1) Hnh Nga (2001), Cỏc k thut gii quyt xung t trong nhúm, Tp chớ Tõmlớ hc, s 9 thỏng 12/2001, tr. 50.K n ng gi i quy t xung t 21. Khỏi ni m xung t 21.1. Nh n di n cỏc bi u hi n c a xung t 21.2. Khỏi ni m xung t 31.3. Cỏc cỏch ti p c n i v i xung t 42. Nguyờn nhõn c a xung t 52.1. Nguyờn nhõn v t ch c v t ch c lao ng 62.2. Cỏc nguyờn nhõn g n v i y u t v cỏ nhõn v liờn cỏ nhõn 82.3. Cỏc nguyờn nhõn liờn quan n b n thõn cỏc nh qu n lý 93. nh h ng c a xung t 113.1. nh h ng tớch c c 113.2. nh h ng tiờu c c 114. Cỏc chi n l c v k thu t gi i quy t xung t 124.1. Cỏc chi n l c 12 124.2. Cỏc k thu t c b n trong qu n lý xung t 164.3. Vai trũ c a nhõn v t th ba tớch c c 194.4. Vai trũ c a cỏc nh qu n lý 20T i li u tham kh o 24Kỹ năng giải quyết xung đột 251. Khái niệm xung đột 251.1. Nhận diện các biểu hiện của xung đột 251.2. Khái niệm xung đột 261.3. Các cách tiếp cận đối với xung đột 272. Nguyên nhân của xung đột 282.1. Nguyên nhân về tổ chức và tổ chức lao động 292.2. Các nguyên nhân gắn với yếu tố về cá nhân và liên cá nhân 312.3. Các nguyên nhân liên quan đến bản thân các nhà quản lý 323. ảnh hởng của xung đột 343.1. ảnh hởng tích cực 343.2. ảnh hởng tiêu cực 344. Các chiến lợc và kỹ thuật giải quyết xung đột 354.1. Các chiến lợc 35 354.2. Các kĩ thuật cơ bản trong quản lý xung đột 394.3. Vai trò của nhân vật thứ ba tích cực 434.4. Vai trò của các nhà quản lý 43Tài liệu tham khảo 4824Kỹ năng giải quyết xung đột1. Khái niệm xung đột1.1. Nhận diện các biểu hiện của xung đột Xung đột là một hiện tợng xã hội phổ biến trong mọi loại hình tổ chức. Tuynhiên, trong rất nhiều trờng hợp, xung đột không đợc xử lý, không phải vì ngời takhông nhận ra sự tồn tại của chúng mà do ngời ta không biết xử lý nh thế nào.Chính vì vậy, nhận thức đúng đắn và xử lý xung đột theo hớng có lợi cho tổchức là một kỹ năng quan trọng đối với mọi nhà quản lý cũng nh mỗi cá nhân cánbộ, công chức nói chung. Trong đời sống làm việc, xung đột có thể là giữa một nhân viên và trởngphòng của anh ta về cách thức đánh giá công trạng của anh trong năm công tác, mộtnhân viên khác đột ngột bị điều chuyển sang một đơn vị mà anh ta không cóchuyên môn liên quan; hai nhân viên không chấp nhận nổi nhau vì gần đây mộtngời tỏ ra bất cần trong công việc ; hai trởng đơn vị không thể chấp nhận đợcphơng án kết hợp trong việc thực hiện một dự án chung, Xung đột liên quan đến sự khác biệt về quan điểm, trông đợi, giá trịhoặc cách thức hành động. Nhng bản thân sự khác biệt giữa các cá nhân khôngnhất thiết là xung đột. Có thể nhận biết xung đột thông qua quan sát, cảm nhậnvà phân tích. Xung đột có thể hiện diện dới một số hình thức sau : - Ngôn từ gây hấn: ở những lời nói nặng nề, thậm chí xúc phạm giữa cácbên. Tuy nhiên, đôi khi sự im lặng của một bên trong khi bên kia đang chờ đợi đợcnghe cũng có thể nói lên một điềugì đó không bình thờng. - Nói xấu sau lng.- Điệu bộ, cử chỉ tiêu cực : Các cử chỉ của tay, mắt, mặt thể hiện sự bấttôn trọng hoặc không chấp nhận phía bên kia là một ví dụ. Cời khẩy, nhếchmép kết hợp với nhếch lông mày là một ví dụ khác.25

Trích đoạn

• ảnh hởng của xung đột
• Các chiến lợc
• Các kĩ thuật cơ bản trong quản lý xung đột

Tài liệu liên quan

• Kỹ năng giải quyết xung đột
  • 26
  • 2
  • 1
• Kỹ năng giải quyết xung đột pot
  • 48
  • 4
  • 131
• Kỹ năng giải quyết xung đột ở người lập kế hoạch sự kiện pot
  • 4
  • 629
  • 3
• Mối tương quan giữa biểu tượng về uy quyền người cha và kỹ năng giải quyết xung đột trong cuộc đời thường ở trẻ sống vắng cha
  • 133
  • 835
  • 1
• Kỹ năng giải quyết xung đột nơi công sở
  • 3
  • 620
  • 8
• Bồi dưỡng kỹ năng giải quyết xung đột cho các cặp vợ chồng trẻ tại khu đô thị Linh Đàm, quận Hoàng Mai, Hà Nội
  • 139
  • 397
  • 0
• Bồi dưỡng kỹ năng giải quyết xung đột cho các cặp vợ chồng trẻ tại khu đô thị Linh Đàm, quận Hoàng Mai, Hà Nội
  • 139
  • 281
  • 0
• Phát triển kĩ năngBuoi 4 BG cho sv ky nang giai quyet xung dot
  • 24
  • 240
  • 2
• Phát triển kĩ năngBuoi 4 BG cho GV ky nang giai quyet xung dot
  • 25
  • 297
  • 2
• Ky nang giai quyet xung dot noi bo y6dvz3wy8d
  • 68
  • 232
  • 0

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(364 KB - 48 trang) - Kỹ năng giải quyết xung đột pot Tải bản đầy đủ ngay ×